Cinque elementi di un'agenda efficace

Scopri 5 aspetti essenziali di un'agenda efficace.

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Cinque elementi essenziali per un'agenda efficace

Se ti dicessi che c'è una cosa semplice che potresti fare per aumentare la partecipazione e la partecipazione alle tue riunioni, la supereresti, giusto? Beh, essere pronti a saltare perché non è una cosa che si può attuare immediatamente che renderanno i vostri incontri più efficace e produttivo: Creare un ordine del giorno con questi cinque elementi essenziali e la produttività incontro sarà aumentato drammaticamente.

Creazione e distribuzione di un'agenda

Come la maggior parte di voi, sono sommerso da scartoffie ea volte mi sento come se avessi bisogno di dichiarare guerra su carta bianca e stampare su qualsiasi altro colore in modo da poter trovare quello che sto cercando quando lo cerco. Detto questo, un'agenda non è il posto giusto per lesinare. Possiamo spostare gran parte della nostra produzione in formato elettronico e e-reader, ma quando si tratta di un ordine del giorno, la creazione e la distribuzione di una copia cartacea durante le riunioni è così fondamentale che ne faccio sempre copie extra da distribuire quando ci incontriamo di persona e ri -invia una copia dell'ordine del giorno solo durante la riunione online.

Pensa a un'agenda come a una tabella di marcia che useresti per pianificare un viaggio: i componenti sono gli stessi e devi conoscere le seguenti informazioni:

Chi viene con te, quando e a che ora parti e da dove?
Perché stai andando?
Dove stai andando, quali sono i punti di riferimento o le pietre miliari che utilizzerai per misurare i progressi?
Quanto tempo hai per arrivarci?
Cosa succede se colpisci una buca e hai un appartamento?

Ciascuna di queste domande si riferisce a un elemento essenziale quando si crea un'agenda efficace. Diamo un'occhiata a ogni elemento.

Elemento essenziale 1: l'intestazione dell'agenda

Lo scopo principale dell'intestazione è identificare rapidamente quanto segue:

L'ente, organizzazione o comitato che convoca la riunione
Il nome dell'organo di convocazione; è un consiglio, un gruppo consultivo, un comitato
Qual è la data e l'ora in cui è programmato l'inizio e la fine della riunione
Il luogo dell'incontro

Sebbene sia facile presumere che se le persone si presentano alla riunione, devono conoscere il luogo e l'ora, tuttavia, queste informazioni di intestazione iniziano a servire come base per i diversi elementi successivi e creano anche un archivio organizzativo per proclamare che il l'incontro si è effettivamente verificato alla data, all'ora e al luogo appropriati, togliendo a tutti i partecipanti il peso di dover ricordare o cercare di ricordare quando esattamente hanno deciso di fare qualcosa quando interrogati.

Un'intestazione di esempio potrebbe essere simile a questa:

La Local Child Care Association

Riunione mensile del Consiglio di amministrazione

15 aprile 2014 1:00 - 2:00

La biblioteca pubblica

Preferisco centrare le intestazioni dell'agenda, ma funziona anche la giustificazione a sinistra (dove tutte le parole sono allineate con il margine sinistro). Qualunque opzione tu scelga, usa lo stesso formato per ogni riunione di quel tipo. La coerenza inizia dall'agenda.

I partecipanti alla riunione apprezzeranno le informazioni vitali sulla riunione tutte in un unico posto, nella loro agenda in modo da non dover cercare quel tovagliolo o foglio di carta su cui hanno preso la nota sulla prossima riunione. C'è un livello di credibilità che trasmette anche l'intestazione, è inclusivo, informativo e ufficiale e inizia a gettare le basi che questo incontro verrà preso sul serio e non sarà una perdita di tempo.

Spesso mi viene chiesto chi dovrebbe redigere l'ordine del giorno e inviarlo e quella risposta è un articolo completamente diverso, ma la risposta breve è che la persona responsabile della convocazione della riunione dovrebbe prendere l'iniziativa di mettere insieme i cinque elementi discussi in questo articolo. Qualcun altro potrebbe essere già delegato o incaricato di scrivere o inviare effettivamente il documento, ma il contenuto dell'ordine del giorno deve essere nelle mani della persona responsabile per facilitare la riunione.

