Sommario:
- Conosci i tuoi diritti come dipendente
- Definizione di disciplina progressiva
- Gli otto inibitori della disciplina
- Cause ed effetti del comportamento controproducente
- Ritardo persistente
- Lavoro di scarsa qualità
- Incuria che porta a incidenti
- Furto o altro contributo alla perdita di inventario
- Sabotaggio, negligenza e abuso
- Come funziona la disciplina progressiva
- Il processo in sei fasi per l'analisi dei problemi disciplinari
- Solo applicazione della disciplina
Esistono molti approcci per modificare il comportamento dei dipendenti. Scopri di più sulla disciplina progressiva e sul perché funziona.
Jack Moreh, CC-BY
Conosci i tuoi diritti come dipendente
È spesso difficile parlare di disciplina in quest'epoca di correttezza politica e di condanna di qualsiasi trattamento pregiudizievole percepito. Tuttavia, tutte le organizzazioni e le istituzioni devono stabilire regole e regolamenti che proteggano i diritti e le libertà degli altri e assicurino prestazioni efficienti a ogni livello dell'organizzazione. Non porre limiti alla libertà personale è una ricetta per il caos e il fallimento per l'azienda e gli individui da essa impiegati.
C'è una certa tendenza a guardare le aziende rivoluzionarie come Google, Facebook e altri giganti della Silicon Valley e vedere quello che apparentemente sembra un ambiente in cui tutti sono liberi di fare ciò che vogliono, purché ottengano risultati. Questo tipo di cultura si è dimostrato favorevole al pensiero creativo. Tuttavia, gli sguardi superficiali spesso ingannano e questo è vero per qualsiasi organizzazione.
Le regole devono far parte della politica di ogni azienda perché senza regole l'organizzazione può andare fuori strada. Le accuse vengono spesso accumulate sulla nuova generazione secondo cui tendono ad essere più egocentriche e indisciplinate nell'ambiente di lavoro. Può essere vero, ma dipende anche da come viene praticata la disciplina. Se viene applicato come forza positiva per fornire feedback, servirà come incentivo motivazionale e di crescita appropriato. Questo è ciò che dovrebbe essere la disciplina aziendale progressista.
Definizione di disciplina progressiva
È un processo che blocca comportamenti controproducenti e promuove la capacità dei manager di affrontarne le ripercussioni in modo efficace e coerente. Questo tipo di comportamento è serio perché può tradursi in un morale basso e una produttività ridotta. Chi lo pratica può infettare seriamente altri dipendenti. Il costo può essere piuttosto significativo, con un impatto diretto sui profitti.
Sfortunatamente, poche aziende tentano di comprendere l'impatto finanziario di un comportamento indisciplinato. Al fine di raggiungere e mantenere costantemente buone relazioni con i dipendenti, tutti i dipendenti devono comprendere la natura del processo disciplinare. Devono rendersi conto che se applicato correttamente può essere di grande beneficio per tutti.
Gli otto inibitori della disciplina
La riluttanza alla disciplina può essere attribuita a otto fattori comunemente riscontrati che si applicano su tutta la linea a quasi tutte le aziende e istituzioni. Puoi utilizzare questo elenco per eseguire un'autovalutazione o valutare gli altri su una scala da 1 a 5.
- Mai ricevuto una formazione adeguata: ad alcuni supervisori non è mai stato mostrato come amministrare la disciplina in modo efficace (progressivamente) e, quindi, non hanno la fiducia necessaria per affrontare le persone problematiche.
- Mancanza di supporto da parte della direzione: se l'esperienza storica è che il top management non è di supporto o è morbido sulla disciplina, allora verrà applicato in modo casuale. La definizione di politiche e regole di disciplina progressiva dovrebbe essere una priorità.
- Paura di ritorsioni: in passato potrebbero essersi verificati casi di violente reazioni contro un supervisore. Spetta alla direzione fornire e promuovere un ambiente in cui tutti si sentano al sicuro e protetti. Non dovrebbe esserci spazio per questo tipo di intimidazione.
- Mancanza di coerenza: sono inclini a chiedersi perché dovrebbero agire quando gli altri non sembrano preoccuparsene o sono intimiditi.
- Non c'è tempo: eseguire un'analisi forense sulle prove, intervistare le parti coinvolte richiede troppo tempo e impegno. A questo si può rispondere abbattendo il costo del comportamento controproducente.
