Gestire la posta: diploma di livello 3 ocr nvq in economia e commercio

Introduzione:

Questa unità è un'unità opzionale del gruppo B al livello 2 con un totale di tre crediti. Questa unità aiuta il candidato a ritrarre le sue abilità nei servizi di posta. I candidati avranno una buona conoscenza del rispetto delle procedure di sicurezza e protezione durante la gestione della posta interna ed esterna, sia in entrata che in uscita, e il motivo per cui deve essere gestita in tal modo. Avranno una buona conoscenza dei vari servizi disponibili, del motivo per cui tali servizi sono necessari e di come vengono utilizzati. Sapranno scegliere servizi particolari a seconda delle esigenze e delle priorità, calcolare le spese di spedizione, affrontare i problemi, seguire procedure e segnalare errori e problemi.

È stata inclusa anche una dichiarazione personale per questa unità!

1.1 / 2 Qual è lo scopo delle procedure di sicurezza per la gestione della posta o dei pacchi?

La posta potrebbe contenere informazioni riservate. Può includere informazioni personali sui dipendenti o contenere segreti aziendali come i nomi dei clienti e informazioni riservate relative all'azienda, ai clienti e ai clienti. Anche la posta e i pacchetti devono essere controllati per rilevare eventuali funzionalità sospette. Quindi le procedure di sicurezza dovranno essere seguite.

Ad esempio, quando riceviamo posta o pacchi da indirizzi strani o che arrivano in forme, forme o dimensioni sospette, le procedure di sicurezza devono essere seguite e segnalate al responsabile dell'ufficio.

2.1 Perché dovresti distribuire / spedire la posta al destinatario corretto entro i tempi concordati?

Le e-mail devono essere sempre inviate o distribuite al destinatario corretto, poiché possono essere informazioni importanti e riservate che non devono essere divulgate ad altri. Devono anche essere distribuiti in tempo, in modo che l'attività specificata nell'e-mail sia completata entro i tempi indicati e la scadenza sia rispettata, in modo da evitare reclami o altri problemi gravi.

2.2 Qual è la struttura organizzativa e i nomi, i ruoli e le posizioni di individui e team?

Non ho pubblicato le mie risposte qui, poiché si tratta di informazioni riservate. Puoi disegnare un diagramma di flusso per la tua organizzazione o puoi rimuovere il sito web della tua organizzazione se ne hai uno. Inizia con il capo del tuo dipartimento, quindi allargati ai diversi team e manager e infine termina con i membri del tuo team. Assicurati di menzionare il nome, la posizione e la posizione di ogni persona, per un ritratto chiaro.

Spero che questo ti aiuti!

2.3 Quali servizi di posta interni ed esterni sono disponibili per le organizzazioni?

I servizi di posta interna disponibili sono per la distribuzione della posta all'interno degli uffici e dei dipartimenti di ______________________ (rimossi per motivi di riservatezza) . Vengono raccolti e consegnati quotidianamente.

La posta esterna viene inviata tramite ___________________ (rimosso per motivi di riservatezza) . I servizi di posta esterni vengono utilizzati quando la posta può o non copre i criteri dei servizi di posta interni. Ad esempio, dove la posta deve essere consegnata ai clienti, ad altre società o alla corrispondenza fuori dalla contea. Inoltre viene consegnato e ritirato quotidianamente.

2.4 Fornire motivi per scegliere servizi di posta interni ed esterni

I servizi di posta esterna vengono selezionati dove la consegna è fuori dalla contea e dove è per altre società o clienti. Saranno aree che non rientrano nelle aree ufficio ___________________ (rimosse per motivi di riservatezza) .

La posta interna viene utilizzata laddove è necessario effettuare consegne a uffici o dipartimenti che rientrano nel ____________________ (rimosso per motivi di riservatezza) . La posta interna fa risparmiare tempo e denaro. Quindi qualsiasi messaggio che può essere inviato tramite posta interna viene inviato tramite questo mezzo e solo il rimanente viene inviato tramite un sistema di posta esterno.

2.5 Quali metodi utilizzi per calcolare le spese di spedizione?

La posta deve essere ordinata secondo l'urgenza e l'importanza come prima classe o seconda classe. Eventuali post all'estero devono essere risolti. È necessario conoscere le spese postali per invii di diverse dimensioni e anche le spese postali per posta all'ingrosso. I servizi di posta potrebbero offrire uno sconto per la posta in blocco e può essere applicato solo se la posta viene preordinata.

Se dobbiamo inviare un articolo e garantire che verrà consegnato il giorno lavorativo successivo o lo stesso giorno, o se la posta deve essere inviata in contrassegno, dobbiamo cercare le spese postali e il periodo di tempo entro il quale la posta deve essere inviata. inviato e inviarlo di conseguenza.

2.6 Che tipo di problemi potrebbero verificarsi con la posta in arrivo e in uscita e come gestirli?

I principali problemi che possono verificarsi sono ritardi, mancate consegne e posta sospetta. Per evitare ritardi, dobbiamo inviare la posta al momento giusto, con l'affrancatura corretta. Per evitare consegne mancanti di un documento importante, può essere consegnato tramite consegna registrata che consente di monitorare la consegna. Qualsiasi posta o pacco sospetto deve essere gestito con la massima cura e segnalato al responsabile interessato.