Prendere minuti: parte i

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introduzione

Questo articolo è stato scritto per aiutare i candidati che stanno perseguendo la loro qualifica in Economia e Commercio. Ciò non significa che non sarà utile / utile agli altri. Questo articolo andrà a vantaggio di chiunque lavori per un'azienda o un'organizzazione e dedichi minuti alla produzione di registrazioni accurate delle discussioni e delle decisioni prese durante le riunioni e della registrazione delle azioni come parte del proprio ruolo lavorativo.

Per essere in grado di prendere minuti in una riunione, è necessario possedere buone capacità di comunicazione, capacità di valutazione, abilità interpersonali, capacità di organizzazione e pianificazione. Prendere i minuti non è solo sedersi a una riunione e scrivere appunti. Richiede molta preparazione prima e dopo la riunione e anche molte abilità per uscire con il miglior record di minuti.

Prima che la riunione abbia effettivamente luogo, è necessario prepararsi per la riunione in termini di luogo, partecipanti, agenda, rinfreschi, requisiti di accesso e documenti necessari. Per qualsiasi presentazione, devi essere pronto con tutte le attrezzature come laptop, lavagne luminose, materiali e documenti necessari per presentare le idee.

Prima dell'inizio della riunione, prendere nota di eventuali modifiche dell'ultimo minuto all'ordine del giorno. Conserva sempre una copia delle questioni emerse nell'ultima riunione e dei punti d'azione. Pur impiegando minuti, è meglio avere un modello che sia pertinente ai requisiti, allo stile e agli standard dell'organizzazione.

Al termine di questa unità, il candidato avrà una buona conoscenza del ruolo delle riunioni, del motivo per cui si tengono le riunioni, dei requisiti legali e organizzativi che possono essere applicati alla registrazione dei verbali, del motivo per cui i verbali vengono presi e dei loro vantaggi, il motivo per cui i verbali devono essere accurati e i diversi documenti utilizzati nelle riunioni come parte del processo di registrazione dei verbali, prima e dopo la riunione.

I candidati avranno anche conoscenza dei diversi tipi di minuti e degli stili di scrittura per i minuti, come strutturare i minuti e scriverli con il giusto tono di linguaggio e anche come archiviarli e lo scopo di conservarli in modo sicuro e protetto. Questi sono discussi nella terza parte di questa serie.

Prima di iniziare questa unità, è necessario conoscere la definizione o il significato dei minuti.

I verbali sono documenti formali e sono il riepilogo dei record di una riunione. Sono accurati e contengono informazioni su ciò che è stato discusso in una riunione, quali erano le raccomandazioni, le decisioni delle discussioni ei loro punti di azione.

I verbali ben scritti saranno brevi, accurati e informativi e saranno presentati in modo logico con discussioni, raccomandazioni, decisioni e punti d'azione chiari.

Il ruolo delle riunioni

Il dizionario definisce la riunione come " Una riunione organizzata formalmente " o " L'atto sociale di riunirsi per uno scopo comune ".

L'incontro è un incontro di due o più persone per discussioni, condivisione di informazioni e per raggiungere un accordo. Le riunioni possono svolgersi in vari modi come faccia a faccia, chiamate in conferenza, videoconferenza, ecc. Una riunione non dovrebbe essere una perdita di tempo ed essere efficace. Le riunioni efficaci avvengono con una pianificazione adeguata e dovrebbero avere uno scopo e un risultato.

I ruoli delle riunioni sono:

• Coordinare l'azione, per una decisione comune concordata.
• Per prendere decisioni più rapidamente che con telefonate ed e-mail. Ad esempio, può essere frustrante chiamare le persone e lasciare messaggi vocali o inviare loro un'e-mail e aspettare una risposta per molto tempo.
• Per risparmiare tempo, ad esempio, qualcosa che ti ha richiesto più di 15 minuti per scrivere su un'e-mail che potrebbe ancora non essere chiaro al destinatario, può essere discusso in due minuti se ti incontri faccia a faccia.
• Condividere informazioni, acquisire o cercare idee e informazioni e chiarire le cose.
• Per risolvere problemi o eventuali problemi e pianificare strategie di lavoro.
• Discutere in modo dettagliato questioni organizzative o dipartimentali, quando ciò può essere difficile tramite comunicazioni e-mail
• Per evitare confusione, conflitti e discrepanze.
• Discutere progetti o qualsiasi cosa abbia a che fare con il lavoro e come farlo.
• Per chiarire e risolvere i conflitti e risolvere le controversie.
• Per prendere decisioni sulle questioni discusse e per aiutare a tenere traccia delle azioni contro le decisioni prese in passato.
• Per aiutare a prendere decisioni più velocemente, poiché tutti sono disponibili in un unico posto per discus e decidere.
• Negoziare contratti e accordi a seconda dell'organizzazione o delle questioni coinvolte.
• Per dare a tutti la possibilità di parlare e esprimere i propri pensieri e idee.
• Prendere decisioni e azioni di emergenza nei momenti di bisogno - gestione delle crisi.
• Per aiutare con il team building e la motivazione.
• Per aiutare a fissare traguardi e obiettivi.

