Nvq livello 3: utilizzo di sistemi di diario (scopo, tipi e altro)

Rivedere l'uso dei sistemi di agenda nell'amministrazione aziendale, inclusi i tipi di diari disponibili, le informazioni che dovrebbero essere incluse e come archiviare in modo sicuro le voci.

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Introduzione a questa unità

Questa è un'unità opzionale del Gruppo B al Livello 2 con un totale di 3 crediti. Al termine di questa unità il candidato avrà una buona conoscenza dello scopo dei sistemi di diario, come usarli e perché usarli. Sapranno quali informazioni sono necessarie per mantenere un diario e perché, e sapranno come inserire in modo chiaro e accurato le voci del diario e perché.

I candidati conosceranno lo scopo dei cambiamenti e come stabilire le priorità e comunicarli, oltre a comprendere la necessità di comunicarli. I candidati sapranno anche come segnalare e risolvere eventuali problemi nelle voci del diario e come conservarli in modo sicuro, poiché possono contenere informazioni sensibili e riservate. Vengono trattati anche i diari di condivisione, compresi i livelli di condivisione, i diritti che ogni persona ha per il diario e come tenere appuntamenti riservati e privati ​​lontani da tutti gli utenti.

Ho incluso anche una dichiarazione personale.

1.1 Qual è lo scopo dell'utilizzo di un sistema di diario?

Il tempo è molto importante e può essere utilizzato in modo molto efficiente mantenendo un sistema di diario. La pianificazione e l'organizzazione efficiente del proprio tempo e di quello degli altri è, quindi, una delle attività più importanti in cui si può essere coinvolti.

L'agenda è una delle principali risorse all'interno dell'ufficio, senza la quale nessuno di noi saprebbe dove dovremmo essere o cosa dovremmo fare in un dato momento.

Il diario può essere mantenuto manualmente o elettronicamente.

1.2 Descrivere i diversi tipi di sistemi di diario.

I sistemi di diario possono essere sostanzialmente divisi in due tipi:

Sistemi manuali

Il tipo più comune di sistema di diario manuale in uso negli uffici

è il libro rilegato in cui vengono registrati gli appuntamenti.

Questi possono essere:

• Un giorno per pagina
• Due giorni per pagina
• Una settimana per visualizzare
• Due settimane per visualizzare

Quando si seleziona il tipo di diario manuale più appropriato da utilizzare, è necessario considerare quante voci è probabile che si inseriscano in un giorno.

Un'alternativa a un libro rilegato è un sistema a fogli mobili, spesso noto come gestore del tempo. Questo ha il vantaggio che la sezione del diario è continua. Nuove pagine vengono semplicemente aggiunte con il passare degli anni, quindi non è necessario ottenere un nuovo diario verso la fine di ogni anno.

Un altro sistema manuale completamente diverso è il wall planner. Si tratta di solito di carte laminate che hanno uno spazio al giorno che copre l'intero anno.

Sistemi elettronici

I diari elettronici possono essere conservati su un personal computer, un laptop, un palmare o un organizer elettronico. Hanno una serie di vantaggi rispetto ai sistemi manuali:

• Evidenziando potenziali conflitti tra gli appuntamenti
• Ingresso di eventi regolari una sola volta
• Viene utilizzata meno carta.
• Protezione della password.
• È disponibile l'accesso multiplo.
• Promemoria sullo schermo degli appuntamenti.
• Compatibilità del database.
• Contatto elettronico.

È importante controllare gli effetti delle modifiche apportate alle voci.

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1.3 Perché dovresti ottenere informazioni rilevanti sulle voci e sui cambiamenti del diario richiesti?

Le richieste di modifiche possono sembrare relativamente minori, ma possono avere un effetto a catena che potrebbe avere importanti implicazioni. Ritardare un appuntamento potrebbe far sì che la persona che partecipa alla riunione sia in ritardo o addirittura impossibilitata a partecipare ad altre riunioni programmate per più tardi nella giornata. È importante, quindi, verificare gli effetti che una modifica richiesta avrà prima di accettarla.

Tutte le informazioni pertinenti devono essere ottenute perché devi assicurarti che tutti i partecipanti alla riunione oa qualsiasi appuntamento abbiano la comodità e siano forniti tutti i dettagli, in modo che non ci siano errori in qualsiasi momento.

