Ha detto, lei ha detto: chi dice la verità in un'indagine sul posto di lavoro?

Indagini sulle risorse umane per scoprire chi sta mentendo

È un problema comune sul posto di lavoro: un dipendente presenta una denuncia contro un altro dipendente sostenendo una sorta di cattiva condotta, come molestie sessuali. Il datore di lavoro deve intraprendere azioni correttive tempestive per evitare responsabilità. Qualcuno del dipartimento delle risorse umane del datore di lavoro deve indagare per scoprire cosa è realmente accaduto e se ci sono motivi per la disciplina. La persona delle risorse umane intervista ciascuno dei dipendenti per ottenere entrambi i lati della storia. Non ci sono altri testimoni dell'incidente e l'impiegato accusato nega con veemenza che sia successo qualcosa. E ora?

Un professionista delle risorse umane può credere che si possa fare poco di più di fronte a uno scenario "ha detto, ha detto" come quello delineato sopra. Non è mai una buona idea intraprendere un'azione disciplinare contro un dipendente accusato senza prove sostanziali di colpevolezza. Ma se il dipendente ha fatto davvero qualcosa di sbagliato, chiudendo un'indagine come inconcludente e non intraprendendo ulteriori azioni, un datore di lavoro corre il rischio di responsabilità per un ambiente di lavoro ostile. Evita di farti prendere in questo dilemma imparando alcune tecniche di indagine di base. Un datore di lavoro che conduce un'indagine efficace sul posto di lavoro sarà in una posizione migliore per determinare chi sta dicendo la verità e chi sta mentendo.

Passaggio 1: raccolta di informazioni

L'obiettivo principale dell'indagine è determinare la validità del reclamo in modo che il datore di lavoro possa limitare la propria responsabilità bloccando comportamenti inappropriati sul posto di lavoro. L'investigatore dovrebbe iniziare creando un elenco delle questioni da esaminare, i documenti pertinenti e altre informazioni da esaminare e le persone da intervistare. Questo elenco può essere ampliato in seguito quando vengono scoperte nuove informazioni.

Quindi, raccogli i documenti e le registrazioni pertinenti. Considera quali informazioni potrebbero essere rilevanti per le accuse specifiche del reclamo. Se il denunciante sostiene che si è verificato qualcosa di inappropriato in un luogo e in un momento particolari, esistono documenti che collocano il dipendente accusato in quella località a quell'ora? Se vi è un accesso controllato a determinate aree del luogo di lavoro, potrebbero esserci registrazioni di sicurezza che mostrano quando le persone sono entrate ed uscite da quell'area. (Tali registrazioni possono anche essere utili per identificare la presenza di potenziali testimoni.)

Altri documenti aziendali rilevanti possono includere registri telefonici o informatici, schede attività, nastri di sicurezza e dichiarazioni di spesa. L'investigatore dovrebbe anche esaminare i fascicoli del personale sia del denunciante che dell'imputato, eventuali note conservate dai supervisori dei dipendenti, le politiche e le procedure aziendali pertinenti, i registri dei reclami precedenti e qualsiasi documentazione sul presunto incidente, come le dichiarazioni scritte dei testimoni, se disponibile.

Rivedi questi materiali prima di parlare con qualsiasi dipendente, poiché sapere in anticipo cosa dicono i documenti aiuta a individuare quando un testimone sta mentendo e usali per preparare le domande dell'intervista.

Attributi di un buon investigatore

Imparzialità sia nella realtà che nelle percezioni del dipendente reclamante, dell'imputato e di qualsiasi altro dipendente che possa essere coinvolto nelle indagini.
La capacità di essere obiettivi e di trattenere il giudizio fino a quando tutti i fatti non sono presenti.
Discrezione e capacità di mantenere la riservatezza per preservare l'integrità dell'indagine.
Conoscenza delle leggi applicabili e delle politiche aziendali.
Buone capacità di ascolto.
Capacità di valutare le prove.
Qualcuno che sarebbe un buon testimone se chiamato a testimoniare sulle indagini e sui risultati.

Passaggio 2: intervistare i testimoni

Ci sono due testimoni che devono essere sempre interrogati: il dipendente denunciante e l'imputato. Indipendentemente dal modo in cui il denunciante ha presentato la denuncia in precedenza, è importante che l'investigatore conduca un colloquio formale come parte dell'indagine. Chiedere al dipendente di descrivere cosa è successo, ma non suggerire fatti o conclusioni. L'investigatore dovrebbe anche proiettare imparzialità e comunicare che il datore di lavoro prende sul serio il reclamo.

È anche fondamentale ottenere la versione degli imputati degli eventi. Inizia con domande generali ("Hai visto al lavoro venerdì?" "Di cosa avete parlato voi due quel giorno?") E prosegui con domande più specifiche. Se il dipendente afferma che l'altro sta mentendo, esplorare i possibili motivi per una falsa affermazione. Poiché la verità sta sempre nel mezzo, esplora possibili interpretazioni errate.

