Tempi di gestione del progetto e tecniche di stima dei costi: una panoramica

Figura # 1: stima di tempi e costi in relazione alla pianificazione del progetto

La pianificazione iniziale consente una stima anticipata, mentre una pianificazione più dettagliata consente stime più precise.

Sid Kemp

La necessità di stima dei tempi e dei costi del progetto

Negli affari, lo scopo della maggior parte dei progetti è fare soldi. Ciò richiede che il progetto guadagni di più, o risparmi di più, di quanto costa per fare il progetto. Un progetto costa denaro finché non viene completato e inizia a migliorare i profitti dell'azienda solo dopo che è stato completato. Inoltre, ogni anno un'azienda ha solo così tanto denaro che può spendere per i progetti. Quindi, anche prima dell'inizio di un progetto, i dirigenti vogliono risposte a quattro domande:

• Quanto costerà il progetto?
• Siamo sicuri di non superare il budget?
• Quanto tempo richiederà il progetto e quando sarà completato?
• Siamo sicuri di non arrivare in ritardo?

Queste sono domande molto ragionevoli. Chiediamo le stesse cose quando portiamo la nostra auto in riparazione o facciamo riparare il nostro condizionatore d'aria. Eppure ben oltre la metà di tutti i progetti, anche quelli ben gestiti, è in ritardo o supera il budget. Quindi rispondere a queste domande con stime su cui possiamo fare affidamento e su cui impegnarci è una grande sfida.

Nel mondo del project management, chiamiamo dirigenti che impegnano denaro e impegno organizzativo per un progetto sponsorizzati dal progetto e il loro impegno è cruciale per il nostro successo come project manager. Se non accettano il progetto, rimangono impegnati fino in fondo, forniscono le risorse necessarie e rimuovono i blocchi stradali, il nostro progetto fallirà. E la loro richiesta di una stima di tempi e costi è, dal loro punto di vista, del tutto ragionevole.

È anche molto difficile, a volte impossibile, da fornire. Per definizione, un progetto è "uno sforzo unico intrapreso per creare un prodotto o servizio unico" (PMI Lexicon). Se ogni progetto è unico e non è mai stato realizzato prima, come faremo a sapere quanto costerà realizzarlo? Come sappiamo quanto tempo ci vorrà? Come si stima il costo dell'ignoto? E come possiamo essere sicuri di avere ragione? Se non abbiamo ragione, saremo brutti quando supereremo il budget o consegneremo in ritardo, o entrambi.

Queste sono domande reali e hanno risposte reali. Ho insegnato a oltre 3.500 project manager come pianificare progetti, stimare costi e tempi e consegnare nei tempi e nel budget. Ho scritto tre diversi libri di gestione dei progetti con tecniche di stima dei tempi e dei costi. E, dai miei clienti e studenti, ho visto di tutto, da stime eccellenti e convenienti che possono vincere offerte competitive, a sistemi di gestione che rendono impossibile una buona stima. Ma sono possibili buone stime. E acquisiamo molta autorità che semplifica il nostro lavoro quando noi, come project manager, valutiamo bene i nostri progetti.

In questo articolo imparerai come noi, in qualità di project manager, possiamo creare stime accurate e affidabili. Imparerai: cosa dobbiamo avere per creare un preventivo; quali tipi di stime sono possibili; e le procedure di base per la preparazione di ogni tipo di preventivo. Le istruzioni dettagliate per le tecniche di stima sono troppo grandi per essere contenute in questo articolo. Ma conoscerai il nome della giusta tecnica di stima e come usarla. E avrai un esempio da seguire. Da lì, probabilmente puoi farlo da solo. In caso contrario, è possibile trovare facilmente istruzioni dettagliate in un libro di testo sulla gestione dei progetti o nel PMBOK, la guida del Project Management Institute al Project Management Body of Knowledge.

