Com'è essere un project manager: un giorno nella vita

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In qualsiasi carriera, ciò che può sembrare interessante e affascinante per un estraneo possono spesso essere gli aspetti complessi e stressanti di un lavoro. Scegliere la carriera giusta è importante, quindi devi fare la tua ricerca. Guardare oltre le pagine patinate di reclutamento e conoscere un po 'la realtà quotidiana del lavoro può aiutarti a prendere una decisione più informata sul fatto che quella carriera sia giusta per te.

In questo articolo ho raccolto la mia esperienza e quella di altri project manager per darvi un'idea di come è una giornata normale. Leggi attentamente e vedi se è una carriera che potresti immaginare di divertirti.

Certo, in realtà ogni giorno come project manager è molto diverso, ma ai fini di questo articolo ho strutturato alcune attività tipiche nella media di 9-5 giorni.

8:00: inizia a lavorare. Controlla le email.

Il lettore con gli occhi d'aquila avrà già individuato la contraddizione nel mio articolo. Nel paragrafo introduttivo, ho detto che ti darei un tipico giorno 9-5, e ora invece ho iniziato la giornata alle 8 del mattino.

Questa è la prima realtà di un project manager: un giorno è molto raramente 9-5.

La gestione del progetto è una carriera impegnativa. Questo è particolarmente vero quando ti trovi in ​​un punto critico di un progetto. I progetti sono così intrinsecamente legati ai tempi, che quando le cose si fanno difficili, non c'è tempo per fermarsi e mettere in pausa. Ciò significa in realtà che durante i periodi di punta, potresti lavorare molte ore per supportare il tuo team, portare a termine i tuoi compiti e assicurarti che le scadenze siano rispettate.

Per gestire un lavoro così impegnativo, molti project manager inizieranno a lavorare prima dell'afflusso mattutino di telefonate e riunioni, in modo da avere il tempo di recuperare le e-mail. Non è raro che un project manager inizi a lavorare alle 7 o alle 8 del mattino. E, naturalmente, una grande casella di posta in arrivo in comune. Devi essere abbastanza organizzato per essere in grado di gestire bene la tua casella di posta e continuare a rispondere a email importanti.

9:00: chiamata in conferenza

Le teleconferenze hanno preso il posto delle riunioni come metodo di comunicazione più comune sui progetti. Perché? Perché molti progetti ora hanno team remoti. Quando lavori con persone con sede in numerose località, avere il tempo di viaggiare per riunioni diventa irrealistico. E con la tecnologia così avanzata, una conferenza telefonica o una video conferenza può essere altrettanto efficace. (Beh, questo non è sempre vero. Solo per divertimento, ho collegato un video di seguito che offre una visione unica di come sarebbe una teleconferenza nella vita reale. Se hai mai provato una chiamata in conferenza, questo ti farà sicuramente ridere.)

In qualità di project manager, spesso sarà tua responsabilità ospitare teleconferenze e potresti dover agire come rappresentante aziendale in altre chiamate relative al tuo progetto. Le chiamate al progetto sono spesso programmate per dare al team un'opportunità regolare di chattare su come stanno andando avanti con il progetto e per discutere eventuali problemi che potrebbero avere.

Una teleconferenza nella vita reale

10:00: revisione della teleconferenza / problemi relativi al progetto

Quindi, supponiamo che la teleconferenza alle 9:00 duri un'ora. Questo è abbastanza tipico in un progetto più ampio. In qualità di project manager, finirai la teleconferenza con una serie di note che hai preso. Il tuo team probabilmente ti ha notificato del lavoro che è stato completato, del lavoro in corso e dei problemi principali del progetto. È probabile che ci sarà un lavoro urgente o semi-urgente che dovrai svolgere dopo aver lasciato la teleconferenza per gestire le questioni che sono state appena sollevate.

