Comunicare in un ambiente aziendale — diploma nvq livello 3 in economia e amministrazione — parte ii

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Questa è la continuazione della parte I dell'Unità "Comunicare in un ambiente aziendale"

C'erano alcune domande che mi sono perso in quell'articolo e sono qui per chiunque abbia bisogno di aiuto. In effetti, ci sono stati molti commenti, chiedendo aiuto con questa sezione (Sezione 3 e sezione 4). Spero che questo possa essere d'aiuto.

PS: In una nota gentile, per favore non copiare nulla di inviato qui e visualizzarlo nel tuo file. Questo è stato pubblicato qui, puramente per aiutarti a ottenere un'idea / comprensione di ciò che si aspettano che tu scriva e di come devi scrivere. Dovrai metterti in relazione con la tua area di lavoro e organizzazione e mantenerlo mentre prepari i file. Grazie per la collaborazione.

3.1 Descrivere i modi di presentare verbalmente le informazioni e le idee in modo chiaro

Devo usare un linguaggio semplice e frasi brevi quando presento le informazioni in questo modo per renderle più comprensibili per tutti. Devo assicurarmi di essere flessibile e di poter fornire alle persone le informazioni in modi diversi, perché persone diverse comprendono cose e concetti in modi diversi. Alcuni capiscono ascoltando, altri vedendo e altri praticando. Prima di presentare le informazioni, io:

• Pianifica ciò di cui voglio parlare.
• Elimina ogni dettaglio non necessario.
• Presenta le idee importanti in un ordine logico.

Usa un linguaggio attivo e personale come "tu" e "noi".

3.2 Spiegare i modi per dare contributi alle discussioni che aiutano a raggiungere gli obiettivi

Ci sono vari obiettivi come dipartimento e team. Per avere successo all'interno del team, devo imparare ad ascoltare le persone, dare importanza alle idee di tutti, eseguire i compiti richiesti entro il periodo di tempo concordato, tenere tutti aggiornati su tutti gli eventi, discussioni e altre comunicazioni e, cosa più importante soprattutto, sii molto attento e rispettoso.

3.3 Descrivere i modi per adattare i contributi verbali per soddisfare i diversi pubblici, scopi e situazioni

Prima di presentare qualsiasi cosa o prima di andare a parlare con un gruppo o una squadra, dovrò imparare il tipo di pubblico, lo scopo e la situazione e adattare i miei contributi verbali per adattarli. Le capacità di comunicazione sono alcune delle abilità più apprezzate e ricercate nel mondo degli affari.

Senza capacità di comunicazione, non siamo in grado di far sapere agli altri cosa pensiamo, sentiamo o vogliamo realizzare. Non saremo in grado di creare partnership, motivare gli altri o risolvere conflitti.

Gli studi hanno dimostrato che quando i professionisti crescono più in alto in un'organizzazione, anche le loro capacità di comunicazione diventano più importanti e non meno. (Fonte: wittcom.com)

3.4 Spiegare come usare e interpretare il linguaggio del corpo

Il linguaggio del corpo o la comunicazione non verbale è una forma di comunicazione molto importante. È una forma di comunicazione forte che viene spesso trascurata dalla maggioranza delle persone. Ogni persona in questo mondo usa i gesti come segno per esprimere le proprie emozioni, ma non molti di noi ne sono consapevoli o lo riconoscono.

Il linguaggio del corpo è una forma di segnale non verbale che viene utilizzato da molti per comunicare. Possono essere le nostre espressioni facciali, i movimenti del nostro corpo, i contatti oculari e molte altre forme, che sono cose che non diciamo verbalmente, ma possono comunque trasmettere un'enorme quantità di informazioni.

Il linguaggio del corpo è una parte importante della comunicazione che può costituire il 50% o più di ciò che stiamo comunicando. Bisogna capire che il linguaggio del corpo è una parte molto importante della comunicazione. Imparando a interpretare il linguaggio del corpo, possiamo diventare un comunicatore molto più efficace in tutti gli ambiti della vita. Alcuni modi per comprendere i linguaggi del corpo sono:

• Osserva il livello del contatto visivo, perché questo dice molto sulla persona e su come si sente.
• Nota cosa fa la persona con le mani, i movimenti delle mani possono mostrare se la persona è nervosa o rilassata.
• Presta attenzione alla postura, poiché posture diverse significano cose diverse.
• Riconosci le posture aggressive.
• Guarda le espressioni facciali, poiché possono esprimere molti tipi di emozioni, come tristezza, felicità, rabbia, aggressività, frustrazione, confusione ecc.

