Rispondere a una richiesta di proposta (rfp) per un revisore dei conti di irrigazione del paesaggio

Se possiedi un'azienda paesaggistica e sei interessato ad espandersi per includere un diverso tipo di servizio, potresti prendere in considerazione la conduzione di audit sull'irrigazione del paesaggio (audit dell'acqua esterna) per i servizi pubblici e le agenzie governative.

Se i tuoi dipendenti svolgono le seguenti attività come parte di routine della tua attività, ci sono buone probabilità che tu possa qualificarti, a condizione che le tue capacità siano elevate ei tuoi clienti parlino molto bene di te.

• Programmare i controllori in base ai tipi di impianto e alle condizioni meteorologiche locali.
• Adattare i tipi di ugelli ai tipi di piante da irrigare.
• Configurare diverse stazioni per diverse esigenze di irrigazione.
• Pianta originaria il più spesso possibile.
• Prestare attenzione a perdite e sprinkler rotti, riparando e sostituendo se necessario.
• Testare l'intero sistema di irrigazione almeno una volta al mese: controller, stazioni e ugelli.
• Effettuare un controlavaggio annuale del sistema di irrigazione.

L'esecuzione di una verifica dell'irrigazione include il controllo di ogni irrigatore per assicurarsi che stia spruzzando correttamente, quindi prendere appunti su ciò che deve essere corretto.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Cos'è un audit di irrigazione?

La differenza tra ciò che faresti regolarmente e ciò che faresti in un audit formale sull'irrigazione dipende dall'eccellenza delle competenze che fornisci, dal tipo di segnalazione che fai e dal modo in cui fatturi i tuoi servizi.

Un audit è puramente diagnostico: stai identificando i problemi e le modifiche necessarie al sistema di irrigazione di una proprietà assegnata dall'agenzia di noleggio o dall'utilità, ma non stai facendo nulla per risolverli (a meno che non sia parte del contratto). Cammini con il gestore della proprietà, indicando le osservazioni mentre collaudi ogni componente del sistema. Stai annotando tutto su una lista di controllo, in modo da poter compilare i tuoi risultati in un secondo momento in un rapporto all'agenzia, non al gestore della proprietà, anche se alla fine ne riceveranno una copia.

Attraverso l'agenzia, acquisisci le bollette dell'acqua per quella proprietà da confrontare con l'acqua effettiva utilizzata durante l'anno passato. Confrontare l'acqua utilizzata con quella che vedi a terra ti aiuta a diagnosticare i problemi stagionali, identificare la potenziale esistenza di perdite nascoste e anche a prevedere quanta acqua potrebbe essere risparmiata con le modifiche che consiglierai.

Mostra ai clienti quanta acqua possono risparmiare rispetto a quanta ne stanno attualmente utilizzando.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (autore)

Con questa previsione, è possibile calcolare i potenziali risparmi in dollari per ogni tipo principale di modifica consigliata, ad esempio denaro che potrebbe essere risparmiato aggiornando i controller esistenti ai controller per l'irrigazione a base meteorologica (WBIC) o cambiando gli ugelli per l'irrigazione a goccia. Dà all'agenzia e al proprietario della proprietà un'idea di ciò che possono essere adattati prima.

Una parte integrante della conduzione di una verifica dell'irrigazione è il controllo della programmazione del programmatore. Per quanto tempo è impostata ciascuna stazione? Quali tipi di irrigatori ci sono su quella stazione e quanto spesso funzionano?

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Che cos'è una richiesta di proposta (RFP)?

Diciamo che fai già tutto nell'elenco puntato e sai che puoi fare il resto, quindi sei entusiasta di indagare su questa possibilità. Cos'è una RFP, dove la trovi e come richiedi il contratto?

Ogni agenzia governativa e utility che dipende dal finanziamento del governo è tenuta a emettere una richiesta di proposta quando un progetto raggiunge un determinato importo in dollari. Per i progetti più piccoli possono scegliere un appaltatore e dare loro un ordine di acquisto, ma per i progetti più grandi hanno bisogno di ottenere concorrenza. Una RFP è ciò che genera la concorrenza. È un documento che dice quali servizi stanno cercando, i parametri di quei servizi, come scrivere la tua proposta, come la assegneranno e come e quando inviarla.

Pagina di copertina RFP

Dominio pubblico, tramite la rete

Ricerca di RFP

Molte agenzie governative utilizzano sistemi di offerte online. Quasi tutti i fornitori di acqua nel sud della California sono collegati a un sistema chiamato "The Network". Dovrai registrarti, fornendo il nome della tua azienda, le dimensioni, la posizione, i tipi di servizi forniti e altre informazioni. Quindi puoi esaminare solo le offerte relative ai tuoi servizi o tutte le offerte offerte, solo per vedere cosa c'è. Il sistema ti invierà automaticamente una notifica ogni volta che un'agenzia pubblica una RFP che corrisponde a uno dei codici NIGP che hai scelto (codici che identificano i tuoi servizi).

