Take minutes - diploma di livello 3 ocr nvq in economia e amministrazione

Dedicare minuti è fondamentale in qualsiasi attività commerciale.

David Travis, CC0, tramite Unsplash

Introduzione:

Questa unità è un'unità opzionale del gruppo B al livello 2 con 4 crediti. Questa unità aiuta il candidato con una buona conoscenza e comprensione dei compiti mentre prende i verbali, il ruolo del presidente e del verbale nelle riunioni, la procedura per prendere i verbali, la preparazione per i verbali e come seguire le procedure, le politiche e le linee guida organizzative minuti

Si prega di trovare una dichiarazione personale relativa a questa unità!

PS: In una nota gentile, per favore non copiare nulla di inviato qui e visualizzarlo nel tuo file. Questo è stato pubblicato qui, puramente per aiutarti a ottenere un'idea / comprensione di ciò che si aspettano che tu scriva e di come devi scrivere. Dovrai metterti in relazione con la tua area di lavoro e organizzazione e mantenerlo mentre prepari i file. Grazie per la collaborazione.

1.1 Qual è lo scopo delle riunioni?

Lo scopo principale degli incontri è condividere idee ed esprimere pensieri diversi. Le riunioni vengono utilizzate in quasi tutte le organizzazioni come un modo per comunicare informazioni ad altre persone le cui funzioni principali sono informare, cercare idee, cercare chiarimenti, risolvere problemi, discutere proposte / modi di lavorare, prendere decisioni e risolvere controversie.

1.2 Quali sono i requisiti organizzativi e legali che possono essere applicati alla registrazione dei minuti?

Il verbale dovrebbe rappresentare esattamente l'ordine del giorno della riunione. La struttura del verbale segue l'elenco degli argomenti all'ordine del giorno. Per impiegare minuti in modo efficiente, è necessario avere il modello pronto in base agli elementi dell'agenda. Lascia molto spazio per prendere appunti mentre la riunione va avanti. Questo ti aiuterà a non confonderti ea spostarti tra gli elementi senza intoppi mentre la riunione va avanti.

I verbali sono documenti legali che servono come prova per futuri riferimenti in merito a eventuali discussioni fatte in una riunione. Il verbale dovrebbe contenere il titolo, l'ora, la data, il luogo della riunione, i nomi dei partecipanti, le scuse, i visitatori, gli elementi, le azioni richieste e la data per la prossima riunione.

Assicurati di annotare le azioni per ogni elemento dell'agenda e da chi. I verbali devono essere accurati, perché le persone ne faranno riferimento in futuro e dovrebbero essere in grado di capire esattamente cosa è successo durante la riunione.

1.3 Perché i verbali dovrebbero essere una registrazione accurata delle discussioni e delle decisioni?

Il verbale dovrebbe essere scritto in modo accurato e conciso in modo che chiunque, partecipando o meno alla riunione, possa sapere cosa è successo.

I verbali servono come registrazione ufficiale delle azioni che si sono verificate in una riunione e costituiscono un record storico per una squadra o un dipartimento. Anche se le persone dimenticano di ricordare cosa è successo in una riunione o cosa è stato discusso e deciso, i verbali li aiuteranno a fare riferimento e ad acquisire tali informazioni. I verbali registrano anche le azioni intraprese e le azioni che devono essere intraprese. Quindi funge da promemoria indicando le scadenze che devono essere rispettate. Il verbale fornisce anche informazioni alle persone che non erano presenti alla riunione.

1.4 Qual è lo scopo dei documenti e dei termini comunemente usati nelle riunioni?

I documenti di riunione vengono creati quando l'azienda si riunisce per discutere questioni relative all'operazione presente e all'operazione futura dell'azienda.

Tre documenti comuni per le riunioni sono:

Avviso di riunione (dettagli come data, ora, tipo di riunione, luogo, scopo della riunione)
Ordine del giorno (elenco dettagliato dell'ordine del giorno della riunione)
Verbali (la registrazione / prova della riunione con dettagli come luogo e ora della riunione, scopo della riunione, partecipanti, presidente della riunione, scuse, ordine del giorno, revisione dei verbali della riunione precedente, data, ora e luogo della riunione successiva e ora di chiusura della riunione)

2.1 Qual è il ruolo del presidente e altre responsabilità formali all'interno delle riunioni?

Il ruolo del presidente è garantire che venga effettuata una registrazione accurata di una riunione. Il presidente dell'assemblea ha la responsabilità di

Aiuta chi prende il minuto a concordare i punti dell'ordine del giorno.
Segui gli elementi dell'agenda in sequenza.
Informare il responsabile del verbale di eventuali punti da rimuovere dall'ordine del giorno concordato.
Riassumi punti specifici, decisioni o azioni concordate per ciascun punto dell'ordine del giorno prima di passare al punto successivo.
Accetta e fornisci un riepilogo per lunghe discussioni.
Rivedi i verbali quando sono scritti come bozza.

