Come scrivere un comunicato stampa per una piccola impresa

Come proprietario di una piccola impresa, è importante sapere come scrivere un comunicato stampa.

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Come ottenere media per coprire la tua storia

Se il tuo status di celebrità o la tua influenza sul pubblico è molto alto (pensa ai massimi funzionari governativi e alle star del cinema), i media potrebbero cercarti per intervistarti e includere la tua storia nelle loro trasmissioni o pubblicazioni. Ma siamo onesti, la maggior parte dei professionisti del marketing, in particolare le piccole imprese, non garantisce (o vuole!) Quel tipo di attenzione. Quindi no, è improbabile che i redattori dei media oi giornalisti del personale ti cercheranno e scriveranno una storia sulla tua attività o sui tuoi eventi.

Tuttavia, le aziende di tutte le dimensioni dispongono di uno strumento di marketing conveniente per aiutarle a ottenere la copertura mediatica: il comunicato stampa.

Cos'è un comunicato stampa?

Un comunicato stampa è un documento che viene inviato ai membri della stampa, più comunemente noti come media in questi giorni per includere giornali, televisione, radio, siti di notizie su Internet, ecc., Per avvisarli di notizie o altre informazioni che potrebbero essere di interesse ai loro lettori, spettatori o ascoltatori. Gli editori dei media decidono quindi se includere la notizia nella loro pubblicazione o trasmissione… o ignoralo. Se accettato per l'inclusione, i redattori possono pubblicare il comunicato stampa così come presentato dal mittente, possono modificarlo per soddisfare le loro linee guida editoriali, o possono persino assegnarlo al loro staff di scrittori e giornalisti per coprire o espandere la storia.

Quando un comunicato stampa, o il contenuto del comunicato, viene accettato e incluso in una pubblicazione o trasmissione, è una vittoria per la persona o l'azienda che ha inviato il comunicato. Questo è spesso considerato media guadagnato poiché, oltre al costo di preparazione e invio del comunicato, il mittente non deve sostenere alcun costo per ricevere inchiostro o stampa, il che significa il privilegio di essere pubblicato o trasmesso dal canale multimediale. Al contrario, la pubblicità è considerata un media a pagamento poiché il mittente (inserzionista) paga per includere le proprie informazioni (annuncio o storia).

Di cosa dovrebbe parlare un comunicato stampa?

Come marketer di piccole imprese, potresti pensare che le tue notizie non sarebbero nemmeno degne dell'attenzione di un editore. Potrebbe essere vero… o forse no. A volte dipende da come si sente l'editor quel giorno.

Ricorda solo che il tuo comunicato stampa dovrebbe essere "notizia", nel senso che sta riportando che qualcosa è accaduto o sta per accadere, o stai rispondendo a qualcosa che è accaduto, per te e la tua azienda. Inoltre, deve essere reale e non violare diritti d'autore o marchi, non essere calunnioso o diffamatorio, non invadere la privacy di nessuno e sicuramente non violare alcuna riservatezza. Informati sulle questioni relative alla responsabilità dei media e cerca assistenza legale su ciò che è appropriato pubblicare per te e per la tua azienda.

È un comunicato stampa o un articolo di giornale?

Disponi di informazioni pratiche, suggerimenti o altre informazioni che sarebbero apprezzate dal pubblico di un canale multimediale? Sebbene questi elementi possano spesso essere formattati come un comunicato stampa, tecnicamente non lo sono. Questi sarebbero considerati articoli o funzionalità. Esamina i vari reparti della redazione di un media per determinare quali persone dovrebbero ricevere le funzionalità da prendere in considerazione, anziché le notizie.

La struttura a piramide invertita per i comunicati stampa

Per essere degni di revisione da parte di redattori di media impegnati, i comunicati stampa dovrebbero seguire una struttura e un formato standard.

In termini di struttura, un comunicato stampa segue una formula di scrittura a piramide invertita , il che significa che le informazioni più importanti - il chi, cosa, perché, dove, quando e come - della storia dovrebbero essere il più vicino possibile all'inizio del documento, idealmente nel primo paragrafo. Quindi seguono dettagli meno importanti.

Perché è importante seguire questa struttura? Gli editori spesso devono tagliare le storie per adattarle allo spazio o al tempo a disposizione. Gli editori tagliano dal basso verso l'alto. Quindi, se le tue informazioni più importanti erano in fondo, sono sparite.

