Come scrivere un piano di comunicazione

Collage di parole di comunicazione

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Se hai mai incontrato resistenze di fronte al cambiamento sul lavoro, un buon piano di comunicazione può aiutarti a supportare la tua iniziativa di gestione del cambiamento. Non solo un buon piano di comunicazione può aiutarti a mantenere tutti i tuoi stakeholder al corrente, ma può anche aiutare la tua organizzazione a raccogliere supporto per un progetto o un cambiamento organizzativo.

Cos'è un piano di comunicazione?

Un piano di comunicazione ti aiuterà a organizzare ciò che è importante da dire a tutti i tuoi stakeholder, qual è il messaggio che vuoi comunicare, come dirlo e quando dirlo. Un piano di comunicazione dovrebbe coprire le 5 grandi domande: chi? Che cosa? Perché? Come? Quando?

Inizia creando una semplice matrice, come quella di seguito, per aiutarti a mantenere il tuo piano organizzato e che puoi compilare mentre esegui ciascuno dei passaggi seguenti.

Pubblico	Messaggio (cosa)	Scopo (perché)	Metodo (come)	Target (quando)
Stakeholder interni
Stakeholder esterni

Dai un'occhiata a questi semplici passaggi di seguito per iniziare a creare un piano di comunicazione di successo per la tua azienda.

Passaggio 1. Conosci il tuo pubblico

Il modo più semplice per iniziare a costruire il tuo piano di comunicazione è identificare il tuo pubblico. Se il tuo progetto richiede di mantenere le persone sia interne che esterne alla tua organizzazione informate e aggiornate, inizia facendo un elenco di stakeholder interni ed esterni.

Alcuni esempi di stakeholder interni vs esterni

Esempi di stakeholder interni:	Esempi di stakeholder esterni:
Leadership a livello esecutivo	Sponsor esecutivi del progetto
Responsabili di reparto	Proprietari
Dipendenti in prima linea	Clienti in prima linea

Una volta che hai un elenco di tutti i tuoi stakeholder interni ed esterni, può essere utile annotare sotto ciascuno di essi che risponda alle seguenti domande:

• Cosa ne sanno?
• Cosa hanno bisogno di sapere?
• Quali gruppi hanno una priorità maggiore rispetto ad altri?
• Gruppi diversi richiedono messaggi diversi?

Dopo aver risposto alle domande di base su ciascun segmento di pubblico, è il momento di determinare cosa comunicare a ciascuno di essi.

La tua matrice di comunicazione dovrebbe ora avere la colonna del pubblico completata:

Pubblico	Messaggio (cosa)	Scopo (perché)	Metodo (come)	Target (quando)
Stakeholder interni
Leadership esecutiva
Manager
Dipendenti
Stakeholder esterni
Sponsor esecutivi
Proprietari
Clienti in prima linea

Passaggio 2. Qual è il tuo messaggio?

Nel pensare a quale messaggio devi comunicare al tuo pubblico, pensa semplicemente a rispondere alla domanda "cosa?" Lo scopo del messaggio e il modo in cui verrà consegnato arriverà in seguito.

Utilizza il seguente elenco di controllo per determinare cosa deve sapere il tuo pubblico:

• Cosa sa attualmente il tuo pubblico di destinazione? (identificalo per l'elenco di ogni segmento di pubblico che hai creato nel passaggio 1).
• Cosa hanno bisogno di sapere?
• Cosa non hanno bisogno di sapere?
• Che tono di voce dovrai assumere con ogni pubblico? (Puoi adottare un approccio professionale e diretto con le comunicazioni dirigenziali mentre le tue comunicazioni direttamente ai clienti potrebbero dover essere più energiche e tangibili)
• Quali sono le preoccupazioni del tuo pubblico? Assicurati che i tuoi messaggi per ciascun pubblico rispondano alle loro domande e preoccupazioni uniche e individuali. Ricorda, le domande di un dipendente interno su un progetto o un cambiamento possono essere completamente diverse da quelle di cui è preoccupato uno sponsor esecutivo.

Dopo aver risposto a queste domande, compila la ^seconda colonna della tua matrice:

Pubblico	Messaggio (cosa)	Scopo (perché)	Metodo (come)	Target (quando)
Stakeholder interni
Leadership esecutiva	Il valore aziendale del cambiamento.
Manager	Cosa deve sapere il tuo team sul cambiamento.
Dipendenti	Come il cambiamento influenzerà il tuo lavoro quotidiano.
Stakeholder esterni
Sponsor esecutivi	Vantaggi del cambiamento per l'organizzazione.
Proprietari	L'impatto del cambiamento sui tuoi profitti.
Clienti in prima linea	L'impatto del cambiamento sul tuo lavoro quotidiano.

