Comprensione dei processi per l'archiviazione e il recupero delle informazioni

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Sistemi informativi e loro caratteristiche

I sistemi informativi si prendono cura, creano, elaborano, distribuiscono e riesaminano i dati per migliorare l'efficienza e l'efficacia di un'organizzazione. Alcuni esempi di sistemi informativi includono:

Sistema di elaborazione delle transazioni (TPS): responsabile dell'elaborazione delle transazioni commerciali. I tipi di transazioni variano tra le organizzazioni, ma alcuni esempi potrebbero essere l'immissione di ordini, la fatturazione, i depositi di assegni, i sistemi di buste paga, i sistemi di prenotazione e il controllo delle scorte. Aiutano a mantenere, sommare, modificare e rimuovere i dati.
Sistema informativo gestionale: aiuta a svolgere le attività richieste per la risoluzione dei problemi e il processo decisionale. Aiutano la gestione monitorando le prestazioni, l'efficienza, la contabilità e i dati transazionali. Alcuni esempi includono sistemi di gestione delle vendite, budget, personale e controllo dell'inventario. Queste informazioni devono essere accurate e pertinenti.
Sistemi di supporto decisionale: aiuta i manager nel processo decisionale. Utilizza risorse interne ed esterne per analizzare le informazioni esistenti e proiettarne gli effetti. Aiutano a riepilogare report, previsioni e grafici. Alcuni esempi includono sistemi logistici e fogli di calcolo.
Sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM): gli imprenditori utilizzano i sistemi di relazioni con i clienti per accumulare e tenere traccia delle attività dei clienti, inclusi acquisti, difetti del prodotto e richieste dei clienti
Sistemi di Business Intelligence (BIS): forniscono analisi che prevedono modelli di vendita futuri, riepilogano i costi attuali e prevedono i ricavi di vendita.

Requisiti legali e organizzativi delle informazioni

È importante disporre di regole in materia di sicurezza e riservatezza delle informazioni, perché possono contenere dati sensibili come:

Record personali
Registri delle buste paga
Registri delle risorse umane
Dati finanziari

Nelle mani sbagliate, queste informazioni potrebbero rappresentare una minaccia per l'azienda e i suoi clienti o essere utilizzate per commettere frodi, discriminazioni e altre violazioni.

Esistono leggi come il Data Protection Act del 1998 che, se non seguite, potrebbero portare ad azioni legali.

Scelta delle informazioni da archiviare

Le organizzazioni non possono conservare tutte le informazioni che ottengono. Memorizzare informazioni errate o irrilevanti non serve e occupa spazio prezioso, rendendo più difficile il recupero delle informazioni.

Quando si prendono decisioni su quali informazioni devono essere archiviate, la decisione dipenderà innanzitutto dai requisiti legali relativi a ciascun particolare tipo di informazione. Ad esempio, i requisiti legali stabiliscono che:

I registri delle risorse umane devono essere conservati da un'organizzazione per sei anni dopo la fine del rapporto di lavoro di un membro del personale
Le registrazioni sulla salute e la sicurezza devono essere conservate in modo permanente
I registri contabili devono essere conservati per un periodo compreso tra tre e sei anni, a seconda del tipo di organizzazione

Le informazioni come i dati personali relativi a ex clienti devono essere eliminate una volta che non vengono più utilizzate. Seguendo queste guide, puoi assicurarti che vengano memorizzate solo le informazioni rilevanti, rendendole più facili da trovare quando necessario.

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Garantire l'accuratezza delle informazioni

Il Data Protection Act del 1998 impone alle imprese l'obbligo di garantire l'accuratezza dei dati personali in loro possesso. Le informazioni devono essere sempre aggiornate ove necessario. Alcuni modi per farlo includono:

Utilizzo di database e fogli di calcolo regolarmente aggiornati
Impostazione di avvisi sulle informazioni di clienti e dipendenti per assicurarsi che vengano contattati quando i sistemi vengono aggiornati
Utilizzo di audit esterni e interni
Revisione e revisione dei metodi di raccolta dei dati

Formattazione e consegna delle informazioni in tempo

Le informazioni che non vengono fornite nel formato corretto dovranno essere riformattate prima di essere utilizzate, il che causa un ritardo e crea il rischio che le informazioni vengano alterate accidentalmente. Le informazioni che non vengono fornite entro i tempi concordati potrebbero non essere utili, poiché potrebbe non esserci tempo sufficiente per interpretare i dati.

Scelta delle informazioni da eliminare

Le organizzazioni stabiliscono le proprie linee guida riguardo a quando e quali informazioni possono essere eliminate. Queste linee guida dipendono dal tipo e dalle dimensioni di un'organizzazione, dallo spazio disponibile nel sistema di archiviazione live o corrente e dal tipo di informazioni.

Le informazioni irrilevanti, non aggiornate o imprecise possono essere eliminate.

Le informazioni nei file archiviati possono essere eliminate solo quando il loro periodo di conservazione è scaduto. I dati personali non saranno conservati più a lungo del necessario. Lo smaltimento dei dati personali quando non sono più necessari riduce il rischio che diventino inaccurati, obsoleti o irrilevanti.

Affrontare i problemi con i sistemi informativi

I problemi che possono verificarsi nei sistemi informativi e i modi per risolverli includono:

Le informazioni non vengono memorizzate in modo corretto. Ad esempio: nell'ordine sbagliato; file non necessari conservati; duplicati archiviati; e file mancanti. Il modo per superare questo problema è che un'organizzazione abbia stabilito linee guida su come archiviare le informazioni, rendendo più veloce e più facile il recupero delle informazioni quando necessario. I manager devono essere informati quando mancano informazioni, poiché ciò potrebbe violare le leggi sulla protezione dei dati. Un altro modo per tenere sotto controllo le informazioni è disporre di un sistema che controlli ed elimini regolarmente le informazioni non necessarie.
Problemi con i sistemi informatici come i virus. Questi devono essere segnalati a un responsabile IT o a tecnici IT.
All'interno delle organizzazioni, possono verificarsi interruzioni della comunicazione che comportano il trasferimento delle informazioni in modo non corretto. Questi devono essere risolti tra il team o segnalati a un manager se non possono essere risolti immediatamente.
La maggior parte delle organizzazioni utilizza sistemi di elaborazione delle transazioni per raccogliere, archiviare, elaborare e produrre le funzionalità delle operazioni principali di un'azienda. I sistemi informativi TPS raccolgono i dati dagli input degli utenti e quindi generano gli output in base ai dati raccolti. Questi sistemi vengono utilizzati per gestire centinaia di transazioni e richiedono che molti utenti lavorino contemporaneamente sullo stesso set di dati. A volte, questo fa sì che il sistema si blocchi. In caso di incidente, è fondamentale che un'organizzazione abbia il backup del proprio sistema in modo che le informazioni non vengano perse. È importante che le regole siano stabilite e seguite passo dopo passo affinché una transazione sia considerata riuscita.

Lo scopo dell'archiviazione delle informazioni è che vengano conservate in un ambiente sicuro e protetto, nel rispetto delle leggi sulla protezione dei dati. È anche un requisito legale per le organizzazioni memorizzare determinate informazioni.