Perché è importante aggiornare le descrizioni del lavoro

È importante mantenere le descrizioni delle mansioni aggiornate regolarmente per fornire una rappresentazione fedele del lavoro svolto.

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Le descrizioni delle mansioni sono strumenti efficaci che i datori di lavoro possono avere sul posto di lavoro. Come riepilogo dei compiti e dei compiti assegnati a una posizione, le descrizioni delle mansioni possono tornare utili a un datore di lavoro per una serie di motivi: per l'assunzione di nuovi dipendenti, per il completamento delle valutazioni delle prestazioni, per indagare sui reclami sul posto di lavoro e per comprendere l'essenziale funzioni del lavoro in relazione all'ADA.

Descrizioni dei lavori regolarmente aggiornate e accurate possono essere particolarmente importanti per l'assegnazione dei compiti in quanto si riferiscono al raggiungimento degli obiettivi e degli obiettivi dell'organizzazione. Sono strumenti molto utili che assistono i supervisori e i dipendenti che svolgono i lavori.

Per creare correttamente una descrizione del lavoro, è necessario includere diversi elementi del lavoro.

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Che cos'è una descrizione del lavoro?

È utile conoscere la definizione di una descrizione del lavoro per comprendere il loro ruolo sul posto di lavoro. Le descrizioni del lavoro vengono create dopo che è stata condotta un'analisi del lavoro. Tale analisi prende in esame le funzioni essenziali del lavoro e quali requisiti minimi sono necessari per eseguire con successo le funzioni assegnate. L'elenco delle specifiche o "descrizione" è ciò che diventa la descrizione del lavoro. Il sistema di apprendimento SHRM (Modulo 2, Pianificazione della forza lavoro e occupazione 2006) definisce una descrizione del lavoro come riepilogo delle caratteristiche importanti di un lavoro, tra cui:

Le persone della Society for Human Resource Management (SHRM) riconoscono l'importanza di una rappresentazione accurata dei lavori attraverso descrizioni efficaci delle mansioni sul posto di lavoro. Per ulteriori informazioni sulle descrizioni delle mansioni e su altre questioni relative alle risorse umane, si può controllare il sito web SHRM, www.shrm.org.

Tutti i lavori, temporanei inclusi, dovrebbero avere descrizioni del lavoro aggiornate per fornire una rappresentazione accurata del lavoro.

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Perché i manager dovrebbero aggiornare regolarmente le descrizioni del lavoro?

I manager hanno spesso il compito di rivedere e modificare le descrizioni del lavoro per assicurarsi che descrivano correttamente il lavoro. Esistono diversi motivi per aggiornare le descrizioni dei lavori. Considera quanto segue:

1. Reclutamento e assunzione

Quando si verifica un posto vacante sul posto di lavoro, il supervisore deve prendere provvedimenti per trovare un sostituto per colmare il vuoto. Uno dei primi passi nel processo di reclutamento è quello di estrarre la descrizione del lavoro più recente per rivedere i requisiti minimi e le funzioni essenziali del lavoro da coprire.

Poiché gli obiettivi e gli obiettivi sono influenzati dai cambiamenti nei piani strategici generali di un'organizzazione, i supervisori scopriranno che le descrizioni delle mansioni a volte non rappresentano più veramente il lavoro da riempire. Lo spostamento delle priorità dovuto a cambiamenti limitati del personale e / o del posto di lavoro nella struttura organizzativa spesso causerà un cambiamento a ciò che deve essere realmente realizzato dal lavoro. Una volta che la descrizione del lavoro è stata aggiornata per riflettere il lavoro da svolgere, il datore di lavoro sarà pronto a pubblicare il posto vacante affinché i candidati possano candidarsi.

Inoltre, alcuni datori di lavoro pubblicano la descrizione del lavoro sul loro sito Web affinché i candidati possano esaminarli prima di compilare la domanda di lavoro online. Quando le persone in cerca di lavoro hanno accesso alla descrizione del lavoro, possono capire meglio se le loro capacità corrispondono a quelle della posizione pubblicata. Una grande perdita di tempo può essere evitata sia dal datore di lavoro che dal dipendente quando la descrizione del lavoro viene pubblicata o resa disponibile alle persone in cerca di lavoro interessate al lavoro pubblicato.

2. Orientamento per i nuovi dipendenti

I nuovi dipendenti dovrebbero ricevere una copia della descrizione del loro lavoro il primo giorno di lavoro. Durante l'orientamento per i nuovi dipendenti, ad esempio, i nuovi dipendenti ricevono molte pratiche burocratiche sulle politiche del datore di lavoro, informazioni sulla busta paga, benefici per la salute e / o altri benefici dati ai dipendenti a tempo pieno. Allo stesso tempo ricevono tali informazioni, possono anche ottenere una copia della descrizione del loro lavoro.

Anche in questo caso, questa descrizione del lavoro dovrebbe essere aggiornata per fornire al nuovo dipendente una descrizione accurata del lavoro per cui è stato assunto. Un nuovo dipendente si disincanterà facilmente del nuovo lavoro quando il lavoro per cui pensava di essere candidato è molto diverso da quello che è stato pubblicato sul sito web. I datori di lavoro possono perdere buoni dipendenti che scelgono di non rimanere con il loro nuovo datore di lavoro per questo motivo.

