Sommario:
- L'importanza dell'email per le aziende
- Sondaggio
- 9 Strategie efficaci per l'uso della posta elettronica al lavoro
- Conseguenze legali e considerazioni politiche
- Componenti essenziali di una politica di posta elettronica per le aziende
- Sondaggio
L'invio e la ricezione di e-mail è comune negli affari in quasi tutte le comunità.
Lori Truzy
L'importanza dell'email per le aziende
Alcune stime stimano la quantità di corrispondenza aziendale online giornaliera a quasi 130 miliardi a livello globale. La posta elettronica è uno strumento efficace per le imprese, ma i messaggi di posta elettronica devono essere gestiti con la massima professionalità. Nonostante l'importanza della posta elettronica nelle interazioni aziendali, la formazione sull'utilizzo della posta elettronica è raramente fornita dalla maggior parte dei datori di lavoro. Casualmente, i lavoratori devono cogliere la distinzione tra corrispondenza personale e commerciale quando utilizzano le risorse aziendali.
In verità, le interazioni aziendali con la posta elettronica possono essere dannose se non condotte correttamente. In qualità di consulente per la riabilitazione, ho lavorato con i clienti per migliorare le capacità scritte e verbali per l'ambiente aziendale. Inoltre, ho aiutato i datori di lavoro a implementare strategie per comunicare in modo efficace con la posta elettronica. Di seguito sono riportate le tecniche che si sono dimostrate utili e le idee per creare una politica utile.
Sondaggio
Le interazioni e-mail avvengono durante la giornata lavorativa.
Lori Truzy
9 Strategie efficaci per l'uso della posta elettronica al lavoro
1. Evita scherzi inappropriati. Usare certe parole e frasi per denigrare una persona può essere motivo di licenziamento immediato. Molte organizzazioni hanno politiche contro l'uso di un linguaggio esplicito, ad esempio le scuole. I tipi di commenti offensivi in e-mail e altre comunicazioni includono: insulti razzisti, dichiarazioni di origine nazionale bigotte, commenti di parte sulla disabilità di una persona e insulti relativi all'orientamento sessuale. Di conseguenza, la ricerca ha dimostrato che le aziende traggono profitto dall'avere una reputazione rispettosa nei confronti dei dipendenti e del pubblico in generale. Limita la tua visione personale sulla commedia dalle comunicazioni aziendali, comprese le e-mail.
2. Considera l'ora del giorno. L'ora del giorno può influenzare le reazioni a un'e-mail. Alla fine della giornata, una persona può inviare una corrispondenza online in un linguaggio conciso che potrebbe non riflettere ciò che sai del dipendente, del cliente o dell'appaltatore. Inoltre, valuta se inviare un'e-mail durante le ore di riposo è appropriato. Ad esempio, inviare messaggi di testo a un supervisore la sera quando è con la famiglia potrebbe non essere una grande idea. (Con quale urgenza hai bisogno di una risposta? Il problema è affrontato meglio durante il giorno lavorativo successivo?)
3. Cerca di non inviare e-mail durante le pause e il pranzo. Le persone usano le pause e l'ora del pranzo per ricaricarsi dallo stress sul lavoro. Possono anche occuparsi di problemi personali durante questi periodi. Per questi motivi, contattare un'altra persona via e-mail può portare a risposte composte frettolosamente con idee scarsamente espresse durante il pranzo o la pausa. Una tecnica spesso utilizzata dai professionisti è quella di riservare un tempo durante la giornata lavorativa per rispondere e scrivere e-mail in modo da mantenere chiarezza e concentrazione.
4. Determina quando l'e-mail potrebbe non essere l'opzione migliore. Gli argomenti che coinvolgono lunghe conversazioni possono essere meglio serviti attraverso interazioni faccia a faccia o tramite una telefonata. Inoltre, le questioni riservate o gli argomenti sensibili dovrebbero essere evitati negli scambi di e-mail sul luogo di lavoro se non con il personale o il responsabile delle risorse umane appropriato. Questi problemi possono includere: potenziale discriminazione, discrepanze retributive e problemi di salute. Allo stesso modo, il brainstorming richiede tempo e impegno, rendendo tale attività più adatta a un'altra forma di comunicazione. In sostanza, le aree di discussione che richiedono più di pochi minuti per essere risolte potrebbero non essere appropriate per la posta elettronica.
5. Non rispondere con rabbia. La ricezione di posta elettronica può metterti in una mentalità difensiva. Tuttavia, calmati prima di inviare la tua risposta. Nell'ambiente di lavoro odierno, mostrare tatto è un attributo molto apprezzato dai dipendenti. Inoltre, evita di usare un vocabolario profano. Considera questo fatto: l'email di rabbia che scrivi potrebbe entrare a far parte del ciclo di notizie del giorno successivo o essere pubblicata sui social media. In breve, potresti voler mantenere il tuo lavoro mentre costruisci relazioni produttive all'interno e all'esterno dell'organizzazione. In altre parole, dimostrare una capacità di moderazione emotiva può giovare al tuo percorso professionale complessivo.