Questo articolo mostra come effettuare le migliori stime di tempi e costi possibili, sia all'inizio del progetto che successivamente, quando la pianificazione è quasi completa, come illustrato nella Figura 1.

Un computer che funziona sempre

Uno dei miei clienti ha fornito sistemi informatici ad agenzie governative. Prima che lavorassi con loro, un'agenzia ha chiesto un computer per il loro sistema di posta elettronica che "funzionasse sempre". Il project manager ha funzionato con quello e ha acquistato un computer da 1 milione di dollari che avrebbe funzionato 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana, con doppio backup automatico di tutto. Quando ha detto al cliente, sono rimasti scioccati. "Ma siamo aperti solo 16 ore al giorno. Non abbiamo bisogno che funzioni tutta la notte. E di certo non lo pagheremo!"

L'azienda era bloccata con un computer da 1 milione di dollari che il cliente non voleva. E la soluzione reale costava molto meno della metà di quanto il project manager pensava fosse necessario.

La lezione: non fare supposizioni e non dare per scontato di capire cosa intende il tuo cliente quando usa un certo linguaggio. Controlla ogni dettaglio in modo chiaro e definibile.

Prerequisiti: cosa è necessario avere prima di creare una stima di tempi e costi

Immagina che un amico venga da te e ti chieda: "Quanto mi costerà comprare una macchina nuova?" Non c'è modo di rispondere a questa domanda senza chiedere: "Che tipo di macchina vuoi?" E se lui rispondesse: "Oh, non so niente di auto. Prendimi solo un'auto che funzioni per me. Quanto costerà?"

In quella situazione, non possiamo stimare il costo dell'auto. Dobbiamo lavorare con il nostro amico, facendo domande come "Quanto è grande la tua famiglia?" "Guidi per andare al lavoro?" e "Cosa ti piace fare in vacanza?" Se il nostro amico lavora con noi in tutto questo e conosciamo le macchine, probabilmente possiamo scegliere una buona macchina per lui e poi dirgli il costo. Ma se il nostro amico dice: "Non ho tempo per rispondere a tutte le tue domande! Dimmi solo quanto costa un'auto!" allora siamo di nuovo nel nulla. Oppure, diciamo qualcosa come, tra $ 12.500 se vuoi una Hyundai e $ 85.000 se vuoi una Cadillac. È una risposta vera, ma non molto utile.

Come project manager, ci troviamo in questa situazione tutto il tempo. Ad esempio, un cliente potrebbe desiderare un nuovo sito web. Ma non sa davvero cosa sia un buon sito web per la sua attività. Sa solo che il suo attuale non funziona. Sappiamo che un sito Web può costare tra $ 1.200 e $ 15.000 e richiedere da due settimane a quattro mesi, a seconda delle funzionalità necessarie per una determinata attività. Ma, fino a quando non conosciamo i suoi affari, non possiamo fare una stima dei tempi o dei costi.

La conclusione è questa: prima di poter preparare una stima precisa dei tempi o dei costi, dobbiamo lavorare con il cliente per definire l'ambito del progetto. Nel caso in cui il termine "scopo" non sia familiare, significa "cosa stiamo facendo". Una definizione completa dell'ambito è una chiara dichiarazione di ciò che stiamo facendo facendo questo progetto. Per ulteriori informazioni su questo, vedere Come definire un piano di gestione del progetto.

Oltre a una chiara dichiarazione dell'ambito, abbiamo bisogno di altre tre cose:

• Dobbiamo eliminare le ipotesi inespresse. Ad esempio, il nostro amico ha chiesto una macchina "nuova". Intendeva nuovo di zecca, il modello di quest'anno, o intendeva "nuovo per me" e l'acquisto di un'auto usata andrebbe benissimo. Non lo sappiamo finché non chiediamo. Vedere la barra laterale su "Un computer che funziona tutto il tempo" per un caso reale di un disastro di stima dei costi di progetto come questo.
• Dobbiamo decidere come sarà realizzato il progetto e ottenere un accordo sull'approccio di base dal cliente. Non abbiamo bisogno di conoscere tutti i dettagli. Ma abbiamo bisogno di conoscere l'approccio generale. Ad esempio, se il nostro progetto è quello di creare un impianto di assemblaggio, vorremo sapere se il cliente si aspetta di superarlo presto. In tal caso, l'affitto di una proprietà, piuttosto che acquistarla o stipulare un contratto di locazione a lungo termine, è probabilmente l'idea migliore. E il costo di un progetto che coinvolge proprietà in affitto è totalmente diverso dal costo di un progetto che coinvolge l'acquisto o la locazione di un edificio.
• Dobbiamo conoscere la situazione attuale. Se il cliente desidera un nuovo sito web, allora abbiamo bisogno di sapere tutto sul suo vecchio sito web, e cosa funziona e cosa no. Dobbiamo anche conoscere i loro materiali di marketing stampati, le descrizioni dei prodotti e le immagini dei loro prodotti. Creare un sito web da un catalogo attuale costa molto meno che creare un sito web da zero, dove dobbiamo organizzarci per ottenere foto e descrizioni per dozzine di progetti.

C'è una storia che illustra quest'ultimo punto. Una volta c'era un progetto per drenare una palude. Un dirigente della contea ha chiesto: "quanto costerà drenare questa palude?" Il project manager ha risposto: "dipende da quanti alligatori ci sono". "Beh, come facciamo a sapere quanti alligatori ci sono?" "Prosciughiamo la palude e vediamo quanti si esauriscono".

Questo è il grosso problema con la stima dei tempi e dei costi. Dobbiamo pianificare abbastanza per sapere cosa vuole veramente il cliente e lavorare abbastanza sul progetto per scoprire cosa sta realmente accadendo, prima di poter fare una stima dei costi accurata. Ma, spesso, i dirigenti vogliono una stima accurata dei costi prima ancora che il progetto sia avviato.

C'è un'altra cosa di cui avrai bisogno, e ho scritto un articolo a riguardo: una comprensione dei fattori chiave per una buona stima di tempo, costo o qualsiasi altra cosa.

Ora che abbiamo illustrato il problema, diamo un'occhiata ad alcune soluzioni.

Il nostro caso di studio: una semplice stima dei costi del sito Web

La quantità di lavoro necessaria per fare una buona stima dei costi dipende dalle dimensioni del progetto che stai facendo e anche da quanto tu e il team avete familiarità con il lavoro del progetto. Le tecniche di stima qui descritte possono fornire una buona stima del costo del progetto in un paio d'ore per un progetto che costa meno di $ 10.000. Le stesse tecniche, applicate in un paio di settimane, possono stimare progetti che costano circa $ 100.000. E le stesse tecniche, applicate con attenzione con molte ricerche, possono essere utilizzate per stimare progetti che costeranno milioni di dollari. Ma ciò richiederà mesi di lavoro e molti altri utili progetti di pianificazione andranno nella stima dei costi e dei tempi.

Poiché ci stiamo concentrando sulle tecniche, lavoreremo con un progetto molto semplice e piccolo: il primo sito web per una nuova azienda in fase di avvio, comprese 40 pagine di testo e grafica e un carrello della spesa con circa 200 prodotti. È già stato realizzato un catalogo cartaceo con tutte le immagini e le descrizioni dei prodotti. Ma la società non ama il layout del catalogo e necessita di una nuova grafica e di un concept design per il sito web, che utilizzerà anche per il futuro marketing di stampa.