Se vedi una RFP per un grande revisore del paesaggio, perito paesaggistico, azienda per fornire audit di irrigazione all'aperto (sono tutti uguali), vai avanti e scaricalo. L'agenzia che richiede l'offerta generalmente desidera verifiche per i propri clienti, se sono un fornitore di servizi pubblici, o per residenze e / o attività nella zona, se sono una città o una contea. La RFP può richiedere un numero (come un totale di 75 audit) o ​​un periodo di tempo (ad esempio due anni per essere a disposizione per gli audit).

Alcune agenzie hanno il proprio sistema di offerta, quindi è importante controllare il sito web di qualsiasi agenzia per cui desideri lavorare. Cerca la sezione acquisti o qualcosa di simile. Se sono collegati a The Network, il loro sito web ti avviserà e molto probabilmente ti fornirà un link.

La conferenza pre-offerta

Quando scarichi una RFP, è importante esaminare prima la sequenza temporale per le date di scadenza. Il documento può dichiarare che la partecipazione a una "conferenza pre-offerta" è obbligatoria e qualsiasi venditore che non parteciperà sarà automaticamente squalificato. Una pre-offerta è un incontro con l'agenzia appaltante per tutti i potenziali offerenti, in modo che possano incontrarsi e porre tutte le domande che hanno dove tutti possono ascoltare le risposte. Se si tratta di un contratto complicato che richiede più di semplici audit di irrigazione, puoi metterti in contatto con altri fornitori di servizi che potrebbero qualificarsi per le parti del contratto che non ti interessano. Uno di voi diventa quindi l'appaltatore principale, mentre l'altro è il subappaltatore.

È raro, ma alcune conferenze pre-offerta si tengono in loco, quindi gli offerenti possono vedere l'entità del contratto per cui stanno facendo un'offerta. Parteciparne a uno è un buon modo per ottenere risposte alle domande, per esaminare la concorrenza e anche per trovare potenziali partner.

Città di Portland OR, dominio pubblico, tramite il sito web della città

Non tutte le RFP richiedono la partecipazione a una preofferta e molte la rendono facoltativa. In ogni caso, ci sarà un periodo di tempo in cui il venditore potrà porre domande per telefono o e-mail. Consiglio di chiamarli. È sempre una buona idea entrare in contatto personalmente, in modo che sappiano chi sei quando invii la tua proposta.

Quando il termine per domande e risposte è scaduto (di solito due settimane), l'agenzia invierà a ciascun venditore le risposte a tutte le domande. Facoltativamente, possono pubblicare le risposte sulla rete di offerta (da cui hai acquisito la RFP) per il download.

La prossima data di scadenza che probabilmente incontrerai sarà la data e l'ora di scadenza della tua proposta, insieme ai metodi di consegna accettabili. Quindi di solito ti diranno quando si aspettano di intervistare i migliori candidati, quando si aspettano di aggiudicare il contratto e / o quando sperano di iniziare a lavorare sul contratto. Questo ti aiuta a pianificare i tuoi tempi.

Scrivere proposte con integrità

Dopo aver annotato le scadenze, inizia a scrivere la tua proposta guardando la RFP per vedere come la vogliono organizzata. La maggior parte delle RFP ti darà l'ordine esatto in cui vogliono che la proposta sia scritta. In questo modo tutte le voci hanno un formato simile, il che rende più facile per l'agenzia confrontarle durante il processo di valutazione.

Imposta la struttura della tua proposta di conseguenza, con titoli e sottotitoli e pagine extra, come il sommario davanti e un'appendice dietro. Determina l'aspetto generale, i colori che desideri inserire nelle intestazioni e nei piè di pagina di ogni pagina e come vuoi che appaia il frontespizio (in generale). Una volta impostato il framework, porta la RFP in un luogo tranquillo, portando con te una tavoletta, una penna e un evidenziatore e inizia a prendere appunti.

All'inizio non scrivere, leggi, assorbi e annota alcune cose che vuoi ricordare. Evidenzia le aree in cui pensi che la tua azienda eccellerà (un promemoria per enfatizzarle nella proposta) e immagina che la tua azienda stia realizzando il progetto. Questa immagine dovrebbe aiutarti a scrivere la proposta in modo succinto. Vuoi che vedano chi sei veramente e quanto sarebbe bello per loro lavorare con te.

Vuoi anche rappresentare la tua azienda con la massima integrità possibile, poiché ciò apre la strada alla fiducia. Senza fiducia non puoi mai avere una relazione davvero buona e continuativa (ovvero una relazione piacevole, scorrevole e che porta ad altri contratti).