2.1 Quali informazioni sono necessarie per inserire annotazioni nel diario?

Informazioni come l'ora, la durata, la data, il luogo, i partecipanti, il presidente, i visitatori sono tenuti a inserire le voci del diario.

2.2 / 3 Perché dovresti dare la priorità alle richieste e come farlo?

È essenziale che tu dia la priorità alle azioni che devi intraprendere in caso di ricezione di più richieste o modifiche alle disposizioni allo stesso tempo. Ovviamente i cambiamenti sono probabilmente meglio affrontati in ordine cronologico. Inoltre, tutte le persone coinvolte nell'incontro devono essere contattate e assicurarsi che sia conveniente per tutti prima che le richieste o le modifiche siano confermate. Le modifiche che influiscono sugli appuntamenti il ​​giorno in cui si ricevono le modifiche dovranno essere trattate prima di modificare gli appuntamenti o le riunioni in futuro.

Un esempio di software di diario.

2.4 Perché dovresti cercare di bilanciare le esigenze di tutte le persone coinvolte?

Ogni persona coinvolta nell'appuntamento o nell'incontro deve avere tempo sufficiente per pianificare, viaggiare e per altre esigenze in modo che l'incontro vada bene senza problemi per nessuno. Affinché una riunione abbia successo, tutte le persone coinvolte devono essere presenti e disporre di tempo sufficiente per la preparazione.

2.5 Perché dovresti comunicare le modifiche alle persone interessate?

Le modifiche devono essere comunicate in tempo e se sei responsabile dei diari di altre persone è fondamentale che comunichi loro eventuali modifiche in tempo utile per consentire loro di prepararsi per eventuali incontri o viaggi coinvolti. È anche importante lasciare tempo sufficiente durante la giornata per occuparsi di questioni di routine e tempo sufficiente per viaggiare tra gli appuntamenti, se necessario.

Altri che sono interessati dai cambiamenti avranno anche altri appuntamenti nei loro diari. È importante non dare loro l'impressione che i cambiamenti vengano apportati alla leggera o, al contrario, perché è emerso qualcosa di più importante.

I sistemi di diario elettronico possono comunicare automaticamente le modifiche alle persone coinvolte i cui sistemi sono collegati in rete con il tuo, ma dovrai metterti in contatto con chiunque altro interessato. A seconda dei tempi previsti, ciò può essere fatto per telefono, e-mail, fax, lettera o verbalmente.

Un esempio di un diario manuale.

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2.6 Perché dovresti tenere aggiornato un sistema di diario?

Mantenere il diario aggiornato quando sono state concordate le modifiche è estremamente importante. Devi assicurarti di aver cancellato gli appuntamenti cancellati. È sia fastidioso che imbarazzante arrivare per un appuntamento solo per sentirsi dire che è stato cancellato, oltre ad essere una perdita di tempo.

Un diario che non viene tenuto completamente aggiornato creerà ogni sorta di confusione. Farà perdere la fiducia alle persone e farà perdere tempo.

Potrebbero sorgere problemi di sicurezza e riservatezza durante la comunicazione di modifiche alle disposizioni. Potrebbero essere in corso trattative che potrebbero avere un impatto sul futuro dell'organizzazione. Se ne sei a conoscenza a seguito dell'organizzazione di riunioni, è importante non rendere disponibili queste informazioni.

Si può dire che l'efficienza dell'intera organizzazione dipenda dalla corretta manutenzione dei sistemi di agenda in uso. Sebbene possa sembrare, in apparenza, un ruolo molto minore, sarebbe molto difficile se ogni membro del personale dovesse ricordare quali appuntamenti aveva e dove doveva essere in un dato momento.

2.7 Descrivere i diversi tipi di problemi che possono verificarsi quando vengono effettuate nuove richieste e le soluzioni a questi problemi.

