Bastano pochi minuti: stile, struttura e linguaggio

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Questo articolo fa parte di un gruppo di tre sulla registrazione dei verbali (gli altri due riguardano lo scopo delle riunioni e dei verbali, e il ruolo del presidente della riunione e del relatore del verbale. Questo articolo spiega i diversi tipi di verbali, i diversi stili di scrittura utilizzati nel prendere minuti, ordinare, selezionare e strutturare le informazioni per produrre minuti e il tono corretto e l'uso del linguaggio professionale nella scrittura dei minuti.

Diversi tipi di minuti

Esistono diversi tipi di minuti e il tipo di minuti che scrivi dipenderà dallo scopo o dall'uso dei minuti. Di solito un semplice tipo di verbale informale viene utilizzato nelle riunioni del team, mentre un tipo di verbale formale dettagliato viene scritto se i verbali sono per il pubblico esterno. Quindi il tipo di minuti dipende dal tipo di pubblico e dallo scopo.

Esistono fondamentalmente tre tipi di minuti:

• Verbatim Minutes
• Minuti discorsivi
• Note sull'azione

Verbatim verbale:Verbatim significa "Esattamente le stesse parole usate da uno scrittore o da un parlante" o "parola per parola". Questi minuti vengono utilizzati soprattutto quando c'è una controversia di qualche tipo e ogni parola degli oratori dovrà essere registrata. Viene utilizzato nelle riunioni formali del consiglio o nelle riunioni annuali generali o in situazioni legali in cui una persona registra la discussione parola per parola. Tutti gli argomenti e i commenti fatti vengono registrati. Di solito sarà una situazione in cui la discussione si concentra su un particolare individuo. Poiché può essere un processo noioso, a seconda della natura delicata delle questioni discusse, la persona che registra dovrà utilizzare un registratore audio o dovrà usare la stenografia e quindi digitare le note in seguito. Bisogna fare attenzione durante la registrazione audio in modo che il pezzo registrato non finisca nelle mani delle persone sbagliate.Esempi di situazioni in cui vengono redatti verbali verbali sono ricorsi, udienze pubbliche, riunioni del consiglio, gruppi disciplinari, procedure di reclamo ecc.

Minuti discorsivi: questi tipi di minuti vengono utilizzati quando si svolgono riunioni più formali come riunioni di comitato o consiglio di amministrazione. Hanno il contenuto principale della discussione e dei punti d'azione. È probabile che questi tipi di riunioni abbiano un pubblico esterno che diffonderà le informazioni discusse durante la riunione. Quindi i verbali saranno sotto forma di paragrafi, ordinatamente in sezioni e in ordine di discussione.

È molto raro vedere persone indirizzate per nome in questi tipi di verbali poiché le azioni e le discussioni saranno intraprese da un consiglio o da un comitato e quindi saranno menzionate come consiglio o commissione nel verbale. Il verbale sarà redatto dal segretario o da persona con ruolo analogo, che non prenderà parte alla discussione e sarà quindi libero di verbalizzare accuratamente il verbale. Il segretario in questo caso sarà responsabile della preparazione dell'ordine del giorno, dell'organizzazione della riunione come luogo, rinfresco, monitoraggio dei punti d'azione, briefing del presidente e distribuzione di altri documenti pertinenti.

Punti d'azione: Questi sono i tipi di verbali più comuni e vengono solitamente registrati come brevi note con dettagli di decisioni e note di azione. Le discussioni non vengono registrate in dettaglio, ma solo accennate. Questi verbali vengono presi in occasione di riunioni di gruppo, discussioni in piccoli gruppi, riunioni interne, discussioni di progetto, ecc. Come suggerisce il nome, questi verbali contengono solo un elenco di decisioni o brevi note con punti di azione. Questi si concentrano sui risultati e sulle azioni future. Ha uno stile informale e può essere scritto come punti elenco in quanto circolano solo internamente. Spesso alla riunione partecipa alle discussioni anche chi prende il verbale. Questi minuti sono semplici, possono essere scritti più velocemente e sono precisi. Queste riunioni hanno anche un ordine del giorno, preparato dagli amministratori o da chiunque sia responsabile della riunione.Ci sono momenti in cui uno dei partecipanti si limita a prendere appunti mentre la riunione va avanti.