Elemento essenziale 2: l'obiettivo della riunione

L'obiettivo dell'incontro è la risposta alle domande: “Perché ci incontriamo? Cosa speriamo di ottenere? "

Indicare all'inizio dell'ordine del giorno lo scopo della convocazione di questa riunione. Rispondendo al “perché ci incontriamo? Cosa speriamo di ottenere? " all'inizio dell'agenda aiuta a ottenere e mantenere il gruppo concentrato soprattutto se le cose iniziano a sfuggire di mano. Se la riunione è una riunione mensile pianificata regolarmente, scrivila all'ordine del giorno, se ti stai incontrando per discutere un evento, un problema o un argomento, elenca quelle specifiche. E, infine, se la tua organizzazione ha una dichiarazione di intenti, assicurati di elencare la dichiarazione di intenti in questo punto nell'agenda in modo da rimanere concentrato.

Avere lo scopo dell'incontro scritto all'ordine del giorno offre al facilitatore ea tutti i partecipanti l'opportunità di rimettere a fuoco una conversazione che è divagata su un altro argomento. È una grande abitudine leggere lo scopo della riunione e la dichiarazione di intenti prima dell'inizio della riunione come riconoscimento del fatto che si prende sul serio ciò che si intende realizzare e che c'è un piano. I partecipanti non discuteranno o spettegoleranno senza pensare o condivideranno storie non correlate se hanno un senso di scopo, o se le cose si muovono in quella direzione, è un compito semplice riorientare la conversazione sullo scopo a portata di mano.

Dal punto di vista dell'archiviazione organizzativa, elencare lo scopo della riunione crea un processo di documentazione scritta per guardare indietro a ciò su cui stavi lavorando e quando è davvero utile quando si pianifica un evento simile o si cerca di ricordare quando hai fatto qualcosa. Elencare lo scopo della riunione ti aiuta anche a valutare i tuoi risultati e a inoltrare i progressi in una riunione.

Una dichiarazione di intenti di esempio per l'ordine del giorno di una riunione:

Obiettivo: incontrarsi per pianificare una formazione alla leadership

Scrivere lo scopo della riunione è semplice come rispondere alla domanda: "Perché ci incontriamo?" Se non c'è risposta a questa domanda o la risposta è "Non lo so", non pianificare una riunione o annullarla se si tratta di una riunione ricorrente. Il tempo è troppo prezioso per incontrarsi per il bene delle riunioni.

Elemento essenziale 3: il corpo dell'ordine del giorno (il piano di lavoro della riunione)

Questo è il nocciolo della riunione, ciò che deve essere realizzato durante la riunione, elencando prima i più sensibili al tempo, quindi i più controversi o che richiedono tempo, quindi gli elementi meno sensibili e di basso impatto e terminando con un documento parcheggio.

Nel prossimo elemento (# 4) parlerò di quanto tempo dedicare a ciascuna di queste aree, quindi non fatevi prendere dal panico quando vedete problemi che richiedono tempo in cima all'agenda - non ci sono scuse per non farlo superare un'agenda fitta in un'ora. Non solo un'ora è il tempo che le persone di solito possono donare o spendere per un gruppo, ma la nostra capacità di attenzione può gestire solo così tanto. Riunioni efficaci con risultati altamente produttivi in un'ora, non solo sono possibili ma la norma in un'ora, se tutti questi elementi vengono impiegati.

La più grande responsabilità del facilitatore nel gestire una riunione efficiente ed efficace utilizzando questi elementi è quella di raccogliere il contenuto per l'ordine del giorno della riunione e quindi dare la priorità ai vari pezzi. Questo può essere fatto in vari modi, il mio preferito è inviare un annuncio di riunione non più di 2 settimane prima della riunione a tutti coloro che sono responsabili della partecipazione e chiedendo loro un feedback su qualsiasi cosa di cui vorrebbero discutere in relazione all'obiettivo o hanno ricevuto informazioni da riunioni precedenti su cui vorrebbero aggiornare il gruppo.

Suggerimento utile: l'annuncio della riunione include tutte le informazioni degli elementi essenziali n. 1 e n. 2, l'intestazione e l'obiettivo.

Se sei a conoscenza di argomenti che verranno riportati o hai alcuni rapporti standard che sono richiesti o desiderati per il tuo gruppo, aggiungi ciascuno di questi punti all'ordine del giorno così come tutti i punti dell'ultima riunione che erano irrisolti. Uso un parcheggio cartaceo per questi tipi di problemi.

