Come ottenere un giornale per scrivere un articolo sul tuo evento

Presentando a un editore un breve pacchetto di eventi, è più probabile che tu riceva copertura prima e dopo l'evento.

I giornali ricevono dozzine di e-mail al giorno da gruppi in cerca di copertura o che sperano che qualcuno scriva una storia per promuovere un evento imminente. Vuoi distinguere la tua proposta? Questi sono i modi.

Non sprecare il tempo del redattore

Niente è più fastidioso che ricevere un'e-mail che contiene più allegati e pochissime spiegazioni nel corpo del messaggio.

Supponiamo che tu stia organizzando una marcia di raccolta fondi per un'organizzazione. Va bene inviare un comunicato stampa per la passeggiata e forse un altro documento con informazioni di base sull'organizzazione e forse altre informazioni rilevanti, ma dovresti fornire le informazioni più importanti nel corpo dell'e-mail. Un saluto veloce, e poi qualcosa sulla falsariga di questo:

In questo modo, un editore conosce le informazioni pertinenti per la pianificazione, può inserirle e inoltrarle a un giornalista o fotografo, che può iniziare la ricerca e aprire gli allegati.

E se sta accadendo qualcosa di unico o eccitante, includi anche quello. Se qualcuno si destreggia con il fuoco a un evento dopo pranzo, ad esempio, includilo nell'e-mail.

Se non mantieni l'introduzione breve e semplice, rischi che un editore passi sopra una lunga e-mail che semplicemente non ha il tempo di leggere.

Includi una foto di qualcuno che fa qualcosa

Se speri che un giornale fornisca una copertura prima di un evento, è una buona idea includere una foto correlata nella tua email. Potrebbe essere qualcosa di semplice, come un volontario che vende i biglietti della lotteria o qualcuno che smista le scatole prima di un mercatino delle pulci, ma fornire una foto insieme a un comunicato stampa aumenta le possibilità che venga scritta una storia e che venga utilizzata una foto, se presente spazio per esso.

In un mondo ideale, un giornalista avrebbe il tempo di organizzare un'intervista e scattare una foto da solo, ma questo non è sempre possibile. Fornire opzioni è utile quando si richiede una promozione.

Per avere un'idea di ciò che vuole un editore, dai un'occhiata al giornale. Nella maggior parte delle foto sono presenti solo poche persone, non un gruppo numeroso, e di solito accade qualcosa (le persone stanno facendo qualcosa, non posano per la fotocamera). Assicurati di includere anche i nomi di tutti nella foto.

Allo stesso tempo, non arrabbiarti se la foto non viene utilizzata. Qualsiasi copertura è una buona copertura quando altre organizzazioni sono in competizione per lo spazio.

Le foto dei giornali di solito includono un piccolo gruppo di persone che fanno qualcosa relativo alla storia.

Fornire informazioni di contatto appropriate

Assicurati che gli organizzatori siano accessibili il giorno dell'evento. Ciò significa fornire numeri di cellulare e forse un contatto aggiuntivo nel caso in cui un giornalista avesse domande sull'evento o sulla sua posizione.

Se nel pacchetto multimediale mancano informazioni o un giornalista non riesce a trovare l'evento o l'ora non è corretta, dovrà contattare l'organizzatore per ulteriori informazioni. Se l'unico numero di telefono fornito è per l'ufficio dell'organizzatore, possono passare all'assegnazione successiva della giornata.

Fornire opzioni per una copertura ideale

Molte volte, un evento può svolgersi tutto il giorno, ma ci sono alcune fasce orarie che possono essere più interessanti di altre. Per gli eventi del fine settimana, fotografi e giornalisti cercano una buona opportunità per scattare foto e video colorati ed emozionanti da abbinare a una storia, quindi fornire un programma approssimativo (o dettagliato) rende più facile per un giornale pianificare altri incarichi.

Se il tuo evento ha una buona opportunità di copertura al mattino e / o al pomeriggio, assicurati di farlo sapere all'editore. Potrebbero dover scegliere tra diversi eventi che si svolgono nello stesso momento. Fornendo un programma più flessibile, possono trovare un modo per garantire che il tuo evento abbia successo.

Le foto di bambini, insieme a sfondi luminosi e interessanti, sono ottime opzioni per gli eventi della comunità.

Quindi il giornale non ha coperto l'evento: e adesso?

Se per qualche motivo, che si tratti di un conflitto di pianificazione o di informazioni mancanti, un rappresentante del giornale non ha coperto l'evento, puoi sempre inviare un'e-mail in seguito con i dettagli. Se possibile, dovresti provare a fornire quanto segue:

• Foto dell'evento: chiedi a un volontario designato di scattare foto dell'evento.
• Se l'evento è stato una raccolta fondi, fornire i dettagli dei fondi raccolti.
• Fornisci alcuni brevi paragrafi su ciò che è accaduto e su chi è intervenuto all'evento.
• Fornire una persona di contatto che possa fornire un colloquio, se necessario.

Inoltre, sii cortese. Ci sono diversi motivi per cui un giornale non può partecipare a tutti gli eventi. Il personale limitato nei fine settimana, insieme a programmi intensi o ultime notizie inaspettate, può rendere difficile fornire copertura a tutte le organizzazioni.