2.2 Come lavorate in collaborazione con il presidente quando prendete i minuti?

Discuto con il presidente prima dell'inizio della riunione per approvare i punti all'ordine del giorno e anche per quanto riguarda i visitatori che partecipano alla riunione. Ricevo consigli su tempo e luogo delle riunioni se la sala normale in cui si tiene la riunione non è disponibile. In caso di dubbio, chiedo se è necessario aggiungere una discussione particolare al verbale. Chiarisco anche i termini tecnici discussi in riunione per evitare di registrare informazioni errate. Dopo la riunione, redigo i verbali il prima possibile e li faccio approvare dal mio responsabile prima di distribuirli ai membri.

3.1 / 2 Perché dovresti ascoltare attivamente quando prendi i minuti e come lo fai?

Dovrei ascoltare attivamente mentre prendo i verbali, perché servono come registrazione delle decisioni e dei dettagli per tutto ciò che viene discusso e concordato in una riunione.

I seguenti sono alcuni modi in cui lo faccio:

Ho bisogno di ascoltare in modo analitico, cercando idee e dettagli principali.
Chiarisco cose che non capisco o chiedo al presidente di ripetere fatti che non capisco.
Prendo in considerazione i sentimenti degli oratori e dei partecipanti.
Sono proattivo e pronto a rispondere.
Elimino le distrazioni (rumori, interruzioni, ecc.) E mi concentro sull'oratore in modo da non perdere punti e azioni importanti che devono essere registrati.

3.3. Come prendi appunti durante le discussioni tenute durante le riunioni?

Arrivo presto alla riunione, mi assicuro di sapere chi è il presidente, mi siedo accanto al presidente e controllo che tutti abbiano tutte le carte (ordine del giorno) e prendo quelle di riserva. Ho letto tutti i giornali molto prima della riunione e chiedo i nomi delle persone presenti. Ascolta attentamente, scrivi le parole chiave e scrivi le decisioni. Chiedo chiarimenti e controllo i miei appunti con la presidenza.

3.4 / 5 Perché dovresti ottenere chiarimenti e come puoi farlo?

Eventuali dubbi che sorgono durante la scrittura del verbale devono essere chiariti, perché sono decisioni prese in gruppo e aiutano con riferimento futuro.

Chiarisco le cose chiedendo al presidente o al gruppo di ripetere o di parlare un po 'lentamente se sono in dubbio con qualsiasi discussione. Mi do il tempo per ascoltare ed eliminare le distrazioni.

3.6 Come ordinate, selezionate e strutturate le informazioni per produrre minuti?

Uso un modello coerente per produrre minuti. Lo scopo della riunione varia da un tipo di riunione a un altro, quindi anche la struttura dei verbali può variare.

Il modello utilizzato faciliterà anche l'individuazione di informazioni importanti e dovrebbe essere coerente in una serie di riunioni.

Struttura i minuti come segue:

Il titolo dell'incontro.
La data e l'ora della riunione.
Un elenco di tutti i presenti sotto il titolo "Presente".
Un elenco di tutti coloro che non sono presenti ma che hanno inviato le loro scuse, questo elenco dovrebbe rientrare nel titolo "Scuse".
Conferma che i verbali della riunione precedente sono stati concordati. La data della riunione precedente dovrebbe essere inclusa.
Eventuali modifiche o azioni derivanti dal verbale della riunione precedente devono essere scritte.
Qualsiasi questione derivante dal verbale precedente dovrebbe essere inclusa sotto il titolo delle questioni da discutere.
I verbali dovrebbero sempre seguire lo stesso ordine seguito durante la riunione.
La data del prossimo incontro.

3.7 Cosa si intende per usare il tono corretto e il linguaggio professionale in pochi minuti?

I verbali sono una registrazione di ciò che è accaduto esattamente nella riunione. Quindi dovrebbe avere un registro delle discussioni e delle azioni. Dovrebbe concentrarsi sugli elementi che sono stati discussi e avere informazioni chiare su ciò che è stato deciso per ogni elemento. I verbali devono essere scritti in frasi complete e sufficientemente dettagliate. In questo modo aiuterai qualsiasi lettore non presente alla riunione a capire cosa è stato effettivamente discusso.

PS: In una nota gentile, ti preghiamo di non copiare nulla di inviato qui e di visualizzarlo nel tuo file. Questo è stato pubblicato qui, puramente per aiutarti a ottenere un'idea / comprensione di ciò che si aspettano che tu scriva e di come devi scrivere. Dovrai metterti in relazione con la tua area di lavoro e organizzazione e mantenerla mentre prepari i file. Grazie per la collaborazione.