- Senso di colpa riflesso: potrebbe esserci un senso di colpa per aver disciplinato qualcun altro se il supervisore si è comportato nello stesso modo in passato. Deve essere riconosciuto che il loro ruolo cambia quando vengono date loro responsabilità per gli altri.
- Impatto sull'amicizia: l'azione disciplinare può causare la perdita dell'amicizia e l'alienazione dai membri del gruppo di lavoro. I supervisori dovrebbero cercare rispetto, non amicizia, essendo coerenti nell'applicazione della disciplina.
- Paura del conflitto: alcune persone eviteranno di affrontare una situazione difficile, soprattutto se coinvolge un conflitto interpersonale. Alcune persone confondono l'essere amati con l'essere rispettati.
Cause ed effetti del comportamento controproducente
Una buona gestione sottolinea un approccio positivo alla disciplina. Sfortunatamente, la paura della punizione è ancora il deterrente più utilizzato da molti manager. D'altra parte, quando i dipendenti comprendono e accettano regole che considerano ragionevoli ed eque, si autoregolano e riducono l'impatto negativo di comportamenti controproducenti. Questo è quando la disciplina diventa una forza costruttiva e positiva che consente alle persone di lavorare in modo cooperativo. Nelle aziende in cui la disciplina è considerata solo in senso stretto e punitivo come reazione, che punisce e corregge, si traduce in uno scarso morale e influisce sulla produttività.
Esistono numerosi modelli di comportamento negativo che sono seriamente distruttivi e distruttivi. Gli esempi includono l' insubordinazione, la falsificazione dei documenti di lavoro, i combattimenti, il furto, l'alcol, l'uso di droghe e le molestie sessuali. Questi richiedono un'attenzione immediata da parte della direzione e una risposta forte, che può includere la sospensione o addirittura la risoluzione dopo il completamento del giusto processo. Ci sono altri comportamenti che sono meno prolifici ma comunque barriere significative per prestazioni efficienti:
Ritardo persistente
Il ritardo e l'assenteismo persistenti da parte di alcuni dipendenti devono essere attentamente monitorati. Anche quando in alcuni casi c'è una giustificazione, le trasgressioni croniche dovrebbero essere affrontate attraverso una disciplina progressiva. Questo è un comportamento molto importante che può essere corretto tramite feedback verbale e scritto. È spesso causa di notevoli perdite di produttività.
Lavoro di scarsa qualità
La mancanza di disciplina e il mancato rispetto delle regole spesso portano a una scarsa qualità. I dipendenti indisciplinati tendono ad essere meno preoccupati per la qualità del lavoro che producono. Una buona gestione richiede un programma di monitoraggio rigoroso che possa eliminare questo tipo di comportamento negligente. La qualità inferiore agli standard può essere identificata dal rifiuto del prodotto o dai reclami dei clienti. Quest'ultimo è più grave, poiché può portare a costi aggiuntivi e alla perdita permanente delle vendite future.
Incuria che porta a incidenti
La ricerca indica l'esistenza di una relazione diretta tra incidenti e violazioni intenzionali degli standard di sicurezza o disattenzione. È quindi opportuno includere gli incidenti nell'elenco delle attività controproducenti.
Furto o altro contributo alla perdita di inventario
Sebbene una certa riduzione del materiale e dei prodotti possa essere attribuita all'obsolescenza e ai normali rifiuti, il furto da parte dei dipendenti, l'incuria o l'errata tenuta dei registri contribuisce in modo significativo alle perdite di inventario. Ciò richiede il monitoraggio e l'uso di una disciplina attentamente amministrata.
Sabotaggio, negligenza e abuso
Le macchine e le attrezzature si usurano e richiedono manutenzione e riparazione preventive. Ma possono anche essere soggetti a sabotaggio, negligenza o abuso da parte dei dipendenti. Questo comportamento estremamente controproducente può essere molto costoso, sia in termini di costi di riparazione che di ridotti livelli di produttività e sicurezza.
Ci sono ovviamente più fattori che contribuiscono all'inefficienza, ma comportamenti controproducenti possono rappresentare un costo elevato per l'azienda. Tutte queste attività negative possono essere controllate o ridotte attraverso una disciplina illuminata. Il suo obiettivo dovrebbe essere quello di creare un ambiente di lavoro che mantenga un alto grado di morale e raggiunga gli obiettivi dell'azienda, con un minimo di comportamento controproducente. La disciplina dovrebbe portare i dipendenti a conoscere bene il proprio lavoro ea lavorare in modo cooperativo per svolgere gli incarichi e raggiungere gli obiettivi del gruppo in modo tempestivo.
