Capire come gestire i budget

Per gestire i budget in modo efficace ed efficiente, è necessario…

• monitorare, controllare e registrare tutte le finanze (entrate e uscite),
• sapere come ridurre al minimo i costi nelle aree di cui sei responsabile,
• essere in grado di indagare o identificare aree problematiche e risolverle, e
• gestire e autorizzare in modo efficiente le spese.

Questo articolo si basa sull'unità NVQ di livello 4, "Gestione dei budget". Per avere un'idea chiara e una comprensione dello scopo dei budget, leggi questo articolo. Avrai una comprensione dello scopo dei budget, inclusi i vantaggi di una gestione delle risorse finanziarie efficace ed efficiente; i requisiti legali, normativi e organizzativi per la gestione di un budget; e i diversi tipi di sistemi di bilancio e le loro caratteristiche.

Ora avrai bisogno di una conoscenza approfondita di come gestire i budget. Il processo di bilancio è in genere responsabilità del personale dell'alta dirigenza e del personale finanziario. Questi membri del personale devono disporre di informazioni accurate e aggiornate e conoscere le procedure di budgeting efficienti.

I budget vengono sviluppati per ogni esercizio finanziario. I manager e il personale coinvolto dovranno elaborare i budget per le proprie aree di responsabilità e poi consegnarli al dipartimento finanziario. Questi progetti di budget vengono quindi esaminati dalla dirigenza superiore e successivamente approvati da un comitato o qualcosa di simile a seconda dell'organizzazione.

Metodi per il monitoraggio, il controllo e la registrazione di entrate e uscite

Conosci lo scopo dei budget. Ora è tua responsabilità gestirli. La gestione dei budget richiede di monitorare, controllare e registrare costantemente entrate e uscite per tenere traccia di ogni movimento finanziario e dei suoi risultati. Come lo raggiungerai? Vediamo alcuni modi o metodi.

Monitoraggio di entrate e uscite

Il monitoraggio del budget viene effettuato per assicurarsi che le risorse vengano utilizzate secondo i piani delineati nel budget. Il monitoraggio o il monitoraggio del modo in cui vengono utilizzate le risorse finanziarie è molto importante per ogni dipartimento e organizzazione. È un processo continuo per garantire che gli obiettivi vengano raggiunti come specificato nel budget. È attraverso questo monitoraggio che sarai in grado di prendere decisioni di budget e di intraprendere le azioni appropriate quando e dove necessario.

Entrate e spese devono essere monitorate per individuare eventuali cambiamenti nei modelli in modo che possano essere intraprese azioni appropriate. Questa procedura di monitoraggio può essere eseguita a intervalli regolari, ad esempio ogni mese. Durante il monitoraggio dei dati, tenere presente che il budget è stato pianificato per l'anno successivo e le spese e le entrate fino ad oggi.

Guardate il saldo rimanente per il resto del periodo nell'anno finanziario in corso ed eseguite una previsione di quale sarà la situazione a questo ritmo entro la fine dell'anno finanziario. Osserva tutte le variazioni, sia positive che negative, e intraprendi le azioni necessarie per correggerle. In ogni fase, è importante documentare (registrare) tutti i fatti e le azioni.

È meglio monitorare le entrate e le spese del detentore del budget e dei livelli dirigenziali superiori attraverso riunioni regolari. Deve esserci un'efficace gestione del flusso di cassa, poiché è molto importante per i servizi e i prodotti forniti dall'azienda.

I budget possono essere suddivisi in base a centri di costo o altri codici o livelli in modo che sia più facile monitorarli. Ciò aiuterà a identificare le aree che superano e meno.

Dovresti essere in grado di analizzare e fornire una spiegazione per qualsiasi variazione rispetto alla spesa proposta, sia essa positiva o negativa. Questo deve essere accompagnato da un piano d'azione. Ciò garantirà che le risorse siano state utilizzate in modo economico, efficiente ed efficace.