Suggerimento utile per organizzare riunioni di successo: non è necessario risolvere tutti i problemi all'ordine del giorno, iniziare semplicemente la discussione e quando si è a pochi minuti di distanza dal tempo assegnato, suggerire di rivedere le aree che rimangono irrisolte o in conflitto al prossimo incontro e che le persone facciano ricerche o pensino a strategie e opzioni per affrontare il problema. Ciò funzionerà solo se si colloca intenzionalmente il problema nel parcheggio, quindi lo si pone come priorità alla riunione successiva e si rivede effettivamente l'argomento. Anche se l'argomento è ancora controverso o richiede tempo quando ci si incontra di nuovo, deve essere rivisto se si dice che sarà rivisto, anche se per rimetterlo nel parcheggio o per programmare un incontro a cui è dedicato risolvere un argomento o problema.

Ora mettiamo insieme il corpo dell'agenda (il piano di lavoro della riunione):

Se il gruppo è uno a cui è richiesto di seguire le Roberts Rules of Order, o altri principi organizzativi, ciascuna di queste componenti deve essere inclusa nell'agenda. Esempi di questi punti possono includere: Invito all'ordine, Appello, Approvazione dell'ordine del giorno, Lettura dei verbali della riunione precedente, Approvazione dei verbali della riunione precedente, Relazione del presidente, Rapporti del personale, Nuova attività, Vecchia attività, Data della prossima riunione, Aggiornamento.

Potrebbero esserci altri elementi obbligatori nel corpo della tua agenda, quindi assicurati di confermare eventuali regolamenti relativi al tuo gruppo specifico prima di apportare modifiche significative, tuttavia, incorporerò la maggior parte di questi elementi, solo in un ordine leggermente diverso e aggiungi alcuni elementi. Un corpo dell'agenda ideale per me include i seguenti elementi in questo ordine:

