Suggerimenti per la tenuta dei registri per la stagione fiscale

Questi suggerimenti ti aiuteranno a superare la stagione delle tasse senza il solito dolore.

Olga DeLawrence

La fine dell'anno è impegnativa e spesso stressante. Dopotutto, abbiamo due vacanze consecutive che richiedono tempo, denaro e preparazione. In cima a quello, dal 31 dicembre ^st, è fuori con il vecchio e dentro il nuovo. Oh, non sto parlando di pulire i tuoi armadi o il capanno. No, sto parlando di documenti finanziari, fascicoli, ricevute e di mettere le papere in fila da presentare allo zio Sam.

Scoraggiante, non è vero?

Beh, non deve essere così. Segui questi suggerimenti e la pulizia di fine anno è un gioco da ragazzi. Così sta raccogliendo i tuoi documenti in preparazione per la presentazione della dichiarazione dei redditi annuale.

Questi suggerimenti hanno lo scopo di rendere la vita più facile a quelli di noi che lavorano da casa come imprenditori o solopreneurs. Dio sa che siamo già abbastanza occupati, quindi perché non organizzare i tuoi dischi? Risparmierai tempo e tonnellate di stress. Fidati di me!

Tieni a portata di mano i file dell'anno in corso

Foto di Shauna L Bowling

Organizza i tuoi file fisici

Molti di noi preferiscono ancora ricevere le bollette per posta e pagare con assegno. Dedica un cassetto nella tua scrivania o un file system portatile per ospitare le ricevute dell'anno in corso. Crea una cartella per ogni creditore e etichettala con l'anno corrente sulla scheda. È anche una buona idea avere una cartella per le spese mediche, poiché ti verranno chieste queste informazioni nella dichiarazione dei redditi.

Inoltre, creare una cartella dell'anno in corso per le spese aziendali, se applicabile. Rilascia tutte le tue ricevute nella cartella dopo aver registrato la spesa. Se le tue ricevute corrispondono a un estratto conto bancario o di una carta di credito, creane una copia da inserire nella cartella aziendale. (Maggiori informazioni sulla registrazione delle spese relative all'attività commerciale più avanti in questo post).

Se hai un sistema di archiviazione per documenti come certificati di matrimonio, polizze assicurative, garanzie, titoli di veicoli, dichiarazioni dei redditi, ecc., (E dovresti!) La fine dell'anno è il momento di ripulirlo. Passa in rassegna ogni cartella e cestina tutto ciò che è scaduto o non si applica più alla tua famiglia.

Ti consigliamo di conservare estratti conto, bollette pagate e simili per tre anni. Conservali nell'armadietto con i file che conservi a lungo termine. L'IRS ha solo tre anni per controllare un ritorno, quindi qualsiasi cosa più vecchia di quella, puoi inviare al file tredici, inclusi tutti i backup.

Distruggi tutti i documenti scartabili e aggiungili al cumulo di compost o usali come accendini per il camino.

Ora che hai organizzato i tuoi file fisici, è il momento di configurare un sistema di archiviazione dei dati che manterrai regolarmente. È qui che entra in gioco il mantenimento della sanità mentale.

I fogli di calcolo sono tuoi amici

Ora, non farmi impazzire. Anche se non avessi una formazione contabile, li userei comunque. Sono il modo più semplice per mantenere i record e avere le informazioni disponibili a colpo d'occhio. Imparare a inserire formule in Excel non è difficile. E non dover eseguire un nastro (sulla calcolatrice) quando il tempo delle tasse è un enorme risparmio di tempo.

Per quelli di voi che non hanno familiarità con Excel, ecco un tutorial di base che vi guida attraverso come impostare un foglio di calcolo e formattare le formule:

Come copiare e incollare in Excel

Ricorda sempre di cancellare tutti i dati, ad eccezione delle formule. In questo modo i calcoli verranno eseguiti automaticamente quando aggiungi nuovi dati.

Come vedi dalla foto qui sotto, ho cancellato tutti i dati ma le formule sono ancora lì in attesa di andare a lavorare per me!