Controllo di entrate e uscite

La prossima questione importante è il controllo delle entrate e delle spese. Senza questo passaggio, si spenderanno soldi fuori strada. Al fine di controllare le entrate e le uscite, è meglio coinvolgere direttamente la persona incaricata del controllo delle finanze e delle prestazioni di un dipartimento durante lo sviluppo del budget. Il budget disponibile dovrebbe essere comunicato a tutto il personale interessato.

Potrebbero esserci diverse sezioni del budget che saranno controllate da personale diverso, quindi è meglio allocare e dare autorità alle persone direttamente coinvolte, ad esempio l'approvatore del budget e il responsabile del budget. I reparti o le squadre dovrebbero essere a conoscenza della persona responsabile del controllo delle entrate e delle spese.

L'importo totale delle finanze disponibili per un anno particolare dovrebbe riflettere le spese totali pianificate per quell'anno particolare.

Registrazione di entrate e uscite

La registrazione di entrate e uscite può essere eseguita manualmente o elettronicamente. La registrazione deve essere eseguita istantaneamente e su base giornaliera. Tutti i conti relativi a entrate e uscite, eventuali entrate dovute, pagamenti ricevuti, ricevute e fatture emesse, debiti ecc., Devono essere registrati chiaramente con data e scopo.

La registrazione del reddito è un modo per determinare se l'azienda sta realizzando profitti o meno, perché include i dettagli del denaro ricevuto e speso.

5 ottimi strumenti per monitorare le spese aziendali

Registrare i dettagli delle aree di attività in ordine, a partire da quella più redditizia a quella meno redditizia. Questo ti aiuterà automaticamente ad analizzare e ad agire su aree che creano enormi perdite.

Per piccole spese, è bene utilizzare un conto di piccola cassa da utilizzare e tenere traccia delle piccole spese. La registrazione di questi contribuirà a un rimborso efficiente del denaro e verrà rimborsato solo il denaro registrato. Questo è un modo efficiente per registrare piccole spese che altrimenti potrebbero passare inosservate.

Modi in cui i costi possono essere ridotti al minimo nella propria area di responsabilità

La riduzione dei costi negli affari è un modo efficiente per gestire i budget o i fondi disponibili. Se tutti riducono al minimo i costi nella propria area di responsabilità, si otterranno enormi risparmi per l'azienda. Bisogna sapere per fare le scelte giuste quando si tratta di spendere soldi in aree specifiche del business.

I modi in cui i costi possono essere ridotti al minimo nella propria area di responsabilità sono:

Fare un uso efficace della tecnologia

Oggigiorno sono disponibili molte tecnologie avanzate, dallo shopping online al pagamento delle bollette, ecc. Fare un uso efficiente delle seguenti tecnologie per risparmiare tempo e denaro.

• Le riunioni possono essere tenute utilizzando le teleconferenze, il che significa che risparmi sui viaggi, nell'organizzazione di stanze / luoghi, risparmi tempo nell'organizzazione e nella pianificazione delle sale riunioni, ecc.
• È possibile fare un uso efficiente della tecnologia non stampando su carta e utilizzando l'archiviazione elettronica per file e altri dati aziendali. Ciò consente di risparmiare tempo, denaro e ambiente.
• Alcune attività possono essere gestite online a seconda della natura o almeno il marketing può essere fatto online. Ciò contribuirà a risparmiare un sacco di soldi spesi per il personale di marketing, spazi per uffici, attrezzature, ecc.

Debiti

Le carte di credito hanno tassi di interesse elevati e quindi devono essere pagate il prima possibile. Ciò aiuterà l'azienda a lungo termine.

Budget

Sviluppa sempre un budget per la tua area di responsabilità e rispettalo. Qualsiasi deviazione da esso può essere piuttosto dannosa, ma ti darà un piano chiaro su cosa fare e cosa non fare e cosa evitare.

Riduzione delle spese

Acquista solo la cancelleria, le attrezzature, i mobili e i software necessari per la gestione quotidiana dell'attività. Riduci qualsiasi altra spesa indesiderata. Acquista macchine ad alta efficienza energetica e utilizza lampadine energetiche in modo da poter risparmiare sulle bollette energetiche. Utilizzare porte e finestre adeguatamente isolate. A volte i produttori vendono articoli ricondizionati a prezzi molto più bassi e se sembrano di buona qualità, provali.

