Come determinare quale mappa di processo è giusta per te

Informazioni sui tipi di mappe di processo e per cosa viene utilizzato ciascun tipo.

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Che cos'è la mappatura dei processi e come può aiutarti a prendere buone decisioni aziendali? Come fai a sapere da dove cominciare? Quali mappe sono adatte a te? La risposta breve è: dipende.

Cosa sono le mappe di processo?

Le mappe dei processi vengono utilizzate per documentare processi e procedure che definiscono il modo in cui il lavoro viene svolto all'interno di un'entità. La mappatura consente ai leader aziendali di dare un'occhiata a ciò che sta accadendo ora per determinare dove le modifiche possono prevenire la ridondanza, risparmiare denaro e migliorare il flusso di lavoro. Una mappa è fondamentalmente un'immagine di come accadono le cose. Sebbene la mappatura dei processi richieda tempo e impegno, la ricompensa nei miglioramenti della qualità porta quasi sempre a un ritorno sull'investimento (ROI) positivo.

Diversi tipi di mappe di processo

1. Semplice (livello basso)
2. Dall'alto al basso
3. Cross Functional (corsie di nuoto)
4. Dettagliato
5. Flusso di lavoro con immagini
6. Flussi di processo renderizzati
7. Livello di sistema

Una mappa semplice (di basso livello).

1. Semplice (livello basso)

La maggior parte dei processi aziendali di base può essere dimostrata con mappe molto semplici. Queste mappe vengono utilizzate per mostrare le procedure quotidiane che mantengono operativa un'azienda. Sono necessari pochissimi simboli in modo che chiunque possa farli.

• Le frecce tendono a fluire in una direzione.
• I processi sono indicati da un simbolo quadrato del flusso di processo.
• I punti di decisione sono chiaramente indicati da diamanti in questi flussi.

Le mappe possono essere collegate insieme ai connettori in modo che i lettori possano vedere come un insieme di processi fluisce in un altro. Quando un'azienda è ben documentata, ogni flusso di processo dovrebbe connettersi a uno o più flussi di processo perché nessuna azione aziendale dovrebbe essere isolata.

Una mappa top-down.

2. Dall'alto verso il basso

Le mappe dall'alto verso il basso utilizzano un solo simbolo per documentare un processo e i passaggi che lo supportano. I punti di decisione non sono inclusi. I processi meglio documentati con questo flusso sono molto semplici e si muovono solo in una direzione. Il potere di questi flussi è la capacità di collegare i passaggi corrispondenti a ciascun processo. I lettori possono utilizzare questi flussi per identificare modi per creare efficienze nei processi di lavoro standard rivedendo i passaggi per sforzi duplicati e passaggi non necessari.

Una mappa delle corsie di nuoto.

3. Cross Functional (corsie di nuoto)

Le mappe interfunzionali sono chiamate corsie di nuoto a causa delle linee orizzontali utilizzate per separare le aree funzionali che assomigliano alle corsie di nuoto in una piscina. Queste mappe vengono spesso utilizzate per mostrare processi che rappresentano lavoro, decisioni e dati mentre ogni processo passa da un'area funzionale all'altra. Queste mappe possono essere semplici o dettagliate.

I flussi del processo Swim Lane sono spesso usati per aiutare a scoprire colli di bottiglia e blocchi stradali. Utilizzando queste mappe, è più facile dimostrare i modi in cui un migliore flusso di informazioni e dati può aiutare un'azienda a operare in modo più efficiente ed efficace. Queste mappe sono molto popolari per la certificazione ISO.

Una mappa dettagliata.

4. Dettagliato

Come le mappe di processo semplici, la mappa di processo dettagliata utilizza simboli per dimostrare processi più complicati in maggiore dettaglio. Queste mappe utilizzano più simboli per separare visivamente processi, sottoprocessi, documentazione, dati e così via.

Ancora una volta, le mappe possono essere collegate insieme a connettori per mostrare come ogni processo scorre in un altro. Le leggende sono spesso utilizzate per aiutare il lettore a seguire meglio la mappa. Utilizzare questi flussi per documentare processi di produzione, distribuzione, ingegneria, tecnici e aziendali più complessi. Queste mappe sono eccellenti per le certificazioni ISO 9000.

Una mappa del flusso di lavoro con immagini.

5. Flusso di lavoro con immagini

I diagrammi del flusso di lavoro rinunciano ai simboli delle mappe standard per immagini più amichevoli. Sono spesso usati per dimostrare i processi per un pubblico che non ha familiarità con le tecniche del flusso di processo. I simboli devono essere utilizzati in modo coerente. Mantenere una leggenda aiuta. Queste mappe vengono spesso utilizzate nelle sessioni di formazione.

6. Flussi di processo renderizzati

Le mappe renderizzate fanno un passo avanti rispetto ai diagrammi del flusso di lavoro per rendere una mappa amichevole aggiungendo colori e separando le informazioni in aree delimitate. Più flussi di processo sono spesso documentati sulla stessa mappa.

Queste mappe possono essere piuttosto complicate. Ogni flusso è documentato in un colore diverso per aiutare il lettore a seguire più facilmente ogni flusso. Le leggende aiutano i lettori a determinare il significato dei simboli. Sono spesso utilizzati per mappare il flusso di dati poiché supporta i processi aziendali all'interno di un'organizzazione.

Una mappa a livello di sistema.

7. Livello di sistema

Le mappe a livello di sistema mostrano il livello più alto di processi aziendali in un'organizzazione. Queste mappe vengono utilizzate per dimostrare i cicli economici. Cicli come il flusso di cassa, dall'ordine all'evasione, alla produzione, allo sviluppo del sistema ecc. Possono essere visualizzati utilizzando questo tipo di mappa. Più simboli e frecce mostrano il flusso delle attività, l'ordine dei processi, la sequenza di alto livello e le interazioni tra le aree aziendali. Altre mappe di processo spesso si trasformano in mappe di alto livello.

I team di gestione utilizzano queste mappe per comprendere meglio l'organizzazione e l'interazione di una divisione o di un'intera azienda. Le mappe di sistema sono spesso necessarie anche per ottenere la certificazione ISO 9001.