Come formattare un comunicato stampa

Ci sono alcune convenzioni che dovrebbero essere seguite quando scrivi un comunicato stampa. Questi elementi dovrebbero essere inclusi e normalmente appaiono in questo ordine:

Notazione di PER RILASCIO IMMEDIATO o HOLD FOR RELEASE UNTIL

Questo dice all'editore, scrittore o giornalista quando va bene pubblicare ciò che hai inviato. Di solito, questo è posizionato sul margine sinistro.

Titolo

Così critico! Questa è una frase che riassume tutta la tua notizia. Ricorda che la maggior parte delle persone scansiona i titoli e molti in realtà non leggono l'intera storia. Rendilo rilevante per il tuo pubblico in modo che possa almeno essere invogliato a leggere l'importantissimo primo paragrafo. Il tuo titolo deve attirare anche gli editori. Capiscono i desideri e le esigenze dei loro lettori, ascoltatori e spettatori. Quindi, se puoi dimostrare la tua comprensione del pubblico di destinazione, hai maggiori possibilità di essere considerato per la pubblicazione.

Il titolo è in genere centrato sulla pagina o sullo schermo. Cerca di mantenere il titolo con il minor numero di parole possibile. Impara a usare Twitter per scrivere buoni titoli. Dal momento che hai solo 140 personaggi per attirare l'attenzione di qualcuno, è un buon campo di allenamento!

Sottotitolo (facoltativo)

Se il titolo non è in grado di raccontare completamente la tua storia, potrebbe essere utile un sottotitolo. Tuttavia, valuta seriamente se la riscrittura del titolo potrebbe avere un impatto maggiore. Come il titolo, il sottotitolo è centrato sulla pagina o sullo schermo.

Un consiglio: come editore, i sottotitoli mi facevano impazzire perché sembravano goffi nel nostro particolare schema di layout di colonna. Quindi di solito li cancellavo.

Luogo e data della storia

Questo dovrebbe essere autoesplicativo. È posizionato al margine sinistro o, come a volte ho visto, all'inizio del primo paragrafo.

Corpo

Racconta la tua storia nella struttura a piramide rovesciata annotata sopra. Scrivi sempre il tuo comunicato stampa in terza persona. Perché? Perché questa è una storia su di te, non tu che racconti la tua storia. Quindi evita "io" e "noi" quando parli della tua storia, a meno che non sia incluso in una citazione. Esempio: "Siamo orgogliosi di annunciare questa nuova innovazione", ha affermato Mr. Small Business. Sii breve e conciso, limitare il testo totale della storia a circa 500 parole o meno è un buon obiettivo.

Informazioni sulle informazioni (facoltativo)

Ho visto spesso comunicati stampa che concludono la storia con un paragrafo informativo che parla dell'organizzazione che invia il comunicato. Gli editori possono includerlo (che è una vittoria per il mittente). Ma spesso viene tagliato a causa dei limiti di spazio e può essere visto come eccessivamente promozionale. Il valore dell'inclusione è che se l'editore non ha familiarità con il mittente (come può essere il caso di molte piccole imprese), può aiutare l'editore a verificare la credibilità del mittente. Come per il corpo del documento, questo è scritto in terza persona ed è incluso nel conteggio totale delle parole per il rilascio.

Informazioni sui contatti

Editori, scrittori e giornalisti potrebbero voler chiarire le informazioni prima di pubblicare il tuo comunicato. Quindi includi il modo migliore per contattarti (telefono, email, ecc.) E includi il tuo sito web. Ma non stupirti se nessuno ti contatta e - sorpresa! - vedi apparire la tua storia. Fai attenzione che quando invii un comunicato stampa, stai dicendo ai media che va bene pubblicarlo e che potrebbe diventare pubblico! Fai attenzione che quello che scrivi sia quello che vorresti sentire al telegiornale della sera.

Notazione di ### o END

Questo dice ai media che non ci sono informazioni aggiuntive da considerare e si trova in fondo al comunicato. Alcune persone includono anche il conteggio delle parole del rilascio alla fine (opzionale). Queste annotazioni erano più un problema ai vecchi tempi, quando i comunicati stampa cartacei erano la norma e gli editori dovevano sapere se c'era di più nella storia su più pagine. Ma vale comunque la pena fare qualunque cosa.

Come nota a margine, se il tuo rilascio cartaceo fisico si estende su più pagine, mettere una notazione di MORE alla fine della pagina avvisa la redazione che ci sono più informazioni da considerare prima della FINE.