Chiama per ordinare (2 minuti)
- Convocare la riunione su ordinazione, all'ora prevista e leggere lo scopo della riunione
Benvenuto e presentazioni (5 minuti)
- Ognuno dichiara il proprio nome, ruolo nella riunione e qualcos'altro rilevante per la propria responsabilità con l'organizzazione o all'interno della riunione
Pulizie (5 minuti)
- Rivedi il formato e le regole operative della riunione
- Conferma la data e l'ora della prossima riunione prima di entrare nel vivo della riunione
Revisione dell'ordine del giorno (2 minuti)
- Chiedi se qualcuno ha qualcosa da aggiungere
Approvazione del verbale della riunione precedente (3 minuti)
- Verificare che i verbali della riunione siano stati distribuiti, rivisti e chiedere modifiche o correzioni
- Approvare se necessario o dettato dal consiglio di amministrazione di cui sei responsabile
Relazione del presidente (5 minuti)
- Usa questo tempo per far sì che tutti siano centrati e concentrati sul compito da svolgere e così potremmo condividere che abbiamo molto lavoro, o avere una cosa in particolare su cui agire, accogliere nuovi membri nel comitato ecc., I pochi minuti che il facilitatore impiega per impostare il tono, più agevolmente la riunione procederà - questa sezione dovrebbe richiedere solo pochi minuti.
Rapporto del personale (5 minuti)
- Questa è l'area in cui vedo che molti incontri vanno male, se c'è personale che deve riferire al gruppo, lavora con quel personale per riportare solo le informazioni che sono fondamentali per i compiti a portata di mano durante quella riunione.
- Tutti i rapporti del personale che esaminano le operazioni di un'organizzazione dovrebbero essere scritti e distribuiti prima della riunione.
- Un rapporto efficiente del personale non dovrebbe durare più di 5 minuti, se stanno segnalando un problema o un argomento che viene discusso durante la riunione, allora dovrebbero riferire tali informazioni durante quel periodo (affari nuovi o vecchi).
- Se non si dispone di personale, questo non è un problema, tuttavia, la stessa cosa accade quando le commissioni riferiscono e quindi mi rivolgo a una relazione di commissione adeguata.
Rapporti del comitato permanente, vale a dire, finanza, personale, ecc. (2 rapporti @ 5 minuti - 10)
- I rapporti del comitato permanente possono essere la rovina dell'esistenza di una riunione efficiente, quindi tieni presente queste strategie quando inserisci un rapporto del comitato permanente all'ordine del giorno:
- La maggior parte dei rapporti del comitato permanente può essere presentata per iscritto e, idealmente, in anticipo, se i rapporti non possono essere distribuiti prima della data della riunione, farli già fascicolare e in un pacchetto con tutte le altre cose che verranno distribuite durante quella incontro.
- Se si fa riferimento a un rapporto, la persona che segnala dovrebbe evidenziare solo gli elementi su cui il gruppo deve agire in quella riunione e se si fa un rapporto verbale - gli unici elementi su cui dovrebbe essere riferito sono quelli su cui il gruppo agirà (decidere in merito) durante quella riunione.
- Se il comitato dispone di nuove informazioni per riferire su qualcosa di nuovo al gruppo, dovrebbe essere incluso in New Business, tuttavia, è possibile fare riferimento durante il rapporto del comitato, ad esempio "raccomanderemo un nuovo metodo di pagamento durante le nuove attività". ma questa è la portata del rapporto: se le persone vogliono saperne di più, dovrebbero far parte di quel comitato.
- Alla maggior parte delle commissioni permanenti dovrebbero essere assegnati 5 minuti per riferire e se non c'è altro rapporto oltre al rapporto scritto (in particolare, se non hanno nulla di nuovo da riferire su cui il tuo gruppo deve agire) va bene passare.
- Per riunioni efficienti e produttive, intrattenere solo affari su cui il gruppo ha bisogno di agire o prendere una decisione. Aggiornamenti e informazioni di base possono essere presentati in forma scritta in anticipo o distribuiti durante la riunione per la revisione prima della riunione successiva.
Old Business (dal parcheggio nelle riunioni precedenti) (2 azioni @ 5 minuti - 10)
- Discussioni, rapporti e azioni per affari limitati nel tempo che non sono stati risolti nelle riunioni precedenti.
- Assicurati che tu, come facilitatore della riunione, sappia tutto ciò che verrà affrontato durante questo periodo e se si tratta di informazioni o azioni (è necessario un voto o una decisione).
- Sii disposto a rimettere il problema nel parcheggio se dopo il tempo assegnato, è evidente che il gruppo non è ancora pronto ad agire.
- Come regola generale, una volta che un problema è andato nel parcheggio per più di 4 riunioni e / o c'è un'emozione o energia significativa attorno al problema, o è significativamente complesso, pianifico una riunione per iniziare a lavorare proprio su questo problema. Se la comunità sta rispondendo a un problema urgente che ha alcuni dei componenti menzionati in precedenza, sarà utile un incontro speciale e dedicato.
- Ciascun punto dell'ordine del giorno nell'ambito delle nuove attività dovrebbe essere assegnato non più di 10 minuti.
New Business (2 azioni @ 5 minuti - 10 minuti)
- Una nuova attività è qualsiasi elemento o problema che nasce da un comitato, personale o gruppo che richiede un'azione o una decisione da parte del gruppo riunito.
- Il metodo più efficiente per gestire le nuove attività consiste nel valutare prima gli articoli che saranno affrontati dai più complessi e che richiedono tempo e limitare il tempo di introduzione
- Lo scopo del nuovo business è introdurre l'argomento, accertare quali informazioni o risorse saranno necessarie per andare avanti e quindi fornire le informazioni necessarie prima della prossima riunione in cui il problema ora apparirà come Old Business
- Tendo a dedicare al massimo 10 minuti a un nuovo argomento di lavoro a meno che il gruppo che porta alla luce il problema non sia disposto a preparare il gruppo in anticipo in modo che tutti vengano alla riunione pronti ad agire.
Parcheggio (3 minuti)
- Quest'area dell'agenda è dove vanno le questioni che richiedono ulteriore discernimento, risorse o informazioni fino a quando non compaiono alla prossima riunione come Old Business.
- È questo punto dell'ordine del giorno che rende fondamentale che tutti abbiano una copia scritta, possano riempire gli spazi vuoti nell'area del parcheggio e usarli per prendere appunti su ciò di cui hanno bisogno per prendere una decisione su un argomento o problema specifico.
- In questa fascia oraria si negozierà dove, quando e come procedere con ogni articolo)

Queste sono le componenti di un piano di lavoro efficiente per una riunione, altrimenti noto come agenda. Una caratteristica importante del fatto che ognuno abbia la propria copia scritta è che può monitorare lo stato di avanzamento del viaggio durante il viaggio. Ogni elemento dell'agenda può essere spuntato una volta completato e la pietra miliare viene semplicemente spuntata. A proposito di ticchettio…

Orologi, timer, campane e bastoni parlanti aiutano il facilitatore a garantire che la riunione proceda e inizi e finisca in tempo

Kathy Stutzman

Elemento essenziale 4: allocare il tempo, tenere il tempo e rispondere alla domanda

Allocare e mantenere il tempo, compreso l'inizio e la fine in tempo, è una semplice questione di rispetto. Riunioni tempestive dimostrano che il tempo del partecipante è prezioso. Assegna la quantità massima di tempo per ogni singolo elemento dell'agenda e rispettalo. Anche se alcune persone potrebbero non sentirsi a proprio agio nel "porre la domanda", questo è uno degli elementi più critici di un incontro produttivo.

