Domande che un project manager dovrebbe porre quando si avvia un nuovo progetto

Ci sono informazioni chiave che è fondamentale raccogliere entro le prime settimane di lavoro su un nuovo progetto che darà il tono e guiderà il resto del progetto. Gli elementi importanti da mettere insieme includono:

Perché l'azienda sta andando avanti con questo progetto
Chi è la persona di riferimento per l'intero progetto
Se la data di scadenza prevista è una linea dura nella sabbia
Quali sono i criteri per il successo del progetto

Questo articolo offre una panoramica di tutti gli elementi chiave che dovrai raccogliere per assicurarti che il tuo progetto vada con il piede giusto.

L'azienda comprende la proposta di valore?

Questa è forse la domanda più importante che puoi porre. La decisione se il lavoro proposto venga trasformato o meno in un progetto formale dovrebbe essere in gran parte basata sul business case, che dovrebbe contenere la proposta di valore associata a questo lavoro. In qualità di project manager, se non riesci a trovare un caso aziendale, lavora attraverso i canali a tua disposizione e vedi se riesci a trovarne uno per guardare queste informazioni. Se non c'è un caso aziendale, è una bandiera rossa che l'azienda potrebbe prepararsi a impegnarsi in un lavoro che non è stato chiaramente pensato, e c'è il rischio che l'azienda possa spendere molti soldi ma non ottenere nulla in cambio.

Prima di andare avanti con il progetto, è tuo compito alzare la bandiera rossa alle parti necessarie e lavorare per costruire un caso aziendale e una proposta di valore associata, se non esiste già. Vuoi che tutti siano chiari su cosa sia quel caso prima di andare avanti con il progetto.

Tuttavia, se il progetto viene guidato da un livello molto più alto, potresti subire pressioni per rinunciare a creare un business case e continuare ad andare avanti con il progetto. Questa è una decisione aziendale e, purché sia documentato che hai provato a creare un caso aziendale, dovresti avere le tue basi coperte nel caso in cui il progetto diventi un pozzo di denaro e il C-suite inizi a chiedersi anche eseguendo quel progetto in primo luogo.

Avere una chiara comprensione della proposta di valore aiuta a garantire che l'azienda non vada avanti con progetti che non restituiranno alcun valore.

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Esiste uno sponsor esecutivo del progetto?

È fondamentale assicurarsi prima dell'inizio del progetto di sapere da chi verrà la direzione di alto livello per un progetto. Se stai lavorando a un progetto in cui sono coinvolte molte persone anziane, ognuna di loro può iniziare a comportarsi come se stesse dirigendo lo spettacolo quando non è proprio così. Dovrebbe sempre esserci uno sponsor esecutivo che fornisca guida e leadership a un livello superiore, ed è da lì che dovrebbero provenire gli ordini di marcia. Questa persona sarà fondamentale nel determinare quali sono i requisiti del progetto in ultima analisi, e sarà anche qualcuno su cui il project manager può appoggiarsi per rimettere in riga altri dirigenti senior e abbattere le barriere per aiutare a mantenere le cose in movimento.

L'azienda ha gestito un progetto simile?

Devi chiedere in giro e vedere se l'azienda ha eseguito un progetto simile al progetto su cui lavorerai prima. Se l'azienda ha eseguito un progetto simile, potresti essere in grado di scavare tutti i documenti e gli artefatti associati a quel progetto e sfruttare tali informazioni per il tuo progetto. Ad esempio, se c'è un documento che riflette sulle lezioni apprese, potresti lavorare per evitare alcuni degli errori che hanno afflitto quel progetto. Inoltre, potresti esaminare alcuni dei rischi che il team di progetto ha documentato durante il progetto e vedere se si tratta di minacce legittime al tuo progetto. Inoltre, potresti guardare i membri del team di progetto per vedere se ci sono persone che sono ancora con l'azienda che potresti esplorare inserendo nel tuo progetto. Anche se non puoi coinvolgere quelle persone nel tuo progetto,dovresti essere in grado di contattarli e conversare con loro sul progetto simile a cui hanno lavorato.

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C'è una data entro la quale il progetto deve essere completato?

A volte la scadenza che viene proposta per un progetto all'inizio è una data morbida e non c'è alcun impatto reale se quella data slitta. Tuttavia, se la data obiettivo che è stata proposta per il tuo progetto è una data difficile (la data non è flessibile e non c'è spazio per lo slittamento), devi saperlo. Sapere che la data non è flessibile dovrebbe portarti ad analizzare a fondo il lavoro che deve essere fatto e ad essere molto realistico e onesto nel programma che costruisci. Inoltre, se dopo aver stabilito un programma onesto ritieni che ci sia il rischio che il progetto non venga completato in quella data, puoi avere una conversazione con l'imprenditore all'inizio del progetto, piuttosto che più avanti, sulla riduzione lo scopo del progetto.

Avere chiare definizioni di successo consente all'azienda di tornare indietro dopo un certo periodo di tempo e di confermare che sta ottenendo il valore che si aspettava quando ha deciso di andare avanti con il progetto.

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Cosa definirà il successo del progetto?

La definizione del successo del progetto è un altro must per un nuovo progetto. Questa informazione è qualcosa che dovresti essere in grado di ricavare dopo aver esaminato la proposta di valore nel caso aziendale. Ad esempio, se stai lavorando come project manager per un'azienda di cavi e la proposta di valore associata a questo progetto è che vedrai un aumento del 10% degli abbonati nel corso di un anno, dovresti considerare di definire il successo come vedere un aumento del 10% degli abbonati un anno dopo il completamento del progetto. È utile avere almeno due o tre metriche che puoi utilizzare per misurare il successo del progetto.

Quali competenze saranno necessarie nel team di progetto?

Non è mai troppo presto per iniziare a pensare a chi vorresti includere in un team di progetto. Le risorse sono molto limitate in alcuni punti e tutti vogliono le persone migliori nel proprio team. Di conseguenza, è importante iniziare a creare un elenco di skillset che vorresti vedere nei membri del tuo team in modo da poter iniziare a identificare le persone che vorresti coinvolgere nel progetto, verificarne la disponibilità e potenzialmente rivendicarle per tutta la durata in cui ritieni di averne bisogno nel tuo progetto.