Dipendente o appaltatore indipendente: problemi di classificazione errata dei dipendenti

È una dipendente o un appaltatore indipendente?

Victor1558 tramite Flickr

Errare dipendenti per imprenditori indipendenti

Una questione fondamentale nel diritto del lavoro è se un lavoratore è un dipendente o un appaltatore indipendente. Molto dipende dalla risposta per quanto riguarda il lavoratore. Solo i dipendenti sono protetti dalle leggi federali e statali sul lavoro che regolano salari e orari, proibiscono la discriminazione illegale e stabiliscono standard di sicurezza sul lavoro. La posta in gioco è anche l'accesso a benefici fondamentali, compresi sia i benefici forniti dal datore di lavoro come l'assicurazione sanitaria e i piani pensionistici, sia i benefici obbligatori per legge come la compensazione dei lavoratori e l'assicurazione contro la disoccupazione.

Perché molti datori di lavoro preferiscono appaltatori indipendenti

Dal punto di vista del datore di lavoro, ci sono una serie di vantaggi nell'usare appaltatori indipendenti invece dei dipendenti. Gli appaltatori indipendenti sono meno costosi perché non sono soggetti alle leggi sul salario minimo e sugli straordinari, non hanno diritto ai benefici per i dipendenti e il datore di lavoro investe risorse minime nel fornire formazione e altre indicazioni sul lavoro. Poiché non ci sono libri paga e altri documenti relativi all'occupazione da conservare o trattenere le tasse sul lavoro, i lavoratori a contratto presentano un onere amministrativo inferiore rispetto ai dipendenti. I datori di lavoro hanno generalmente una maggiore flessibilità nell'aggiungere ed eliminare posizioni contrattuali per far fronte a carichi di lavoro fluttuanti o esigenze temporanee. Le leggi sul lavoro federali e statali non si applicano al rapporto, isolando un datore di lavoro dalla responsabilità per reclami sul posto di lavoro.

In questo giorno ed età di posti di lavoro virtuali e forza lavoro mobile, può esserci una linea sottile su ciò che distingue i dipendenti dagli appaltatori indipendenti. I vantaggi che utilizzano appaltatori indipendenti possono incentivare alcuni datori di lavoro a oltrepassare tale linea. Negli ultimi anni il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti, divisione salari e orari, ha notato una "tendenza allarmante" di classificazione errata dei dipendenti. Dei 10,3 milioni di lavoratori statunitensi classificati come appaltatori indipendenti, il 30% o più potrebbe essere classificato erroneamente, ha affermato il Government Accountability Office.

Altri nomi per imprenditori indipendenti

Gli appaltatori indipendenti si trovano in tutti i settori e possono essere indicati con molti termini diversi, tra cui:

Liberi professionisti
Consulenti
Tempi
Appaltatori
Lavoro a contratto
1099 lavoratori
Lavoratori a progetto
Lavoratori contingenti
Al giorno

Che cos'è l'errata classificazione dei dipendenti e perché è un problema?

Molto semplicemente, l'errata classificazione di un dipendente si verifica quando un datore di lavoro classifica impropriamente un lavoratore come appaltatore indipendente, piuttosto che come dipendente. L'errata classificazione crea problemi a più livelli della società.

L'errata classificazione dei dipendenti ha un impatto negativo sui lavoratori caratterizzati in modo improprio, a cui sono negate le protezioni e i benefici del rapporto di lavoro. Colpisce anche negativamente i datori di lavoro rispettosi della legge che rispettano le regole e sono in svantaggio competitivo rispetto a quelli che non lo fanno. Infine, danneggia l'economia.

Il gettito fiscale sostanziale va perso al tesoro federale, ai fondi di previdenza sociale e Medicare e ai fondi statali di disoccupazione e compensazione dei lavoratori a causa dell'errata classificazione dei dipendenti. Si stima che nel 2006 siano stati persi 2,72 miliardi di dollari a causa della sottostima. In effetti, molti dipendenti classificati erroneamente sono costretti a pagare le tasse sul lavoro che i loro datori di lavoro avrebbero dovuto pagare.

Le sanzioni per l'errata classificazione dei dipendenti

Nel 2012, i datori di lavoro negli Stati Uniti hanno dovuto pagare importi significativi ai dipendenti che erano stati erroneamente classificati come appaltatori indipendenti. Ecco alcuni casi:

9 gennaio: una società di sicurezza del Tennessee è stata tenuta a pagare $ 62.000 di salario arretrato a 34 guardie.
3 maggio: un servizio di pulizia della periferia di Chicago ha dovuto pagare più di $ 500.000 di arretrato e risarcire i danni a 75 dipendenti delle pulizie.
14 maggio: dopo un'indagine del Dipartimento del lavoro, un operatore sanitario a domicilio della California ha dovuto pagare $ 654.082 a 108 infermiere.
23 agosto: una società di pipe del Texas è stata tenuta a pagare oltre $ 100.000 per gli straordinari non pagati a 55 dipendenti del negozio che sono stati trattati come appaltatori indipendenti durante un periodo di prova di 90 giorni.
20 agosto: un muro a secco di Washington, DC, doveva oltre $ 100.000 di straordinari non pagati a 120 lavoratori che venivano pagati a cottimo indipendentemente dalle ore lavorate.

