Una lista di controllo per i datori di lavoro prima di licenziare i dipendenti

Quando un datore di lavoro non sa come licenziare un dipendente, il rischio è un contenzioso sul lavoro che è costoso, dispendioso in termini di tempo e distrae l'intera organizzazione. I datori di lavoro possono ridurre il rischio di contenzioso in merito alle dimissioni illecite ponendo alcune domande prima di licenziare un dipendente. Una lista di controllo per la cessazione del rapporto di lavoro consente a un datore di lavoro di sapere quando licenziare qualcuno identificando in anticipo tutti i rischi e le questioni legali. Qualunque sia la ragione della dimissione dei dipendenti (scarso rendimento lavorativo, cattiva condotta dei dipendenti o eliminazione del lavoro), il datore di lavoro può adottare qualsiasi ulteriore misura necessaria per limitare il rischio legale prima che sia troppo tardi.

Come licenziare legalmente un dipendente

Domande per valutare potenziali problemi legali quando si licenzia un dipendente

Per quanto riguarda qualsiasi decisione di discarico, porre le seguenti domande:

Il dipendente è un membro di una classe protetta?
Il dipendente è stato assente dal lavoro a causa della nascita o dell'adozione di un figlio, delle gravi condizioni di salute del dipendente o delle gravi condizioni di salute di un coniuge, figlio o genitore?
Il dipendente ha indicato o esistono prove credibili e oggettive che il dipendente non sia in grado di svolgere, in tutto o in parte, le proprie mansioni lavorative a causa di infortunio, malattia o disabilità?
Il dipendente ha chiesto o ricevuto benefici per la retribuzione del lavoratore?
Il dipendente ha segnalato attività illegali o non etiche o ha segnalato una violazione della politica o delle regole aziendali?
Il dipendente ha presentato un reclamo a un'agenzia esterna o una causa in merito a questioni legate al lavoro o ha partecipato a un'indagine di reclamo esterno o ad altri procedimenti?
Il dipendente ha diritto a ricevere una commissione o un bonus se continua a lavorare?
Il dipendente è idoneo al pensionamento o è vicino a soddisfare i criteri di idoneità al pensionamento?
Il dipendente ha svolto attività sindacale (come organizzare o picchettaggio) o altre attività protette e concertate?
Il dipendente si è lamentato con il datore di lavoro o altri per problemi di sicurezza o altre questioni di interesse pubblico (whistleblowing)?
Sono state fatte promesse (scritte o verbali) al dipendente in merito alla prosecuzione del rapporto di lavoro, all'impiego per una determinata durata o ai motivi per cui il dipendente poteva essere licenziato?
Il motivo dichiarato per la dimissione è contraddetto da qualsiasi documentazione relativa alle prestazioni o alla storia lavorativa del dipendente (come revisioni delle prestazioni, aumenti di stipendio, premi bonus) o altra documentazione?

Se la risposta a una delle domande di cui sopra è SÌ, il dipendente può essere in grado di dichiarare una richiesta di discriminazione o di licenziamento illegittimo. Consultare un consulente legale per determinare il rischio di dimissione in tali circostanze.

Considerazioni sugli scarichi relativi alle prestazioni

Prima di licenziare un dipendente per scarso rendimento lavorativo, considerare le seguenti domande:

La prestazione lavorativa attesa è coerente con la classificazione lavorativa?
Le aspettative sono state comunicate al dipendente?
Il dipendente ha ricevuto la formazione necessaria e altre risorse per lavorare al livello previsto?
Le prestazioni del dipendente non sono effettivamente riuscite a soddisfare lo standard previsto?
Il dipendente è stato informato della carenza di prestazioni e ha avuto una ragionevole opportunità di migliorare?
Il dipendente è stato informato delle conseguenze di un mancato miglioramento delle prestazioni al livello atteso?
Esiste la documentazione dei problemi di prestazioni e degli sforzi per risolverli?
Tutti i dipendenti con carenze di prestazioni simili sono stati trattati allo stesso modo?

La risposta a ciascuna delle domande di cui sopra dovrebbe essere SÌ prima di procedere alla dimissione.