Tutti questi sono i tipi di minuti e l'importante è usare ogni stile in modo appropriato ed efficace.

Diversi stili di scrittura che vengono utilizzati in minuti

Lo stile di scrittura dei verbali è il compito più importante nel processo di raccolta dei minuti. Prendere verbali significa prendere appunti durante la riunione o durante la riunione. Devi scrivere in un modo che capirai in seguito quando produci i verbali. Non esiste una regola particolare a cui attenersi, poiché ognuno ha il proprio stile di scrivere i minuti.

I diversi stili di scrittura utilizzati quando si prendono i minuti sono:

• È utile avere uno schema secondo l'ordine del giorno, quindi è facile prendere appunti sotto ogni punto mentre la discussione va avanti
• Tieni pronto un elenco di partecipanti e spuntali quando entrano nella stanza, e questo ti darà anche un elenco di persone assenti. Questo ti aiuterà in quanto non devi scrivere i nomi di tutti i partecipanti in quanto può richiedere molto tempo e creare confusione quando c'è un gruppo numeroso.
• Annotare il nome della riunione, la data, l'ora e il luogo della riunione, includere gli elementi che sono stati lasciati senza essere discussi per qualche motivo, poiché sarà necessario rinviarli in futuro. Inoltre, non dimenticare di includere la data e l'ora della prossima riunione alla fine.
• Non provare a catturare tutto a meno che non sia verbatim minuti. Ascolta attentamente e cattura i dettagli importanti. Non scrivere frasi lunghe, basta annotare i punti (punti elenco) usando un linguaggio diretto. Evita anche le ripetizioni e sii specifico.
• Se prendere appunti diventa troppo difficile a causa di troppe discussioni e riferimenti incrociati, ecc., Puoi sempre richiedere l'autorizzazione per vedere se la riunione può essere registrata su un dispositivo di registrazione audio. Assicurati che i partecipanti ne siano consapevoli. Questo aiuta molto a chiarire le cose mentre si producono i verbali.
• Quando si tratta di verbali letterali, annota tutto parola per parola sotto i titoli pertinenti poiché ciò sarà utile quando produci i minuti. Devi essere uno scrittore veloce per questo, ed è meglio conoscere la stenografia. Annotare il più possibile è importante e tutto ciò che non è necessario può essere omesso in seguito, perché se si tralasciano determinate informazioni, potresti non essere in grado di ricordarle in seguito quando scrivi i verbali.
• Per i minuti discorsivi, annota i punti importanti di ogni discussione in modo che ti venga ricordato ciò che è stato discusso mentre produci i verbali. Ancora una volta, è meglio scrivere con titoli appropriati per evitare confusioni durante la produzione di minuti.
• Per le note di azione, usa i punti elenco per annotare i punti importanti. È possibile utilizzare un modello con colonne per l'argomento discusso, la decisione e le azioni
• È bene usare le abbreviazioni mentre scrivi, anche per i nomi dei membri, poiché ciò renderà la scrittura più veloce. Assicurati di utilizzare le abbreviazioni che segui poiché altre abbreviazioni non avranno senso quando guarderai le note in un secondo momento mentre produci i minuti. Alcuni esempi sono, Minuti (min), Organo direttivo (GB), Preparazione (preparazione), Importante (imp), ecc
• Annota sempre le discussioni nell'ordine in cui sono state discusse, ma puoi comunque avere il numero dell'argomento in base all'ordine del giorno. Ad esempio, se il punto 7 dell'ordine del giorno è stato discusso per terzo nella riunione, annotalo come terza discussione, ma puoi avere il numero 7 accanto per un facile riferimento con l'ordine del giorno.

