10 regole d'oro della gestione del progetto

Segui queste regole per far funzionare qualsiasi progetto al massimo delle sue capacità.

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Sono stato coinvolto nella gestione di progetti e portafogli di progetti per oltre 30 anni e ci sono alcune regole d'oro che ho imparato da tutti questi progetti che sono standard in qualsiasi tipo di progetto. In questo articolo, voglio condividere alcuni di questi con te.

Se applichi queste regole a qualsiasi progetto intraprendi, con ogni probabilità avrai un progetto di successo e senza stress tra le mani!

Regole di Project Management

Comprendi l'ambito
Comprendere gli obiettivi degli stakeholder
Piano
Contingenza
Comunica con la squadra
Prova in anticipo / prototipo
Tenere sotto controllo
Riferisci al cliente e gestisci le aspettative
Consegnare
Tenere una riunione conclusiva / lezioni apprese

1. Comprendere l'ambito

Potrebbe sembrare che io stia affermando l'ovvio, ma è fondamentale che tu sappia di cosa tratta il progetto. Cosa stai cercando di costruire o ottenere? Esiste una specifica scritta per il progetto a cui devi aderire? Quali sono gli obiettivi aziendali che guidano il progetto?

Parla con le persone coinvolte nella decisione di andare avanti con il progetto. Potrebbe trattarsi di un venditore della tua organizzazione (se stai facendo il progetto come fornitore per un'altra azienda) o di un dirigente della tua organizzazione se si tratta di un progetto interno.

Scopri quali sono le aspettative del tuo cliente (che sia un cliente interno o un cliente esterno). Hanno già fatto qualcosa di simile e come pensano che sia andato il progetto - cosa era buono e cosa avrebbe potuto essere fatto meglio?

Assicurati di aver compreso tutti i requisiti tecnici del progetto: se necessario, parla con un tecnico del tuo team o con il tuo responsabile / reparto IT.

2. Comprendere gli obiettivi degli stakeholder

Prima di iniziare un progetto, cerca di scoprire chi sono tutti gli stakeholder. Ad esempio, se stai realizzando un progetto per un cliente esterno potresti avere i seguenti stakeholder:

Il Business Sponsor: questa è la persona che mette le mani in tasca e spende i soldi con te o con la tua organizzazione. Vogliono una consegna di qualità puntuale senza costi aggiuntivi rispetto a quelli concordati.
Il Client Project Manager: questa è la persona nella tua organizzazione cliente con la quale collaborerai maggiormente durante il progetto. Vorranno un progetto senza stress e senza problemi. Vorranno avere un bell'aspetto agli occhi del loro capo e potresti scoprire che la loro remunerazione o bonus sarà legata al successo del progetto.
L'esperto del cliente: forse dovrai impegnarti con un esperto del cliente a un certo punto del progetto. Vorranno avere un input e dire nel progetto e vorranno sentire la loro esperienza e ascoltata. Inoltre, generalmente avranno poco tempo (dato che sono esperti nel loro campo)
Altri fornitori: a volte scoprirai che dipenderai dall'input di un altro fornitore del tuo cliente o aspetteranno l'input da te. Dovrai lavorare (generalmente tramite il tuo Project Manager del cliente) con questo fornitore e renderlo felice.
Il tuo capo: il tuo capo vorrà rapporti su come sta andando il tuo progetto (per assicurarti di mantenere questo cliente felice e realizzare un profitto per la tua organizzazione).

Assicurati di capire da ciascuno degli sponsor del progetto cosa renderà questo progetto di successo dal loro punto di vista.

3. Piano

Ora non posso enfatizzarlo abbastanza: piano, piano, piano. Elenca le attività coinvolte nel progetto e le risorse (persone e cose) richieste. Guarda le interdipendenze delle attività: cosa non può iniziare prima che qualcos'altro inizi o si completi, ecc.

Usa strumenti come MS Project o anche un semplice foglio di calcolo Excel per aiutarti nella pianificazione. Organizza le persone e le cose di cui avrai bisogno in anticipo e pianifica di fare un po 'di prototipazione e controllo qualità per risolvere i primi problemi.

4. Contingenza

Non importa quanto sia buono il tuo piano, le cose non andranno come previsto. La vita interverrà. Assicurati di aggiungere un po 'di contingenza al tuo piano. Potrebbe trattarsi di risorse extra o tempo extra nel tuo programma, ma questo farà la differenza tra una consegna calma e una frenetica notte alle 2 del mattino per arrivare alla finale per la consegna.

