Fonti di miglioramento della qualità per migliorare il posto di lavoro

"L'ottantacinque per cento dei motivi del fallimento sono carenze nei sistemi e nei processi piuttosto che nel dipendente. Il ruolo del management è quello di cambiare il processo piuttosto che tormentare le persone a fare meglio". —W. Edwards Deming

Creato da Joshua Crowder

Miglioramento continuo della qualità

Soprattutto dai tempi del boom delle dot-com, le aziende, almeno quelle di successo, sono state istituzioni che cambiano. Al giorno d'oggi, le tecnologie all'avanguardia ei processi che le guidano diventano obsolete nel giro di pochi anni. Per rimanere competitive, le aziende devono combattere questa tendenza migliorando la qualità dei prodotti e dei processi.

Trovare idee su come migliorare può essere facile come prendere in considerazione l'idea di un dipendente, documentare un reclamo del cliente o anche osservare l'approccio di un'altra azienda rispetto al tuo. Nel creare un'iniziativa di qualità per la tua azienda, la cosa migliore da guardare è ciò che ha funzionato in passato.

Se hai già implementato un processo che migliorava la qualità e ha funzionato, perché non implementarlo da qualche altra parte nell'azienda o modificarlo per farlo funzionare? La fase chiave a cui sto arrivando è "la minima via di resistenza". Un'altra cosa che puoi fare mentre avvii un rinnovamento della qualità è fare un brainstorming su come mitigare i vincoli alle tue procedure di qualità esistenti.

Non posso sviluppare un piano di miglioramento della qualità per te, ma utilizzando il benchmarking, il feedback dei dipendenti e il feedback dei clienti, dovresti essere in grado di trovare idee per farti strada!

Cos'è il benchmarking?

"Benchmarking" significa confrontare i costi, la produttività e il tempo di processi o metodi con gli standard e le migliori pratiche. Il benchmarking aiuta un'azienda a capire dove si trova l'azienda su uno standard. Se lo standard è considerato sotto la pari, potrebbe essere necessario prendere in considerazione il miglioramento continuo affinché l'azienda possa migliorare se stessa su tale standard.

Per abilitare il benchmarking, è necessario prima decidere quali indicatori verranno utilizzati. Gli indicatori potrebbero essere il tempo impiegato dal servizio clienti per accogliere i chiamanti, il numero di difetti per unità o qualsiasi processo che possa avere un tipo di metrica misurabile. Una volta che il processo e le metriche di misura sono noti, puoi trovare un fornitore, un cliente o qualsiasi azienda che ti consenta di confrontare processi e metriche. Il benchmarking può avvenire con società simili all'interno di un settore, ma non deve necessariamente esserlo. Il diagramma di processo seguente è un esempio di come un'azienda può impostare un processo di benchmarking.

Questo esempio è come potrebbe apparire un processo di benchmark. I processi possono variare.

Creato da Joshua Crowder

Processo e vantaggi del benchmarking

Come mostrato nel diagramma del processo di benchmarking di esempio sopra, il processo inizia con una decisione su cosa valutare. Successivamente, i dati devono essere raccolti, monitorati e documentati. Dopo che i dati sono stati convalidati, è possibile dichiarare una linea di base interna per le metriche e gli standard utilizzati per il confronto. Ora puoi confrontare i tuoi standard con quelli di altre società e quindi segnalare i tuoi risultati per la revisione.

Il processo di benchmarking continua e può continuare per molte attività diverse in cui è coinvolta l'azienda. Un esempio di benchmark che può essere creato all'interno di un settore potrebbe avere a che fare con la qualità di una misurazione della plastica. Supponiamo che tu stia completando un test di impatto per un tipo speciale di plastica in un laboratorio, ma non hai le specifiche del produttore e non hai dati passati per il materiale. A questo punto, sarebbe una buona idea trovare qualcun altro nel settore della plastica con cui confrontare i tuoi standard. Come ho affermato prima, il benchmarking non ha a che fare con un'attività simile fintanto che è possibile completare il grafico sopra per confrontare processi misurabili simili.

Come il benchmarking rende un'azienda più competitiva

Il benchmarking può rendere un'azienda più competitiva in molti modi. Altre culture aziendali, programmi di formazione e sistemi di riconoscimento possono essere adottati e testati per aiutare un'azienda a trovare le migliori pratiche commerciali. Serve come compito collettivo, quindi le aziende dovranno essere disposte a condividere i dati in cambio di feedback utili.

