Strategie per evitare richieste di ritorsione da parte dei dipendenti

Le richieste di ritorsione dei dipendenti sono in aumento. Impara come evitare queste affermazioni in primo luogo.

Canva.com

Le controversie per ritorsioni basate sul lavoro sono in aumento. Più accuse di ritorsione vengono presentate dai dipendenti che mai e la Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC) sta perseguendo molte di queste affermazioni.

Le richieste di ritorsione sono in aumento.

Caso in questione: il 23 agosto 2011, l'EEOC ha intentato una causa contro una concessionaria di auto di San Francisco, Fremont Toyota, sostenendo che la concessionaria era coinvolta in molestie di origine nazionale illegali e ritorsioni contro i suoi dipendenti. La denuncia, presentata al tribunale distrettuale degli Stati Uniti per il distretto settentrionale della California, afferma che il direttore generale della concessionaria ha discriminato quattro dipendenti afghani-americani, tra le altre cose, definendoli "terroristi" durante una riunione del personale. Dopo che i venditori hanno denunciato le molestie, affermano che le loro condizioni di lavoro sono diventate così intollerabili che sono stati costretti a dimettersi. La causa sostiene inoltre che un manager afgano-americano che ha parlato a nome dei quattro uomini è stato licenziato per essersi opposto alle molestie.

Il numero di richieste di ritorsione presentate ogni anno all'EEOC è quasi raddoppiato dal 1997. Più di un terzo di tutte le accuse presentate all'EEOC nell'anno fiscale 2010 includeva accuse di ritorsioni illegali sul posto di lavoro. Il numero di richieste di ritorsione ora supera tutte le altre categorie di discriminazione illegale, inclusa la discriminazione razziale, che storicamente era stata la richiesta di discriminazione più frequentemente contestata.

Cosa c'è dietro il drammatico aumento dei sinistri?

Cosa c'è dietro il drammatico aumento dei sinistri? Ci sono alcuni fattori in gioco. In primo luogo, una sentenza della Corte Suprema degli Stati Uniti ha reso più facile per i dipendenti che hanno subito un torto e per i loro avvocati provare una ritorsione illegale. I dipendenti dovevano dimostrare di aver subito un danno economico tangibile, come la perdita del lavoro, la retrocessione o il trasferimento per un aumento, al fine di prevalere in un caso di ritorsione. Nel caso del 2006 Burlington Northern & Santa Fe Railway Company contro White , la Corte Suprema ha ampliato l'ambito di ciò che è considerato comportamento di ritorsione.

In base al nuovo standard più basso, un dipendente può essere in grado di dimostrare una ritorsione illegale basata su qualsiasi azione "materialmente avversa" che potrebbe dissuadere un lavoratore ragionevole dal lamentarsi di discriminazione o sostenere la denuncia di un altro dipendente. Applicando questo standard, i tribunali hanno ritenuto le seguenti azioni sufficientemente sfavorevoli per dichiarare una richiesta di ritorsione: un aumento del carico di lavoro, un trasferimento in un altro ufficio o in una posizione meno prestigiosa, una valutazione negativa delle prestazioni e la revoca dei privilegi di telelavoro.

Come vedono le giurie le richieste di ritorsione?

Un altro fattore è il crescente riconoscimento del fatto che le giurie sono più ricettive alle richieste di ritorsione rispetto ad altre richieste di discriminazione. I dipendenti hanno maggiori probabilità di prevalere nei casi di ritorsione e di ricevere risarcimenti per danni significativi rispetto ad altri tipi di casi di lavoro. Perché? Perché le giurie comprendono la natura umana. Si rendono conto che un supervisore accusato ingiustamente di discriminazione o molestie troverebbe difficile trattare il dipendente che si lamenta come se nulla fosse accaduto. Ma questo è esattamente ciò che richiedono le leggi contro le ritorsioni: esercitare un controllo sovrumano di fronte a un'accusa.

È relativamente facile per una giuria credere che un supervisore abbia reagito contro un dipendente accusatore con ritorsioni illegali, anche se la stessa giuria conclude che anche la denuncia di discriminazione sottostante è priva di fondamento. I dipendenti ei loro avvocati, riconoscendo questa dinamica e il potenziale per un enorme pagamento, stanno diventando più esperti nel giocare la carta ritorsione quando possibile.

Cosa significa questo per il rapporto di lavoro?

Cosa significa questo per il rapporto di lavoro? Ciò non significa che i dipendenti possano isolarsi dalle conseguenze delle loro prestazioni scadenti o comportamenti scorretti semplicemente presentando una denuncia di discriminazione. Significa, tuttavia, che i datori di lavoro necessitano di una strategia efficace per evitare richieste di ritorsione.