Tutti i minuti devono essere concisi e accurati e, per fare ciò, le note devono essere scritte accuratamente nel giusto ordine e stile. Rendi la scrittura delle note il più semplice possibile facendo alcuni preparativi avanzati prima della riunione e se la scrittura delle note va bene, questo renderà il compito di produrre verbali molto più semplice. Il verbale dovrebbe anche aiutare chi non ha potuto partecipare alla riunione a capire chiaramente cosa è avvenuto durante la riunione, senza bisogno di un'altra riunione per chiarimenti sulle stesse discussioni.

Come ordinare, selezionare e strutturare le informazioni per produrre minuti

La produzione di minuti è l'attività successiva nel processo di raccolta dei minuti. È meglio scrivere i verbali il prima possibile dopo la riunione perché ricorderai meglio le cose. Quando si scrivono i verbali, non è necessario includere tutto ciò che è stato scritto durante il processo di presa delle note. Le informazioni dovrebbero essere sufficienti in modo che le persone che non hanno partecipato alla riunione possano seguire e acquisire i contenuti senza confusione o necessità di ulteriori informazioni. Quindi scrivi i punti principali / importanti.

Il primo punto da ricordare è la numerazione dei minuti. Ogni argomento discusso in una riunione o ogni punto dell'ordine del giorno discusso ha una breve nota chiamata minuto. Minutes complessivamente è una raccolta di brevi note. Quindi, per facilità di lettura e di seguito e per riferimento, è meglio dare un numero a ogni minuto.

Ogni punto dell'ordine del giorno o ogni discussione dovrebbe avere una spiegazione (se verbali discorsivi) o una breve nota (se note di azione) di ciò che è stato discusso con i punti principali della discussione, eventuali disaccordi, decisioni e azioni. È buona norma disporre di un modello standard per i verbali se una riunione ricorre periodicamente, poiché ciò renderà più semplice l'attività di scrittura dei minuti. Tutti gli elementi all'ordine del giorno, che sono standard, possono essere aggiunti al modello dei minuti.

Gli elementi standard su tutti i minuti sono:

• Titolo / nome della riunione / consiglio / comitato
• Data della riunione
• Ora dell'incontro
• Luogo / posizione
• Elenco dei partecipanti: queste sono le persone che sono state invitate alla riunione
• Elenco delle scuse: persone da cui sono state ricevute le scuse
• Elenco degli assenti: persone che sono state invitate, ma non hanno partecipato né hanno inviato scuse
• Conferma del verbale precedente insieme alla data della riunione precedente
• Modifiche derivanti da verbali precedenti
• Problemi che sorgono
• Riepilogo di discussioni, decisioni e azioni
• Materie in corso o differite o completate
• Ogni altro affare
• Data della prossima riunione

Per il resto degli elementi aggiungi / crea le intestazioni sul tuo modello. Ora hai un layout con intestazioni per tutti gli argomenti discussi nella riunione. Ora esamina i tuoi appunti e aggiungi informazioni pertinenti come discussioni, decisioni e punti di azione sopra o sotto ogni intestazione, scartando le informazioni irrilevanti.

Strutturare i verbali non è un compito molto difficile, poiché esiste uno standard, uno stile o un modello concordato che viene utilizzato per annotare i verbali. La struttura del verbale dipende anche dall'ordine del giorno poiché i verbali sono scritti nell'ordine in cui sono stati discussi i punti dell'ordine del giorno.

Nei casi in cui eventuali rapporti o politiche o procedure siano stati approvati in una riunione, questi devono essere allegati al verbale. Quando i minuti hanno allegati, l'annotazione Att appare a margine dei minuti. In prima pagina dell'allegato si rinvia anche per indicare il nome della riunione o comitato o consiglio, la data della riunione e l'argomento del verbale cui appartiene l'allegato. Questo allegato deve essere archiviato insieme al verbale dopo l'approvazione.

