Come scrivere un reclamo efficace a un'azienda: guida passo passo e lettere di esempio

Scrivere una lettera di reclamo

Siamo stati tutti lì quando un'azienda non ci lascia soddisfatti del loro prodotto. L'acquisto di un articolo difettoso, di scarsa qualità o semplicemente non superiore alle vostre aspettative dovrebbe essere sempre affrontato. A volte, un ristorante può servirti del cibo che non è quello che ti aspettavi (capelli nella carne, chiunque?).

Sebbene le persone siano generalmente soddisfatte di un prodotto o servizio, a volte l'azienda può fare un'eccezione o semplicemente lasciarti completamente deluso.

Ricevere un prodotto difettoso o essere trattati male da un cameriere non dovrebbero passare inosservati! Problemi come questi possono essere facilmente risolti, con una lettera o un'e-mail di reclamo.

Come scrivere una lettera di reclamo fortemente formulata: un riepilogo

Ciascuno di questi passaggi è descritto in dettaglio di seguito.

Passi	Quello che devi dire	Esempio: prodotto
Passaggio 1: assicurati di inviarlo nel posto giusto	Indirizzo del reparto e dell'azienda a sinistra. Saluti con Gentile Signore / a	Indirizzo, Gentile Signore / a o Gentile Sig. / Sig.ra Blakey
Passaggio 2: inizia la lettera con il tono giusto	Hai acquistato un prodotto in _store_ in data _date_. Fornire altre informazioni rilevanti come codici di riferimento, dettagli sulla garanzia, garanzie e date di scadenza per gli alimenti.	Recentemente ho acquistato le tende Pastel Lavender di dimensioni 1,5 mx 2 m in Super Stores, Bakers Lane, il 12 settembre 2020. Il codice di riferimento per le tende è 338J.
Passaggio 3: spiegare il problema in modo efficace	Cosa c'era di sbagliato nel prodotto o nel servizio? Sii breve, preciso e conciso. Indica esattamente ciò che non va nel prodotto.	Le tende avevano uno strappo sulla cucitura esterna che è molto evidente e non può essere fissata senza danneggiare il tessuto.
Passaggio 4: suggerire una soluzione	Indica come vorresti che fosse risolto il problema, cosa modificherà il problema? Potrebbe trattarsi di un rimborso / riparazione / sostituzione / modifica del servizio / coupon / prodotti gratuiti	Per modificare il problema, vorrei una sostituzione completamente pagata del tipo di tenda sopra menzionato.
Passaggio 5: allegare o allegare documenti pertinenti e necessari	Puoi anche menzionare che sono allegati documenti rilevanti, ad esempio: garanzie, ricevute	Si prega di trovare in allegato la ricevuta con i dettagli necessari e la garanzia di 1 anno.
Passaggio 6: impostare un limite di tempo	Dare un periodo di tempo adeguato per una risposta.	Sarei lieto se potessi inviare la sostituzione in qualsiasi momento dal 6 giugno al 15 giugno.
Passaggio 7: scrivi un finale forte	Concludere dicendo che speri che risolveranno il problema e firmare.	Ho la massima fiducia che invierai la sostituzione e correggerai il problema. Cordiali saluti….

Come scrivere una lettera di reclamo efficace

Passaggio 1: assicurati di inviarlo nel posto giusto

La prima cosa di cui hai bisogno è il file

indirizzo della sede della società nel tuo paese e
il dipartimento a cui lo invierai.

All'inizio potrebbe essere difficile trovare il posto a cui scrivere perché le aziende potrebbero non mostrare dove si trova la loro base in modo molto efficace. Molto probabilmente potrai trovare le loro informazioni di contatto su:

una pagina di garanzia o garanzia fornita con il prodotto
il loro sito web. Fare clic sui collegamenti "Contattaci" o "Chi siamo" che contengono le informazioni pertinenti
il prodotto stesso. Cibo e bevande di solito hanno informazioni di contatto sulla confezione, quindi assicurati di controllarle! Saresti sorpreso che le informazioni siano nei posti più facili.

