Una guida alla terminologia di base sui salari

Recentemente, ho accettato un lavoro per una società globale di risorse umane nel dipartimento dei servizi ai clienti e ho seguito un corso di formazione di 10 settimane sul libro paga. Questa era una nuova via di affari a cui non ero mai stato esposto in precedenza. Durante la mia formazione ho imparato le basi del libro paga.

Questo articolo tratterà la terminologia del libro paga e delle sue tasse, che è utile quando si cerca di imparare come svolgere i compiti richiesti.

Per prima cosa iniziamo con la definizione di libro paga, che è:

Invio di stipendi ai dipendenti, tramite assegno in tempo reale o deposito diretto.
Tenere registri delle aliquote salariali dei dipendenti, ritenute alla fonte, detrazioni, ferie retribuite, ecc.
Contabilizzazione dei guadagni totali di ogni dipendente in un anno fiscale.

Retribuzione lorda vs retribuzione netta

Qual è la differenza tra retribuzione lorda e retribuzione netta. In realtà è abbastanza semplice.

Retribuzione lorda

Questo importo include il totale della retribuzione del dipendente calcolata prima che venga prelevato qualsiasi cosa (come tasse, detrazioni, ecc.). Come si calcola la retribuzione lorda per i dipendenti stipendiati o orari?

Oraria: la retribuzione moltiplicata per le ore lavorate equivale alla retribuzione lorda totale.
Stipendio: l'importo dello stipendio stabilito per il dipendente per quel periodo di paga è uguale alla retribuzione lorda totale.

Retribuzione netta

Questo importo include la retribuzione lorda del dipendente, o l'importo totale, meno tutte le ritenute fiscali e le detrazioni. La retribuzione netta è uguale a quanto viene pagato il dipendente sulla busta paga o sul deposito diretto.

Verificare i requisiti di salario minimo a livello sia statale che federale

Contatta il Dipartimento del lavoro o il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti per sapere cosa impone la legge per un salario minimo nel tuo stato. In un caso in cui il tuo dipendente è soggetto ai requisiti di salario minimo sia federale che statale, sei tenuto a pagare al dipendente la tariffa più alta delle due tariffe salariali minime.

Fogli orari

È necessario utilizzare un metodo per tenere traccia del tempo di ciascun dipendente per quando entra e esce dal lavoro, per il pranzo e per qualsiasi tempo libero preso durante la giornata lavorativa. Ciò è particolarmente importante per i dipendenti orari, poiché le ore lavorate vengono utilizzate per calcolare la retribuzione regolare e gli straordinari. Esistono due metodi comuni per la raccolta del tempo di un dipendente:

Schede perforate manuali: questa è una scheda che identifica il dipendente e viene utilizzata per perforare manualmente una macchina, che inserisce un timestamp sulla scheda. Successivamente, una persona nel libro paga inserisce manualmente tale tempo nel proprio sistema.
Tracciamento elettronico del tempo: è possibile utilizzare una scheda magnetica o un timbro con il pollice per richiedere a una macchina di registrare elettronicamente il tempo per il dipendente. Nessuno deve inserire manualmente questi orari, poiché vengono registrati al momento del ticchettio dell'orologio del dipendente.

Indipendentemente dal metodo utilizzato, lo scopo è registrare accuratamente il tempo del dipendente in modo che venga pagato per il numero corretto di ore lavorate.

Ore regolari vs. straordinari

Qual è la differenza tra orario normale e straordinario?

Tasso regolare: è il tasso di retribuzione regolare o regolare del dipendente. È il loro normale tasso di retribuzione, ad esempio $ 12 / ora. Questo importo viene moltiplicato per le prime 40 ore lavorate.
Straordinario: se il dipendente lavora più di 40 ore, viene retribuito per le ore extra. Questo è il loro tasso di retribuzione regolare, che è indicato come il tempo più la metà del loro tasso di retribuzione regolare, che è indicato come "e mezzo". Moltiplichi questo importo per le ore lavorate per ricevere il loro tasso di straordinario.

Per l'esempio precedente, se la tariffa normale del dipendente è di $ 12 / ora, la tariffa per gli straordinari è di $ 18 / ora ($ 12 + $ 6 = $ 18). Puoi anche calcolare gli straordinari del dipendente in questo modo: ($ 12 + ($ 12X0,5) = $ 18) o ($ 12 + ($ 12/2) = $ 18).

Come si calcolano gli straordinari se il dipendente ha lavorato 42 ore?