Si consiglia inoltre di far firmare al dipendente la descrizione del lavoro in modo che una copia firmata possa essere inserita nella cartella del personale. La copia firmata indicherà semplicemente che la persona ha ricevuto una copia della descrizione del lavoro che raffigura il lavoro per cui è stata assunta.

3. Alloggi ADA

Per determinare se è possibile trovare una soluzione ragionevole per un dipendente o un candidato con disabilità, l'organizzazione deve rivedere la descrizione del lavoro del lavoro. I tribunali probabilmente guarderanno sfavorevolmente a un datore di lavoro che compila una descrizione del lavoro dopo che un dipendente ha presentato una richiesta di alloggio. È possibile effettuare sistemazioni solo quando esiste una descrizione del lavoro aggiornata per il lavoro.

4. Reclami dei dipendenti

I dipendenti che si rivolgono alle Risorse umane o ai loro supervisori diretti per lamentarsi di un aspetto del loro lavoro, trarranno spesso vantaggio dall'osservare le loro descrizioni del lavoro. La descrizione del lavoro elenca la funzione essenziale del lavoro che spesso viene contestata per il dipendente che sente di essere chiamato a svolgere compiti che sono ben al di fuori della sua descrizione del lavoro.

Mentre molti datori di lavoro hanno una riga elencata nella descrizione del lavoro per "tutti gli altri compiti come assegnati", i supervisori non devono incaricare i dipendenti con un lavoro che è ben al di fuori della loro descrizione del lavoro. Tale linguaggio è incluso per fornire una certa flessibilità al datore di lavoro quando potrebbe esserci un lavoro temporaneo o al di fuori delle normali responsabilità. Quando ai dipendenti vengono affidati regolarmente questi compiti, alla fine ci sarà un dipendente insoddisfatto o scontento che sente di non essere trattato in modo equo.

5. Problemi di risarcimento

I professionisti della retribuzione valutano le descrizioni delle mansioni per determinare i salari che dovrebbero essere pagati per l'esecuzione di un lavoro. La determinazione del salario per un lavoro è un altro motivo fondamentale per cui le descrizioni del lavoro sono accurate e aggiornate. Poiché non è insolito avere cambiamenti significativi sul posto di lavoro, la direzione dovrebbe rivedere e / o aggiornare le descrizioni delle mansioni ogni anno o secondo necessità.

Inoltre, i dipendenti possono sfidare i datori di lavoro se ritengono di essere sottopagati per un lavoro che non rientra nella descrizione del lavoro che svolgono regolarmente. Questo problema può essere particolarmente problematico se ci sono politiche in cui il linguaggio dei contratti sindacali determina come un dipendente dovrebbe essere pagato per il lavoro aggiuntivo svolto.

6. Addebiti EEOC

Quando un datore di lavoro riceve un'accusa di discriminazione da un dipendente o ex dipendente tramite il sistema di reclamo della Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC), la direzione ha il compito di indagare sul reclamo e fornire una risposta scritta ai dettagli dell'accusa. Spesso, la documentazione fornita includerà descrizioni del lavoro. Quella descrizione del lavoro che viene recuperata dalla cartella del personale del dipendente o dall'invio fornirà una buona descrizione dei doveri e dei requisiti del lavoro all'investigatore dell'EEOC.

7. Valutazioni delle prestazioni

Quando i supervisori si preparano a completare una valutazione delle prestazioni per un dipendente, è utile rivedere la descrizione del lavoro della posizione per completare i vari fattori di valutazione sul modulo di valutazione. Fornirà una struttura dalla quale esaminare le prestazioni in relazione ai vari compiti e responsabilità del lavoro.

Sono importanti descrizioni accurate del lavoro

Le descrizioni del lavoro devono essere accurate per soddisfare le esigenze delle responsabilità sul posto di lavoro sopra elencate. Sebbene non debbano essere così dettagliati nel numero esatto di attività svolte o in ogni possibile scenario che un dipendente può affrontare nel proprio lavoro, dovrebbero includere l'ambito generale e il livello del lavoro da svolgere.

I supervisori dovrebbero rivedere regolarmente le descrizioni delle mansioni per assicurarsi di fornire una buona immagine di quali sono le responsabilità lavorative. L'attività lavorativa come il turnover, i reclami dei dipendenti e altri problemi dei dipendenti spesso portano questo punto in primo piano per la gestione.

Rendi le descrizioni del lavoro una priorità sul posto di lavoro

Le descrizioni del lavoro sono documenti importanti da tenere in archivio sul posto di lavoro. Come accennato in precedenza, le descrizioni delle mansioni possono essere utilizzate in molte delle attività delle risorse umane che si svolgono regolarmente o in attività meno frequenti (tariffe EEOC, valutazioni annuali delle prestazioni, ecc.). Le informazioni incluse nel file vengono utilizzate come mezzo per la conservazione dei dati.

Come qualsiasi altro documento, una descrizione del lavoro dovrebbe essere conservata in archivio per i momenti in cui deve essere utilizzata per qualche scopo sul posto di lavoro. Quando la loro importanza non viene riconosciuta e non vengono utilizzati in modo efficace per riflettere i lavori che raffigurano, i datori di lavoro sono incaricati di una serie di questioni inutili.