Tabella # 1: Totali delle stime iniziali

Componente del progetto	Basso	medio	Alto
Hosting (primo anno)	$ 300	$ 360	$ 396
Grafica	$ 2.500	$ 3.500	$ 5.000
Pagine web	$ 1.824	$ 2.280	$ 3.420
Articoli di catalogo	$ 1.920	$ 2.400	$ 3.600
Andare in diretta	$ 300	$ 500	$ 600
Totale	$ 6.844	$ 9.040	$ 13.016

Tecniche iniziali di stima dei costi e dei tempi

Come abbiamo già detto, la prima stima dei costi deve avvenire dopo che lo scopo del progetto è stato chiaramente definito, è stato concordato un approccio al progetto e le ipotesi sono chiarite. Quando questo è fatto, ma non abbiamo ancora un piano graduale per fare tutto il lavoro, possiamo creare una stima dei costi anticipata. Una stima dei costi anticipata è chiamata stima dei costi in ordine di grandezza dal Project Management Institute. Quando lo creiamo, forniamo una gamma in cui siamo quasi certi che il costo del progetto diminuirà. Ma è una gamma piuttosto ampia. La fascia bassa è il 50% della nostra stima e la fascia alta è il doppio della nostra stima. Quindi, se pensiamo che il progetto costerà $ 100.000, possiamo dire con sicurezza che il progetto avrà un costo compreso tra $ 50.000 e $ 100.000.

Presentazione delle stime dell'ordine di grandezza

Quando forniamo una stima con una gamma così ampia, gli sponsor del progetto probabilmente diventeranno balistici. La maggior parte degli sponsor del progetto desidera e necessita di una stima molto più precisa molto prima di quanto sia possibile. Ci vuole educazione verso l'alto, cioè insegnare ai nostri capi ciò che è realistico, per aiutarli a capire che una stima in ordine di grandezza è il meglio che anche i migliori project manager del mondo possono fare, all'inizio di un progetto, prima che il piano sia quasi completare. In questa fase, ci sono semplicemente troppe incognite per fornire una garanzia più realistica.

Ci sono molte buone notizie per noi e per i nostri sponsor sulla stima iniziale del progetto:

• Se stiamo realizzando un tipo di progetto che è familiare al team, allora possiamo essere più sicuri che i costi non saranno troppo superiori al punto centrale della nostra stima.
• Se riusciamo a controllare l'ambito, possiamo limitare il progetto al budget disponibile fornendo alcune, ma non tutte, le funzionalità.

Ad esempio, supponiamo di aver creato una stima compresa tra $ 50.000 e $ 200.000 e lo sponsor dica: "Posso davvero preventivare solo $ 120.000 e, se va oltre, forse posso spremere un totale di $ 150.000. Possiamo rispondere, $ 100.000 è probabile, e ci sono ottime possibilità che arriveremo sotto i $ 120.000. Se vuoi una garanzia sui $ 150.000, allora accetta che, se assolutamente necessario, possiamo tagliare due dei cinque elementi nell'elenco e noi farà il progetto per $ 150.000 o meno. Probabilmente otterrai tutto ciò che desideri. In caso contrario, otterrai le tre o quattro cose più importanti e possiamo fare le ultime una o due con il budget del prossimo anno ".

Rompendo il nostro progetto di esempio in pochi grandi pezzi

La maggior parte dei progetti può essere suddivisa in pochi grandi pezzi e le stime messe insieme dai pezzi sono sempre migliori delle stime create dal progetto nel suo insieme. Quindi diamo un'occhiata ai pezzi del progetto del sito web nel nostro esempio. Includeremo:

1. Hosting: configura l'hosting e il wireframe per un sito di e-commerce con carrello
2. Grafica: crea un nuovo design grafico: colori, immagine del sito, logo, immagini chiave per ciascuna delle 7 linee di prodotti
3. Pagine Web: crea 40 pagine di testo e grafica
4. Catalogo di articoli: crea un carrello degli acquisti di 200 articoli di catalogo da nomi di prodotti esistenti, descrizioni di prodotti e immagini
5. Trasmetti dal vivo: testa l'intero sito, risolvi i problemi e trasmetti dal vivo