Quindi, a questo punto della giornata, è probabile che tu stia facendo diverse cose:

1. Aggiornare la documentazione del progetto, ad esempio il piano del progetto, per riflettere tutto ciò che è stato appena detto durante la teleconferenza
2. Fai un po 'di lavoro iniziale per affrontare eventuali problemi urgenti di cui sei stato informato, ad esempio se un fornitore è in ritardo con una consegna, potresti controllare l'impatto che avrà sul tuo progetto, chiamare il fornitore o intensificare il problema.
3. È probabile che abbiano luogo altre e-mail / telefonate / discussioni e potrebbero occupare una grande quantità della tua mattinata. È normale che un project manager riceva un flusso continuo di e-mail, problemi e telefonate durante il giorno, quindi avrai nuove cose da affrontare, anche mentre sei impegnato a gestire i problemi che hai già.

11:00: Pianificazione del progetto / Altre chiamate

Quindi, a seguito della tua riunione precedente, probabilmente hai scoperto che il tuo piano di progetto ora deve essere aggiornato. Tuttavia, non aspettarti molto tempo per farlo. Probabilmente sarai interrotto da più chiamate ed e-mail. Tuttavia, inizi comunque il piano.

11:30: riunione degli specialisti

Ho usato il termine generico riunione "specialista" per questa intestazione, ma in realtà potrebbe trattarsi di qualsiasi tipo di riunione relativa a un argomento specifico del tuo progetto. Ad esempio, se sei un project manager IT, questa potrebbe essere una revisione del software.

Tuttavia, il punto da sottolineare qui è che le riunioni occupano una parte considerevole della giornata. E non dimenticare, un buon project manager impiegherà tempo su entrambi i lati della riunione per assicurarsi di ottenere il massimo dal tempo. Potrebbero raccogliere materiale di riferimento in anticipo o leggere le informazioni di base e in seguito potrebbero scrivere e distribuire note che hanno preso durante la riunione.

12:30: pranzo

Quindi non voglio dipingere un quadro troppo cupo quando si tratta di quanto possa essere impegnata la vita come project manager. Quindi alle 12:30, ecco un punto di sosta per il pranzo. È una buona idea, per quanto frenetico sia il tuo lavoro, prendersi sempre del tempo durante la giornata. Scoprirai di avere più energia per il pomeriggio e potrai concentrarti meglio.

13:00: Presentazione ai dirigenti

Come manager di progetto ci si aspetta che debba fare molte presentazioni. Potresti scoprire che un progetto di alto profilo viene guardato attentamente dal tuo manager, dai dirigenti senior o dallo sponsor del progetto e potrebbero chiederti di presentare loro un aggiornamento regolare.

Naturalmente, una presentazione regolare non è solo una riunione di un'ora fuori dalla tua settimana lavorativa. Ci vuole tempo per mettere insieme i dettagli che i dirigenti senior si aspettano di vedere in una presentazione e potresti trovarti a dover inviare le informazioni di follow-up al termine della riunione, per aiutare a rispondere a qualsiasi domanda o dubbio che hanno. Essere abili nel prendere molti dati critici e trasformarli in una presentazione chiara e semplice è molto importante se vuoi svolgere bene il tuo lavoro.

14:00: scrivere rapporti

I Project Manager dedicano molto tempo alla documentazione, poiché ci sono molte informazioni che devono essere archiviate e aggiornate regolarmente su un progetto. Oltre alle presentazioni ai dirigenti, potrebbe essere necessario fornire rapporti scritti a un pubblico più ampio su base regolare oa un cliente. Avere solide capacità di scrittura è importante, poiché vuoi che i tuoi rapporti appaiano professionali e siano facili da leggere e capire per le persone.

15:00: mettersi al passo con la squadra

Il tuo compito principale come project manager è mantenere il controllo su un progetto e non dovrebbe essere sottovalutato la velocità con cui un progetto può iniziare a scorrere. L'unico modo per evitarlo è avere un solido rapporto con il tuo team e comunicare con loro su base regolare. È importante che il tuo team si senta abbastanza a suo agio con te da poterti parlare di eventuali problemi che stanno avendo che potrebbero causare problemi al tuo progetto, quindi buone capacità interpersonali sono un must.

