Viaggio di lavoro reso facile: 8 consigli infallibili

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Suggerimenti per viaggi d'affari dall'esperienza

Dopo diversi anni di viaggi per motivi di lavoro negli Stati Uniti e in Canada, ho accumulato informazioni sostanziali su diversi aspetti dei viaggi d'affari che possono facilmente andare storto.

Oltre all'organizzazione del mio viaggio, assisto anche gli atleti e i governi della Nigeria e di altre nazioni e società sportive africane, insieme alle organizzazioni sportive e religiose in India nei loro preparativi per il viaggio negli Stati Uniti.

Negli ultimi dieci anni, ho assistito nella pianificazione di viaggi d'affari per centinaia di atleti, membri della famiglia e dignitari governativi associati dall'estero e in tutta l'America, in modo che potessero realizzare i sogni di tutta la vita di competere e allenare per tornei di arti marziali sponsorizzati dagli americani di alta qualità. Errori di sistemazione e burocrazia possono certamente essere un incubo.

Tutto questo viaggio richiede un'adeguata pianificazione e comunicazione, nonché una corretta navigazione dei canali di viaggio legati al governo tra e tra le nazioni. Sebbene questa possa essere un'impresa complessa, ecco alcuni suggerimenti efficaci che possono aiutare a facilitare il processo in qualsiasi paese.

Suggerimento 1: conferma le tue disposizioni di alloggio

Un paio di volte mentre stavo arrivando in un hotel in una città lontana da casa, sono andato alla reception solo per sapere che l'hotel non aveva prenotazione per me e non avevo idea di chi fossi. In una terza occasione ho ricevuto fatture da due alberghi separati, uno in cui ho soggiornato e uno in cui non ero rimasto e che non era collegato al primo hotel.

In una quarta avventura di viaggio, ho guidato per 1.000 miglia attraverso il Mississippi e la Louisiana nel caldo di agosto dopo aver confermato la mia prenotazione al punto finale per telefono tre volte prima di uscire di casa. Tuttavia, sono arrivato a New Orleans e ho scoperto che non c'erano prenotazioni per me sui libri del mio hotel. Ho guidato per un'ora e ho trovato un altro posto con un posto vacante. La sistemazione può certamente essere un incubo.

Usa un agente di viaggio

Tutto questo mi ha convinto a utilizzare un agente di viaggio. Un buon agente di viaggio impedirà tali prenotazioni Snafus. Se sei un viaggiatore d'affari regolare, sviluppa un rapporto con un buon agente di viaggio, se non lavori per una grande azienda che ha un eccellente dipartimento di viaggi d'affari a disposizione del suo personale.

Un agente di viaggio può anche farti risparmiare tempo, gestendo contemporaneamente le prenotazioni per un volo o un treno, un hotel e un'auto a noleggio, nonché tutte le possibili modifiche della prenotazione che potrebbero essere richieste. Un tale agente dovrebbe anche essere attrezzato per trovare programmi frequent flyer, tutti i tipi di sconti di viaggio, coupon, servizi gratuiti e vantaggi speciali per l'iscrizione.

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Suggerimento 2: prenditi cura delle tue esigenze nutrizionali, dietetiche e mediche

Se prenoti un biglietto aereo o una prenotazione di treni a lunga percorrenza, richiedi un pasto speciale in modo da ricevere un servizio personalizzato. Ad esempio, i pasti da viaggio vegetariani e a basso contenuto di grassi / a basso contenuto di sale sono più sani per i viaggi lunghi. Abbassare l'assunzione di sale può aiutare a prevenire alcuni degli effetti del jet lag, se sei incline ad averlo anche tu. A destinazione, evita i fast food e cerca cibo sano. Il concierge del tuo hotel dovrebbe avere una buona lista di consigli per te. Oltre a questo, dai un'occhiata ai libri di Rachel Ray sul mangiare buon cibo a prezzi ragionevoli nelle città di tutto il mondo. Assicurati di evitare di mangiare le cose più pesanti del menu e di andare direttamente in camera a dormire. Sarai noioso il giorno dopo e non vorrai alzarti.

Le tue prescrizioni mediche

Se hai dei farmaci su prescrizione, chiedi al tuo medico una serie extra di prescrizioni in caso di smarrimento dei farmaci. Questo è fondamentale in caso di insulina e altri farmaci salvavita. Tuttavia, potresti non essere in grado di ricevere prescrizioni extra per farmaci che creano dipendenza, come gli antidolorifici. Se devi portare con te un kit di puntura d'ape, assicurati di portare almeno due extra. Non lasciare nulla al caso per quanto riguarda la tua salute.

