Regole e suggerimenti per una buona etichetta della posta elettronica

Screenshot della posta in arrivo, con suggerimenti utili.

Man mano che progrediamo nell'era digitale, stiamo scoprendo che ci sono ancora regole di etichetta che dobbiamo seguire. Anche il mondo della posta elettronica ha regole specifiche di etichetta. Ogni volta che invii un'e-mail, invii anche un messaggio su di te. Le persone trarranno conclusioni su di te che ti conoscano o meno, in base alla tua scrittura.

Se segui queste sei regole del galateo della posta elettronica, farai del tuo meglio. Puoi essere certo che farai un'impressione positiva. Queste regole si applicano soprattutto sul posto di lavoro.

Regola del galateo delle e-mail n. 1: assicurati che il formato del tuo messaggio sia professionale

Quando si invia un'e-mail, utilizzare l'appropriato saluto. Puoi rivolgerti alla persona per nome o persino includere "ciao".
Usa un linguaggio neutro rispetto al genere.
Se è la prima volta che invii un'e-mail a qualcuno e non sai chi sia, utilizza l'indirizzo "Gentile Signore o Signora".
Termina l'e-mail con un finale appropriato come grazie, sinceramente, rispettosamente e altre parole simili.
Includere una firma elettronica con il proprio nome, titolo e indirizzo e-mail e / o altri metodi di comunicazione come numeri di telefono, siti Web, ecc.

Regola n. 2 dell'etichetta delle e-mail: mantieni il tuo messaggio breve

Includi un oggetto in modo che le persone sappiano di cosa tratta il messaggio e possano determinare la pertinenza dell'email. Se non inserisci un oggetto nella riga dell'oggetto, il destinatario potrebbe essere cauto e non controllare il messaggio.
Il corpo del messaggio dovrebbe essere breve: vai subito al punto. Alcune frasi dovrebbero essere tutto ciò di cui hai bisogno.
La tua scrittura dovrebbe includere frasi brevi.
Scrivi brevi paragrafi e usa lo spazio bianco. Cioè, scrivi per Internet.

Oops… Non intendevo inviarlo

Regola di galateo delle e-mail n. 3: utilizzare un linguaggio professionale

I messaggi di posta elettronica sono meno formali dello scrivere lettere, ma non lasciarti sciatto.
Controlla la grammatica, la punteggiatura e l'ortografia corrette. Niente mina la tua credibilità più di un messaggio pieno di errori.
Evita l'uso eccessivo di emoticon. Se ne inserisci troppi potresti compromettere la tua professionalità. Alcuni sostengono che l'uso delle emoticon in generale non è professionale.
Pensa alla formulazione del tuo messaggio. A volte è difficile trasmettere il tono del tuo significato per iscritto. Evita il sarcasmo perché il tuo lettore può facilmente interpretarlo erroneamente come un insulto.
Evita di scrivere messaggi carichi di emozioni. Se sei in uno stato emotivo, aspetta di essere in uno stato mentale più calmo prima di provare a scrivere qualcosa.
Usare TUTTO MAIUSCOLO implica che stai urlando a qualcuno. È anche difficile da leggere.

Un principio "KISS" modificato. Meno è meglio.

C. Calhoun

Regola di galateo delle e-mail n. 4: nessun messaggio spazzatura

L'invio di posta indesiderata infastidisce le persone e potrebbe spingerle a bloccarti.
Non allegare file non necessari. Le persone sono diffidenti nei confronti degli allegati provenienti da mittenti sconosciuti e giustamente: potrebbero contenere virus.
Evita di inviare "inoltri". Questi messaggi sono impersonali e spesso le persone cancellano prima di leggerli.
I caratteri e gli sfondi fantasiosi possono essere difficili da leggere e distrarre il lettore. Anche il tuo pubblico potrebbe prenderti meno sul serio. Chi vuole essere conosciuta come Curly Cue Sue - e questo non è un riferimento ai suoi capelli.

Regola 5 dell'etichetta delle e-mail: l'e-mail non è privata

Puoi comunque rendere i messaggi personali, ma tieni presente che altri occhi potrebbero vedere il tuo messaggio.
Qualsiasi messaggio inviato a qualcuno è soggetto a inoltro.
Utilizzare la funzione "CC" (copia su) solo se la parte ha bisogno di conoscere le informazioni a portata di mano. Altrimenti ingombrerai la posta in arrivo di qualcuno.
La funzione "BCC" (copia nascosta) è utile per gli invii di massa perché i destinatari non dovranno scorrere molti indirizzi e-mail. Se stai segretamente includendo qualcuno in una conversazione, ricorda che l'email NON è privata.
Assicurati che il messaggio personale che invii vada effettivamente a chi intendi. Molte e-mail sono state inviate alla parte sbagliata, a scapito del mittente.
Se stai cercando un lavoro, non farlo, NON utilizzare l'email del tuo attuale datore di lavoro per condurre questo tipo di attività. Il tuo futuro datore di lavoro presumerà solo che lo farai di nuovo, ma a loro.
Poiché la posta elettronica non è sicura, supponi che il tuo datore di lavoro stia monitorando tutti i messaggi in entrata e in uscita.

Regola 6 del galateo delle e-mail: rispondere prontamente ai messaggi in arrivo

Conserverai la tua immagine di professionalità se rispondi rapidamente ai messaggi.
Rispondi alle domande che qualcuno ti ha chiesto in un'e-mail. A volte le persone restituiscono informazioni irrilevanti, dimenticandosi di rispondere alla domanda originale.
Un buon modo per infastidire il tuo lettore è utilizzare le ricevute di "richiesta consegna / lettura". A volte il destinatario non leggerà tali messaggi e / o non sarà in grado di leggere a causa dei programmi di filtraggio della posta. Evita questa funzione.