Durante questo periodo potresti essere al passo con i singoli membri del team per telefono o di persona, oppure puoi dare la priorità a determinati membri del team se stai attualmente affrontando un problema particolare del tuo progetto.

16:00: Aggiorna budget

Mantenere il controllo delle finanze del progetto è essenziale. All'inizio di qualsiasi progetto, dovrai mettere insieme un budget per stimare quanto spenderai e quando. Per mantenere uno stretto controllo sul tuo progetto, dovrai rivedere il budget su base regolare e confrontarlo con i dati di spesa effettivi. Una conoscenza eccellente dei numeri è molto importante per un project manager.

16:30: Riunione finanziaria

Se stai esaurendo il budget per un progetto, potresti ritrovarti in una riunione con il team finanziario per rivedere la tua spesa. Oppure la tua organizzazione potrebbe semplicemente richiedere una revisione finanziaria regolare del progetto per verificare che sia in linea. Tuttavia, ciò che sicuramente troverai su qualsiasi progetto è che ti verrà chiesto frequentemente di partecipare a riunioni con i dipartimenti interni che hanno un interesse o una partecipazione nel tuo progetto.

17:00: chiamata in conferenza urgente

È un giorno raro che tutto funzioni senza intoppi in un progetto. Spesso potresti trovarti a dover cambiare il tuo programma attentamente pianificato per gestire una crisi crescente su un progetto. Ad esempio, potresti dover programmare una teleconferenza in ritardo per raggiungere una terza parte su un problema sollevato con te quella mattina. Ricorda anche che se hai a che fare con squadre in fusi orari diversi, è probabile che ti ritroverai a dover programmare le chiamate la mattina presto o la sera tardi. Uno dei tanti motivi per cui un lavoro di project management è raramente 9-5.

17:30: risposta alle e-mail

La posta elettronica è ancora uno strumento di comunicazione importante per qualsiasi attività commerciale e, sebbene tu possa aver avuto 10 o 20 minuti in momenti dispari durante il giorno per leggere e rispondere alle e-mail, probabilmente scoprirai che la tua casella di posta è cresciuta rapidamente con il passare della giornata. Quindi potresti spesso ritrovarti a spremere 30 minuti in più alla fine della giornata lavorativa solo per recuperare le e-mail e rimanere in cima al resto della tua lista di cose da fare, prima di essere pronto per lasciare il lavoro.

18:00: Rivedi l'elenco delle cose da fare per domani

Quindi alle 18:00, ora potresti sentire di aver fatto dei progressi con il tuo lavoro e di essere pronto per lasciare l'ufficio. Tuttavia, per provare a darti un vantaggio nella giornata molto impegnativa che hai programmato per domani, potresti dedicare 10 minuti alla revisione della tua lista di cose da fare. Ovviamente, una lista di cose da fare è uno strumento essenziale per ogni project manager, poiché ti aiuterà a gestire il tuo tempo e ad affrontare un programma molto impegnativo.

Conclusione: non esistono due progetti / organizzazioni uguali

Se ti sorprendi di uno qualsiasi di questi punti, ricorda che questa è semplicemente una guida, e in realtà tutti i progetti sono diversi e il modo in cui gestisci il tuo tempo su di essi sarà diverso. Inoltre, tutte le organizzazioni sono diverse. Alcuni possono avere culture che si aspettano che tu lavori per molte ore e prenda un pranzo minimo; altri possono avere un approccio molto diverso e possono incoraggiare attivamente i dipendenti a fare pause adeguate, ridurre il carico di lavoro e lavorare in orari ragionevoli. Qualunque sia il progetto che ti trovi a gestire, una lezione che puoi trarre da questo esempio è che la capacità di rimanere organizzati, vigili ed efficienti è incredibilmente importante per un project manager. Una buona gestione del tempo fa una differenza significativa nell'essere in grado di tenersi al passo con le complesse richieste e l'imprevedibilità che derivano dalla supervisione di un progetto.