In generale, il ruolo dell'assemblea è svolgere alcune discussioni importanti e prendere decisioni riunendo tutti i membri coinvolti in un unico luogo. Ciò eviterà il numero elevato di telefonate, e-mail e le confusioni coinvolte, contribuendo a prendere decisioni chiare e ad assegnare le azioni alla persona o alle persone o al dipartimento interessati.

Requisiti legali e organizzativi che possono essere applicati ai processi verbali

I verbali delle riunioni devono soddisfare i requisiti legali e organizzativi dell'organizzazione, per molte ragioni.

I requisiti minimi che ci si aspetta dal verbale sono i dettagli su

• Dove si è svolto l'incontro?
• Quando si è svolto l'incontro comprensivo di data e ora?
• Chi erano presenti all'incontro e i loro diversi ruoli nell'incontro?
• Chi era assente?
• Come si è svolto l'incontro?
• Cos'è successo all'incontro?
• Di cosa si è discusso durante la riunione?
• Cosa è stato deciso e quali sono i punti d'azione ufficiali delle discussioni e delle decisioni?

I verbali servono come documenti legali vincolanti in molte situazioni e in molte organizzazioni e possono essere prodotti come prova di determinate discussioni e decisioni quando ci sono sfide legali in futuro.

Il verbale deve contenere la data della prossima riunione alla fine e, ove possibile, anche l'ora e il luogo. I verbali devono documentare la presenza di un quorum, poiché la maggior parte delle decisioni valide richiede un numero minimo di persone per poter prendere una decisione. Ad esempio, nella mia organizzazione, quando le decisioni vengono prese in una riunione del team dal responsabile delle operazioni, si aspettano la presenza di un leader del team affinché la decisione sia valida come parte dei requisiti legali e organizzativi della nostra organizzazione.

I vantaggi dei verbali come registrazione accurata di discussioni e decisioni

I verbali vengono redatti in riunioni sia formali che informali e la riunione può essere una breve riunione o una riunione di comitato / consiglio o una discussione di gruppo, ecc.

I verbali sono la registrazione di un evento o di una riunione e quindi registrati per avere una prova formale di ciò che è accaduto o di ciò che è stato discusso e deciso in una riunione. Aiuta le persone che non hanno potuto partecipare alla riunione e aiuta anche l'organizzazione o l'azienda per futuri riferimenti. Per questo motivo, i minuti devono essere accurati.

Lo scopo e i vantaggi del verbale come registrazione accurata delle discussioni e delle decisioni sono:

• Molte aziende non solo registreranno i verbali per il proprio riferimento e la propria registrazione, ma dovranno anche condividere queste informazioni con le società di partnership e gli azionisti. In questi casi, i verbali forniscono la prova del verificarsi delle riunioni e riflettono anche la qualità e gli standard dell'organizzazione.
• Forniscono un registro delle discussioni e delle decisioni e quindi servono come memoria e storia dell'organizzazione.
• I verbali dovranno essere condivisi con il pubblico quando si tratta di organi di governo pubblici. Quindi le registrazioni della riunione saranno disponibili per il pubblico per vedere come le persone vorranno conoscere i risultati delle riunioni e delle discussioni e come sono state prese.
• I minuti possono essere utilizzati per monitorare le decisioni e le azioni menzionate nel caso in cui si verifichi un conflitto in futuro.
• Ci saranno punti di azione in pochi minuti che devono essere attuati e questi aiuteranno con cambiamenti e miglioramenti per l'organizzazione e quindi i minuti saranno un promemoria di quelle azioni, della persona che ha bisogno di metterle in atto e entro quale periodo di tempo deve essere intrapreso.
• Condividendo i verbali con le persone interessate che non hanno potuto partecipare, saranno tenute informate di eventuali cambiamenti, discussioni e decisioni.
• In generale, questi minuti aiutano l'organizzazione a crescere e aiutano anche a costruire i reparti ei membri del team.

Modello di esempio per agenda della riunione

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Documenti comunemente usati nelle riunioni: ordini del giorno, verbali, questioni che sorgono, fogli di azione

Affinché qualsiasi riunione si svolga in modo procedurale, sono coinvolti alcuni documenti importanti e necessari senza i quali la riunione non andrà a buon fine.

I documenti necessari per un incontro sono:

Agenda: un'agenda è un documento creato da una segretaria o da un amministratore o da chiunque abbia una posizione o un ruolo lavorativo simile. Viene quindi approvato dal presidente e diffuso agli altri membri che parteciperanno alla riunione. Può essere distribuito in formato elettronico o cartaceo. È sempre meglio avere qualche copia di riserva.

L'ordine del giorno ha i dettagli del nome della riunione, la data della riunione, l'ora della riunione e il luogo della riunione in alto. È quindi seguito dai partecipanti, scuse e visitatori / relatori. Segue quindi i punti dell'ordine del giorno, dove le questioni urgenti e importanti sono elencate in cima all'elenco. Gli elementi obbligatori nell'elenco dell'ordine del giorno sono, verbali precedenti o Conferma di verbali precedenti, questioni insorte e qualsiasi altra questione. Il resto sono gli elementi raccolti dai membri rilevanti coinvolti nella riunione.