Ottenere stime alte e basse per ogni pezzo

Il nostro primo passo è capire il modo migliore per ottenere una stima dei costi per ciascuna delle cinque parti del progetto sopra elencate. Per gli articoli uno, due e cinque, la nostra migliore soluzione è creare una stima basata sul costo effettivo per fare le stesse cose per siti simili per i clienti precedenti. Per l'articolo n. 1, probabilmente possiamo anche bloccare un prezzo fisso. Sul punto # 2, parliamo con l'artista grafico. Potrebbe dire: "Beh, dipende. Se conoscono lo stile generale dell'attività e gli piacciono le mie prime idee, questa è una cosa. Ma se non hanno idea di cosa vogliono e hanno un comitato che prende le decisioni, e poi iniziano a cambiare i nomi delle loro linee di prodotto mentre io sto realizzando la grafica, potrebbe costare molto di più ". Se abbiamo una buona comunicazione con il cliente, possiamo provare a ottenere una risposta a queste domande. Ma diciamo di no.Quindi chiediamo agli artisti grafici di stimare il costo per lo scenario migliore e peggiore, e queste sono le nostre stime basse e alte.

Gli elementi 3 e 4 vengono stimati al meglio utilizzando il metodo Bucket. Ma anche il metodo descritto per gli elementi 1, 2 e 5 funzionerà.

L'articolo 5 è simile all'articolo 2. Ad esempio, se tutte le vendite sono negli Stati Uniti continentali, il test di un carrello è standard. Se è necessaria la spedizione internazionale, insieme a tasse e tariffe internazionali, saranno necessari molti più test. In questo caso, siamo andati dal cliente e loro hanno detto: "Oh, siamo negli Stati Uniti e vendiamo solo negli Stati Uniti in questo momento. Quindi abbiamo ottenuto un intervallo piuttosto ristretto di alti e bassi nella nostra stima per la pubblicazione dal vivo, come vedi nella tabella # 1.

Questo metodo mette insieme una buona stima iniziale dei tempi e dei costi. La stima dei costi è illustrata nella Tabella # 1. La stima del tempo viene creata in modo simile, chiedendo a ogni lavoratore o team leader una stima bassa, probabile e alta della durata del lavoro e le stime vengono sommate.

Un vantaggio chiave di questo approccio è che, anche se una parte è stimata troppo bassa, è probabile che un'altra parte sia stimata alta. Quindi la stima totale ha maggiori possibilità di essere corretta rispetto a qualsiasi parte. Questa è la ragione principale per suddividere un progetto in parti e stimarle ciascuna separatamente, invece di cercare di stimare l'intero progetto tutto in una volta.

La precisione varia a seconda del settore

Quanto è accurata la nostra stima? Ciò varia molto a seconda del settore e anche di altri fattori del progetto e del team. Nel settore edile, con le aziende che raccolgono offerte competitive per costruire strade per progetti finanziati dallo stato, che generalmente sceglie l'offerta più economica, ho visto un progetto da 25 milioni di dollari stimato fino all'ultimo dollaro. Un'offerta troppo alta non otterrà il contratto e un'offerta troppo bassa comporterà una perdita finanziaria per l'azienda.

I progetti di costruzione possono essere stimati in modo così preciso perché metodi, materiali e costi sono molto standard.

D'altra parte, i progetti di tecnologia dell'informazione (IT) sono notoriamente mal stimati. Il caso peggiore che conosco è stato un progetto IT stimato a $ 2.000 che ha finito per costare oltre $ 170.000, ma quello era un caso estremo. Ma i risultati effettivi che finiscono per raddoppiare o triplicare la stima del tempo o del costo sono fin troppo comuni. Uno dei motivi è che gli strumenti, le tecniche e gli ambienti cambiano rapidamente nel mondo IT. Succede persino che un programma sia scritto, diciamo, per una versione di Windows, quindi debba essere ricostruito per un'altra versione di Windows prima di essere rilasciato.

