Esempio di foglio di calcolo contabile per piccole imprese

Se possiedi un'azienda, non puoi ignorare la contabilità

Se hai una tua piccola impresa, tenere dei buoni registri è un must. In effetti, potrebbe anche essere un requisito per l'incorporazione o la licenza. Devi essere in grado di vedere in qualsiasi momento se la tua attività è redditizia o meno. Al momento delle tasse, è ancora più importante aver tenuto buoni registri aziendali durante tutto l'anno, altrimenti potresti finire in acqua calda con le autorità fiscali.

Imposta semplici fogli di calcolo per i record di reddito e di spesa. Se prendi l'abitudine di inserire elementi nei fogli di calcolo il giorno in cui si verificano, scoprirai presto di formare una nuova abitudine e avrai buoni record aziendali da avviare. La discussione che segue è intesa come una linea guida e gli esempi si basano su qualcuno che gestisce una piccola attività di servizi - in questo caso, scrivendo e modificando - da casa e che non ha dipendenti.

Quali registrazioni devo conservare?

I requisiti variano da giurisdizione a giurisdizione, quindi è sempre consigliabile verificare con il proprio stato o governo provinciale, nonché con l'agenzia fiscale federale, per assicurarsi di aver compreso cosa è necessario fare in termini di contabilità.

In generale, per una ditta individuale, non è richiesto un bilancio annuale ed è sufficiente tenere fogli di calcolo. Probabilmente scoprirai che, in quanto proprietario di un'azienda, esistono leggi che ti obbligano a conservare i tuoi registri aziendali per un periodo di diversi anni. Potrebbe anche essere necessario ottenere un "numero aziendale" dall'agenzia fiscale per la dichiarazione delle imposte applicabili all'attività.

In termini di conservazione dei tuoi registri a fini fiscali, dovresti sempre assicurarti di conservare la prova per eseguire il backup di ogni voce nei tuoi fogli di calcolo. Questo è chiamato audit trail. Questo audit trail include elementi come fatture per i tuoi servizi e ricevute per gli acquisti effettuati. Se utilizzi la tua auto per la tua attività, devi registrare il chilometraggio sostenuto per uso aziendale, il costo del gas, il costo di una licenza e le riparazioni / manutenzione. Dovrebbero essere monitorate anche le bollette del telefono e di altre utenze, incluso il tuo provider Internet. Semplici fogli di calcolo che puoi impostare utilizzando software come Microsoft Excel possono aiutarti a rimanere aggiornato su tutto.

Record di reddito

Ci sono solo pochi semplici passaggi necessari per impostare un foglio di calcolo per registrare il reddito generato dalla tua piccola impresa. Puoi davvero entrare nei dettagli se lo desideri, ma semplice è generalmente migliore e ti impedirà di vedere la contabilità come un lavoro di routine.

Fondamentalmente, tutto ciò che devi fare è registrare le tue fonti di reddito. Se il reddito deriva da una fattura emessa a un cliente per la fornitura di un servizio, prendi nota delle specifiche. La tua traccia di controllo o "prova" per queste transazioni potrebbe includere estratti conto PayPal, estratti conto bancari e fatture che hai creato per i tuoi clienti.

Le intestazioni delle colonne possono includere qualsiasi cosa tu voglia, ma almeno dovrebbe avere la data della transazione o della fattura, il nome del cliente, una descrizione dei servizi che hai fornito, il numero della tua fattura di vendita (così puoi fare un riferimento incrociato e fornire un audit trail) e le eventuali tasse applicate.

Puoi anche creare formule in celle diverse per continuare a eseguire i totali o, se sei molto esperto con i fogli di calcolo, puoi fare cose come un collegamento ad altri fogli. L'esempio di seguito viene fornito come illustrazione per semplici registrazioni di reddito.

Reddito da clienti che mostrano il numero di fattura

greenlamplady (Kaili Bisson)

Record di spesa

Come per i registri del reddito, mantenere le cose semplici sul lato delle spese renderà davvero tutto relativamente semplice e veloce. Registra tutte le spese legittime sostenute nella tua attività alla data in cui si verificano. Prova a utilizzare descrittori o tipi di spesa come quelli utilizzati dalle autorità fiscali, poiché questo ti aiuterà davvero quando arriverà il momento di fare le tue tasse. Alcuni esempi includono:

Pubblicità
Affari - uso delle spese domestiche
Forniture
Telefono e utenze

Anche in questo caso, le intestazioni delle colonne possono includere qualsiasi cosa tu voglia, ma come minimo, dovrebbero avere la data della transazione, il tipo di transazione, il nome del fornitore, l'importo speso e le eventuali tasse applicate. Conserva tutte le ricevute e le fatture come prova. Puoi ancora una volta creare formule nelle celle per continuare a eseguire i totali di diversi tipi di spese. Di seguito è mostrato un semplice foglio di calcolo delle spese.

Spese per tipo con imposte sostenute

Scarica un'app per monitorare le spese

Ci sono anche molte app che puoi scaricare sul tuo dispositivo Android o iOS che ti permetteranno di tenere traccia delle spese aziendali.

La maggior parte di queste app si integra abbastanza facilmente in pacchetti come QuickBooks e anche in Excel, dandoti la tranquillità che tutte le tue spese vengano registrate. Alcune app ti consentono persino di inviare fatture via email ai tuoi clienti, un grande risparmio di tempo per le piccole imprese.

Mantenere viva l'abitudine del foglio di calcolo contabile

Ora, inizia a prendere l'abitudine di passare il tempo sui fogli di calcolo contabili ogni giorno. Scoprirai presto che non ci vuole tempo se continui a seguirlo, e al momento delle tasse sarai così felice di averlo fatto.

Quanto tempo ci vuole per formare un'abitudine?

In realtà ci vogliono almeno 2 mesi per sviluppare una nuova abitudine. Ma non disperare! Bastano pochi minuti al giorno per aggiungere alcune voci nel tuo foglio di lavoro.