Come funziona la disciplina progressiva
La disciplina progressiva è definita come una procedura che utilizza un'escalation degli avvertimenti disciplinari e delle azioni che si oppongono a comportamenti controproducenti, dagli avvertimenti verbali e scritti alla sospensione e alla risoluzione. Questo tipo di procedura soddisfa i test arbitrali per giusto processo e giusta causa e ha risposto con successo a tutte le sfide sia in arbitrato che in procedimenti giudiziari. Lo scopo della disciplina progressiva è correggere il comportamento del dipendente e ripristinare il ruolo della persona come membro produttivo del gruppo di lavoro. Funge anche da promemoria per gli altri dipendenti che saranno ritenuti responsabili allo stesso modo.
La disciplina progressiva è saldamente basata su regole ragionevoli che riflettono le esigenze dell'azienda di vendere in modo efficiente i propri prodotti o servizi e di servire in modo efficiente il cliente. Le regole devono essere discusse con i dipendenti per garantire che ogni dipendente le comprenda. Le regole sono applicabili esclusivamente sul posto di lavoro. Non limitano la vita dei dipendenti esterni all'azienda, ad eccezione di questioni che potrebbero influire negativamente sulla reputazione dell'azienda. Deve esserci assoluta coerenza nell'applicazione delle regole. Le infrazioni devono essere trattate in modo equo e la punizione è data in modo uniforme.
Il processo in sei fasi per l'analisi dei problemi disciplinari
Nell'analizzare i problemi della disciplina è utile rendersi conto che non esistono due situazioni esattamente uguali. Le persone sono complesse e le variabili situazionali sono molte. Pertanto, il supervisore deve indagare attentamente e considerare attentamente sette domande chiave per arrivare al grado di azione disciplinare da intraprendere:
- Si tratta di un'infrazione grave come l'abuso di droghe, che può richiedere la sospensione temporanea dalla forza lavoro mentre viene condotta un'indagine adeguata?
- Qual è stato l'intervallo di tempo tra l'attuale e le altre infrazioni causate dallo stesso dipendente?
- L'incidente è uno schema o comportamento ricorrente?
- Quale precedenza ha la società nel gestire situazioni simili?
- Il record di lavoro dei dipendenti è stato quello di un lavoratore affidabile e collaborativo?
- Ci sono fattori insoliti ed attenuanti che hanno contribuito alla situazione?
- Esistono regole chiaramente definite che disciplinano la condotta dei dipendenti e comunicate ai dipendenti, preferibilmente per iscritto; e ci si può ragionevolmente aspettare che tutti i dipendenti li conoscano?
Solo applicazione della disciplina
- Adeguato avvertimento delle conseguenze di determinati comportamenti inaccettabili.
- Completamento di un'indagine approfondita prima di somministrare la disciplina. Tale indagine deve includere dichiarazioni scritte dei dipendenti coinvolti e di tutte le altre parti che potrebbero aver assistito all'incidente.
- L'indagine deve essere corretta e obiettiva.
- Non è necessario che le prove siano conclusive o al di là di ogni ragionevole dubbio, tranne quando la presunta cattiva condotta è di natura criminale o grave che può danneggiare la reputazione del dipendente e compromettere seriamente le sue possibilità di impiego futuro.
- Le regole, gli ordini e le sanzioni devono essere applicati in modo equo e senza alcuna discriminazione. Se l'applicazione è stata lassista in passato, la direzione potrebbe non invertirsi improvvisamente e iniziare a reprimere senza aver prima avvertito i dipendenti delle sue intenzioni.
- La sanzione deve essere ragionevolmente correlata alla gravità del reato e ai precedenti dei dipendenti. È giustificato che un buon record storico di occupazione dovrebbe comportare una risposta più leggera.
- Tutti i dipendenti devono essere giudicati in base agli stessi standard e le regole devono essere applicate allo stesso modo a tutti. Le regole devono essere chiaramente enunciate nel Manuale del dipendente .
- Tutti i dipendenti devono essere protetti da una disciplina ingiusta ed essere autorizzati a contestare qualsiasi azione aziendale che minacci di privarli dei loro diritti fondamentali.