Fogli di lavoro consigliati per monitorare l'attività aziendale

Ho diversi fogli di calcolo che ho mantenuto per la mia attività e che conservo ancora per la mia dichiarazione dei redditi personale. Di seguito è riportato ciò che consiglio per semplificare il tuo lavoro durante il periodo delle tasse. Questo tipo di registrazione è utile anche ogni volta che è necessario fornire informazioni finanziarie a un'entità che le richiede. Con la semplice pressione di un pulsante è possibile allegare questi fogli di calcolo o convertirli in PDF e inviarli tramite posta elettronica alle entità richiedenti

Tieni traccia dei tuoi guadagni per cliente

Foto di Shauna L Bowling

Guadagni freelance

Apri una nuova cartella di lavoro e chiamala Guadagni freelance o qualunque cosa faccia galleggiare la tua barca. Assicurati solo che sia qualcosa che ricorderai quando avrai bisogno di cercarlo.

Aggiungi il tuo nome, il nome dell'azienda, il nome della cartella di lavoro e l'anno a cui si riferisce. (Guarda la foto).

Nella mia cartella di lavoro sui guadagni freelance, ho aggiunto fogli di lavoro che riguardano la mia attività. Sono i seguenti:

1. Guadagni 2015
2. Spese 2015
3. Chilometraggio 2015
4. Spese generali 2015

Nota: ho chiuso la mia attività di freelance nel 2015, ma le informazioni che fornisco in questo articolo sono sempreverdi.

Nella scheda Guadagni, ho chiamato le colonne in questo modo:

• Colonna A: nome del progetto
• Colonna B: data fatturata
• Colonna C: numero della fattura
• Colonne da D a M: ciascuna è assegnata a una fonte di reddito (cliente)
• Colonna N: totale parziale (il totale di tutti i numeri nella riga)
• Colonna O: totale (in realtà è ridondante)
• Colonna P: data di pagamento
• Colonna Q: commissioni inferiori (a volte PayPal valuta le commissioni per i pagatori non verificati)
• Colonna R: importo pagato (l'importo netto pagato a me)
• Colonna S: Saldo (saldo non pagato)
• Colonna T: totale mensile (richiede una formula separata che varia a seconda del numero di righe di voci che ho in un mese)

Nella parte inferiore del foglio di calcolo ho formule per ogni colonna. Questo mi consente di sapere a colpo d'occhio quanto ho guadagnato da ogni cliente. Questo è utile quando stai rivalutando la tua base di clienti. È anche utile a fine anno; sai da quali clienti aspettarti un 1099 (qualsiasi cosa oltre $ 600).

Poi c'è una formula che attraversa per darmi un totale generale. Dovrebbe concordare con i totali nelle colonne Q, R, S e T. Questa è chiamata "prova". Se i totali non effettuano un controllo incrociato, si è verificato un errore da qualche parte.

A questo punto vorrei intervenire. Se qualcuno dei miei lettori si sente sopraffatto dalla creazione di fogli di calcolo, sarò più che felice di farlo per te. Quindi tutto ciò che dovrai fare è inserire le informazioni man mano che si verificano. Mandami un'e-mail tramite la pagina del profilo di Bravewarrior (guarda sotto "fan mail").

Tieni traccia delle tue spese aziendali

Foto di Shauna L Bowling

Spese

Successivamente, passeremo al foglio di lavoro Spese. Qui è dove tieni traccia di tutte le spese relative alla tua attività. Ho impostato questo in modo leggermente diverso. Le prime tre colonne sono rispettivamente Data, Beneficiario e Totale. La quarta colonna viene lasciata vuota per vedere il totale senza dover passare all'ultima colonna. Vedrai perché l'ho impostato in questo modo quando vedrai le colonne che ho nominato. Ricordarsi di includere tutte le spese operative deducibili dalle tasse, altrimenti note come costo dell'attività commerciale (al di fuori delle spese generali, ne parleremo più avanti).

Ecco cosa dovresti includere nel tuo foglio di calcolo

• Forniture per ufficio: carta, inchiostro, toner, penne, matite, ecc.
• Software
• Hardware: CRT, monitor, laptop, altoparlanti, stampanti, ecc.
• Formazione: qualsiasi seminario a cui partecipi o formazione online per cui paghi una quota
• Apparecchiature di riparazione e manutenzione (R & M): riparazioni di computer, ecc.
• Pubblicità / marketing: non include il chilometraggio ma i costi effettivi per far conoscere il tuo nome. Potrebbero essere adesivi per il tuo veicolo, biglietti da visita, costi di stampa, ecc.
• Licenze / Tasse: la licenza professionale e le tariffe per la registrazione della ragione sociale sono qualificate qui. In questa colonna elenco anche il mio nome di dominio annuale e le tariffe del sito web.
• Assicurazione: se hai un'assicurazione separata solo per la tua attività, come la responsabilità professionale
• Commissioni del concorso
• Commissioni (altro): si tratta di spese bancarie, addebiti PayPal e qualsiasi altra commissione assorbita per essere pagata.
• Affrancatura
• Intrattenimento: se porti un cliente a pranzo oa cena, assicurati di scrivere il nome del cliente e ciò che è stato discusso sulla ricevuta, altrimenti non puoi cancellarlo.
• Viaggio: di nuovo, questo non include il chilometraggio; questo è un calcolo separato. Ciò includerebbe biglietto aereo, soggiorni in hotel, noleggio auto, ecc., A condizione che siano legati al lavoro.