Una volta ottenuto il loro indirizzo, assicurati di controllare l'ufficio competente a cui invierai la lettera. Per piccoli servizi come i ristoranti, non ce n'è bisogno ma per le aziende ad alto potere (Unilever o Pepsi, per esempio), sarà necessario un dipartimento. Sul loro sito web, l'azienda specificherà dove inviare la tua lettera se si tratta di tecnica, servizio clienti o altro.

Passaggio 2: inizia la lettera con il tono giusto

Una volta che hai scoperto quel fastidioso indirizzo e sei pronto per partire, puoi iniziare la lettera!

La prima cosa che devi fare è inserire l'indirizzo del mittente nell'angolo in alto a destra e il tuo indirizzo nell'angolo a sinistra. Questo è per motivi di formalità, che aggiunge sempre un bel tocco alla tua lettera.
Quindi, scrivi Gentile Signore / a se non sai chi è il rappresentante del servizio clienti. Se stai scrivendo a un manager o CEO, scrivi Dear Mr / Ms…..

Quindi, inizi il corpo della lettera che sarà al centro dell'attenzione per chiunque la leggerà!

Inizia dicendo che hai acquistato un articolo in qualsiasi negozio in qualsiasi data. Per il cibo, indicare la data di scadenza e il codice del negozio. Per qualsiasi altra cosa, questo è rilevante. es: Recentemente ho acquistato una bottiglia da 2L di Pepsi Max nei Super Stores il 19 novembre 2014. La data di scadenza della bottiglia era il 30 novembre 2014 e il codice sul collo di bottiglia diceva 113A.
Di 'che ti aspettavi sempre la massima qualità da quell'azienda e quel particolare giorno, le tue aspettative sono state smorzate, ad esempio: ho sempre apprezzato molto TechnoPC e mi sono fidato di ognuno dei tuoi laptop. Sono andato nei Super Stores per acquistare un laptop con le stesse aspettative, ma la mia esperienza con il laptop ritiene questa affermazione non vera.

Passaggio 3: spiegare il problema in modo efficace

La parte successiva è la più importante perché menziona esattamente cosa è successo quando hai utilizzato il prodotto o hai partecipato al servizio.

Indica in che stato si trovava il prodotto quando hai aperto la confezione e cosa c'è esattamente che non va. Se non riesci a identificare ciò che è sbagliato internamente, dì semplicemente che non funziona correttamente e l'azienda lo esaminerà, ad esempio: ho scoperto che la fotocamera non funzionava correttamente. Ogni volta che accendevo la fotocamera, entrava nella galleria fotografica. Questo non mi ha permesso di scattare una foto in quanto mi ha permesso solo di accedere alla galleria.
Se stai parlando di un servizio, indica cosa è successo durante la tua visita, ad esempio: Quando ho avuto un appuntamento con il parrucchiere di nome "Lizze", ha passato 30 minuti a parlare con i suoi amici e ho finito per aspettare un a lungo!

Suggerimenti per trasmettere il tono giusto:

Mantieni la calma in ogni momento. Non arrabbiarti, hai tutto il diritto di esserlo, ma immagina quanti reclami ha ricevuto quel giorno il team del servizio clienti. Il lettore potrebbe sentirsi frustrato, infastidito con te e buttarlo via ritenendolo falso o spam.
Rimani conciso, non imbrogliare la tua lettera con affermazioni irrilevanti come dire che spreco di denaro è stato, quanto hai sofferto o che cattivo prodotto è. Vogliono semplicemente sapere cosa c'è che non va e risolverlo, di solito non leggono nemmeno metà della lettera, solo le frasi chiave.
Sii il più preciso possibile quando dici cosa c'è di sbagliato nel prodotto o servizio. Ciò farà risparmiare molto tempo all'azienda.

Se hai un reclamo, non esitare! Ecco a cosa serve il servizio clienti. Fallo!

Passaggio 4: suggerire una soluzione

In questa sezione, dirai cosa vuoi fare per risolvere il problema. Hai una serie di opzioni che puoi richiedere all'azienda, tra cui:

Un rimborso per il prodotto
Un buono da utilizzare con qualsiasi della loro gamma
Il prodotto da riparare
Un cambiamento al loro servizio come servire cibo di alta qualità, aumentare l'igiene o cambiare l'atteggiamento del personale.
Buoni alimentari

Esempi: desidero un rimborso completo per la mia fotocamera poiché vorrei acquistare una fotocamera alternativa.