Il primo passo è acquisire una solida comprensione di ciò che costituisce ritorsione illegale. Il secondo è prendere misure appropriate per garantire che non accada sul posto di lavoro. Come ha dichiarato il direttore del distretto di EEOC San Francisco Michael Baldonado in un comunicato stampa che annuncia il caso Fremont Toyota, "Ci auguriamo che questa causa ricordi ai datori di lavoro di rispondere adeguatamente ai reclami di molestie o discriminazioni, con indagini tempestive e misure per porre fine a qualsiasi cattiva condotta".

Che cos'è la ritorsione illegale?

La maggior parte delle leggi federali e statali sulla discriminazione sul lavoro contengono disposizioni contro le ritorsioni. Ad esempio, il titolo VII del Civil Rights Act del 1964, che contiene ampie protezioni contro la discriminazione sulla base di razza, colore, religione, sesso e origine nazionale, rende illegale la rappresaglia contro qualcuno che si lamenta di discriminazione, ha presentato un'accusa discriminazione o partecipazione a indagini o azioni legali che implicano presunte discriminazioni.

Altre leggi, come il Sarbanes-Oxley Act del 2002 (SOX), proteggono gli "informatori" che segnalano attività illegali. SOX, che è stato adottato sulla scia degli scandali Enron e WorldCom, fornisce protezioni per i dipendenti delle società pubbliche che segnalano frodi aziendali. Inoltre, molti stati riconoscono una causa di azione legale per discarico illegittimo se qualcuno viene licenziato per motivi che violano l'ordine pubblico, come la segnalazione di attività illegali o non sicure.

Al fine di dimostrare una ritorsione illegale, un dipendente deve generalmente stabilire tutti i seguenti elementi: (1) che ha svolto un'attività protetta; (2) che il datore di lavoro ha intrapreso un'azione negativa nei confronti del dipendente; e (3) l'esistenza di una connessione causale tra l'attività protetta e l'azione negativa.

Attività protetta

Ai sensi del titolo VII e di altre leggi antidiscriminazione, un dipendente può stabilire il primo elemento di una richiesta di ritorsione dimostrando di aver svolto uno dei seguenti tipi di attività protetta: (1) condotta in opposizione a pratiche di lavoro illegali; o (2) partecipazione a un'indagine, procedimento o udienza ai sensi dello statuto applicabile.

L'opposizione protetta non include solo la presentazione di una denuncia formale di discriminazione, ma include anche la minaccia di presentare una denuncia, la denuncia di discriminazione nei confronti di se stessi o di altri e il rifiuto di obbedire a un ordine ritenuto discriminatorio. La condotta contraria non deve essere illegale; il dipendente deve solo ragionevolmente ritenere che sia illegale. Anche il modo di opposizione deve essere ragionevole. Se un dipendente si impegna in una condotta illegale, dirompente o disonesta in opposizione a pratiche di lavoro illegali, il dipendente generalmente non sarà protetto. Ad esempio, un dipendente che acquisisce cartelle cliniche riservate o cartelle personali di altri dipendenti in violazione della politica del suo datore di lavoro non sarà protetto anche se sta cercando di utilizzare i record per stabilire una rivendicazione di pregiudizio professionale.

La partecipazione protetta include la presentazione di un'accusa di discriminazione o causa legale, la testimonianza in un'azione legale contro il datore di lavoro o la fornitura di una dichiarazione giurata o altre prove durante le indagini dell'EEOC sulla denuncia di discriminazione di un altro dipendente. In generale, un dipendente che partecipa a un procedimento EEOC sarà protetto anche se non agisce in modo ragionevole o in buona fede, in contrasto con lo standard di ragionevolezza richiesto per dimostrare l'opposizione protetta.

Azione avversa

Un dipendente può stabilire il secondo elemento di una richiesta di ritorsione dimostrando che il datore di lavoro ha intrapreso un'azione che influisce sulla condizione lavorativa, sulla retribuzione, sui benefici o su altri termini e condizioni di lavoro del dipendente. Ciò include cose come dimissioni, retrocessione, disciplina, riassegnazione a un lavoro meno desiderabile o esclusione dalla formazione messa a disposizione di altri dipendenti. L'azione deve essere "materialmente negativa" in modo da dissuadere una persona ragionevole dal presentare o sostenere una richiesta di discriminazione.

"Insulti meschini o fastidi minori" non sono sufficienti per stabilire un'azione avversa. Un dipendente che afferma di essere stato evitato a causa della sua attività protetta potrebbe non essere in grado di stabilire ritorsioni illegali a meno che non possa dimostrare che l'ostracismo era così severo e pervasivo da influire sui suoi termini e condizioni di lavoro.

