6 Suggerimenti per una gestione efficace del tempo per dipendenti e imprenditori

Trovi di avere troppe cose da gestire tutte in una volta?

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1. Analizza la situazione

Riempire il tuo programma di attività ed essere impegnato tutto il tempo non significa necessariamente che stai gestendo il tuo tempo in modo efficace. Muoversi continuamente ad alta velocità ha i suoi svantaggi, non ultimo dei quali include lo stress.

La realtà è che non possiamo davvero controllare o gestire il tempo di per sé. Quello che possiamo gestire siamo noi stessi. Il rallentamento è necessario per riprendere l'intera immagine.

Ponetevi le domande: è questo l'uso più produttivo del mio tempo? C'è un modo più intelligente per ottenere ciò di cui ho bisogno oggi senza spendere tanto tempo?

L'attività stessa può essere un problema. Ci sono momenti in cui essere occupati diventa un approccio evasivo, un mezzo per evitare altre questioni importanti nella propria vita.

Quindi, tirarsi indietro per riflettere invece di dedicarsi continuamente alle attività potrebbe far risparmiare tempo e rendere gli sforzi stessi più efficienti e redditizi.

Avere una visione chiara è fondamentale

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2. Sii chiaro su quale sia il tuo ruolo

Anche in un luogo di lavoro regolare, i problemi associati a una cattiva gestione del tempo possono portare a una situazione di gestione della crisi in cui i ruoli e le responsabilità originali di un dipendente vengono messi in ombra e si ritrova a dedicare tutto il suo tempo a ciò che non era nella descrizione del lavoro originale.

Questo è il motivo per cui è fondamentale stabilire con una visione chiara di ciò che deve essere realizzato e del proprio ruolo e delle proprie responsabilità. Se non sai dove stai andando, qualsiasi strada ti porterà lì. Devi disporre di uno standard che puoi utilizzare su base continua come punto di riferimento per i tuoi progressi.

Se sei un dipendente, potrebbe essere necessario un incontro con il tuo manager di linea per essere chiari su dove si trovano le tue priorità. Aprire questa discussione potrebbe essere utile anche in altri modi. Potrebbe aiutarti a riorganizzare il tuo programma per evitare il burnout e facilitare la delega di compiti extra ad altri membri del team.

Essere consapevoli del fatto che a causa della natura mutevole del mondo degli affari, le priorità possono cambiare e le responsabilità insieme ad esse. Questo è particolarmente vero per coloro che sono lavoratori autonomi. Organizza la tua gestione del tempo in modo tale che tenga conto di tali cambiamenti.

Proteggi il tuo tempo

3. Proteggi il tuo programma

Il tempo è la risorsa più preziosa che hai. La maggior parte delle altre cose nella vita sono sostituibili, ma il tempo no. Non recupererai mai gli anni della tua vita che sono già stati usati. Lo stesso vale per ogni secondo che sta ticchettando in questo momento.

Pertanto, non solo è necessario, ma anche imperativo, custodire attentamente il proprio tempo. Tieni un elenco di azioni e, una volta identificate le tue attività prioritarie e hai dedicato del tempo indisturbato per completarle, assicurati che non ci siano interferenze.

Ciò include misure come l'attivazione della posta vocale, la disabilitazione delle notifiche e-mail, la limitazione delle chiamate in arrivo, l'utilizzo di riunioni virtuali anziché quelle dal vivo, la richiesta di appuntamenti del calendario, l'utilizzo dei segnali "Non disturbare".

Ad esempio, se hai programmato una riunione per una durata di 15 minuti, assicurati che tutti i partecipanti rispettino il limite di tempo e si attengano all'argomento in questione. È possibile stabilire un accordo separato per eventuali problemi estranei che non possono essere gestiti entro il periodo di tempo che hai impostato.

A parte quanto sopra, cerca continuamente modi per liberare il tuo tempo. Questo ti renderà più efficiente. Tutti i pochi minuti risparmiati da ogni attività quando combinati insieme alla fine della giornata possono fare una differenza significativa.

4. Sfrutta la regola 80/20

Più cresce il business, maggiori sono le responsabilità e maggiore è la necessità di avere una gestione efficace del tempo.

Quella che potrebbe essere iniziata come un'operazione con una sola persona potrebbe rapidamente diventare così massiccia, con richieste così incredibili, che le cose sfuggono al controllo se non viene messa in atto una corretta gestione.

I compiti tipici a cui dovrai prepararti in anticipo includono la creazione e la gestione delle strategie aziendali, la supervisione dei lavoratori, la manipolazione dei conti, la ricerca di maggiori opportunità di business.

È quindi importante trovare un modo efficiente per occuparsi di tutti i compiti e avere comunque una vita. Come uomo d'affari, puoi essere così preso a lavorare sodo per rispettare le scadenze che non riesci a identificare quali sono le priorità e cosa ti sta effettivamente rubando tempo, momento per momento.