Nuove richieste su un sistema di agenda possono essere effettuate per una riunione o un appuntamento o per una prenotazione di una camera o per una modifica a una prenotazione esistente. Le richieste dipendono dai ruoli all'interno dei quali è coinvolto il titolare dell'agenda. Quando vengono effettuate le richieste, il richiedente può o meno aver cercato nel sistema dell'agenda gli slot disponibili o i tempi liberi, e ciò potrebbe essere dovuto al fatto che non ha accesso alle informazioni necessarie. Quando viene effettuata una nuova richiesta, possono verificarsi i seguenti problemi

• Implicazioni per le richieste esistenti: queste possono essere basate sui seguenti fattori come la sovrapposizione e la duplicazione
• Sovrapposizione di più richieste: è necessario prestare attenzione affinché le richieste non si sovrappongano poiché possono creare caos e impedire alle persone di partecipare a riunioni o appuntamenti.
• Prenotazioni duplicate o doppie: un errore comune che si verifica quando l'agenda viene gestita da più persone e la comunicazione è scarsa
• Mancata comunicazione delle richieste o modifica delle richieste: una cattiva comunicazione interrompe l'intero sistema
• Richieste non confermate: le richieste devono essere confermate, altrimenti non si sarà sicuri se la richiesta andrà avanti. A volte questo fa sì che gli slot rimangano liberi, mettendo in attesa le persone bisognose
• Nessuna registrazione delle richieste: verrà visualizzato come vacante quando è effettivamente presente una richiesta
• Assegnazione di priorità alle richieste: richiesta di riprogrammazione delle richieste quando arrivano alcune richieste di alta priorità / emergenza / urgenza
• Aggiornamento delle richieste - per evitare errori di comunicazione e disinformazione
• Protezione dati
• Sicurezza

Soluzioni

Le soluzioni a questi problemi sono:

• Avere una conoscenza approfondita dei sistemi di diario, come usarli, come pianificare e coordinare le richieste evitando duplicazioni e sovrapposizioni
• Conoscenza su come ottenere informazioni rilevanti su una richiesta e sui tipi di informazioni richieste
• Dare priorità alle richieste in base alle esigenze e all'urgenza e registrarle nel formato corretto e dare accesso anche al personale richiesto
• La comunicazione è un altro aspetto importante, che se non utilizzato fallirà il funzionamento dell'organizzazione
• L'aggiornamento evita delusioni ed errori in molti modi
• Seguire le politiche e le procedure delle organizzazioni relative alla protezione e alla sicurezza dei dati.
• Utilizzo del file system registrato, in modo che nessuno possa accedere ai file senza che sia stato registrato nel sistema

Condivisione del calendario

2.8 Spiegare lo scopo di seguire le procedure di sicurezza e riservatezza quando si utilizza un sistema di diario.

Un diario può essere utilizzato per vari scopi. Uno prenota appuntamenti personali o riservati, appuntamenti per riunioni, discussioni e altre informazioni nel proprio diario. Possono anche essere presenti voci relative a informazioni riservate di altre persone che sono sensibili e personali. Quindi ogni voce del diario deve avere impostazioni come "privato" per le informazioni private e assicurarsi che solo le persone appropriate vedano le voci fatte, altrimenti ci sarà una violazione della riservatezza. Non vogliamo che qualcuno veda le nostre informazioni riservate o di qualcun altro. Esempi sono un appuntamento per la salute sul lavoro, una revisione formale, una riunione disciplinare, una riunione di riabilitazione o salvaguardia, ecc… Quindi l'accesso alle informazioni da parte delle persone deve essere mantenuto e monitorato.

Quando si tratta di problemi di sicurezza, se il calendario o il diario non erano protetti, chiunque avrà accesso alle informazioni nel diario e potrà anche modificare o eliminare informazioni importanti. Quando le persone hanno accesso ai calendari, ricevono determinati livelli di autorizzazione quando si considerano i diritti di accesso e i diritti di modifica. Anche il diario dovrebbe essere aperto solo a persone che richiedono quella particolare informazione e chiuso da tutti gli altri.

Pertanto, affinché l'organizzazione o il dipartimento funzioni e operi correttamente, è necessario seguire procedure di riservatezza e procedure di sicurezza.

Buona fortuna con i tuoi studi

Spero che questo ti sia stato utile. Non esitate a lasciare i vostri commenti o feedback. Se hai domande o hai bisogno di aiuto e consigli, non esitare a contattarmi. Grazie.