Riunioni del personale: un mezzo per una comunicazione efficace sul posto di lavoro

Le riunioni del personale forniscono un luogo utile in cui i dipendenti di tutti i livelli possono conversare, aggiornarsi a vicenda e porre domande.

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Perché le riunioni regolari del personale sono utili?

Tenere riunioni periodiche del personale con i dipendenti sul posto di lavoro migliorerà notevolmente gli sforzi di comunicazione che costituiscono le fondamenta di qualsiasi gruppo di lavoro. I dipendenti che possono contare sull'incontro costante con colleghi di lavoro e manager si sentiranno più titolari del lavoro che svolgono a causa della frequente opportunità di comunicare tra loro in queste riunioni.

Inoltre, questi dipendenti proveranno un senso di fiducia per la loro leadership perché sono inclusi nella pianificazione e in altri processi che rendono il posto di lavoro un posto migliore per tutti. Poiché i dipendenti trascorrono gran parte della loro vita al lavoro, è importante far loro sentire parte del successo di un'organizzazione in quanto soddisfa i suoi obiettivi strategici.

Comunicazione efficace per manager e dipendenti

Le riunioni del personale consentono ai dipendenti di prendere parte al processo decisionale di un'organizzazione comunicando le loro opinioni, idee, ecc., In un forum strutturato ma comunemente accettato. Mentre l'autorità finale e il processo decisionale appartengono alla leadership di un'organizzazione, i leader spesso contattano i propri dipendenti per il loro prezioso contributo.

I manager che utilizzano questi incontri come strumenti di comunicazione offrono ai dipendenti una grande opportunità per condividere tra loro le esperienze della giornata lavorativa. Alcune caratteristiche comuni di un'efficace riunione del personale sono le seguenti.

Caratteristiche delle riunioni di squadra di successo

Un programma regolare: per essere veramente un mezzo efficace per comunicare informazioni e raccogliere input dai dipendenti, le riunioni del personale dovrebbero essere programmate in anticipo per consentire ai dipendenti di anticiparle e di pianificare di conseguenza con il resto del loro programma / calendario. I dipendenti che possono contare sul fatto che questi incontri si svolgeranno regolarmente li vedranno come opportunità per condividere le informazioni con gli altri in modo coerente.
Un inizio tempestivo: se i manager vogliono che i loro dipendenti si presentino a una riunione in tempo, devono anche dare l'esempio di arrivare alla riunione in tempo. Inoltre, l'inizio della riunione dovrebbe essere come programmato in modo che i partecipanti in ritardo sappiano che devono fare uno sforzo per non essere in ritardo per la prossima riunione. In qualità di manager che guida la riunione, essere tempestivi e iniziare la riunione in tempo dimostrerà quanto sia importante per il manager la riunione.
Un ordine del giorno preparato: poiché è probabile che i dipendenti abbiano informazioni da condividere, è utile avere un ordine del giorno preparato per mantenere una certa struttura e ordine per la riunione. È facile uscire dai binari quando i dipendenti offrono informazioni che potrebbero essere in qualche modo estranee all'agenda preparata. Gli ordini del giorno fungono anche da utili record che un supervisore può consultare per determinare se determinati argomenti sono stati trattati.
Presenza obbligatoria: una riunione del personale regolarmente programmata, condotta per condividere e raccogliere informazioni importanti sul luogo di lavoro, dovrebbe in genere avere un requisito di partecipazione obbligatoria per il personale. I dipendenti devono far parte di questo "think tank" di comunicazione, poiché è efficace solo se tutti sono lì per ascoltare la discussione e offrire la loro visione unica sugli argomenti discussi. Il permesso di saltare una riunione del personale per un altro impegno di lavoro dovrebbe essere l'eccezione piuttosto che un evento comune.
Professionalità: Poiché le opinioni e le intuizioni personali saranno condivise nelle riunioni del personale, è fondamentale che un manager controlli la riunione mentre gli altri parlano per garantire che tutte le discussioni rimangano professionali e rispettose. I dipendenti spesso salvano determinati argomenti per una discussione aperta durante una riunione del personale. Queste persone potrebbero sentirsi molto appassionate della loro opinione e ferire i loro sentimenti o mettersi sulla difensiva quando gli altri condividono un'opinione diversa. È molto importante per la leadership al tavolo mantenere tutti professionali ricordando loro che tutti hanno un'opinione e che dovremmo rispettare la loro opportunità di parlare con i loro colleghi in un simile forum. Se non vi è alcun controllo in una riunione del personale in questo senso, personalità più forti parleranno degli altri e questo potrebbe far sentire alcuni dipendenti riluttanti a partecipare attivamente in futuro.
Necessità di annullare le riunioni del personale: i manager potrebbero avere occasione di annullare una riunione a causa dei loro inevitabili problemi di pianificazione o non essendoci problemi reali che richiedono l'intervento del personale in quel momento. Dal momento che non è efficace tenere una riunione solo per il gusto di avere una riunione, è saggio annullare la riunione perché i dipendenti apprezzeranno il tempo libero nel loro programma per svolgere altro lavoro. Potrebbe essere prudente inviare un'e-mail per far sapere ai dipendenti che sono invitati a parlare personalmente con il manager in caso di problemi irrisolti da discutere. Il permesso di parlare con il manager o promuovere una "politica della porta aperta" dopo che una riunione del personale è stata annullata inaspettatamente farà sapere al dipendente che non deve aspettare fino alla riunione successiva per discutere qualcosa di importante per lui.

