Nvq: gestisce e distribuisce posta e pacchetti nel mondo degli affari e dell'amministrazione

In ogni ufficio, un grande volume di comunicazioni come lettere, circolari e telegrammi viene inviato a estranei o ricevuto da loro. All'interno dell'organizzazione, i materiali scritti vengono scambiati tra i diversi dipartimenti. Una gestione pianificata ed efficiente della posta è essenziale per il successo di qualsiasi organizzazione aziendale. È descritto come la spina dorsale e parte integrante di un ufficio.

Una gestione efficiente della posta richiede l'istituzione di procedure definite che comportino una gestione graduale della posta. La posta in arrivo deve essere ricevuta e distribuita con rapidità e precisione. Il metodo esatto di gestione della posta in entrata varia da ufficio a ufficio.

Abbiamo due diversi sistemi di posta nella nostra organizzazione, posta interna e posta esterna.

• I servizi di posta interna disponibili sono per la distribuzione della posta all'interno degli uffici e dei dipartimenti di ____________ (rimossi per motivi di riservatezza) . Vengono raccolti e consegnati quotidianamente.
• Le mail esterne vengono inviate tramite ______________ (rimosso per motivi di riservatezza) . I servizi di posta esterni vengono utilizzati quando la posta non può o non copre i criteri dei servizi di posta interni. Ad esempio, quando la posta deve essere consegnata a clienti, o altre società, o ____________ (rimossa per motivi di riservatezza) . Inoltre vengono consegnati e ritirati su base giornaliera.

Le mail sono costituite da tre tipi principali: interna, esterna e interdipartimentale. Il servizio di posta aiuta l'azienda a stabilire e contattare i clienti e il pubblico in generale. Viene costituito un ufficio postale indipendente per gestire tutti i tipi di posta in ufficio. I vantaggi dei servizi postali centralizzati sono la specializzazione, una migliore supervisione, economia, migliori prestazioni, uso ottimale delle attrezzature della sala posta e personale qualificato.

La routine della posta in entrata include passaggi come la ricezione della posta, lo smistamento della posta, l'apertura della posta, il contrassegno della posta, la registrazione della posta (registro interno) e la distribuzione della posta.

La routine della posta in uscita prevede anche vari passaggi come la raccolta della posta in uscita, l'inserimento della posta in uscita (registro di spedizione, libro di corriere), piegatura delle lettere, preparazione delle buste, smistamento, pesatura e affrancatura e infine spedizione.

Ritiro la posta tutti i giorni mattina e pomeriggio, sia interna che esterna. Distribuisco posta indirizzata a una persona specifica a quella persona in particolare e qualsiasi altra posta generale per il dipartimento viene aperta da me. Li esamino per vedere cosa riguardano e li distribuisco di conseguenza. Quando il responsabile della mia località è assente per ferie annuali o assenze per malattia, tengo d'occhio anche la sua posta e mi occupo di quelle urgenti contattando il responsabile dei servizi. Mi assicuro inoltre di distribuirli in tempo, in modo che l'attività specificata nella posta venga completata entro i tempi indicati e la scadenza sia rispettata.

Usiamo servizi di posta esterni dove la consegna è fuori dalla contea e dove è per altre società o clienti. Saranno aree che non rientrano nelle aree ufficio ______________ ( rimosse per motivi di riservatezza ). Utilizziamo posta interna in cui è necessario effettuare consegne a uffici o reparti che rientrano nel ___________________ ( rimosso per motivi di riservatezza ). La posta interna fa risparmiare tempo e denaro. Quindi tutte le e-mail che possono essere inviate tramite posta interna vengono inviate tramite questo mezzo e solo il resto viene inviato tramite un sistema di posta esterno.

Nel pomeriggio porto i post in uscita alla reception. Ordino i post in base alle dimensioni. Lascio le mail interne in uscita nelle apposite caselle che sono ordinate per area. Inoltre ordino la posta interna in uscita in base all'urgenza e all'importanza come prima classe o seconda classe. Anche eventuali post all'estero devono essere risolti.

Prima di spedire la posta, vengono calcolate le spese di affrancatura adeguate, a seconda che i messaggi siano di prima classe, di seconda classe o di consegne registrate. Per evitare ritardi, mando la posta al momento giusto con l'affrancatura corretta. I pacchi o la posta sospetti vengono trattati con la massima cura e, se trovati sospetti, verranno segnalati al responsabile dell'ufficio e registrati nel registro degli incidenti alla reception.

Quando gestisco la posta, devo rispettare e seguire determinate procedure.

1. Per prima cosa guardo la posta per ogni dipartimento, li ordino per dimensione e classe, quindi trovo il metodo migliore per inviarli - normale o registrato.
2. Poi guardo i pesi e le dimensioni e cerco i costi. Il peso può essere verificato sulla macchina utilizzata per pesare i pali.
3. Se per qualsiasi motivo sono necessarie consegne speciali tramite corrieri, parlerò con il mio responsabile per l'autorizzazione e poi con il responsabile dell'ufficio, dopodiché provvederemo affinché il denaro esca dal nostro codice di costo. In caso contrario, i servizi utilizzati nella nostra azienda sono ___________ (rimossi per motivi di riservatezza) .
4. Dove vedo articoli che dicono di prima classe registrati, registro tutti i dettagli del messaggio compreso l'indirizzo del mittente e del destinatario ed eseguo l'etichettatura necessaria per le consegne urgenti e registrate.
5. Per eventuali pacchi postali più pesanti del peso normale e più grandi delle dimensioni normali, utilizzo la macchina utilizzata per pesare pali e pacchi e calcolo le corrette affrancature. Per il resto della posta, abbiamo una tabella che ha i costi in base alle dimensioni sia per la prima che per la seconda classe.
6. I messaggi vengono affrancati di conseguenza per ogni dipartimento. Quindi i costi per ogni reparto vanno sui rispettivi centri di costo. Per altre consegne registrate, i costi vengono registrati in un libro alla reception.
7. Tutti i messaggi vengono timbrati e ordinati e tenuti pronti per la spedizione entro le 15:45 tutti i giorni. Abbiamo un membro dell'equipaggio ________ (rimosso per motivi di riservatezza) , che entra tutti i giorni per ritirare la posta dall'edificio alla reception.

Possono verificarsi molti problemi durante la gestione della posta e dei pacchi.

1. Tutti i messaggi e i pacchi in arrivo sono timbrati da timbri aziendali alla reception. Eventuali messaggi di posta provenienti da indirizzi o persone sospette o pacchetti che non sembrano normali o sembrano sospetti vengono lasciati da parte, senza essere trattati.
2. I messaggi e i pacchetti sospetti vengono segnalati al responsabile dell'ufficio. Il responsabile dell'ufficio e gli amministratori alla reception registrano gli incidenti sul registro degli incidenti e intraprendono le azioni necessarie. Si assicureranno inoltre che ____________ (rimosso per motivi di riservatezza) sia informato dei problemi.

domande e risposte

Domanda: cos'è la posta indesiderata?

Risposta: La posta indesiderata è materiale pubblicitario o promozionale / pubblicitario indesiderato o non richiesto ricevuto tramite posta o e-mail. Questi vengono solitamente inviati dalle società di marketing per introdurre nuovi prodotti o per notificare opportunità di investimento, ecc. Quando vengono ricevuti non richiesti tramite e-mail, vengono anche chiamati spam.