Nella maggior parte dei casi non è sufficiente parlare solo con il denunciante e l'imputato, soprattutto se le loro storie sono ampiamente divergenti. Altri potenziali testimoni sono quelli identificati attraverso la revisione del documento, le persone identificate da una delle parti come conoscenti, i supervisori delle parti e i colleghi. Questo elenco può espandersi sulla base delle informazioni apprese durante le prime interviste.

Come intervistare i testimoni in un'indagine sul posto di lavoro:

Prendi nota.
Poni domande aperte, non quelle che richiedono una risposta sì o no.
Ricorda le cinque domande per arrivare ai fatti: chi, cosa, dove, quando, come.
Distinguere tra le osservazioni dirette dei testimoni e le dicerie.
Se il testimone sta ripetendo per sentito dire, scopri la fonte dell'informazione. Proviene dal denunciante, dall'imputato o da qualcun altro o si basa solo su voci e insinuazioni?
Non accettare affermazioni conclusive come risposte, cerca i "perché".
Poni domande di follow-up.
Fai domande per confermare o confutare altre informazioni o testimoni, ma non rivelare fonti.
Chiedere se ci sono documenti giustificativi o chiunque altro con informazioni pertinenti.
Esaurisci tutte le vie di indagine.
Rimani neutrale.
Osserva le reazioni fisiche e verbali.

Passaggio 3: documentazione dell'indagine

È consigliabile avere una seconda persona di gestione presente per i colloqui per supportare l'investigatore e prendere appunti dettagliati. Le note non devono essere testuali, ma dovrebbero catturare l'essenza di ciò che ha detto il testimone. Avere una seconda persona disponibile per fare ciò consente allo sperimentatore di concentrarsi sul porre le domande e formulare domande di follow-up. Inoltre, una seconda persona aiuta a evitare un altro scenario "ha detto, ha detto" se i testimoni in seguito cambiano le loro storie. Questo "testimone silenzioso" dovrebbe avere una reputazione di affidabilità e buona attenzione ai dettagli.

Passaggio 4: determinazione della credibilità

In assenza di testimoni oculari, la risoluzione di un reclamo sul posto di lavoro spesso dipende dalla determinazione dell'investigatore su quale parte, l'accusatore o il querelante, sia più credibile. Conducendo una revisione approfondita delle prove utilizzando buone tecniche investigative, l'investigatore dovrebbe essere in una posizione migliore per prendere questa determinazione.

Nel determinare a chi credere, considera:

La qualità delle prove: i fatti sono migliori delle conclusioni; la prova diretta è meglio del sentito dire. Considera la distanza e il tempo. Il testimone era troppo lontano per avere una visione chiara? Quanto tempo fa si sono verificati gli eventi? Il resoconto del testimone dovrebbe rimanere internamente coerente. Eventuali discrepanze suggeriscono che il testimone potrebbe essere meno che veritiero.
Se ci sono prove a sostegno: In assenza di prove dirette, una preponderanza di prove indiziarie può fare causa contro una delle parti o contro l'altra. Considera se la storia del testimone è coerente con la documentazione. Se non ci sono testimoni dell'incidente stesso, cerca i resoconti di prima mano del comportamento delle parti immediatamente prima o dopo il tempo specificato. Un'osservazione contemporanea del denunciante che piangeva subito dopo l'incidente presumibilmente avvenuto conferma la conclusione che è accaduto qualcosa di brutto. Ci sono prove di incidenti simili passati? Questo può stabilire uno schema o una pratica. Infine, considera se dovrebbero esserci prove a sostegno della storia del testimone. Se un testimone afferma che qualcuno ha fatto una telefonata, esiste una registrazione della chiamata? Dovrebbe esserci. In caso contrario, è ragionevole presumere che non ci sia stata alcuna chiamata.
Gli interessi dei testimoni: qualcuno ha un motivo per mentire? Qualcuno senza interesse per il risultato può essere più credibile di qualcuno con qualcosa da guadagnare o perdere. Anche le dichiarazioni contro gli interessi possono essere più credibili; è lecito ritenere che le persone non dicano cose per farsi brutta a meno che non siano vere.

Ancora incerto?

A volte, nonostante le migliori tecniche investigative, i risultati di un investigatore sono davvero inconcludenti. Ciò non significa che il datore di lavoro sia fuori dai guai. Come minimo, il datore di lavoro dovrebbe ribadire le sue politiche e cercare opportunità per rieducare la forza lavoro per prevenire future violazioni.

Risorse addizionali:

Una lista di controllo per i datori di lavoro

prima di licenziare i dipendenti Una lista di controllo del datore di lavoro per valutare la potenziale esposizione legale prima di licenziare un dipendente. Ridurre il rischio di contenzioso in caso di licenziamento illecito identificando e affrontando in modo proattivo i rischi legali di licenziamento dei dipendenti prima di agire.
Strategie per evitare ritorsioni da parte dei dipendenti Le

richieste di ritorsione da parte dei dipendenti sono in aumento. Scopri cosa costituisce ritorsione illegale e cosa possono fare i datori di lavoro per evitare responsabilità.