Le riunioni del personale che incarnano queste caratteristiche produrranno risultati efficaci di cui beneficeranno l'organizzazione e tutti coloro che lavorano duramente per il successo.

Abraham Lincoln tenne il suo discorso "House Divided" nell'Illinois State Capitol (Old State Capitol) a Springfield, Illinois, il 16 giugno 1858. Le organizzazioni non sopravviveranno se i dipendenti non avranno la possibilità di comunicare apertamente.

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Usa le riunioni per discutere i problemi in corso

Una riunione del personale tenuta regolarmente crea un forum per la discussione coerente di eventuali disaccordi in corso o nuovi o questioni interpersonali che possono verificarsi tra individui che interagiscono tra loro su base regolare. Se si considera quanta parte della loro giornata, e quindi della loro vita, viene spesa al lavoro, non sorprende che possano sorgere situazioni interpersonali a causa di differenze generazionali, valori ed esperienze di vita complessive.

Il fatto è che ognuno arriva a lavorare con il proprio "bagaglio" di sorta che costituisce ciò che è veramente. Un incontro regolarmente programmato con i colleghi offre un'opportunità pianificata e quindi affidabile per risolvere i problemi prima che diventino situazioni di crisi.

Il rapporto di lavoro è come qualsiasi altro rapporto personale: necessita di sufficienti opportunità per risolvere problemi che potrebbero impedire il completamento del lavoro e il raggiungimento degli obiettivi da parte dell'organizzazione. Quando le relazioni sono "divise" e continuano a peggiorare senza l'intervento della leadership, possono verificarsi significative interruzioni sul posto di lavoro poiché vari team o parti si sfidano a vicenda per il dominio su un particolare punto di vista.

La comunicazione è fondamentale

Sfruttare tutte le opportunità per comunicare tra loro sul posto di lavoro è la chiave del successo professionale dei dipendenti e della loro leadership. Quando le riunioni del personale vengono condotte regolarmente, professionalmente e in un modo che incoraggia tutti i partecipanti a partecipare attivamente, un'organizzazione può raccogliere i vantaggi di avere un solido team di lavoro in cui si guadagna la fiducia attraverso l'interazione produttiva. La condivisione delle informazioni tra le persone che fanno sì che un'organizzazione raggiunga i suoi scopi e obiettivi crea un ambiente più armonioso per tutti.