Modello di esempio per foglio presenze

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Foglio di presenza: questo documento è un elenco di tutti i partecipanti alla riunione. Per avere dettagli precisi, sono incluse alcune colonne come, Nome, Posizione, Numero di contatto, Indirizzo e-mail. Ciò aiuterà il verbale a scrivere i nomi in pochi minuti e aiuterà anche a contattarlo facilmente quando necessario, specialmente quando ci sono membri esterni che partecipano alla riunione. Si prega di vedere un formato a destra che uso nella mia organizzazione per la partecipazione.

Di solito non viene utilizzato per riunioni interne, ma per riunioni in cui sono coinvolti clienti esterni o organizzazioni di partnership. Ma è sempre bene averne uno in cui così tanti membri o diversi dipartimenti partecipano a una riunione e potrebbero esserci persone che non riconosci. Ciò riduce anche il tempo necessario per scrivere l'elenco dei partecipanti, soprattutto quando il numero di partecipanti è elevato.

Glossario dei termini e degli acronimi: se la riunione includerà discussioni di affari in cui verranno utilizzati termini tecnici e acronimi e se ci sono partecipanti che non avranno familiarità con tali termini e acronimi, è sempre meglio fornire un elenco di questi con una breve descrizione o significato. Questo li aiuterà a seguire la riunione con facilità e a fermare troppe interruzioni non necessarie.

Esempio di modello di verbale

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Codice etico / codici di condotta - Non viene utilizzato in tutte le riunioni, ma può essere utilizzato nelle riunioni del consiglio di amministrazione e nelle riunioni in cui è coinvolto il pubblico, ecc. Si tratta di un insieme di principi e aspettative che vengono definiti devono aderire quando partecipano alla riunione. È stabilito per la funzionalità regolare e di successo della riunione. In alcune riunioni viene utilizzato per preservare la libertà di parola.

Verbali precedenti - Questi sono i verbali della riunione precedente e vengono portati alla riunione per essere letti e confermati. Anche i punti di azione della riunione precedente vengono controllati per vedere se sono stati eseguiti, o in quale stato sono le azioni, se non sono state eseguite, le ragioni di ciò vengono raccolte e annotate nei verbali insieme alle azioni o decisioni necessarie.

Prendere appunti (minuti) - Prendere appunti è il passo verso la preparazione dei minuti. Questo è il documento principale in una riunione poiché tutto ciò che avviene o viene discusso o deciso viene registrato. Gli appunti vengono presi dai segretari o dagli amministratori o da una persona d'ufficio simile e sono scritti in uno stile concordato seguendo le politiche e le procedure dell'organizzazione. È possibile utilizzare un modello per prendere facilmente appunti.

Modello di esempio per le note di azione

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Allegati ai verbali - A volte durante le riunioni, una politica, una procedura o un rapporto può dover essere letto e concordato. In tal caso, tale documento verrà portato in assemblea letto ai soci e dovrà essere allegato al verbale. I dettagli su come eseguire questa operazione saranno discussi in una sezione diversa di questa unità.

Documenti di presentazione - Alcuni incontri avranno documenti di presentazione. Sebbene le presentazioni siano fatte su un grande schermo con lavagne luminose, è sempre bene dare a tutti i partecipanti una copia, in modo che abbiano una registrazione di ciò che è stato presentato, e inoltre li aiuterà a prendere nota di punti importanti che saranno utili o utile per loro per riferimento futuro nel corso della presentazione.

Fogli di azione - Questo foglio non è obbligatorio, ma per chiarezza e per essere adeguatamente organizzato, quello che puoi fare è raccogliere tutti i punti di azione della riunione precedente e menzionare lo stato in ciascuno di essi, in modo che sia più facile da esaminare durante l'incontro. Anche eventuali punti di azione per la riunione corrente possono essere annotati su quel foglio, mentre alcune azioni possono avere collegamenti con azioni precedenti. Sarà anche più facile alla fine della riunione riassumere tutti i punti di azione di questo foglio. Questo tuttavia non è obbligatorio. Persone diverse funzionano in modo diverso, quindi puoi utilizzare tutti i metodi che sono convenienti e che renderanno i processi più semplici e facili per te.

Oltre a questi, a seconda della riunione e del suo scopo, vari altri documenti come avviso di riunione, rapporti finanziari, rapporti di ricerca, rapporti di progetto, corrispondenza, rapporto del presidente ecc., Possono essere documenti utilizzati in una riunione.

Si prega di seguire il collegamento sottostante per passare alla parte successiva di questa unità, dove il ruolo del presidente della riunione e le sue responsabilità, come il relatore del verbale lavora insieme al presidente durante la riunione, come ascoltare in modo efficace e prendere appunti e lo scopo di chiarendo eventuali dubbi durante la riunione vengono discussi.

Prendere verbali - Parte II

Spero che questo ti sia stato di aiuto. Grazie per aver letto. Non esitate a contattarmi per qualsiasi domanda o feedback relativo a questo articolo. Se ritieni che non copra gli argomenti pertinenti, ti preghiamo di feedback!

Grazie.

Livingsta