6. Pensa prima di inviare la tua email. In primo luogo, pensa mentalmente attraverso la selezione delle parole per la corrispondenza. Quindi, scrivi una bozza dell'email. Infine, esaminalo e apporta le modifiche necessarie. Se il tempo lo consente, consenti a un'altra persona di darti un feedback. Assicurati che l'argomento sia il punto centrale dell'interazione.
7. Utilizzare i modelli quando applicabile. Avere un sistema in atto riduce alcuni dei problemi relativi alla posta elettronica. Molte aziende e organizzazioni sviluppano e mantengono messaggi di posta elettronica formattati per varie situazioni che sono di routine per l'azienda. La negazione o l'approvazione dei servizi, la restituzione dei prodotti e la pianificazione delle riunioni sono solo alcune delle aree appropriate per i modelli. Quando un'organizzazione fa un passo del genere, la qualità del servizio può essere migliorata riducendo i passi falsi negli scambi scritti. I modelli sono anche ottimi strumenti per risparmiare tempo.
8. Il tuo messaggio dovrebbe essere conciso ed educato. Componi il tuo messaggio con la consapevolezza che stai scrivendo a un altro essere umano. Usa un cortese saluto e chiusura. Rimani concentrato sullo scopo dell'email evitando gerghi e insulti. Arriva diplomaticamente al punto. Non sollevare preoccupazioni non correlate.
9. Il tuo tono è importante. Non intimidire colleghi, collaboratori esterni o consumatori per iscritto o in qualsiasi altra forma di comunicazione. Un linguaggio minaccioso può portare a gravi conseguenze. Mantieni un tono positivo dell'email. Mostra lungimiranza includendo frasi che dimostrano la volontà di risolvere i problemi. Un esempio potrebbe essere: "Sono sicuro che possiamo trovare una soluzione al problema".
Agire troppo rapidamente su un'e-mail potrebbe avere conseguenze
Lori Truzy
Conseguenze legali e considerazioni politiche
Potrebbero esserci conseguenze legali legate alle e-mail inviate frettolosamente. In effetti, i tribunali hanno riconosciuto la corrispondenza online come un record scritto. Pertanto, intendi l'e-mail come promemoria aziendali, documentazione elettronica o dichiarazioni che possono essere esaminate in caso di necessità. Nella formazione dei nuovi dipendenti, le aziende trarrebbero vantaggio dal consentire ai lavoratori di esercitarsi con diversi scenari per migliorare le proprie capacità di gestione della posta elettronica. In sostanza, lo sviluppo di una politica e il coinvolgimento nella formazione sull'interazione e-mail aiuta un'organizzazione a evitare controversie. Di seguito sono riportati alcuni componenti importanti di una politica efficace relativa all'uso della posta elettronica. Tuttavia, gli imprenditori potrebbero voler consultare un avvocato prima di implementare la politica sul luogo di lavoro.
Componenti essenziali di una politica di posta elettronica per le aziende
- Indicare la velocità con cui i dipendenti devono rispondere a messaggi online legittimi.
- Specificare che ogni dipendente deve formarsi all'uso appropriato dei modelli.
- Informare i dipendenti che la corrispondenza online utilizzando le risorse aziendali è soggetta a revisione a discrezione del datore di lavoro o dalle autorità quando necessario.
- Definisci quando i dipendenti possono contattare altro personale, clienti o appaltatori tramite e-mail. (I telefoni dovrebbero essere spenti durante le riunioni? I problemi personali dovrebbero essere affrontati tramite e-mail durante l'orario di lavoro? Quando sono le loro eccezioni?)
- Elaborare cosa fare in circostanze insolite. (Nel caso di un messaggio elettronico particolarmente inquietante, a chi rivolgersi? Occorre avvisare le autorità?)
- Come verrà soddisfatta la mancata risposta alla posta elettronica? Inoltre, l'email dovrebbe essere ignorata o inoltrata a un supervisore?
- Specifica esattamente quale lingua non può contenere un'e-mail. Ad esempio: “Le nostre organizzazioni non tollerano gli insulti razzisti o di genere nella corrispondenza verbale o scritta, inclusa la posta elettronica.
- Specificare le conseguenze per la violazione della politica. Ad esempio "Se un dipendente viene scoperto ad essere coinvolto in un linguaggio di bullismo sul nostro sistema di posta elettronica, sarà soggetto a una revisione da parte delle risorse umane con la risoluzione del rapporto di lavoro in considerazione.
Fermati e rifletti prima di premere il pulsante di invio
Lori Truzy