Come raccogliere e utilizzare il feedback dei clienti

La maggior parte degli insegnamenti di qualità si basa su un servizio migliore al cliente. Gli insegnamenti dei famosi guru della qualità che hanno sviluppato sistemi come Six Sigma e Total Quality Management sono focalizzati specificamente sul cliente per una buona ragione. Il cliente è la migliore fonte per determinare quali sono i migliori usi e utilità per tutti i prodotti e servizi.

Ci sono molti modi in cui un'azienda può impegnarsi in una comunicazione continua con il cliente per cercare di scoprire cosa pensa di un prodotto. Il sistema di sondaggi di Amazon è uno dei più grandi che il circuito di vendita al dettaglio negli Stati Uniti abbia mai visto. Amazon sa quando arrivano i pacchi e si affretta a chiedere recensioni in modo da poter risolvere eventuali problemi che sorgono prima che i clienti abbiano il tempo di perdere la pazienza.

Un altro modo in cui molte aziende raccolgono i dati dei sondaggi dai clienti è attraverso i social network. Questo è molto popolare tra i ristoranti. Altri modi includono analisi vocale, note di sistema CRM, schede di risposta e semplicemente parlando con i clienti. Qualsiasi feedback negativo restituito può aiutare a correggere errori o creare nuovi processi. I clienti aiutano anche a formulare progetti e miglioramenti per le generazioni future della maggior parte dei prodotti.

Rivolgersi ai dipendenti per chiedere consigli su come migliorare il business sta diventando sempre più popolare mentre sempre più aziende implementano programmi di miglioramento continuo. Inoltre, consentire ai dipendenti di essere maggiormente coinvolti li aiuta a diventare più motivati ​​al successo

Come raccogliere e utilizzare il feedback dei dipendenti

I dipendenti sono una fonte particolarmente valida per feedback sul miglioramento della qualità e del processo. Un esempio che ho dalla mia esperienza nella produzione aerospaziale è un pannello per il miglioramento della qualità. Qualsiasi dipendente dell'intera azienda può compilare una scheda per migliorare un processo, riparare apparecchiature o qualsiasi problema di qualità o sicurezza che sia importante.

Questo meccanismo che conosco era una serie di porta carte di credito installati sul muro. Orizzontalmente, le cartelle erano separate da flussi di valori. I dipendenti inseriscono suggerimenti nella prima colonna del loro flusso di valori. Una volta approvato dal supervisore del dipartimento, il suggerimento sposterebbe la colonna successiva e così via attraverso una serie di approvazioni. Alla fine, se il suggerimento avesse superato tutte le revisioni, l'amministratore dell'edificio avrebbe approvato l'idea e fissato una scadenza per l'attività di miglioramento.

I dipendenti non erano solo guidati dal primo premio di una carta gas da $ 100, ma hanno avuto la possibilità di apportare un cambiamento positivo. Più aziende hanno bisogno di mettere in atto meccanismi in cui i dipendenti sono impegnati a migliorare l'azienda.

Questo strumento sopra è un consiglio di miglioramento continuo. I dipendenti possono essere autorizzati a presentare idee che risolvono problemi, migliorano un processo o addirittura risolvono i rischi sul lavoro. Le schede vengono compilate e inserite nella prima colonna e proseguite con il reparto. approvazioni.

Creato da Joshua Crowder

Utilizzo dei cerchi di qualità

Alcune aziende avviano un circolo di qualità per analizzare e risolvere i problemi relativi alla qualità all'interno dell'azienda. La maggior parte dei dipendenti coinvolti nei circoli di qualità ha livelli di abilità inferiori con un manager o un supervisore a capo del gruppo. Il motivo per cui il gruppo è composto da dipendenti di livello inferiore è semplicemente perché conoscono in prima persona più problemi in tutta l'azienda. Questo è il caso di un grande impianto di produzione o magazzino.

Non si può avere un gruppo di professionisti che decida autonomamente quali misure di miglioramento devono essere attuate quando non partecipano fisicamente all'ambiente di lavoro.

Sii più attento alla qualità

Molto probabilmente, la tua azienda trae idee di qualità da una delle tre categorie sopra. Un punto che sto davvero cercando di portare a casa è il fatto che anche se un'azienda sembra andare bene, deve comunque essere analizzata per nuovi tipi di metodi di qualità.

Le aziende che trascurano di iniziare a migliorare ora inizieranno davvero a rimanere indietro. Entro il 2030, un terzo della forza lavoro sarà disoccupato a causa dell'automazione. Se la tua azienda viene lasciata indietro come una delle aziende che fa molto affidamento sui tuoi stessi vecchi metodi, non ce la farai. Inoltre, siamo dietro il Giappone in termini di qualità già da oltre 50 anni.

© 2018 Joshua Crowder