Sei consigli per essere più organizzati e preparati al lavoro

Monica dello spettacolo FRIENDS

I miei colleghi e amici dicono che sono la persona più organizzata e strutturata che conoscono. Non ho sempre vissuto questo tipo di vita però. In effetti, il motivo principale per cui sono organizzato e strutturato oggi è a causa di quanto posso essere smemorato.

Ho sempre molte cose in mente e penso che sia uno dei motivi principali per cui dimentico le cose così velocemente. Quando ho iniziato a vivere per conto mio lontano dai miei genitori, ho deciso di smetterla di trovare scuse e di fare un cambiamento per me stesso. Questo cambiamento nella mia vita non solo mi ha reso meno smemorato, ma mi ha anche aiutato ad avere successo nella mia carriera oggi.

1. Utilizzare un calendario o un pianificatore

Vivo del mio iCalendar. Questa è una funzionalità per Macbook e iPhone; tuttavia, puoi utilizzare Google Calendar se non disponi di questi dispositivi. Amo il mio calendario perché non si sincronizza solo con il mio laptop ma anche con il mio smartphone. Posso digitare l'ora in cui inizia l'evento e una notifica apparirà sul mio smartphone pochi giorni prima dell'inizio. Posso anche inserire una descrizione di ciò che devo portare a quell'evento e dove si trova il luogo. La mia parte preferita del mio calendario digitale è che posso organizzare i miei eventi con colori diversi per eventi specifici.

Tieni presente che se usi un libro di pianificatore, devi entrare nella routine di controllarlo ogni singolo giorno. Sapevo che non l'avrei fatto, motivo per cui ho scelto un modo digitale di pianificare. Avere un modo di pianificare digitale mi permette di essere in grado di aumentare la mia disponibilità sempre e ovunque.

2. Impostare un allarme

L'impostazione di una sveglia sul telefono può essere facile e utile anche per piccole cose. A volte posso avere una breve riunione a cui andare la mattina presto per lavoro. Una volta che l'incontro è stato annunciato in anticipo, so che me ne dimenticherò se non avrò modo di ricordarmelo. Imposterò immediatamente una sveglia sul mio telefono per 5 minuti prima dell'inizio della riunione per quel giorno specifico e la etichetterò come "riunione".

Trovo che questo sia molto utile perché a volte una notifica non è sufficiente. Ciò è particolarmente vero se hai un lavoro impegnativo in cui non hai il tempo di controllare il telefono durante il giorno. Mi piace come la mia sveglia continuerà a suonare nella borsa finché non la spengo. Mi costringe a interrompere il lavoro che sto facendo, vedere il promemoria e arrivare in tempo alla mia riunione.

3. Crea note adesive virtuali con Google Keep

Attaccare una nota adesiva nella parte superiore dello schermo del computer al lavoro è un altro modo in cui ricordo a me stesso i prossimi eventi. Avendo un lavoro in cui sono costantemente impegnato e in giro, però, non ho sempre il tempo di scrivere su una nota adesiva quando ne ho bisogno. Uso le note adesive digitali, note come Google Keep, quando ho una lunga lista di cose da fare. Puoi spuntarli e impostare promemoria su di essi. Puoi condividere le note adesive digitali con chiunque desideri, in modo che possano modificare e cancellare le cose con te. È fantastico quando lavori a un progetto di squadra con un collega. È una grande fonte di comunicazione.

Non solo puoi accedervi dal tuo computer, ma puoi anche accedervi da un'app sul tuo smartphone. La caratteristica migliore è la funzione di localizzazione. Puoi inserire un promemoria sulla nota adesiva in Google Keep e impostare la posizione del tuo indirizzo di lavoro. Non appena un pull up all'indirizzo, verrà emesso un promemoria sul tuo smartphone.

4. Crea un Google Drive

Questo è un sistema di archiviazione che adoro per le copie digitali. Google Drive ti consente di accedere ai tuoi file ovunque su qualsiasi computer. Puoi persino accedere ai tuoi file dal tuo smartphone tramite l'app Google Drive. La comodità di questo strumento mi ha aiutato moltissimo, soprattutto quando sono in viaggio e non ho il mio computer con me.

5. Utilizzare cartelle ed etichettarle

Organizzare i tuoi documenti in cartelle è un altro ottimo modo per mantenerti organizzato. A seconda del tipo di lavoro che svolgi, il tuo lavoro potrebbe richiedere molti documenti o copie a cui devi aggrapparti. Se li metti tutti in una pila in un unico posto, si perderanno facilmente. Prendi alcune cartelle standard, cartelle manilla o entrambe ed etichettale in un modo che ti aiuterà a tenere traccia dei tuoi documenti. Avere documenti e copie specifici in luoghi specifici ti causerà meno mal di testa a lungo termine.

6. Utilizzare un Raccoglitore con più schede Raccoglitore

Questo è un altro modo per organizzare tutti i nostri documenti se non vuoi cartelle ovunque. Tuttavia, potresti non essere in grado di inserire documenti importanti perché dovresti perforarli. Consiglio di ottenere schede per ogni categoria in cui rientrano i tuoi documenti. Se non vuoi uscire e acquistare schede, puoi sempre crearne di tue. L'ho fatto da solo, ma ci vuole molto tempo per farlo, ed erano molto fragili perché erano fatti di carta da costruzione.

Fai il cambiamento

Non lasciare che la tua dimenticanza o il tuo disordine riducano le tue prestazioni al lavoro. Se lo vedi come un problema, sta a te fare quel cambiamento. Stabilisci obiettivi per te stesso e incorpora l'organizzazione lentamente nella tua vita lavorativa finché non diventa una seconda natura. Le persone se ne accorgeranno e avrai più successo nella tua carriera.