Ti consigliamo di avere il totale che scende in ogni colonna (verticale) che "confermerà" i totali della riga (orizzontale).

La scheda Chilometraggio è piuttosto semplice. Fondamentalmente, assomiglia a questo:

Registra il tuo chilometraggio

Foto di Shauna L Bowling

Quando vai a un evento di networking, all'ufficio postale, al negozio di forniture per ufficio, per incontrare un cliente o intrattenerlo a livello locale, il tuo chilometraggio è deducibile. L'IRS pubblica un tasso diverso ogni anno. Il tuo software fiscale o contabile effettuerà il calcolo corretto una volta fornito il chilometraggio totale. Anche le tariffe di parcheggio e i pedaggi sono deducibili, quindi assicurati di conservare le ricevute e di registrarle. Di solito tengo una colonna separata nel foglio di calcolo del chilometraggio per tenere traccia dei parcheggi e dei pedaggi (vedi il foglio delle spese mediche più avanti in questo post per un esempio).

Nota: se utilizzi un veicolo solo per motivi di lavoro, puoi scegliere di includere gas e petrolio, riparazioni e manutenzione del veicolo nell'area delle spese di esercizio. Tuttavia, non puoi cancellare il chilometraggio se questo è il modo in cui vai. Inoltre, dovresti ammortizzare il veicolo (a seconda della sua età) se si tratta effettivamente di un veicolo aziendale.

Spese generali

Passando alle spese generali:

Se lavori da casa e hai un ufficio dedicato (ho convertito la mia terza camera da letto in un ufficio), puoi detrarre una parte delle tue spese generali. I calcoli si basano sulla metratura del tuo ufficio divisa per la metratura totale della tua casa. Il tuo software fiscale farà i calcoli in base alla metratura che fornisci.

Questi sono gli elementi che dovresti registrare su base mensile

• Pagamento del mutuo: se le tasse e l'assicurazione sono incluse nel pagamento, dovrai infrangere il principio quando dichiari le tasse. Basta detrarre i numeri di assicurazione e di imposta sulla proprietà dal pagamento totale per l'anno per ottenere la ripartizione corretta.
• Elettrico
• Gas: per raffreddare e riscaldare la casa / l'acqua
• acqua
• Riparazioni domestiche: si applica solo alle riparazioni che interessano l'intera casa, come il ripristino dell'impianto idraulico, il ricablaggio, ecc.
• Telefono cellulare, se lo usi per affari.
• Telefono: se disponi di una linea telefonica dedicata, includila nel foglio di lavoro delle spese, invece che qui.
• Internet: questo vale soprattutto per gli scrittori. Qualsiasi lavoratore autonomo che si affida a Internet per condurre affari dovrebbe includere questo costo.

Tieni traccia delle tue spese generali

Foto di Shauna L Bowling

Fogli di calcolo semplici per tutti i contribuenti

Per tutti i contribuenti che specificano le detrazioni, è una buona idea mantenere i fogli di calcolo per le spese mediche / dentistiche e i contributi di beneficenza. Tieni traccia del tuo chilometraggio anche per entrambe le categorie, poiché conta per le tue spese vive ed è deducibile.

Il tuo foglio di calcolo medico / dentistico è un layout molto semplice, come vedrai di seguito:

Tieni traccia delle tue spese mediche, incluso il chilometraggio

Foto di Shauna L Bowling

I tuoi premi sono deducibili, così come le prescrizioni, le visite mediche, le degenze ospedaliere, i lavori di laboratorio, i trattamenti ambulatoriali, ecc. bene. Notare che la parola chiave qui è prescritta. Il tuo medico che ti dice che dovresti perdere peso non ti qualifica per prendere questa detrazione.

Per