3.5 Descrivere come usare e interpretare il tono di voce

Quando una persona parla, attraverso i suoi toni possiamo riconoscere se la persona è di umore divertente o appassionata di ciò che sta parlando. Il tono trasmette le preoccupazioni di chi parla e possiamo anche capire se chi parla è sincero o meno. Quando parliamo o presentiamo qualcosa, l'evento deve essere bidirezionale, in modo che includa tutti i presenti, altrimenti il ​​pubblico potrebbe trovarlo noioso. È responsabilità esclusiva del relatore creare un'idea di quanto sia importante la consegna e mantenere tutti coinvolti.

3.6 Descrivere i metodi di ascolto attivo

L'ascolto è una delle abilità più importanti che dovrei avere per svolgere bene il mio lavoro. La misura in cui ascolterò si rifletterà sul mio lavoro e sulle mie prestazioni. Mostrerà anche la qualità del mio rapporto con il mio team e i clienti.

• Ascolto per ottenere informazioni dagli altri.
• Ascolto per capire cosa dicono gli altri.
• Ascolto per imparare cose nuove.
• Ascolto perché rispetto i sentimenti degli altri come desidero che gli altri rispettino i miei.
• Ascolto perché ci tengo agli altri.
• Ascolto perché è importante ascoltare e agire di conseguenza.

Diventare un ascoltatore migliore mi aiuterà a migliorare la mia produttività sul lavoro. Aiuterà anche gli altri a raggiungere la capacità di essere influenti, persuasivi e di negoziare.

I metodi di ascolto attivo includono:

• Ascoltare con calma senza interrompere, in modo da lasciare parlare l'altra persona e mostrare loro che ci tengo e la rispetto.
• Chiedere agli altri di ripetere se non capisco niente, per evitare errori.
• Prendere appunti di punti importanti, in modo da non dimenticare o perdere punti importanti.
• Confermando quello che ho capito, in modo che non ci sia fraintendimento delle informazioni.

3.7 Descrivere i vantaggi dell'ascolto attivo

L'ascolto attivo ha diversi vantaggi.

• Aiuta le persone a essere attente a ciò che stanno ascoltando.
• Evita malintesi, poiché siamo lì per assicurarci che abbiano detto e capito la cosa giusta.
• Quando ascoltiamo, la persona che parla ha voglia di parlare, perché sa che c'è qualcuno lì ad ascoltarla.
• Mi aiuta ad essere aperto a ciò che ascolto e fa sentire aperta anche l'altra persona su ciò che dice.
• Riesco a vedere le cose dal punto di vista dell'altra persona e mi aiuta a entrare in empatia con loro.
• Capisco le persone.
• Sono anche in grado di chiarire dubbi e supposizioni e avere un'idea chiara di ciò che è realmente accaduto.
• Nel complesso aiuta a essere una squadra migliore e aiuta l'organizzazione.

3.8 Spiegare lo scopo del riepilogo della comunicazione verbale.

Lo scopo di riassumere la comunicazione verbale è quello di

• Identifica i punti principali - comportamenti, pensieri e sentimenti - che sono stati discussi
• Metterli tutti insieme
• Aiuta ad avere uno schema chiaro e preciso

4.1 Descrivere i modi per ottenere feedback sul fatto che le comunicazioni abbiano raggiunto il loro scopo

Il feedback è l'ultimo processo di comunicazione e completa l'intero processo di comunicazione. Il feedback ci aiuta a decidere se la comunicazione è stata efficace, utile e sensata. Aiuta a decidere cosa può essere fatto meglio la prossima volta, dandoti così nuove idee.

Ricevo feedback dal mio team, dal mio manager e da altri reparti coinvolti tramite e-mail o di persona. Questo mi aiuta a migliorare le mie prestazioni e correggere gli errori.

Per questo io:

• Raccogliere dati
• Agire
• Comunica il feedback
• Affina le modifiche

4.2 Spiegare lo scopo e i vantaggi dell'utilizzo del feedback per sviluppare ulteriormente le capacità di comunicazione

Il feedback è un aspetto molto importante in qualsiasi ambiente lavorativo o accademico. Lo uso per creare un cambiamento e un miglioramento come persona e anche nelle mie prestazioni lavorative. Migliora il morale della squadra, aumenta la qualità del servizio e la reputazione dell'organizzazione. Il legame tra l'organizzazione e i dipendenti e il legame tra l'organizzazione ei suoi clienti migliora a seguito del feedback. Anche il feedback deve essere ricevuto e attivato. Quando ho agito in base al mio feedback, lo faccio sapere alle persone, in questo modo sanno che ho ascoltato e questo dimostra che sono disposto a imparare ed entusiasta. Ciò incoraggerà anche le persone a offrirmi un feedback in futuro e posso migliorare ulteriormente le mie prestazioni e salire la scala.

Spero sia stato utile! Se hai bisogno di aiuto o consiglio in merito a una qualsiasi delle sezioni pubblicate qui, lascia un commento o contattami. Sarò più che felice di aiutarti.