Avvisa il tuo medico che stai viaggiando e in quali date. Assicurati che lui / lei o un medico associato di cui ti fidi possa essere contattato durante il tuo viaggio per chiedere aiuto, se necessario, per eventuali prescrizioni salvavita o altri trattamenti che potrebbero essere richiesti. Inoltre, chiedi al tuo hotel se ha un medico nel personale che potrebbe essere chiamato in caso di emergenza. Anche la dialisi può essere organizzata in anticipo, se lavori con il tuo medico per prendere accordi solidi e un piano B nel caso in cui le cose vadano male.

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Consigli di viaggio da Rachael Ray

• Every Day with Rachael Ray

  Questo sito web offre materiali in linea dalla popolare e utile rivista di cibo e vita di Rachael Ray. La signora Ray fornisce numerosi consigli su cibo, nutrizione e stile di vita che possono essere utilizzati nella vita quotidiana e applicati ai viaggi di lavoro e personali.

Suggerimento 3: trova il tempo per l'esercizio

Un po 'di esercizio può fare molto per tenerti vigile durante i tuoi viaggi di lavoro.

Non devi svegliarti alle 4:30 per fare 1.000 flessioni, come fa il Gran Maestro Jhoon Rhee, ma questa è la sua abitudine per tutta la vita. Si attacca alla strada e ha circa 70 anni e non mostra segni di rallentamento nelle sue imprese.

La maggior parte degli hotel offre una sorta di strutture ricreative e di esercizio, quindi approfittane, anche se solo per 15 minuti al giorno. Se ciò è scomodo, il tuo hotel potrebbe fornire attrezzature per esercizi alla tua camera e il concierge dovrebbe avere tali informazioni. Se l'attrezzatura non è di tuo gradimento, puoi fare 20 minuti di allungamenti al giorno. Una volta ho tenuto un corso settimanale di stretching in cui i partecipanti hanno perso mezzo chilo a settimana semplicemente facendo stretching!

La comunità circostante dovrebbe offrire iscrizioni a breve termine al fitness club per i viaggiatori d'affari, e questa è una buona opzione. Inoltre, alcuni di questi abbonamenti possono essere offerti gratuitamente con il tuo soggiorno in hotel, attraverso una partnership tra l'hotel e la palestra. Ci sono molte possibilità.

Le navi da crociera offrono spesso opzioni di esercizio.

Risorse per gli esercizi di Jhoon Rhee

• 100 anni di saggezza in un giovane corpo di 21 anni A

  metà degli anni '70, Jhoon Rhee lasciò la Corea nel 1956 e portò in America la sua conoscenza della salute, dell'esercizio fisico e della vita positiva. Condividendo questi concetti efficaci da oltre 50 anni con gli Stati Uniti e altre nazioni, è ancora forte nella vita e negli affari

• Jhoon Rhee - Storia delle arti marziali del Texas

  Questo sito web racconta la storia delle arti marziali e degli inizi della carriera sanitaria di Jhoon Rhee in Texas. Il Gran Maestro Rhee è il padre del taekwondo americano, dopo averlo portato negli Stati Uniti nel 1956 e aver insegnato i suoi benefici per la salute alla Camera e al Senato degli Stati Uniti.

La dozzina quotidiana di allungamenti di Jhoon Rhee

Suggerimento 4: ricordati di dormire

Dormo sempre un po 'in aereo o in treno quando viaggio, ma a volte è difficile farlo, considerando i suoni e la luce intorno a te. Il jet lag e / o la mancanza di sonno possono influenzare negativamente qualsiasi viaggiatore d'affari con irritabilità e ottusità e questo potrebbe costarti un grosso account o un nuovo cliente.

Adattarsi a un nuovo fuso orario

Puoi provare ad adattarti a un nuovo fuso orario a casa prima di viaggiare utilizzando un secondo orologio impostato su quella particolare ora. Usa questo orologio e vai a letto con quel fuso orario invece del tuo per circa tre giorni prima di partire per il tuo viaggio. Questa è un'opzione. Se non puoi farlo, assicurati di mettere in valigia tappi per le orecchie e mascherine per dormire in treno, in aereo o nella tua stanza in hotel. Se ti capita di viaggiare verso nord dove c'è luce 24 ore su 24 per diversi mesi all'anno, i tappi per le orecchie e le tende per dormire saranno di grande aiuto. Potresti anche indossare due orologi, uno impostato sul tuo fuso orario e uno impostato sul fuso orario della tua destinazione per tenerti organizzato. In questo modo, non chiamerai casa o ufficio alle 3:00

Nel tuo hotel, chiedi se c'è un piano riservato solo ai viaggiatori d'affari. Molti hotel mantengono un tale piano. A quel piano dovresti trovare diversi fax, linee telefoniche, fotocopiatrici, PDA per uso temporaneo, computer portatili che puoi prendere in prestito e una varietà di opzioni Internet; in più, molta pace e tranquillità.