Lavorare da casa

Questo è un modo efficiente per risparmiare denaro dallo spazio ufficio e dai costi del carburante. Pur tagliando i costi, è saggio tagliarli nelle aree giuste poiché tagliare i costi nelle aree sbagliate può avere un effetto disastroso o negativo. Cercare sempre un buon rapporto qualità-prezzo e questo può essere ottenuto mantenendo buoni rapporti con i fornitori e le organizzazioni di partnership.

Come identificare le situazioni in cui potrebbe essere necessaria un'azione correttiva

Sono necessarie azioni correttive in aree non conformi alle politiche, procedure o processi dell'organizzazione. Le ragioni di queste non conformità devono essere identificate e devono essere prese misure preventive per evitare che si verifichino in futuro e questa è chiamata azione correttiva. Potrebbero essere intraprese azioni correttive a seguito di un reclamo o di un audit o effetti negativi sulle finanze dell'azienda e così via. Per intraprendere la giusta azione, è necessario condurre un'indagine sulla questione specifica.

Alcune situazioni che possono richiedere azioni correttive sono:

• Budget di progetto che sfuggono di mano. questo può essere evitato se si controlla da vicino il budget e anche se i dipendenti sanno che si sta controllando il budget. Rivedi e ri-previsione il budget settimanalmente.
• Lavoro che richiede tempo più lungo del previsto e quindi richiede budget, impegno e tempo aggiuntivi.
• Quando uno o più membri del team scaricano un progetto.

• Quando un'attività o un progetto è fuori programma o oltre il budget a causa di vincoli tecnici o finanziari.
• Un compito importante, un progetto o un obiettivo mancato.
• Quando il lavoro o le attività svolte non soddisfano gli obiettivi.
• I clienti non sono soddisfatti dei servizi o dei prodotti in quanto non soddisfano le specifiche o le aspettative.
• Quando una risorsa o uno sponsor fallisce.
• Durante le valutazioni del rischio, gli audit o l'ispezione di garanzia della qualità.

Le azioni correttive potrebbero essere qualsiasi cosa come la ripianificazione dei progetti, la riallocazione delle risorse, la riorganizzazione dei team, la gestione dei progetti in modo diverso, la riprogettazione dei processi o dei prodotti, ecc. Identificare la causa principale e intraprendere le azioni necessarie.

L'ambito della propria autorità per la gestione di un budget e l'autorizzazione delle spese

Gestire un budget non significa solo mantenere corretti i numeri finanziari, ma anche gestire le persone coinvolte. Ad esempio, i dipendenti oi membri del team. È necessario possedere buone capacità di gestione per gestire i budget e autorizzare le spese. Il detentore del budget ha la responsabilità del denaro stanziato per un budget particolare e quindi deve verificare se le spese sono legittime e quindi autorizzare il budget. L'autorità di spendere non significa che si possa semplicemente spendere i soldi assegnati, proprio così; significa che il denaro deve essere speso in modo responsabile e saggio. Ci si può mettere nei guai se ci sono errori nella gestione del budget e anche essere ricompensati se hanno avuto successo nella gestione del budget.

Mentre gestisce i budget e spende i soldi del budget, il detentore del budget deve tenere a mente gli scopi e gli obiettivi dell'organizzazione. Ci saranno obiettivi e responsabilità specifici che devono essere presi in considerazione per raggiungere gli obiettivi o gli obiettivi. È inoltre necessario tenere presenti le normative legali e i requisiti organizzativi durante la gestione / gestione dei budget. Adottare sempre le azioni necessarie per ridurre al minimo i costi e anche azioni appropriate in caso di spese eccessive per i budget.

Monitorare, controllare e registrare entrate e uscite. Creare documenti che delineano le prestazioni dell'organizzazione rispetto al budget. Mantieni tutti i record aggiornati e accurati.

Spero che tu abbia trovato utili le informazioni qui. Non esitate a lasciare i vostri pensieri ed esperienze. Tutto il meglio e grazie per essere passato.