Sei segreti per riunioni più produttive

Riunioni a cui ho partecipato

Tutti vogliono avere incontri migliori

Ok, ci siamo passati tutti… ci siamo seduti a una riunione per quello che sembra una quantità di tempo eccessiva e sembrava uno spreco colossale. Tutti hanno parlato molto, alcuni erano completamente fuori tema e non è evidente cosa sia stato effettivamente realizzato. Suona per niente familiare?

Fortunatamente ci sono modi per organizzare le riunioni che le rendono più produttive. Le riunioni produttive hanno sempre uno scopo, sono efficaci nel modo in cui vengono condotte e sono programmate per il giusto periodo di tempo.

I seguenti sei suggerimenti possono aiutarti a trasformare la tua prossima riunione:

1. Le grandi riunioni non si svolgono da sole.
2. La pianificazione inizia con la fine in mente.
3. C'è sempre un'agenda formale.
4. Le regole di base sono espresse e concordate esplicitamente.
5. Ci sono assegnazioni di ruoli chiave per mantenere la riunione in pista.
6. C'è un piano d'azione per il follow-up.

Prendiamoci un po 'di tempo insieme per esplorarli in modo più approfondito.

1. Le grandi riunioni non si organizzano da sole

Qualcuno ha bisogno di dirigere l'orchestra perché tutti suonino in armonia, tengano d'occhio il premio, guidino dal davanti… hmm, hai capito? Quando tutti i partecipanti all'incontro sono concentrati sul loro ruolo singolare, una persona dovrebbe essere assegnata come facilitatore per zoomare indietro per vedere il quadro generale mentre le discussioni si evolvono e guidare il processo affinché abbia luogo una comunicazione efficace.

Una buona facilitazione aiuta i partecipanti a muoversi agevolmente lungo l'itinerario e ad appianare le sfide dove si verificano. Il facilitatore dovrebbe essere un buon comunicatore e può essere il presidente della riunione, uno dei partecipanti o una persona esterna che non è coinvolta nelle discussioni della riunione.

2. La pianificazione inizia pensando alla fine

Ponetevi le seguenti domande:

1. Cosa stiamo cercando di ottenere tenendo una riunione? Quali sono i risultati desiderati?
2. Un incontro è l'opzione migliore o alcuni o tutti gli obiettivi possono essere raggiunti utilizzando la posta elettronica o altri mezzi di comunicazione?
3. Chi ha bisogno di partecipare? Come si identificano i giusti partecipanti e il giusto numero di partecipanti?
4. Quale livello di preparazione è necessario per ottenere al meglio il risultato finale?
5. Quali processi dobbiamo incorporare nella riunione? Ad esempio, dobbiamo considerare l'inclusione di una sessione di brainstorming per generare nuove idee o fare presentazioni individuali per una collaborazione più informata?

Iniziando con i risultati che devono essere raggiunti, puoi identificare meglio i partecipanti ed elaborare la quantità di tempo e di pre-lavoro che potrebbero essere necessari per una riunione efficace.

3. C'è sempre un'agenda formale

Le riunioni più efficaci hanno un ordine del giorno, cioè l'elenco degli argomenti che devono essere discussi durante la riunione. Sebbene siamo abituati a ordini del giorno che indicano solo gli argomenti da discutere, un modo migliore è includere l'intenzione (obiettivo) e il risultato desiderato di ogni punto dell'ordine del giorno in modo che tutti i partecipanti alla riunione siano sulla stessa pagina.

Quando un'agenda viene creata in questo modo, diventa più ovvio quando una discussione sta andando fuori strada, è completa o quando potrebbe essere il momento di andare avanti. Gli obiettivi formali diranno ai partecipanti come contribuire al meglio ei risultati forniranno una misura dell'efficacia di una discussione. È anche un ottimo strumento per il facilitatore o il presidente per indirizzare la riunione a una conclusione positiva.

Esempio di un ordine del giorno che mostra programma, risultati e obiettivi

4. Le regole di base sono espresse e concordate esplicitamente

L'implementazione delle giuste regole di base può produrre riunioni con più fluidità e meno attriti. In genere, quando senti il ​​termine regole di base, potresti pensare a "telefoni accesi" o "essere puntuali" o "applicare la regola d'oro" ecc. Questi possono essere gli standard applicati più spesso, ma anche le regole di base per riunioni fruttuose dovrebbero concentrarsi migliorare la comunicazione per un maggiore coinvolgimento del gruppo.

Un buon esempio di regole di base che esemplificano questo viene da Roger Schwarz (Schwarz, 2016). Elenca otto regole per riunioni efficaci: "Dichiarare opinioni e porre domande autentiche; condividere tutte le informazioni pertinenti; utilizzare esempi specifici e concordare sul significato delle parole importanti; spiegare ragionamenti e intenti; concentrarsi sugli interessi, non sulle posizioni; testare ipotesi e inferenze; ​​congiuntamente progettare i passaggi successivi; discutere questioni indiscutibili ".