Alcuni suggerimenti vari aggiuntivi:

Nessun carattere originale o formattazione stravagante. La pubblicazione formatterà le tue informazioni per la pubblicazione come meglio credono. L'utilizzo di caratteri standard, come Times New Roman o Helvetica, semplifica la lettura della pubblicazione da parte degli editori e ti aiuta a contrassegnarti come professionista.
Procurati un media kit. Oltre al comunicato stampa, si consiglia di avere a disposizione un media kit. Oggigiorno, un kit multimediale digitale su un sito Web è popolare poiché è a basso costo ed è facile per i media accedervi.

Dove invii un comunicato stampa?

Le pubblicazioni più grandi hanno spesso diversi editori, ognuno dedicato a un particolare ritmo , il che significa che coprono un segmento specifico del settore, una posizione geografica o un tipo di storia. Ancora una volta, fai riferimento al sito Web del media per vedere chi sarebbe il tuo candidato editore ideale e come desidera essere contattato.

La chiave è che di solito lo invierai a un editore. Per i media più piccoli, potrebbe esserci una persona che è l'editore, il redattore, il giornalista e lo scrittore! Controllare il sito Web del media outlet per determinare il contatto corretto.

In alternativa, alcune persone preferiscono distribuire i loro comunicati stampa con l'aiuto di comunicati stampa e servizi di pubbliche relazioni. Un esempio potrebbe essere PRWeb. Questi servizi possono trasmettere il tuo rilascio a centinaia, persino migliaia, di media. Ciò può essere efficace, ma può anche essere costoso poiché questi servizi di solito addebitano una commissione per comunicato stampa o una quota di abbonamento mensile. Considera inoltre che se la tua storia ha solo un interesse locale, un'ampia distribuzione può essere controproducente e costosa.

Possono essere presi in considerazione anche servizi di distribuzione di comunicati stampa gratuiti, ma potrebbero non avere la portata dei servizi a pagamento e potrebbero inviare il tuo comunicato a media irrilevanti. Considera attentamente le capacità e i costi di ogni servizio prima di intraprendere questa strada.

Vale la pena sviluppare relazioni con i principali media per il tuo settore e il tuo pubblico. Quindi, quando un editore o un giornalista riceve il tuo rilascio, potrebbe essere più disposto a considerare la tua storia per l'inclusione. Inoltre, distribuire il tuo comunicato ai media non è l'unico modo per spargere la voce sulla tua storia. L'invio del tuo comunicato stampa ai clienti e la trasmissione attraverso i social media possono essere anche molto efficaci e convenienti.

Potete inviare un comunicato stampa via e-mail?

I comunicati stampa via e-mail sono molto comuni, persino preferiti, in questi giorni. Tuttavia, ogni media è diverso. Controllare il canale o il sito Web della pubblicazione per le istruzioni di invio.

Come dovresti seguire gli editori in merito al tuo comunicato stampa?

Quando mi occupavo di pubbliche relazioni per l'industria delle fiere, ricordo di aver chiamato i redattori e di averli fatti impazzire con chiamate di follow-up. Ehi, stavo solo facendo il mio lavoro. Ma poi quando ero dall'altra parte come editor, ricevere le chiamate di follow-up mi faceva impazzire!

A meno che tu non abbia stabilito una relazione con un editore o un giornalista che accetterebbe la tua chiamata, procedi con cautela quando segui un comunicato stampa che hai inviato. L'unica cosa che non vuoi stabilire è la reputazione di essere un parassita. Utilizzare sempre l'etichetta aziendale corretta quando si ricontatta per telefono.

Se non hanno ritirato il tuo rilascio per la pubblicazione o ti hanno contattato per ulteriori informazioni, è segno che non hai nulla di interessante per loro… almeno non oggi. Non scoraggiarti. Continua a inviare storie interessanti e pertinenti a quei media che sono di maggior valore per te e il tuo pubblico. Non lo chiamano "media guadagnati" per niente!

Dalla redazione: come ho deciso quali comunicati stampa pubblicare

Come redattore di giornali di settore da oltre 15 anni, ecco alcune delle domande che mi sono venute in mente quando ho considerato pile di comunicati stampa da utilizzare:

Ha un significato locale? Poiché la pubblicazione che ho curato era locale, le notizie locali venivano prima.
C'è una scadenza o una data di annuncio significativa che il pubblico dovrebbe conoscere?
Le notizie sono pertinenti e significative per il pubblico o il settore a cui serve la pubblicazione?
È davvero una novità? O dovrebbe essere considerato per le caratteristiche o il materiale di riempimento?
La fonte è credibile?