Gli atti materialmente negativi che si verificano al di fuori del contesto lavorativo possono essere considerati azioni negative. Ad esempio, fornire un riferimento negativo dopo la fine del rapporto di lavoro potrebbe essere sufficiente per stabilire il secondo elemento di una richiesta di ritorsione.

Connessione causale

Al fine di stabilire il terzo elemento di una richiesta di ritorsione, il dipendente deve essere in grado di dimostrare che l'azione negativa è stata intrapresa a seguito dell'attività protetta. Una connessione causale è molto raramente dimostrata da prove dirette, come un'ammissione da parte del decisore. Nella maggior parte dei casi, la dipendente deve fare affidamento su prove indirette o circostanziali per sostenere la sua causa. I seguenti fattori possono creare un'inferenza di ritorsione:

Conoscenza del datore di lavoro dell'attività protetta: un datore di lavoro non può rivalersi contro un dipendente per attività protetta se il datore di lavoro non ne è a conoscenza. Una dimostrazione di conoscenza preliminare è essenziale per il successo di una richiesta di ritorsione ma, senza di più, generalmente non sarà sufficiente per stabilire una connessione causale.
Prossimità temporale: se l'azione avversa si verifica molto rapidamente dopo che il datore di lavoro viene a conoscenza dell'attività protetta, questa vicinanza temporale può essere sufficiente per stabilire una connessione causale. D'altra parte, un intervallo di tempo significativo tra i due eventi generalmente vanificherà l'affermazione. Una buona regola pratica è che la scadenza di almeno sei mesi danneggerà una richiesta di ritorsione.
Mancato rispetto delle politiche e delle procedure: se il datore di lavoro non riesce a seguire le proprie politiche e procedure prima di intraprendere un'azione contro il dipendente, ciò potrebbe essere una prova di ritorsione. Ad esempio, se il datore di lavoro mantiene una politica di disciplina progressiva ma non segue tutti i passaggi nel trattare con il dipendente, potrebbe essere trovata una ritorsione.
Trattamento disparato: allo stesso modo, l'evidenza che il datore di lavoro ha trattato il dipendente in modo diverso rispetto ad altri dipendenti che hanno fatto cose simili potrebbe creare un'inferenza di ritorsione.
Nessuna storia documentata di problemi di rendimento: se il datore di lavoro può dimostrare che l'azione di assunzione era stata contemplata prima dell'attività protetta, come documentato nei registri del personale, sarà difficile provare la ritorsione. D'altra parte, se l'azione non è coerente con una storia di valutazioni positive, aumenti e bonus delle prestazioni, il datore di lavoro avrà alcune spiegazioni da fare.
Motivi incoerenti: se il datore di lavoro non si attiene alla sua storia originale sul motivo dell'azione avversa e in seguito si presenta con ragioni diverse o aggiuntive, questa è la prova del pretesto che farà buchi nella difesa del datore di lavoro.

L'onere della prova

Il dipendente deve prima dimostrare di essersi impegnato in un'opposizione protetta o in una partecipazione di cui il datore di lavoro era a conoscenza e che è seguita da vicino nel tempo da un'azione materialmente negativa, con o senza altri indizi di una connessione causale. Il datore di lavoro può quindi difendersi mostrando un motivo legittimo e non ritorsivo per intraprendere l'azione.

Il dipendente ha un'ultima possibilità per dimostrare che la ragione proferita dal datore di lavoro non era la vera ragione ed era solo un pretesto per ritorsioni illegali. Il pretesto può essere trovato se ci sono incongruenze nella documentazione del datore di lavoro o ragioni dichiarate per agire contro il dipendente o tra l'azione e le politiche del datore di lavoro o le pratiche passate.