Fonte: Comunicati stampa DOL: Errata classificazione dei dipendenti come appaltatori indipendenti

Cosa succede quando un datore di lavoro sbaglia?

Gli ultimi anni hanno visto un aumento degli sforzi del governo per arginare la marea di errori di classificazione dei dipendenti. Attraverso iniziative mirate e multi-agenzia e un budget maggiore per l'applicazione, i datori di lavoro sono stati sottoposti a controlli di conformità con maggiore frequenza. Il Dipartimento del Lavoro ha stanziato 14 milioni di dollari per il 2013 per rilevare e porre rimedio all'errata classificazione dei dipendenti. Molti stati hanno approvato o introdotto leggi intese ad affrontare i problemi causati dall'errata classificazione dei dipendenti. La legislazione è stata introdotta anche a livello federale.

Il costo per un datore di lavoro di sbagliare può essere grande. I rischi finanziari di un procedimento IRS includono la responsabilità per l'occupazione federale non pagata e le tasse statali di disoccupazione e per l'imposta sul reddito che il datore di lavoro non ha trattenuto. Possono essere applicate anche sanzioni.

In un procedimento del Dipartimento del lavoro, il datore di lavoro può essere ritenuto responsabile del pagamento degli stipendi arretrati dovuti a dipendenti classificati in modo errato che non hanno ricevuto salario minimo o straordinari. Le violazioni intenzionali possono portare a procedimenti penali, sanzioni pecuniarie e reclusione nei casi più gravi. Il datore di lavoro può anche essere soggetto a sanzioni pecuniarie civili.

Come si determina se un lavoratore è un dipendente o un appaltatore indipendente?

Non esiste un singolo test per determinare se un lavoratore debba essere classificato come dipendente o appaltatore indipendente. Ogni agenzia governativa ha il proprio test. Sebbene tutti abbiano alcune somiglianze, ogni test ha le sue sfumature.

Il test del fattore IRS

L'IRS identifica i datori di lavoro che non riescono a trattenere le tasse dalla paga del lavoratore e versano contributi a FICA (previdenza sociale e Medicare) e FUTA (disoccupazione) considerando una serie di fattori sotto tre criteri principali:

Controllo comportamentale: considera chi ha il diritto di dirigere e controllare i dettagli e i mezzi con cui il lavoratore esegue i servizi. Se il datore di lavoro mantiene il diritto di indicare come, quando e dove il dipendente svolge il lavoro, il rapporto sembra più un rapporto di lavoro.
Controllo finanziario: valuta l'indipendenza finanziaria e il rischio del lavoratore. Se il lavoratore ha un investimento significativo nel lavoro, è responsabile delle proprie spese e ha l'opportunità di realizzare un profitto (o incorrere in una perdita), la relazione sembra più una relazione di appaltatore indipendente.
Relazione tra le parti: esamina la natura generale della relazione e l'intento delle parti. Come vedono le parti la relazione? Se c'è un contratto scritto tra le parti, i suoi termini generalmente avranno un grande peso significativo.

Nessun fattore è determinante. Invece, il test dell'appaltatore indipendente IRS considera la totalità del rapporto per vedere se il datore di lavoro mantiene il diritto di controllare il lavoratore.

I fattori IRS



Criteri	Fattore	Dipendente	Contraente
Controllo comportamentale	Il datore di lavoro fornisce istruzioni?	sì	No
Controllo comportamentale	Il datore di lavoro fornisce formazione?	sì	No
Controllo finanziario	Il lavoratore effettua un investimento significativo per conto proprio?	No	sì
Controllo finanziario	Il datore di lavoro paga le spese del lavoratore?	sì	No
Controllo finanziario	I servizi del lavoratore sono disponibili per altri?	No	sì
Controllo finanziario	Il lavoratore viene pagato a scatti?	sì	No
Controllo finanziario	Il lavoratore sopporta il rischio di profitto o perdita?	No	sì
Rapporto tra le parti	Il lavoro fa parte della normale attività lavorativa del datore di lavoro?	sì	No
Rapporto tra le parti	Il lavoratore riceve benefici?	sì	No
Rapporto tra le parti	Il lavoratore ha un contratto scritto con il datore di lavoro?	No	sì
Rapporto tra le parti	Le parti hanno il diritto di interrompere il rapporto in qualsiasi momento?	sì	No
Rapporto tra le parti	Il datore di lavoro ha il diritto di trattenere il pagamento per un lavoro insoddisfacente?	No	sì

Il test del Dipartimento delle realtà economiche del lavoro

Il Dipartimento del lavoro (DOL) applica le leggi che richiedono il pagamento del salario minimo e degli straordinari ai sensi del Fair Labor Standards Act. Applica il test della realtà economica per determinare se i lavoratori che dovrebbero essere classificati come dipendenti ricevono la retribuzione a cui hanno legalmente diritto.

