Suggerimenti sul processo di offerta dell'associazione di comunità

Che si tratti di tinteggiatura di edifici, tetti, cemento o di una moltitudine di progetti di riparazione e sostituzione, iniziano tutti dallo stesso punto: il processo di offerta. Può sembrare un'impresa erculea, ma qui ci sono alcuni suggerimenti per assistere nel compito.

Prima di iniziare a sollecitare le offerte, il primo obiettivo è decidere la portata del lavoro da svolgere. La spesa richiede riparazione o sostituzione? È l'intero componente o solo una sezione? Il lavoro può essere completato in più fasi? Qual è la tempistica entro la quale il lavoro deve essere completato? Una volta raggiunte queste decisioni, il punto successivo è mettere insieme una scheda tecnica o un modulo che elenca i dettagli esatti su ciò che l'associazione deve fare per il progetto. (Anche se un certo numero di progetti sarà abbastanza semplice, l'associazione potrebbe aver bisogno di fornire ulteriore assistenza per completare la scheda tecnica.) Questo non solo coprirà ciò che deve essere realizzato, ma aiuterà anche a mantenere le offerte simili, se no esatto, per quanto riguarda la lavorazione e i materiali.

È in questa fase che viene preparato l'invito a fare offerte. Questa è una lettera dettagliata inviata ai fornitori con la richiesta di una proposta per il lavoro da svolgere. È meglio inviarlo al maggior numero possibile di fornitori, in modo da ottenere una buona gestione della media della fascia di mercato ed eliminare gli estremi a ciascuna estremità dello spettro. C'è anche la possibilità che un certo numero di società non risponda, così facendo un gran numero di loro non lascerà l'associazione a corto di opzioni. Gli appaltatori che dovrebbero essere presi di mira sono quelli che realizzano progetti più commerciali, poiché saranno in grado di adempiere meglio agli obblighi a portata di mano.

Cosa dovrebbe essere incluso nell'invito a fare offerte:

• Il foglio delle specifiche deve essere allegato come modulo separato alla lettera.
• Lo scopo del lavoro dovrebbe essere scritto nella lettera.
• I livelli di assicurazione di Workman's Comp che l'associazione sta cercando di portare con loro.
• Una richiesta di prova di eventuali licenze che il contraente deve avere. Verificare con la contea e lo stato per scoprire cosa è obbligatorio.
• Un Performance Bond, se necessario. Anche se non è un requisito comune, controlla i tuoi documenti prima per vedere se è necessario.

Una volta che le offerte sono arrivate, controlla i dettagli specifici. Verificare le garanzie sia per la manodopera che per i materiali. Se la spesa ha una durata prevista di 20 anni, una garanzia di un anno non sarà adeguata. Rivedi per vedere se ci saranno subappaltatori con cui il fornitore lavorerà. Verificare con loro per assicurarsi che le loro garanzie e manodopera siano adeguate. Verifica che tutte le specifiche fornite siano incluse nell'offerta. Se viene aggiunto qualcosa in più, chiediti perché e non aver paura di ottenere una seconda opinione. Più imperativo, rivedere i termini di pagamento. Questi sono i termini su cui l'associazione dovrebbe insistere:

• I depositi anticipati non dovrebbero essere superiori al 5-10%. Gli affari del venditore e le questioni relative alla gestione del denaro non sono l'onere dell'associazione. È responsabilità fiscale del consiglio di amministrazione gestire in modo ragionevole i fondi dei proprietari di casa.
• Trattenere sempre il 10-15% del pagamento di tutte le fasi finché il lavoro non supera l'ispezione con soddisfazione del consiglio e, se coinvolto, della direzione. Ciò conserverà i fondi che aiuteranno l'associazione se l'appaltatore se ne andrà, e un altro dovrà essere portato per completare il progetto, oltre a riparare il lavoro precedente.
• Effettua i pagamenti solo una volta completata la punch list. Pagare sulla notizia dell'appaltatore che una fase o l'intero progetto è stato completato non dà loro alcuna motivazione dopo il fatto di correggere qualsiasi cosa trovata inferiore alla media.

Infine, prima che il contratto venga firmato, prenditi del tempo per farlo esaminare dagli avvocati dell'associazione. Chi scrive qualsiasi contratto lo redigerà a proprio favore. Un avvocato esperto nella revisione dei contratti sarà in grado di portare all'attenzione del consiglio i punti controversi che potrebbero essere problematici per la comunità. Sì, costerà soldi per farlo. Ma poche centinaia di dollari allo studio legale potrebbero far risparmiare all'associazione dieci, se non centinaia di migliaia di dollari in seguito.

© 2018 Kristen Willms