Queste regole sono state progettate per guidare il comportamento delle discussioni individuali e di gruppo per un dialogo più ampio, ma sono solo un esempio di alcuni dei protocolli che potrebbero aumentare la partecipazione positiva. La creazione o l'adattamento del proprio insieme di norme procedurali e comportamentali può regolare e guidare l'incontro verso risultati più ricchi.

Una piena comprensione di ogni regola di base all'inizio di ogni riunione sarà importante per i partecipanti concordare e cercare di conformarsi agli standard desiderati.

5. Ci sono incarichi di ruoli chiave per mantenere la riunione in pista

Gli incontri di maggior successo hanno alcuni ruoli essenziali che possono essere assegnati ai partecipanti come un doppio ruolo, oa persone esterne. I ruoli assegnati dipenderanno dalla durata della riunione, dal numero di partecipanti e dallo scopo della riunione.

Cronometrista

Chiedi a un volontario di monitorare il tempo in base all'agenda. Questo può essere inserito nelle responsabilità del presidente della riunione o del facilitatore, tuttavia se la riunione è lunga o si prevede che sia di natura complessa, potrebbe essere meglio chiedere un volontario separato.

Il ruolo del cronometrista è di avvisare i partecipanti quando il tempo sta per scadere per un particolare punto dell'agenda in modo che il gruppo possa decidere del tempo aggiuntivo se il risultato non è stato raggiunto, o acconsentire ad andare avanti.

Flipchart / Whiteboard Note Taker

Quando qualcuno traccia lo stato di avanzamento della riunione su un supporto per lavagna a fogli mobili o una lavagna, fornisce una visione ampia di come procede la riunione.

Diagrammare i contributi può stimolare nuove idee o creare collegamenti tra concetti che potrebbero non essere stati fatti altrimenti. Può anche incoraggiare le persone che potrebbero essere riluttanti a condividere, specialmente in un gruppo di partecipanti vocali con la tendenza ad affermarsi sugli altri. Al contrario, potrebbe anche moderare queste persone, soprattutto se le loro tendenze derivano dalla sensazione che nessuno stia ascoltando o prendendo sul serio le loro idee. Le idee, una volta catturate, possono essere referenziate se c'è ripetizione.

Le note della lavagna a fogli mobili dovrebbero essere leggibili e catturare accuratamente i contributi chiave. Possono essere rappresentati o accompagnati da simboli visivi o abbreviazioni per semplicità e prontezza. Al termine della riunione possono essere trascritti e inseriti nelle note formali, oppure conservati e utilizzati come riferimento nelle riunioni successive.

Nota dell'incontro / Minute Taker

Non c'è mai una garanzia che tu e gli altri membri della riunione condividerete la stessa comprensione in una data successiva di ciò che è stato discusso o concordato, non importa quanto breve o semplice possa essere stata la riunione. Le note oi verbali delle riunioni dovrebbero fornire una registrazione di importanti decisioni, accordi, discussioni e azioni.

Poiché possono esserci interpretazioni diverse di ciò che costituisce "verbale di riunione" o "appunti di riunione", è una buona idea fornire un modello o concordare in anticipo il formato.

La persona responsabile dell'acquisizione delle note può essere un partecipante alla riunione o una persona esterna il cui unico scopo è creare una registrazione accurata della riunione.

6. Esiste un piano d'azione per il follow-up

Il segreto finale per riunioni di successo è garantire che l'incontro sia stato più di un semplice "talk-shop". Se c'è un elemento che deve essere seguito, dovrebbe avere una sequenza temporale assegnata e una o più persone responsabili. L'elenco degli elementi, delle scadenze e delle persone responsabili dovrebbe essere creato e concordato come parte del riepilogo alla fine della riunione. Questo non dovrebbe essere sepolto nel corpo dei verbali / note della riunione, ma dovrebbe avere una sezione separata dove possono essere chiaramente indicati.

Applicazione di questi suggerimenti

Ecco fatto, sei semplici suggerimenti per riunioni più preziose. Puoi essere certo di una riunione più produttiva in cui vengono applicati tutti o alcuni di questi suggerimenti.

Se hai intenzione di aggiungere qualcuno di questi suggerimenti alla tua prossima riunione, potresti volerli implementare in più fasi, in modo che non sia un cambiamento schiacciante per te o per le altre persone coinvolte nella riunione.

Riferimenti:

Schwarz, R. (2016). 8 Regole di base per grandi riunioni. Estratto il 23 luglio 2019.

© 2019 Audra Stevenson