Dieci strategie per ridurre il rischio di rivendicazioni di ritorsione

Sviluppare e mantenere un'efficace politica di non ritorsione. Come minimo, una posizione di tolleranza zero contro le ritorsioni dovrebbe essere articolata nelle politiche antidiscriminazione e molestie del datore di lavoro e come parte del suo programma di conformità aziendale. Considerare anche l'implementazione di una politica autonoma contro le ritorsioni.
Tutti i dipendenti devono essere formati sulla politica di non ritorsione e sulle procedure per la segnalazione dei reclami. I supervisori e i dirigenti dovrebbero essere formati su come rispondere ai reclami presentati dai dipendenti e su come una risposta inadeguata o inappropriata potrebbe portare a una denuncia di ritorsione.
Gestisci efficacemente le indagini. Se un dipendente si lamenta di discriminazione, il reclamo deve essere trattato seriamente con un'indagine tempestiva e approfondita. Chiunque sia coinvolto nelle indagini, compresi i dipendenti intervistati, dovrebbe essere ricordato della politica di non ritorsione e informato che deve mantenere la massima riservatezza in merito all'indagine. Le informazioni sul reclamo e sull'indagine dovrebbero essere divulgate solo in caso di necessità. Se le persone non sono a conoscenza del reclamo o sanno chi ha partecipato all'indagine, sarà difficile per un dipendente che si lamenta di ritorsioni stabilire una connessione causale tra l'attività protetta di un dipendente e qualsiasi azione avversa successiva.
Applicare i criteri in modo coerente. Un datore di lavoro deve applicare gli stessi standard di prestazioni e condotta su tutta la linea. Se il datore di lavoro lascia scivolare le violazioni delle politiche per alcuni dipendenti ma disciplina un altro dipendente per la stessa o meno grave condotta, apre la porta a richieste di trattamento disparato che potrebbero supportare una richiesta di ritorsione.
Affronta e documenta i problemi di prestazioni. I datori di lavoro dovrebbero valutare le prestazioni dei dipendenti su base regolare (almeno una volta all'anno) e documentare e affrontare tempestivamente eventuali problemi di prestazioni. Evita la tentazione di ignorare il problema o di aumentare il punteggio delle prestazioni. Una solida documentazione attestante che un dipendente non stava soddisfacendo le aspettative di rendimento e non ha migliorato il coaching fornirà al datore di lavoro un motivo legittimo e non ritorsivo per intraprendere un'azione contraria all'occupazione.
Esaminare attentamente le decisioni disciplinari e di risoluzione. Prima di agire, assicurarsi che tutte le ragioni dell'azione siano documentate e che vi siano prove oggettive a sostegno delle ragioni. Assicurarsi che il motivo dichiarato per l'azione non sia contraddetto da alcuna documentazione relativa alle prestazioni o alla storia lavorativa del dipendente (come revisioni delle prestazioni, aumenti di stipendio, premi bonus). Se il dipendente ha recentemente svolto una delle seguenti attività, valutare attentamente i fatti e le circostanze per assicurarsi che non vi sia alcun nesso causale tra l'attività del dipendente e l'azione avversa:
- Segnalati o lamentati di qualsiasi attività illegale o non etica o di una violazione della politica o delle regole aziendali.
- Ha presentato un reclamo a un'agenzia esterna o una causa in merito a questioni legate al lavoro o ha partecipato a un'indagine su reclamo esterno o ad altri procedimenti.
- Impegnato in attività sindacali (come organizzare o picchettaggio) o altre attività concertate.
- Presentato reclamo al datore di lavoro o ad altri per frode aziendale, pratiche di lavoro non sicure o altre questioni che potrebbero influire sull'interesse pubblico.
Sii onesto riguardo al motivo dell'azione avversa. Non cercare di addolcire il vero motivo per agire contro un dipendente. Se il dipendente viene licenziato per scarso rendimento, non fingere che sia dovuto all'eliminazione del lavoro. Se la posizione viene ricaricata poco tempo dopo, il motivo dichiarato sembrerà un pretesto per un motivo illegale.
Considera l'idea di coinvolgere un nuovo decisore. Se un dipendente si è lamentato di un supervisore, valutare la possibilità di ristrutturare l'ambiente in modo che il supervisore accusato non sia più in grado di prendere decisioni in materia di impiego su quel dipendente. Fare attenzione che qualsiasi modifica apportata non sia materialmente negativa per il dipendente e non influisca sulla retribuzione, sui benefici e su altri termini e condizioni di lavoro del dipendente. Assicurati anche che il nuovo decisore agisca indipendentemente dall'input del supervisore "contaminato" per dissipare qualsiasi deduzione di ritorsione.
Riconsiderare e correggere le decisioni sbagliate. Condurre un riesame imparziale dell'azione avversa e intraprendere azioni correttive se necessario. La pronta revoca di una precedente azione di assunzione può proteggere un datore di lavoro da responsabilità.
Considera un pacchetto di fine rapporto come ultima risorsa. A volte un datore di lavoro non riesce a aggirare una cattiva serie di fatti. In tal caso, valutare l'opportunità di offrire al dipendente un pacchetto di fine rapporto subordinato alla firma da parte del dipendente di un'ampia liberatoria di tutte le richieste di risarcimento. Affinché tale liberatoria sia valida, il dipendente deve ricevere una considerazione al di là di quanto avrebbe altrimenti diritto. Ad esempio, se un dipendente è tenuto a firmare una liberatoria per ricevere la sua busta paga finale, la liberatoria non sarebbe legalmente vincolante. Consultare un consulente legale per assicurarsi che il rilascio regga in un tribunale.

Disclaimer:

Questo articolo è inteso solo a scopo informativo e non è una consulenza legale o un sostituto della consultazione con un professionista legale autorizzato in un caso o in una circostanza particolare.