Sommario:
- Cosa sono i minuti?
- Come mi preparo per la riunione
- Cosa faccio durante la riunione
- Revisione e distribuzione dei verbali
- Si prega di utilizzare questo solo come riferimento
Ci vogliono minuti.
Cosa sono i minuti?
I verbali sono brevi appunti che prendo durante una riunione o una discussione. Li registro in modo da non perdere nulla di ciò che è stato discusso o concordato in una riunione. I verbali sono ufficialmente approvati dal presidente e conservati come un registro che appartiene all'organizzazione. Possono aiutare con eventuali indagini che si svolgeranno in futuro. Forniscono anche una registrazione di quali decisioni sono state prese durante la riunione e chi agirà in base a esse.
I verbali sono sempre brevi e chiari, scritti in un linguaggio semplice, perché devono essere diffusi o consultati da persone con diversi livelli di standard in quella lingua, nel mio caso l'inglese. Chi non ha potuto partecipare alla riunione e ha bisogno di sapere cosa è successo durante la riunione, trarrà vantaggio da semplici verbali scritti.
Come mi preparo per la riunione
Organizzo e mi preparo per la riunione raccogliendo informazioni per l'ordine del giorno, concordando con il presidente gli argomenti da inserire all'ordine del giorno, diffondendo l'ordine del giorno con documenti di supporto, prenotando la sala riunioni, informando gli interessati della data, ora, luogo e scopo e organizzando rinfreschi. Ho anche i dettagli di eventuali visitatori e le eventuali scuse necessarie per l'incontro.
Ho l'agenda in mano e tutti i taccuini e le penne necessari pronti per il verbale. Ascolto attentamente la discussione e scrivo i punti importanti.
Cosa faccio durante la riunione
Sono costantemente in comunicazione con il mio presidente durante la riunione, assicurandomi che l'ordine del giorno venga seguito come discusso e approvato. Raramente, a causa di alcune circostanze inevitabili, l'ordine del giorno dovrà essere modificato o seguito fuori sequenza, ma i partecipanti verranno informati del cambiamento e del motivo per evitare confusione. Mi assicuro inoltre che il presidente riassuma i punti importanti e che tutte le decisioni prese siano concordate dai partecipanti, tenendo conto di eventuali conflitti di idee. Mi assicuro inoltre che vengano tracciate azioni per ogni punto all'ordine del giorno.
Mi concentro sulla scrittura di ciò che è stato deciso e di chi lo farà. Assegno a ciascuna voce un'intestazione separata e cerco di scrivere le mie note approssimative subito dopo la riunione. Mi assicuro che i verbali siano accurati, metodici, grammaticalmente corretti e concisi e scritti in un linguaggio semplice e facilmente comprensibile. Mi assicuro che siano coerenti nella loro forma e contenuto e mi concentro sulle decisioni prese. Anche i verbali vengono redatti in un formato concordato in base ai punti dell'ordine del giorno, con titoli ordinati ove necessario.
Revisione e distribuzione dei verbali
Dopo aver annotato i verbali, mi prendo del tempo per esaminarli e farli funzionare dal presidente per l'approvazione e per eventuali modifiche necessarie prima di trasmetterli ai membri necessari. I verbali vengono distribuiti come documento protetto via e-mail ai membri del personale necessari. Mi assicuro che tutte le azioni che richiedono un follow-up vengano gestite entro il periodo di tempo richiesto.
I minuti vengono memorizzati sul disco rigido per riferimento futuro. Servono da record per qualsiasi persona che assumerà qualsiasi posizione in futuro, a scopo di riferimento.
Si prega di utilizzare questo solo come riferimento
In una nota gentile, ti preghiamo di non copiare nulla di inviato qui e di visualizzarlo nel tuo file. Questo è stato pubblicato qui, puramente per aiutarti a capire meglio cosa si aspettano che tu scriva e come devi scrivere. Quando prepari i tuoi file, dovrai metterti in relazione con la tua area di lavoro e organizzazione e mantenerti. Grazie per la collaborazione.