Rendi la tua proposta attraente e informativa.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Identificare le tue migliori qualifiche

Quando avrai finito questa fase, le qualifiche che vorrai evidenziare dovrebbero essere ovvie. Anche le tue aree più deboli saranno evidenti. Prendi nota di quelle aree più deboli e nel mese o giù di lì che ti ci vorrà per scrivere la proposta, vedi cosa puoi fare per offrire ai tuoi dipendenti più esperienza in quelle aree, come fornire audit gratuiti ai clienti esistenti del panorama.

È molto importante non mentire. Se è necessario, ridurre al minimo o non menzionare le aree deboli nella proposta, ma almeno impostarlo in modo che il personale abbia l'esperienza nel momento in cui richiederai un'altra proposta in futuro.

Ora cerca abilità o metodi operativi non richiesti che ritieni possano fornire un vantaggio extra per l'agenzia. Se il tuo staff parla correntemente lo spagnolo, metti questo fatto in un posto di rilievo nella proposta, poiché molti lavoratori del paesaggio nei siti che potresti controllare sono ispanici. Se il tuo staff è abile nel lavorare con piante autoctone, ti darà un vantaggio diverso, quindi includi anche questo fatto nella tua proposta. Se hai fotografie di loro che svolgono una di queste attività, posizionale vicino al punto in cui dichiari queste qualifiche per attirare l'attenzione.

Qualifica speciale: un'elevata maggioranza dei paesaggisti e dei lavoratori in quest'area sono ispanici. Poiché la maggior parte del personale sul campo della nostra azienda parla correntemente lo spagnolo, siamo in grado di comunicare meglio sul campo rispetto alla maggior parte dei nostri concorrenti.

Qui stiamo conducendo un test di cattura, che determina quanto uniformemente spruzzano gli irrigatori. È una procedura standard eseguirne uno, ma non tutti lo fanno. Se la tua gente lo fa, assicurati di menzionarlo.

Completamento e invio della proposta

L'agenzia vorrà conoscere la tua storia, esperienza e vorrà testimonianze se le hai… quindi raccoglili. Se non hai già testimonianze a portata di mano, invia lettere ai clienti che ti sono particolarmente affezionati, spiega loro di cosa tratta il contratto, dai loro la tua scadenza e chiedi loro di scrivere una frase o due su quanto sono soddisfatti i tuoi servizi. Includere quelle testimonianze nella proposta in blocchi speciali di colore, come le citazioni che sono.

Una volta terminato di scrivere il testo della proposta, controlla i grafici (grafici, grafici, linee temporali) e le foto aggiuntive che puoi aggiungere. Ricordati di usarli principalmente per evidenziare le informazioni a cui vuoi che l'agenzia presti attenzione, per fornire alcuni dati extra e anche per alleviare una pagina di testo dall'aspetto noioso. Mentre lo fai, cerca anche una foto rappresentativa da aggiungere alla copertina. La copertina deve essere formattata in modo attraente, pulita e ordinata, poiché sarà la prima cosa che vedrà un valutatore.

Quindi passa alla lista di controllo RFP per assicurarti di aver incluso tutto ciò che l'agenzia ha richiesto. Guarda anche il loro sistema di punteggio per assicurarti di avere informazioni complete in quelle sezioni che peseranno di più. Quindi modifica. Quindi dai la proposta a qualcun altro per modificarla con un occhio nuovo. Questo è fondamentale, poiché a questo punto i tuoi occhi saranno stanchi e la tua mente probabilmente prosciugata.

Assicurati di mettere insieme la proposta nel tipo di binding richiesto dalla RFP o di inviarla tramite e-mail, se consentito. Assicurati, inoltre, di inviarlo alla persona designata nella RFP. Se sei vicino alla scadenza per la presentazione, paga i soldi extra per spedirlo durante la notte: non ha senso fare tutto quel lavoro e farlo arrivare in ritardo. La maggior parte delle agenzie è molto severa sulle scadenze di presentazione.

Follow-up della presentazione della proposta

Dato che hai ancora la RFP, puoi inserire i passaggi successivi su un calendario da seguire in seguito, dopo esserti riposato. L'agenzia potrebbe aver dichiarato che sceglierà i primi pochi candidati da "selezionare nella rosa dei candidati" per i colloqui prima della scelta, oppure potrebbe aver semplicemente dato una scadenza per l'aggiudicazione del contratto. In ogni caso, è un buon protocollo inviare loro una lettera, dopo aver scoperto chi ha vinto l'appalto, per ringraziarli o per il contratto o per l'opportunità di averlo richiesto. In entrambi i casi sarai pronto per interazioni positive in futuro. Se ti è stato assegnato il contratto, rallegrati! Sei sulla buona strada per aiutare le persone a risparmiare sulle bollette dell'acqua.

Ecco una risorsa che può aiutarti a comprendere meglio il processo di offerta e qualificazione:

• Scrittori di proposte, Risorse per la scrittura di proposte federali, RFP

  Risorsa per la scrittura di proposte per autori di proposte federali. Scrivi una proposta federale vincente, rispondi a una RFP utilizzando modelli di proposta, testo del modello di proposta.