40 ore X $ 12 = $ 480 retribuzione regolare

2 ore X $ 18 = $ 36 straordinari

Totale = ($ 480 regolari + $ 36 straordinari) = $ 516 di retribuzione lorda

Ritenute fiscali

Dipendenti a tempo pieno: per i dipendenti che non sono considerati dipendenti a contratto, il datore di lavoro trattiene le tasse dagli stipendi per le imposte sul reddito federali, statali e locali. Le ritenute fiscali di ogni dipendente sono determinate in modo diverso in base al loro W-4 che hanno completato al momento dell'assunzione. I datori di lavoro dovrebbero assicurarsi di trattenere l'importo corretto di federale, Medicare e previdenza sociale per ogni dipendente.
Dipendenti a contratto: questi dipendenti sono tenuti a pagare le proprie imposte sul reddito alla fine dell'anno, poiché il datore di lavoro non trattiene le imposte dalla loro retribuzione.

Nuovi moduli di assunzione

Esistono diversi moduli che devono essere compilati dal dipendente al momento dell'assunzione. Questi moduli includono W-4 per la ritenuta alla fonte dell'imposta sul reddito federale, un modulo per la ritenuta alla fonte dell'imposta sul reddito statale e un modulo I-9 per l'idoneità all'impiego.

Modulo di domanda di lavoro: le informazioni contenute nella domanda di lavoro possono essere utilizzate per entrare nel sistema di libro paga del dipendente in merito al nome, indirizzo, informazioni di contatto, ecc. Queste informazioni possono essere verificate, ad esempio datori di lavoro precedenti e / o istruzione.
W4 Modulo federale di ritenuta fiscale sul reddito : questo modulo fornisce informazioni sullo stato civile del dipendente, sul numero di persone a carico e sugli importi di ritenuta alla fonte aggiuntivi scelti.
Modulo di ritenuta fiscale sul reddito statale: è necessario prima registrarsi presso il dipartimento statale dell'agenzia delle entrate come datore di lavoro in quello stato. Ti informeranno su quali moduli e quante tasse trattenere per il dipendente.
Modulo I-9 - Questo modulo serve per la verifica dell'idoneità all'impiego e richiede che il nuovo assunto fornisca la prova dell'idoneità, che può consistere nel certificato di nascita o nella carta verde. Il datore di lavoro verificherà queste informazioni, ma non è necessario che vengano inviate all'agenzia statale.

Altre cose importanti da sapere

Verifica elettronica: il datore di lavoro può utilizzare il sistema di verifica elettronica per controllare il proprio I-9 e confrontarlo con i database federali per assicurarsi che il dipendente sia idoneo a lavorare negli Stati Uniti.
Sistema statale di notifica dell'impiego: i datori di lavoro devono registrare i propri dipendenti presso lo stato, che consente allo stato di raccogliere informazioni e pagamenti come pignoramenti (es. Mantenimento dei figli, privilegi, ecc.) Da questi dipendenti.

Ci sono una serie di moduli che devi compilare, sia come dipendente che come datore di lavoro, affinché il tuo libro paga e le tue tasse funzionino senza intoppi.

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Periodi di paga

Questo è un periodo di tempo ricorrente in cui i dipendenti vengono pagati. Questo può essere un periodo di tempo settimanale, bisettimanale, semestrale o mensile. Conoscere l'importo della retribuzione per periodo all'anno è importante per calcolare quanto devono ricevere i dipendenti per ciascun periodo di retribuzione.

Settimanale: 52 periodi di paga / anno
Bi-settimanale: 26 periodi di paga / anno
Semestrale: 24 periodi di paga / anno
Mensile: 12 periodi di paga / anno

Requisiti del libro paga di fine anno e trimestre

I seguenti moduli possono essere utilizzati per presentare le tasse del datore di lavoro all'IRS o alla tua agenzia statale:

Modulo 941 (trimestrale): questo modulo IRS riassume i salari pagati e viene utilizzato dai datori di lavoro indipendentemente dal fatto che siano esentasse o meno. Ogni trimestre, il datore di lavoro riporterà l'importo delle ritenute federali sui salari trattenute, tasse di previdenza sociale, tasse Medicare e qualsiasi altro pagamento e / o trattenuta correlata.
Modulo 940 (annuale): questo modulo IRS viene utilizzato dai datori di lavoro per segnalare i salari pagati e le tasse federali di disoccupazione accumulate su quei salari soggetti a FUTA per l'intero anno.
Tasse statali di disoccupazione: la maggior parte dei datori di lavoro paga le tasse di disoccupazione sia federali che statali.
Modulo W-2: fornisci W-2 ai tuoi dipendenti prima della scadenza. Dovrai presentare i moduli W-2 all'Amministrazione della previdenza sociale tramite e-filing e / o compilando i moduli effettivi.