Sistema in sette fasi per il miglioramento delle prestazioni dei dipendenti

I manager raggiungono gli obiettivi di performance attraverso il coaching, la motivazione e lo sviluppo efficaci dei propri dipendenti. Uno strumento di facile utilizzo può aiutare i manager a raggiungere obiettivi di performance sia a breve che a lungo termine.

Alcuni manager trovano difficile aiutare i dipendenti a determinare la causa principale di problemi specifici che influiscono sulle loro prestazioni. I dipendenti spesso si lamentano di essere criticati per il verificarsi di problemi che sfuggono al loro controllo. Questo sistema in sette fasi è progettato per aiutare i manager a determinare la causa alla base dei problemi legati alle prestazioni e come trovare soluzioni appropriate.

Il sistema isola sette fattori necessari per prestazioni efficaci:

• Motivazione
• Capacità
• Percezione del ruolo
• Supporto organizzativo
• Adattamento ambientale
• Valutazione
• Validità

Organizzando questi fattori in un acronimo facile da ricordare , i manager che utilizzano questo sistema realizzeranno migliori prestazioni dei dipendenti:

R: Vere conoscenze e abilità per fare il lavoro

E: Formazione su una chiara descrizione del lavoro

A: Interesse attivo per il dipendente da parte dell'azienda

L: Gli piace fare il lavoro.

I: Investire tempo ed energia nella performance del dipendente.

Z: Zero problemi legali con le decisioni

E: ambiente adatto

La semplicità del sistema è uno dei suoi aspetti più attraenti. Non è una nuova moda manageriale piena di un gergo tecnico complesso. È facile da ricordare o applicare:

Vera conoscenza

Conoscenze e abilità reali per fare il lavoro. Questo si riferisce alle conoscenze e alle capacità del dipendente, che consentirà loro di completare con successo i compiti e le responsabilità richieste. Nessuno è totalmente competente, né in grado di fare tutto altrettanto bene. I componenti chiave dell'abilità includono:

• Istruzione pertinente ai doveri e alle responsabilità (formazione formale e informale del dipendente che aiuta a completarli con successo)
• Esperienza relativa al compito da svolgere (precedente esperienza lavorativa che aiuta nel completamento del compito).
• Attitudini rilevanti (abilità e tratti del dipendente che rafforzeranno le possibilità di completamento con successo del compito).

Nell'analisi delle prestazioni di un dipendente, il manager deve chiedersi semplicemente: "Questo dipendente ha le conoscenze e le competenze necessarie per lavorare in modo efficiente?" Se esiste un problema in quest'area, alcune soluzioni specifiche possono includere formazione specifica per attività, coaching, corsi formali o riassegnazione di compiti o responsabilità.

Educato sulla descrizione del lavoro

E ducato su una chiara descrizione del lavoro. Si occupa della comprensione e dell'accettazione da parte del dipendente di cosa fare, quando farlo e come farlo. Per garantire che il dipendente abbia una conoscenza approfondita del proprio lavoro, deve essere molto chiaro su:

• Le misurazioni delle prestazioni per il loro lavoro.
• Come ottenere prestazioni ottimali.
• La priorità degli obiettivi e degli obiettivi di prestazione.

Quando si verifica un'incomprensione dell'attività o del lavoro, ne risulterà una cattiva esecuzione. I manager devono garantire che tutti gli obiettivi siano scritti accuratamente. Il dipendente deve essere incoraggiato a porre domande per chiarire eventuali incomprensioni.

Interesse attivo

Un interesse attivo per il dipendente da parte dell'azienda. Chiamato anche supporto organizzativo, si riferisce all'aiuto o al supporto organizzativo di cui il dipendente ha bisogno per l'efficace completamento del proprio lavoro. Alcuni componenti del supporto organizzativo includono:

• Budget adeguato.
• Strumenti per completare l'attività e strutture adeguate per l'attività.
• Supporto necessario da altri reparti.
• Disponibilità di forniture e materiali.
• Adeguata allocazione delle risorse umane per portare a termine il lavoro.

Ama il lavoro

" Mi piace fare il lavoro" è il risultato quando i dipendenti sono motivati ​​a completare tutte le loro attività in modo efficace. Il manager deve ricordare che non tutte le persone sono ugualmente ispirate. In generale, i dipendenti tendono ad essere più motivati ​​se ricevono un qualche tipo di riconoscimento.

I problemi in quest'area dovrebbero essere prima valutati alla luce dell'uso corretto dei premi. Il dipendente deve comprendere che le prestazioni sono direttamente correlate alla retribuzione, alla promozione, al riconoscimento e alla sicurezza del lavoro. I dipendenti hanno una naturale tendenza a dare risultati ottimali quando vengono premiati ea prestazioni inferiori quando non vengono premiati. Tuttavia, i premi non devono necessariamente essere monetari per essere efficaci. In alcuni casi, sarà sufficiente un feedback appropriato, come una pacca sulla spalla. Questo rafforzamento positivo delle prestazioni di successo dovrebbe essere parte integrante del sistema di incentivi complessivo.

Investire tempo

Ho tempo ed energie in termini di prestazioni del dipendente NVESTIRE. Ciò include i processi formali e informali di coaching e feedback sulle prestazioni. Il coaching consiste nel far sapere ai dipendenti quanto stanno svolgendo il loro lavoro. I manager non possono aspettarsi che i dipendenti migliorino le prestazioni lavorative se non sono consapevoli dei problemi. Grazie al feedback continuo, non dovrebbero esserci sorprese nella revisione annuale delle prestazioni.

Se c'è un problema di valutazione, probabilmente è stato causato da una mancanza di feedback quotidiano. Questo dovrebbe essere sia positivo ( cogliere qualcuno che fa qualcosa di giusto ) che negativo per prestazioni scadenti. Molti manager si concentrano sugli aspetti negativi e danno per scontate le prestazioni positive. Il riconoscimento immediato per un lavoro ben fatto può servire come parte vitale del processo di coaching. Aumenta la motivazione, rafforza la lealtà dell'azienda e si ottiene a un costo minimo.

Zero problemi legali

"Z ero problemi legali con le decisioni" è il risultato dell'etica e della legalità delle decisioni relative ai dipendenti. I manager devono essere consapevoli delle leggi sul lavoro, delle decisioni dei tribunali e delle politiche aziendali per garantire che le loro decisioni non vengano contestate. Tutte le decisioni dei dipendenti dovrebbero essere correlate esclusivamente a criteri orientati alla performance. Tutti gli altri pregiudizi devono essere eliminati. Le raccomandazioni per la promozione, la sospensione o il licenziamento devono essere completamente documentate e limitate a problemi di prestazioni.

Fattori ambientali

I fattori ambientali influenzano le prestazioni esterne. Gli elementi chiave di questa componente includono la concorrenza, le mutevoli condizioni di mercato, i regolamenti governativi e le perturbazioni della catena di approvvigionamento. Nell'analisi delle prestazioni, il manager non deve incolpare i dipendenti di problemi di prestazioni causati da fattori esterni sui quali non hanno alcun controllo. I dipendenti, tuttavia, dovrebbero fornire i migliori risultati ragionevoli in condizioni esterne avverse. È essenziale definire cosa è ragionevole in queste circostanze.

In conclusione, questo sistema in sette fasi può essere utilizzato per analizzare quasi tutte le lacune nelle prestazioni. I manager possono esaminare la situazione e determinare quale dei sette fattori è responsabile di un particolare problema di prestazioni. A volte possono esserci diversi fattori in gioco.