Dato che questo è così cruciale, mi piace divertirmi e avere una reputazione mondiale per i miei incontri tempestivi, puoi leggere che rispetto le persone con cui incontro. Quindi ecco alcuni modi divertenti per mantenere una riunione in tempo:

Utilizza un timer e impostalo all'inizio di ogni rapporto,
Inizia e finisce in tempo, non importa cosa. Se non tutti sono lì, non girarti intorno per ricapitolare tutto ciò che hanno perso, questa è la loro responsabilità. Dato che una riunione si avvicina al tempo e c'è ancora molto da fare, interroga il gruppo per vedere se c'è qualcosa che RICHIEDE un'azione prima di terminare e spostalo all'inizio della discussione - tutto il resto può andare in un modulo di rapporto scritto o attendere fino alla prossima riunione.
Ho una campana molto grande che porto e metto al tavolo principale: sono noto per averla suonata per spostare le cose o per convocare gruppi che si sono divisi in gruppi più piccoli per ulteriori discussioni, e ogni tanto mi imbatto in qualcuno che non è disposto a smettere di parlare e lo chiamerà cortesemente per riconvocare il gruppo.
Distribuisci rapporti e compiti di lettura in anticipo in modo che il tempo non venga utilizzato in una riunione di lettura e preparazione.
Negoziare con altri che hanno in programma di riferire sul tempo di cui hanno bisogno se qualcun altro indica che hanno bisogno di più tempo.
Se c'è un problema che richiede davvero molto più tempo, pianifica una riunione separata per approfondire le questioni più complesse e riferire a un gruppo successivo.
Usa le levette oi microfoni per dare a tutti l'opportunità di parlare.

Sviluppare una reputazione per l'inizio e la fine in tempo, oltre a controllare il tempo programmato per mettersi al lavoro, assicurerà che le persone partecipino e partecipino alle riunioni che stai facilitando. È uno dei modi più semplici per dire: "Ti rispetto, il tuo tempo e il tuo contributo a questo incontro".

Elemento essenziale 5: risposta a questioni urgenti e critiche che si presentano

Inevitabilmente, durante una riunione sorgerà un'emergenza critica e la pianificazione di quella all'ordine del giorno è estremamente importante per ottenere una riunione efficace e produttiva. Oppure qualcuno che è un "esperto" vuole testimoniare delle proprie conoscenze o fare un appello appassionato su qualcosa fuori tema o nel tempo. Un facilitatore flessibile utilizzerà il parcheggio in cui "parcheggiare" una questione controversa, emotiva o complessa. Tutte le agende che creo hanno una funzione Parcheggio inclusa.

Indipendentemente dalla gravità del problema, qualsiasi cosa può essere parcheggiata, anche se temporaneamente, fino al termine della riunione o fino a quando non è possibile organizzare una nuova riunione speciale. Il solo fatto che ci sia un posto dove parcheggiare i problemi difficili, crea il permesso per ogni partecipante di identificare che un argomento o problema andrà nel tempo e necessita di ulteriore attenzione in un altro incontro.

La fedeltà del Parcheggio sarà tanto buona quanto l'attenzione prestata a far uscire quelle problematiche dal lotto e ad un altro incontro più appropriato o tempestivo, quindi per far sì che questo sia uno strumento efficace, deve essere utilizzato, deve essere usato bene e deve essere usato in modo coerente, quindi sarà una strategia efficace per riunioni produttive.

Se stai facilitando riunioni o partecipi a riunioni, questi 5 elementi essenziali per creare una grande tabella di marcia ti aiuteranno a guidarti verso la tua destinazione finale; un incontro dove tutti si sentono valorizzati, ascoltati e coinvolti. Ciò è possibile creando prima l'agenda, ma anche distribuendola e poi seguendo gli elementi qui elencati; i risultati saranno rapidi e presto vedrete aumentare le presenze e la partecipazione. Se all'improvviso ti trovi nel mezzo di una riunione "ad hoc", ferma il gruppo e prepara rapidamente un ordine del giorno per evitare che diventi una festa del gossip, a meno che, ovviamente, non sia una sessione di brainstorming; e questo è un altro articolo.

Come sempre, attendo con impazienza il tuo feedback sulle strategie che hai trovato utili e significative per creare connessioni tra le persone.

Una buona agenda ti guiderà come una road map per raggiungere il successo, aumentando la produttività e l'efficienza