Il DOL esamina le realtà economiche dell'intero rapporto d'affari delle parti per determinare se il lavoratore dipende economicamente dal datore di lavoro o è veramente in affari per se stesso. Il test considera i seguenti fattori:

Quanto controllo ha il datore di lavoro sul modo in cui viene svolto il lavoro.
Se il lavoratore ha un'opportunità di profitto o un rischio di perdita indipendentemente dal datore di lavoro.
Se il lavoratore ha investito nelle strutture e nelle attrezzature aziendali.
La permanenza della relazione.
Il grado di abilità necessario per svolgere il lavoro.
Se il lavoro è parte integrante dell'attività del datore di lavoro.

Come il test IRS Factor, nessun fattore è determinante.

Il test EEOC

La Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC) applica una variazione al test dell'agenzia di diritto comune per determinare se i lavoratori sono dipendenti coperti dalla legge che vieta la discriminazione sul lavoro. L'EEOC prende in considerazione una serie di fattori relativi al diritto del datore di lavoro di controllare il lavoratore. I seguenti fattori suggeriscono che un lavoratore è un dipendente:

Il datore di lavoro ha la capacità di controllare come, dove e quando il lavoro viene eseguito.
Il lavoratore non ha bisogno di un livello di abilità elevato o di competenze speciali per eseguire il lavoro.
Il datore di lavoro fornisce al lavoratore gli strumenti e le attrezzature per svolgere il lavoro.
Il lavoratore esegue il lavoro presso il cantiere del datore di lavoro.
Esiste una relazione in corso tra il lavoratore e il datore di lavoro.
Il datore di lavoro può assegnare progetti aggiuntivi al lavoratore.
Il datore di lavoro stabilisce l'orario di lavoro e la durata del lavoro.
Il lavoratore viene retribuito in base a incrementi di tempo (oraria, settimanale, mensile, ecc.) Piuttosto che al completamento del progetto.
Il lavoratore non ha i propri dipendenti o subappaltatori che assistano il lavoro.
Il lavoro fa parte dell'attività regolare del datore di lavoro.
Il lavoratore non ha un'attività in proprio.
Il datore di lavoro fornisce vantaggi al lavoratore.
Il datore di lavoro può interrompere il rapporto a suo piacimento.
Le parti intendevano creare un rapporto di lavoro.

Responsabilità congiunta del datore di lavoro

Si può ritenere che un lavoratore abbia due datori di lavoro se due entità hanno il diritto di esercitare il controllo sull'occupazione del lavoratore. Ad esempio, l'agenzia di personale che paga un lavoratore e l'azienda per la quale il lavoratore presta servizi possono essere considerate datori di lavoro congiunti del lavoratore.

Se esiste un rapporto di lavoro congiunto, entrambi i datori di lavoro hanno i seguenti obblighi nei confronti del lavoratore ai sensi delle leggi sul lavoro federali e statali:

Fornire un luogo di lavoro libero da discriminazioni e molestie.
Fornire sistemazioni ragionevoli ai sensi dell'Americans with Disabilities Act.
Per reintegrare un lavoratore che torna da un congedo ai sensi del Family Medical Leave Act.
Fornire un ambiente di lavoro sicuro ai sensi della legge sulla salute e la sicurezza sul lavoro.

I datori di lavoro congiunti che violano le leggi sul lavoro saranno solidalmente responsabili dell'arretrato e di altri danni al lavoratore.

Modi per ridurre al minimo la responsabilità del datore di lavoro per errata classificazione

Un datore di lavoro può ridurre al minimo il rischio di errata classificazione dei dipendenti adottando le seguenti misure nei confronti dei propri appaltatori indipendenti:

Evitare di contrattare con ex dipendenti (compresi i pensionati) per fornire servizi simili a quelli che hanno svolto come dipendenti.
L'accesso degli appaltatori alle strutture e ai sistemi aziendali dovrebbe essere limitato a ciò di cui hanno bisogno per eseguire il lavoro.
Agli appaltatori non devono essere forniti biglietti da visita aziendali, cancelleria, uniformi o altri materiali che diano l'impressione di un rapporto di lavoro.
Se possibile, gli appaltatori dovrebbero lavorare fuori sede o sotto la propria gestione in loco.
Gli appaltatori dovrebbero avere, o acquisire a proprie spese, l'addestramento delle competenze di base e le attrezzature per eseguire il lavoro.
Le modalità di lavoro a contratto dovrebbero essere specifiche del progetto e di durata limitata.
Gli appaltatori dovrebbero essere pagati in base al progetto, non su base oraria o salariale.
Gli appaltatori non dovrebbero essere indicati come dipendenti e dovrebbero essere distinti dai dipendenti negli elenchi dei datori di lavoro e negli organigrammi.
Utilizzare un contratto di appaltatore indipendente che indichi l'intenzione delle parti di stabilire un accordo di appaltatore indipendente e non un rapporto di lavoro.
Utilizzare appaltatori che sono impiegati da un'altra entità, come un'agenzia di personale, in base a un accordo scritto che rende l'altra entità responsabile della ritenuta alla fonte e del rispetto degli altri obblighi del datore di lavoro.
Eseguire periodicamente degli audit interni per determinare se i lavoratori sono adeguatamente classificati, utilizzando i test dell'agenzia come guida.