Una volta redatto il verbale, può essere inviato alla presidenza per eventuali chiarimenti e quindi approvazione. Dopo l'approvazione del presidente possono essere distribuiti alle persone interessate, cioè le persone che hanno partecipato e le persone che hanno bisogno di prendere le decisioni. Può essere utile se l'elenco delle azioni con le date di scadenza è allegato insieme ai verbali, in modo che sia più facile per le rispettive persone intervenire.

Se dopo la distribuzione le persone chiedono che siano apportate delle correzioni, queste possono essere annotate e portate alla riunione successiva in modo che il presidente possa verificarle e chiarirle insieme agli altri membri presenti alla riunione. Solo dopo che tutte le modifiche sono state apportate, il verbale viene concordato e firmato come accurato.

Tono corretto e uso di un linguaggio professionale in pochi minuti

Durante la scrittura, il tono dello scrittore è molto importante, poiché trasmette un messaggio e mostra l'atteggiamento o l'emozione dello scrittore nei confronti dell'argomento e ha un effetto sul lettore. I toni appropriati utilizzati dipendono da chi è il pubblico e dipende anche dalle informazioni scritte.

I verbali sono documenti professionali che non sono solo visualizzati da persone interne, ma possono essere visualizzati da chiunque al di fuori dell'organizzazione anche se si trattava di una riunione interna nei momenti in cui sono coinvolte questioni legali. Quindi è importante scriverli in modo professionale usando il tono e il linguaggio professionale / formale corretti. Assicurati inoltre che il documento contenga frasi brevi e chiare che si attengano al punto e utilizzi parole semplici e facili da capire.

I verbali devono essere scritti al passato in quanto riguardano una riunione o una discussione avvenuta in passato. Usa la voce passiva dove puoi mentre scrivi i minuti, poiché ciò eliminerà l'uso del nome di qualsiasi persona, ma usare solo la voce passiva non avrà senso e renderà difficile la comprensione. Quindi usa sempre un mix di frasi vocali attive e passive mentre scrivi i minuti.

Il verbale contiene i dettagli di ciò che è stato discusso e deciso in una riunione da un gruppo di membri, quindi è meglio scrivere il verbale come terza persona. In questo modo ti allontani dalla tua scrittura e scrivi le cose in modo neutrale. Utilizzare frasi come "il presidente ha affermato che", "è stato notato", "il comitato ha deciso che", "è stato deciso", ecc. Nei casi in cui i punti sono stati messi da una individuo, è importante specificare quella persona e quello che ha detto, poiché aiuterà per riferimenti futuri.

Le parole dette in una riunione non dovrebbero essere scritte esattamente nei verbali, ma devono essere trasformate in una lingua diversa che sia accettabile per i documenti professionali. Se i membri della riunione hanno usato slang, non includerli nei verbali, ma sostituirli con parole appropriate. Se non sono rilevanti per la decisione o non sono importanti, omettili semplicemente. Allo stesso modo, quando si verificano discussioni o disaccordi nelle riunioni, non annotarli come argomenti, ma utilizzare frasi alternative come "sono state espresse varie opinioni" o "sono state espresse varie opinioni". Questo non specifica la persona che era in disaccordo, ma dice al lettore che c'è stata una discussione a causa del disaccordo.

Utilizzare frasi o parole come "erano preoccupati", "il direttore ha evidenziato", "il consiglio ha spiegato", "l'amministratore delegato ha richiesto", "ha espresso preoccupazione per", "suggerito alla riunione", "ha sollevato la questione di", ecc. Il punto successivo da notare è controllare l'ortografia, la grammatica e la punteggiatura. Non fare affidamento esclusivamente sul controllo ortografico e grammaticale del tuo editor di documenti. È meglio leggere manualmente i verbali dopo averli redatti e anche chiedere a un'altra persona di leggere e feedback.

Spero che questo ti sia stato di aiuto. Grazie per aver letto. Non esitate a contattarmi per qualsiasi domanda o feedback relativo a questo hub. Se ritieni che non copra gli argomenti pertinenti, ti preghiamo di feedback!

Grazie.

Livingsta