Alcuni hotel offrono camere progettate specificamente per tenere lontani la luce e il rumore con tende che bloccano la luce e isolamento supplementare delle pareti. Chiedi al tuo agente di viaggio di esaminare la questione o chiedi all'addetto alle prenotazioni quando effettui la tua prenotazione.

Suggerimento 5: prova un Bed and Breakfast

Alcuni viaggiatori ritengono che i B&B siano troppo caratteristici o troppo costosi, ma non è così. Più frequentemente, scoprirai che i B&B sono stati progettati per le tue esigenze di viaggio d'affari in tutto il mondo. Molti ora offrono tariffe aziendali ridotte, servizio Internet gratuito in camera, sale riunioni, aree lounge, fax e altre tecnologie. La maggior parte dei B&B sono molto confortevoli e tranquilli, lontani dalle zone ad alto traffico e dalle scuole. Alcuni non accettano i bambini come ospiti, ma incoraggiano i viaggiatori d'affari che hanno bisogno di un posto dove rilassarsi e concentrarsi. Il personale del B&B spesso fa anche commissioni per te.

Suggerimento 6: rallenta

I viaggi costanti a lungo termine logoreranno la maggior parte delle persone, in particolare le persone che lavorano in occupazioni ad alta pressione come le vendite e volano attraverso il paese o il mondo ogni settimana. C'è una scena correlata nel film di Bette Midler The Rose. Il suo personaggio è una rock star che è stata su così tanti aerei durante il tour che si sveglia da un pisolino e inizia a piangere, perché non sa dove si trova.

Lo stress che colpisce il corpo attraverso un viaggio costante, anche se non lo senti, può effettivamente ucciderti. Lo stress non alleviato si accumula e talvolta provoca ipertensione e ictus. Viaggiare in ambienti ravvicinati come un aereo di linea angusto può causare coaguli di sangue nelle gambe che possono viaggiare ai polmoni e al cuore, causando un ictus fatale. Ciò è accaduto con David Bloom, reporter incorporato che cavalcava in un carro armato per lunghi periodi di tempo in Iraq all'inizio della guerra in Iraq. Può anche verificarsi durante lunghi viaggi in auto. È necessario fare una pausa di stretching spesso durante i lunghi viaggi per evitarlo.

È anche importante fare delle pause dai viaggi, forse una settimana ogni trimestre, in cui non viaggi. Viaggiare attraverso fusi orari spesso sollecita il corpo tanto quanto cambiare i turni di lavoro ogni giorno, come è necessario nel settore della ristorazione di volta in volta. Entrambi possono provocare una morte prematura.

Suggerimento 7: mantenere un ritmo ragionevole

Dormi a sufficienza e pianifica il tuo tempo in modo da poter gestire il ritmo senza stress eccessivo che porta non solo alla malattia ma anche al cattivo umore. Usa uno strumento di pianificazione di qualche tipo e non inceppare il tuo calendario. Lascia un po 'di spazio per assimilare le tue attività e gli eventi aziendali.

Il calendario di Microsoft Outlook è molto utile e ti ricorderà con un messaggio quando gli eventi o gli incarichi sono in scadenza. Lo uso regolarmente per ricordare a me stesso riunioni e lezioni. Anche i pianificatori palmari PDA sono buoni e il taccuino di pianificazione è ancora utilizzato da molte persone. Questo potrebbe essere un timer giornaliero o un taccuino con marchio Franklin Covery. Mi piace tenere un programma elettronico e portare anche un piccolo taccuino di pianificazione con lo stesso programma registrato.

Suggerimento 8: resta in contatto con casa e ufficio

Non bruciare la candela ad entrambe le estremità.

Il lavoro eccessivo può portare a buoni risultati aziendali a breve termine, ma alla fine porterà a malattie ed esaurimento in te stesso e all'alienazione dei tuoi colleghi, supervisori, clienti, famiglia e amici a lungo termine. Durante il tuo viaggio di lavoro, chiama l'ufficio e la casa per fare il check-in e saluta con piacere. Non litigare al telefono o via e-mail. Sii ottimista. Assicurati inoltre che il tuo ufficio sappia esattamente dove ti trovi e come contattarti in caso di emergenza, sia di lavoro che personale.

Consigli di viaggio in sedia a rotelle

Risorse addizionali

• Associazione dei viaggiatori d'affari

  Questa organizzazione fornisce ai membri una varietà di servizi che includono sconti sugli hotel del 10-50%, upgrade gratuiti della camera, risparmi extra legati al viaggio, assicurazione di viaggio e informazioni sui viaggi d'affari. Le prenotazioni e altri accordi possono essere perfetti

• Association of Corporate Travel Executives

  L'Association of Corporate Travel Executives (ACTE) è un'organizzazione senza scopo di lucro che fornisce formazione globale relativa ai viaggi ai dirigenti nel settore dei viaggi d'affari. L'iscrizione include gli acquirenti aziendali di servizi di viaggi d'affari

© 2007 Patty Inglish MS