Considerazioni sugli scarichi relativi alla condotta

Prima di licenziare un dipendente per cattiva condotta o violazioni delle regole di lavoro, considerare le seguenti domande:

Esiste una regola o una politica di lavoro scritta?
La regola è ragionevolmente correlata alle operazioni sicure ed efficienti del datore di lavoro?
Il dipendente era a conoscenza o ragionevolmente avrebbe dovuto essere a conoscenza della regola o della politica del lavoro?
Il dipendente è stato avvertito adeguatamente delle conseguenze di una violazione delle regole? (Ciò può essere dimostrato dalla conoscenza della regola da parte del dipendente, dalla comunicazione della regola da parte del datore di lavoro, dall'applicazione coerente della regola e dalla formazione.)
È stata condotta un'indagine corretta e obiettiva e il dipendente ha fornito l'opportunità di raccontare la sua versione della storia?
Esistono prove sostanziali o prove di colpevolezza basate sui fatti scoperti durante le indagini, considerando le motivazioni del dipendente e lo scopo perseguito dalla norma?
Il licenziamento è una sanzione ragionevole, considerando la gravità del reato e i precedenti, l'anzianità di servizio e le intenzioni del dipendente?
La dimissione è coerente con il trattamento di altri dipendenti in circostanze simili?

La risposta a ciascuna delle domande di cui sopra dovrebbe essere SÌ prima di procedere alla dimissione.

Considerazioni sulle dimissioni dovute all'eliminazione del lavoro

Prima di licenziare un dipendente a causa dell'eliminazione del lavoro, considerare le seguenti domande:

C'è una ragione oggettiva per l'eliminazione del lavoro (come calo degli affari, cambiamento tecnologico, trasferimento geografico, ecc.)?
Esiste la documentazione di criteri di selezione oggettivi per la scelta dei dipendenti le cui posizioni vengono eliminate (come anzianità, prestazioni documentate passate, ecc.)?

La risposta alle domande precedenti dovrebbe essere SI prima di procedere con l'eliminazione del lavoro.

Esistono prove che suggeriscono che l'eliminazione del lavoro sia un sotterfugio per licenziare il dipendente per un altro motivo?
C'è l'intenzione di ricoprire la posizione del dipendente?
Un'analisi dei dipendenti selezionati per l'eliminazione del lavoro indica un impatto negativo statisticamente significativo sulla base di età, razza o sesso? (Si noti che l'analisi dell'impatto negativo dovrebbe essere condotta sotto la guida di un consulente legale in modo che possa essere protetta dal privilegio avvocato-cliente.)

Se la risposta alla domanda è SÌ, discutere con il consulente legale il rischio di procedere con l'eliminazione del lavoro in tali circostanze.

Il dipendente è coperto da un contratto collettivo di lavoro che contiene disposizioni specifiche relative alla riduzione delle forze (come preavviso richiesto, modalità di selezione per una riduzione delle forze, ammissibilità al trattamento di fine rapporto, ecc.)?
L'eliminazione del posto di lavoro fa parte della chiusura di un impianto (la chiusura permanente o temporanea di un singolo sito di lavoro con conseguente perdita del posto di lavoro per 50 o più dipendenti) o del licenziamento collettivo (una perdita di occupazione in un singolo luogo di lavoro di almeno il 33% i dipendenti e almeno 50 dipendenti) in modo tale che vengano attivate le comunicazioni ai sensi della legge sulla notifica di adeguamento e riqualificazione dei lavoratori (WARN)?
Al dipendente verrà chiesto di firmare un rilascio delle richieste relative all'occupazione in relazione a un incentivo di uscita o altro programma di interruzione del rapporto di lavoro (licenziamento) offerto a più di un dipendente in modo tale che i requisiti dell'Old Worker Benefit Protection Act (OWBPA) siano attivato?

Se la risposta a queste domande è SÌ, consultare un consulente legale per assicurarsi che tutti i requisiti legali e contrattuali siano soddisfatti.

Conclusione

Identificando e affrontando in modo proattivo i rischi legali prima di prendere la decisione finale di dimissione, i datori di lavoro possono ridurre le loro possibilità di contenzioso di risoluzione illecita e rafforzare le loro difese nel caso in cui venga intentata una causa.