Passaggio 3. Qual è lo scopo del tuo messaggio?

Durante questo passaggio, rispondi alla domanda "perché?" Perché è necessario comunicare ogni messaggio (cosa) a ciascuno dei tuoi pubblici? Rispondere a questa domanda ti aiuterà a capire perché è importante comunicare ogni singola informazione ai tuoi dipendenti e clienti e il valore che la comunicazione di tali informazioni apporterà alla tua attività e al valore del tuo cliente.

Alcuni motivi comuni per comunicare messaggi chiave alle parti interessate:

• Per aumentare la comprensione del cambiamento e del progetto
• Per evidenziare i vantaggi del progetto o del cambiamento
• Per evidenziare gli impatti positivi sui profitti dell'organizzazione
• Per far conoscere al pubblico qualsiasi abilità o informazione che dovrà apprendere in preparazione
• Per aiutare il tuo pubblico a capire come avrà un impatto su di loro

Ricorda, prova a rispondere "Cosa c'è dentro per me?" quando identifichi lo scopo di ogni comunicazione per assicurarti di avere tutto il tuo pubblico ben informato.

Una volta che sai "cosa c'è dentro" per ciascuno dei tuoi stakeholder, compila la ^terza colonna della tua matrice:

Pubblico	Messaggio (cosa)	Scopo (perché)	Metodo (come)	Target (quando)
Stakeholder interni
Leadership esecutiva	Il valore aziendale del cambiamento.	Per informare del valore finanziario e per il cliente.
Manager	Cosa deve sapere il tuo team sul cambiamento.	Per preparare le squadre al cambiamento prima che avvenga.
Dipendenti	Come il cambiamento influenzerà il tuo lavoro quotidiano.	Per consentire ai dipendenti di apprendere competenze e cambiamenti quotidiani prima che avvenga il cambiamento.
Stakeholder esterni
Sponsor esecutivi	Vantaggi del cambiamento per l'organizzazione.	Per informare sui risparmi sui costi e sui vantaggi.
Proprietari	L'impatto del cambiamento sui tuoi profitti.	Ottenere il sostegno per il cambiamento evidenziando l'impatto sui profitti.
Clienti in prima linea	L'impatto del cambiamento sul tuo lavoro quotidiano.	Preparare i clienti ai cambiamenti; evidenziare i vantaggi.

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Passaggio 4. Qual è il metodo di consegna?

Ora che sai con chi stai comunicando, cosa stai per dire e perché lo dirai, devi determinare il modo migliore per trasmettere il messaggio. A seconda della propria organizzazione, può essere utile tenere un "foglio illustrativo" di tutti i diversi canali di comunicazione disponibili.

Alcuni canali di comunicazione comuni possono includere:

• Comunicazioni tramite posta elettronica
• Comunicazioni scritte recapitate tramite posta
• Promemoria di messaggi di testo
• Messaggi sui social media
• Riunioni del municipio
• Tecnica mista
• comunicati stampa
• Volantini o poster

Mancia

Sebbene la comunicazione e-mail possa essere conveniente, non esitare a pubblicare lo stesso messaggio utilizzando più canali. Non c'è nulla di male nell'inviare un promemoria amichevole. Troppa comunicazione è meglio che non abbastanza.

Ora puoi riempire la ^quarta colonna della tua matrice:

Pubblico	Messaggio (cosa)	Scopo (perché)	Metodo (come)
Stakeholder interni
· Leadership esecutiva	Il valore aziendale del cambiamento.	Per informare del valore finanziario e per il cliente.	Comunicazione tramite posta elettronica
· Dirigenti	Cosa deve sapere il tuo team sul cambiamento.	Per preparare le squadre al cambiamento prima che avvenga.	Comunicazione tramite posta elettronica
Dipendenti	Come il cambiamento influenzerà il tuo lavoro quotidiano.	Per consentire ai dipendenti di apprendere competenze e cambiamenti quotidiani prima che avvenga il cambiamento.	Comunicazione e-mail, poster, volantini, municipi
Stakeholder esterni
· Sponsor esecutivi	Vantaggi del cambiamento per l'organizzazione.	Per informare sui risparmi sui costi e sui vantaggi.	Comunicazione tramite posta elettronica
· Proprietari	L'impatto del cambiamento sui tuoi profitti.	Ottenere il sostegno per il cambiamento evidenziando l'impatto sui profitti.	Lettera scritta e spedita
· Clienti in prima linea	L'impatto del cambiamento sul tuo lavoro quotidiano.	Preparare i clienti ai cambiamenti; evidenziare i vantaggi.	Lettera scritta e spedita, promemoria e-mail