Dì come vorresti che fosse il prodotto in futuro se lo acquistassi di nuovo, ad esempio: spero che questo problema non si ripeta per altri clienti e che riceverò sempre la massima qualità dai tuoi prodotti.

Passaggio 5: allegare o allegare documenti pertinenti e necessari

Se si dispone di immagini che si desidera allegare (in particolare per le e-mail), pagine di riferimento come garanzie, pagine di garanzia o ricevute, sarà necessario menzionarlo nella lettera.

Supponiamo che sia inclusa una garanzia / garanzia / ricevuta.

Esempi: "Si prega di trovare allegata una copia della mia ricevuta originale, insieme alla pagina di garanzia della sveglia e alle informazioni relative al numero di serie."

Se hai un prodotto danneggiato che desideri riparare, assicurati di menzionarlo anche.

Esempio: in allegato trovi anche la fotocamera difettosa a cui ho fatto riferimento nella mia lettera.

Passaggio 6: impostare un limite di tempo

Perché impostare un limite di tempo? Ebbene, le aziende ricevono decine di lettere ogni giorno, se non centinaia. È probabile che siano necessarie da 6 settimane a 3 mesi per ottenere una risposta da un'azienda e se desideri una riparazione, ci vorrà ancora più tempo. Questa è un'attesa piuttosto lunga!

La maggior parte delle aziende esaminerà la tua lettera circa 2 settimane dopo averla inviata, a causa dell'arretrato. Per evitare che lo gettino nel dimenticatoio, puoi impostare un intervallo di tempo in cui desideri una risposta. Questo è carino.

Esempi: vorrei una risposta al più presto, in qualsiasi momento dal 16 agosto al 30 agosto. Sarebbe molto apprezzato.

Passaggio 7: scrivi un finale forte

Puoi terminare la tua lettera dicendo che speri che il problema venga risolto e firmare con Cordialmente - se non conosci il loro nome o Cordiali saluti - se conosci il loro nome.

Esempio: spero che questo problema venga risolto e ho la massima fiducia che modificherai il problema.

Invia la tua lettera e dovresti aspettarti una risposta entro il periodo di tempo che hai dichiarato.

Motivi per scrivere una lettera di reclamo

Molte persone ignorano un prodotto che li delude non facendo nulla. In qualità di consumatore, hai il diritto di ottenere il rimborso o la sostituzione del prodotto con un altro. Ecco alcuni motivi per cui scrivere una lettera di reclamo è efficace:

L'azienda verrà informata di eventuali prodotti difettosi nella loro linea che potrebbero causare maggiori rischi per gli altri. Contattandoli, possono capire perché era difettoso e impedire che si ripetesse.
Le aziende odiano vedere un cliente insoddisfatto, quindi hai buone possibilità di far sostituire o rimborsare il tuo prodotto.
Per bevande e prodotti alimentari, invece di un sostituto, puoi ricevere coupon gratuiti o addirittura prodotti in omaggio! Le aziende li inseriscono sempre per addolcirti.
Un ristorante o un'altra azienda che fornisce un servizio può essere portata all'attenzione di un membro del personale che potrebbe non svolgere correttamente il proprio lavoro.
Se qualcosa non va, risolvi! Hai pagato i tuoi soldi per quel prodotto o servizio, quindi dovresti avere un prodotto di alta qualità. Non stare mai tranquillo, perché risolverai il tuo problema abbastanza rapidamente!

La seguente lettera è un reclamo per uno smartphone difettoso.

William, dominio pubblico, tramite Pixabay

Lettera di esempio per uno smartphone difettoso

Caro Signore / Signora, Recentemente ho acquistato uno smartphone Samsung Galaxy S5 presso Super Stores, Baker Street, Londra il 17 luglio. La garanzia è valida per un anno e il numero di riferimento sulla scatola diceva SSF319.

Lo smartphone era difettoso e sono molto deluso dai tuoi prodotti. Lo smartphone continua a visualizzare la schermata del menu ma non mi consente di accedere alle applicazioni o di aprire una nuova finestra. Lo schermo rimane bloccato sulla schermata del menu.