Se il tuo progetto è per un cliente esterno, incoraggiali all'inizio a inserire qualche imprevisto nel budget (forse il 10%). Ciò consentirà loro un po 'di spazio per muoversi all'interno dell'ambito e significa che sarà più facile portare a termine il progetto senza dover tornare indietro attraverso l'approvvigionamento per ogni piccola modifica.

5. Comunicare con la squadra

È probabile che non completerai questo progetto da solo. Non dimenticare che il tuo team non può leggere nella mente e dovrai comunicare con loro per coinvolgerli, sollecitare idee, fare brainstorming e far loro sapere quali sono le scadenze. Sii onesto e ascolta i loro pensieri su come fare le cose più velocemente o meglio.

Se il tuo progetto si estende su più settimane o mesi (o anche anni), fissa un orario di riunione regolare con il team. Se il tuo team è disperso a livello globale, puoi tenere questa riunione in un momento conveniente per tutti tramite una chiamata in conferenza o una sessione come una sessione Zoom o Webex.

Assicurati che ogni membro del team comprenda il quadro più ampio e che tutti capiscano l'effetto che il loro fare un lavoro buono (o cattivo) avrà sugli altri membri del team.

Scrivi un brief del progetto per aiutare i nuovi membri a entrare a far parte rapidamente e ad aggiornarsi.

6. Test iniziale / prototipo

Non importa cosa stai costruendo, non addentrarti troppo nella produzione senza testare come stai andando. Se possibile, costruisci un prototipo iniziale e portalo ai responsabili delle decisioni per il loro contributo. Prima si ottiene questo input, meno sarà necessario rielaborare in seguito.

I primi test o prototipi dovrebbero provare a testare tutti gli aspetti del prodotto. Coinvolgi l'IT, gli utenti finali, le parti interessate e altri in questi primi test.

7. Monitor

Dopo aver ottenuto l'approvazione del prototipo e dei test iniziali, puoi passare allo sviluppo su vasta scala. Qui è dove verrà speso il grosso dello sforzo.

È fondamentale monitorare il tuo progetto durante questa fase. Stabilisci obiettivi intermedi e scadenze e non perderli: trattali come una scadenza per il cliente.

Continua a verificare con il team e il cliente / gli stakeholder per assicurarti che le aspettative siano sempre le stesse e che tu sia in linea con l'obiettivo di soddisfarle.

8. Riferire al cliente e gestire le aspettative

Ai clienti piace sapere cosa sta succedendo. A loro non piace essere lasciati all'oscuro senza rapporti su come stanno andando le cose. E a loro non piacciono le sorprese.

Assicurati di riferire regolarmente al tuo cliente e fargli sapere come stanno andando le cose con il loro progetto - dopotutto sono i loro soldi!

Se non stanno sostenendo la loro parte dell'accordo (fornendo feedback, fornendo qualsiasi cosa!), Assicurati di farglielo sapere e di far loro sapere in che modo il loro ritardo influirà sulla tempistica o sul budget.

9. Consegnare

Il D-day è arrivato. Di 'al cliente prima della consegna quando deve aspettarsi la consegna: dovrebbe aspettarsela per prima cosa al mattino, il suo orario, per ultima quella sera, a mezzogiorno, ecc.? Un cliente può arrabbiarsi se pensava che la consegna sarebbe stata con loro per prima cosa quella mattina, e in realtà intendevi consegnarlo prima di mezzanotte!

Quando hai consegnato, assicurati di dire al cliente che la consegna è stata effettuata e di fargli sapere quali sono i passaggi successivi. Devono firmare, fornire feedback, informare altri revisori, ecc.?

Se la consegna è un software e lo stai consegnando elettronicamente, assicurati di verificare che ciò che hai caricato (ad esempio, su un sito FTP), possa, in effetti, essere scaricato, decompresso ed eseguito con successo.

Diffidare del membro del team tecnico che presume che solo perché l'hanno caricato, deve essere completamente lì e intatto!

10. Tenere una riunione conclusiva / lezioni apprese

Una volta che tutto è stato firmato e il progetto è chiuso, pianifica di tenere una riunione di revisione. Questo incontro ti darà l'opportunità di sollecitare un buon feedback (presumendo che tu abbia svolto un buon lavoro!), Per notare dove possono essere apportati miglioramenti nei progetti futuri e per dare al tuo cliente un feedback sul ruolo che hanno svolto.

Tieni una riunione interna con il tuo team prima di qualsiasi riunione di revisione post-progetto con il tuo cliente.

Sii onesto ma diplomatico. Loda dove è dovuto e dai un feedback costruttivo dove ritieni che migliorerà il processo la prossima volta.

Documenta i risultati.

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