Secondo la regola 80/20, l'80% dei risultati si ottiene dal 20% del tempo e dell'impegno investiti. Questa regola sottolinea l'importanza di dare la priorità al tempo su ciò che è più produttivo. Identifica le attività specifiche che hanno il maggiore impatto sulla tua attività e dedica del tempo per lavorarci ogni giorno.

Se l'80% dei risultati della tua attività è il risultato del 20% del tempo e dell'impegno che dedichi, questa è la percentuale su cui dovresti concentrare la maggior parte della tua attenzione.

Molti imprenditori sono titubanti quando si tratta di esternalizzare e delegare compiti, perché ritengono che ciò serva solo ad aumentare la loro base di costi.

Ma quando l'attività si espande ed è ora che tu assuma persone che lavorino per te, formali nel 20% e assegna loro questi compiti. In questo modo, l'azienda sarà in grado di generare abbastanza per coprire i costi di assunzione dei nuovi lavoratori. Replicare te stesso in questo modo renderà le operazioni più efficaci e redditizie.

Tieni traccia di come trascorri il tuo tempo

5. Verifica te stesso

Metti da parte una settimana durante la quale manterrai un registro dettagliato delle tue attività e del tempo dedicato a ciascuna attività. Più sei dettagliato, più accurata sarà l'analisi.

Il modo migliore per affrontare questo problema è suddividere la giornata in blocchi di 15 o 30 minuti e poi annotare quello che fai durante quelle fasce orarie. Questo esercizio ti aiuterà a fare in modo che ogni secondo conti.

Le schede attività non sono necessarie solo per le aziende. Sono utili per le imprese a tutti i livelli, compresi i liberi professionisti e le imprese individuali. Puoi scegliere di mantenere una scheda attività quotidiana basata su computer o una scheda attività cartacea.

In alternativa, potresti semplicemente avere un taccuino o un diario che porti con te ovunque e impostare promemoria per assicurarti di continuare a tenere un registro corretto del tuo utilizzo del tempo.

Una volta che ti imbarchi nell'auditing in questo modo, avrai bisogno della disciplina per mantenerlo. L'obiettivo di questo esercizio è avere un record che possa essere analizzato. Tenere un registro continuo delle tue attività e del tempo speso ti aiuterà a identificare dove va il tuo tempo ea sbarazzarti dei perditempo.

Tali perdite di tempo includono riunioni non necessarie, lavoro che altri dovrebbero fare, interruzioni telefoniche o e-mail, duplicazioni di compiti, attività a bassa priorità, spegnimento di incendi, pianificazione errata e disorganizzazione.

Sarai in grado di determinare cosa è improduttivo, dirompente e non necessario nella tua giornata tipo. Tutto ciò che non contribuisce direttamente o non supporta l'adempimento dei tuoi ruoli e responsabilità è una bandiera rossa.

Il processo ti consentirà anche di identificare le attività produttive in modo da poter determinare se il tempo a loro assegnato è davvero appropriato. Sarai in grado di avere un quadro chiaro di quanto viene investito nel 20% delle attività che generano l'80% dei risultati nella tua vita e nel tuo business.

6. Adottare misure di supporto

Pianificare in anticipo

Organizza la tua giornata, settimana e mese in anticipo. La tua pianificazione dovrebbe tenere conto degli obiettivi a breve, medio e lungo termine. La mancanza di un metodo strutturato di gestione del tempo porta a difficoltà tra cui scadenze mancanti, impegni personali e aziendali squilibrati e pressione da impegni altrui.

Ciò si traduce in un deterioramento. Le prestazioni sono influenzate negativamente e invece di essere redditizie, le attività diventano gravose. D'altra parte, pianificare in anticipo e applicare i principi di corretta gestione del tempo li rende costantemente abituali. Cominciano a fluire naturalmente come parte della tua vita quotidiana.

Comunicare

Coinvolgi le parti interessate nelle decisioni che stai prendendo. Comunica con i tuoi colleghi, manager, fornitori, altri team e clienti che hanno un interesse acquisito e saranno influenzati dalle modifiche che apporti.

Condividi queste informazioni con i membri della tua famiglia in modo che possano supportarti e darti lo spazio di cui hai bisogno per procedere.

Organizza i tuoi compiti

Inizia con le attività in uscita prima di affrontare le attività in arrivo. Invia prima la comunicazione importante richiesta per la giornata. Dopo averlo tolto di mezzo, sistemati per occuparti della posta in arrivo.

Sviluppa l'abitudine di iniziare con responsabilità in sospeso prima di lavorarne di nuove. Elimina il backlog prima di intraprendere nuove attività.

Automatizza dove possibile

Automatizza il più possibile le tue attività quotidiane. Ad esempio, se il tuo lavoro richiede molta lettura e digitazione, potresti utilizzare le app gratuite di sintesi vocale e di sintesi vocale per risparmiare tempo.

Riposa sufficientemente

Non dimenticare di fare delle pause per brevi periodi tra le attività. Ciò eviterà l'accumulo di stress sulla mente e sul corpo. Avere abbastanza tempo per riposarti e rinfrescarti ti renderà più produttivo e la tua mente più vigile.