Nota

Assegna sempre un "proprietario" dietro ogni elemento elencato nella colonna "metodo" ogni volta che è possibile per garantire la responsabilità che i messaggi vengano consegnati in tempo e con precisione.

Passaggio 5. Quando è il momento migliore per comunicare?

Il tuo piano di comunicazione è quasi completo! Hai identificato il tuo pubblico, il messaggio che vuoi comunicare, lo scopo dietro ogni messaggio e come lo consegnerai; ora devi capire il momento migliore per consegnare questi messaggi a ciascuno dei tuoi pubblici. Di seguito sono riportate alcune domande a cui potresti pensare per aiutarti a determinare il momento migliore per ciascun messaggio.

• Chi deve essere informato per primo?
• Quando avviene il cambiamento?
• Quanto tempo prima è necessario che tutti siano informati?
• Ci sono scadenze a cui devi prestare attenzione?
• Qualcuno degli stakeholder del tuo pubblico non sarà disponibile o hanno date su cui devi lavorare?
• Consegnate il vostro messaggio utilizzando più di un metodo per ogni pubblico? Quale deve accadere prima, seconda, terza, ecc.?

Con queste domande e risposte, dovresti essere in grado di completare facilmente l'ultima colonna della tua matrice con le date di inizio e fine per assicurarti di essere responsabile della tua sequenza temporale:

Pubblico	Messaggio (cosa)	Scopo (perché)	Metodo (come)	Target (quando)
Stakeholder interni
Leadership esecutiva	Il valore aziendale del cambiamento.	Per informare del valore finanziario e per il cliente.	Comunicazione tramite posta elettronica	Inizio: mmddyyyy Fine: mmddyyyy
Manager	Cosa deve sapere il tuo team sul cambiamento…	Per preparare le squadre al cambiamento prima che avvenga.	Comunicazione tramite posta elettronica	Inizio: mmddyyyy Fine: mmddyyyy
Dipendenti	Come il cambiamento influenzerà il tuo lavoro quotidiano	Per consentire ai dipendenti di apprendere competenze e cambiamenti quotidiani prima che avvenga il cambiamento.	Comunicazione e-mail, poster, volantini, riunioni del municipio	Inizio: mmddyyyy Fine: mmddyyyy
Stakeholder esterni
Sponsor esecutivi	Vantaggi del cambiamento per l'organizzazione.	Per informare sui risparmi sui costi e sui vantaggi.	Comunicazione tramite posta elettronica	Inizio: mmddyyyy Fine: mmddyyyy
Proprietari	L'impatto del cambiamento sui tuoi profitti.	Ottenere il sostegno per il cambiamento evidenziando l'impatto sui profitti.	Lettera scritta e spedita	Inizio: mmddyyyy Fine: mmddyyyy
Clienti in prima linea	L'impatto del cambiamento sul tuo lavoro quotidiano.	Preparare i clienti ai cambiamenti; evidenziare i vantaggi.	Lettera scritta e spedita; promemoria e-mail	Inizio: mmddyyyy Fine: mmddyyyy

Passaggio 6. Fornisci il tuo piano!

Congratulazioni! Hai completato con successo il tuo piano di comunicazione. Dopo aver condiviso il tuo piano con gli stakeholder del progetto, puoi ora metterti al lavoro creando i tuoi messaggi, finalizzando l'aspetto dei tuoi materiali e consegnando i tuoi messaggi ai tuoi stakeholder in base alla tua tempistica.

Con una pianificazione leggermente avanzata utilizzando un modello a matrice, la creazione di piani di comunicazione per i tuoi progetti ti consentirà di tenere informati tutti i tuoi stakeholder, evitare confusione, incomprensioni e raccogliere supporto per il tuo progetto. Il cambiamento può essere scomodo per molte persone sul posto di lavoro. Ritagliarsi del tempo per creare un buon piano di comunicazione può aiutare anche le persone più a disagio ad affrontare l'ignoto a testa alta con fiducia e comprensione.