Ti chiedo di riparare il telefono il prima possibile, preferibilmente entro il periodo di tempo indicato di seguito.

Trovi allegata la garanzia fornita con il telefono insieme alla ricevuta che il negozio mi ha fornito al momento dell'acquisto. Troverete tutti i codici di riferimento necessari su questi documenti.

Vorrei ricevere una risposta entro il periodo dal 27 luglio al 10 agosto e vorrei che il telefono fosse completamente riparato e funzionasse normalmente.

Spero che questo non accada di nuovo e ad altri clienti. Continuerò ad essere tuo cliente se il problema verrà modificato. Spero che il problema venga risolto e ho la massima fiducia che lo farà.

Cordiali saluti, Susan Wells

Lettera di esempio per servizio scadente al ristorante

Caro Signore / Signora, Ti scrivo per dettagliare la mia deludente esperienza al Taco Hut, mercoledì 26 luglio. Come tuo cliente abituale, sono molto dispiaciuto di dire che ho avuto un'esperienza orrenda al tuo ristorante.

Quando ho ordinato i miei tacos, il personale ha completamente ritardato il processo ignorando il mio ordine! Quando ho chiesto loro se potevo ordinare, l'hanno preso ma erano molto scattanti e scortesi. Un membro del personale di nome "Emma" ha servito l'ordine ma non era quello che ho ordinato in primo luogo. Lei non ha cambiato l'ordine e io sono stato lasciato a mangiare cibo che non avevo chiesto in primo luogo!

Penso che il personale abbia bisogno di un cambiamento di atteggiamento nei confronti dei propri clienti. Vorrei che facessero il loro lavoro correttamente e fossero amichevoli e disponibili. La loro vivacità e l'atteggiamento "ugh, un altro cliente" dovrebbero scomparire. e L'unico modo per un ristorante di successo è con un personale cordiale e disponibile ad aiutare.

Continuerò a essere tuo cliente una volta che la questione sarà stata modificata. Avvisami quando c'è stata una modifica.

Cordiali saluti, Susan Wells.

Qual è il modo migliore per lamentarsi: lettera o e-mail?

Può essere difficile decidere se scrivere un'e-mail o una lettera. Entrambi hanno i loro vantaggi e svantaggi, ma generalmente è preferibile che tu abbia scritto una lettera scritta a mano. Questo perché l'azienda ti prenderà più seriamente e potrà spedirti la riparazione / sostituzione molto più rapidamente.

Tuttavia, alcune aziende (come Apple) non hanno un indirizzo valido a cui puoi scrivere per una riparazione, quindi dovrai inviarle tramite e-mail al dipartimento competente.

Migliori suggerimenti

I seguenti suggerimenti principali ti aiuteranno nel tuo corso a risolvere il problema!

Sii conciso. Qualsiasi tipo di blaterare o farneticare sul problema provocherà solo confusione e frustrazione per il lettore e questa è l'ultima cosa che vuoi! Le aziende desiderano lettere concise e formali che possano essere facilmente scansionate e quindi utilizzate per recuperare informazioni vitali come ciò che è sbagliato, l'intervallo di tempo in cui si desidera una risposta e cosa risolverà il problema. Ciò renderà il processo semplice e veloce.
Non imprecare, diventare cattivo o mostrare un temperamento! È una sensazione molto negativa da trasmettere e non farà che peggiorare le cose!
Non minacciare l'azienda a meno che non si sia consultato un avvocato. Per piccoli problemi come prodotti difettosi, non è necessario presentare minacce legali.
Assicurati di dare loro l' impressione che continuerai a essere un loro cliente se risolveranno il problema. Se dici che non acquisterai mai più i loro prodotti, potrebbero ignorare la tua lettera e non risolvere mai il problema. Ma dicendo che se ti rimborsano / cambiano le cose, lo faranno per mantenerti come cliente.
Fornisci un intervallo di tempo in cui desideri una risposta o una risoluzione. Ciò mantiene le cose veloci e senza intoppi. Senza un lasso di tempo, l'azienda potrebbe non rispondere per settimane.

Tutti i commenti sono apprezzati! Hai mai sperimentato un prodotto o un servizio insoddisfacente? Condividi la tua esperienza qui sotto. Grazie per aver letto!