Come facciamo le migliori stime possibili nel nostro settore? La pianificazione e il monitoraggio coerenti e completi della gestione del progetto e le lezioni apprese per migliorare i nostri metodi alla fine di ogni progetto sono fondamentali. E, quando effettui ogni stima, chiediti: "Quanto è familiare il mio team con questo tipo esatto di lavoro? Abbiamo mai lavorato insieme prima? Cosa c'è di nuovo e di diverso in questo progetto?" Più spesso il tuo team ha svolto questo tipo di lavoro in precedenza, più accurata può essere la tua stima. E, allo stesso tempo, quando si stima il lavoro utilizzando nuovi strumenti e metodi, o si sviluppano prototipi sperimentali, o si lavora con nuovi clienti, tenerne conto e lasciare più margine di manovra per gli imprevisti.

Tecniche di stima dei costi tardivi

Più avanti nel processo di pianificazione del progetto, possiamo creare una stima molto più accurata. Ed è anche molto più facile da fare. Il PMI chiama stima bottom-up della stima dei tempi e dei costi in ritardo, perché stimiamo ogni attività dettagliata e le sommiamo per ottenere un totale. Il PMI afferma che il costo effettivo sarà compreso tra -10% e + 15% del costo stimato utilizzando la stima bottom-up. E la varianza del programma è la stessa. Ciò significa che, se la stima è di $ 100.000, il costo effettivo del progetto dovrebbe scendere tra $ 90.000 e $ 115.000. Se si prevede che un progetto duri 100 giorni dall'inizio alla fine, è molto probabile che duri tra 90 e 115 giorni. Quella gamma più piccola è molto più facile con cui lavorare per gli sponsor del progetto.

La stima dei tempi e dei costi in ritardo richiede un piano di progetto dettagliato che includa:

• Una struttura di suddivisione del lavoro (WBS): un elenco dettagliato di tutti i componenti del progetto
• Un elenco di attività: un elenco di tutto il lavoro che verrà svolto e di chi lo farà.
• Informazioni dettagliate sui costi, come tariffe orarie per stipendio, lavoro a contratto e altri elementi come spazi per uffici o attrezzature.
• Un piano di approvvigionamento, compresi i costi stimati o, quando possibile, confermati di ogni articolo da acquistare.
• Un piano di rischio

Idealmente, la stima dettagliata dei costi farà parte di un piano di progetto completo, in cui vengono affrontate tutte le nove aree della conoscenza della gestione del progetto, come descritto nell'articolo che ho elencato sopra, Come tracciare un piano di progetto.

Con tutte queste informazioni disponibili, creare un preventivo dettagliato dei costi è abbastanza facile, anzi, è più facile che creare un preventivo anticipato. Aggiungiamo semplicemente il costo (tempo e materiali) per ciascuna attività del progetto e ne calcoliamo il totale. Come parte di questo processo, possiamo utilizzare una stima PERT. PERT è l'acronimo di Project Evaluation and Review Technique ed è un modo per ottenere una singola stima dei costi utilizzando una media centrata di stime ottimistiche, probabili e pessimistiche per ogni elemento pubblicitario. Puoi imparare il PERT leggendo Come utilizzare un grafico PERT per la gestione dei progetti.

Una best practice per la stima dei costi include il rischio di factoring nell'equazione. Parte della gestione del rischio è quello di includere piani di emergenza, che è, i piani per il lavoro che noi possiamo fare se si verifica un evento di rischio. Diciamo che stiamo costruendo un nuovo edificio in Florida. Siamo consapevoli del rischio di dover chiudere il cantiere fino a due settimane in caso di uragano. Pianifichiamo un programma che porti a termine la costruzione, anche se arriva un uragano, utilizzando gli straordinari del fine settimana dopo l'uragano. Questo, ovviamente, si aggiunge al costo. Possiamo presentare i fattori di rischio come fondi di emergenza. Ad esempio, possiamo dire: "Il costo stimato per la costruzione di questo edificio è di $ 1 milione. Tuttavia, se si verifica un uragano grave, avremo bisogno di $ 50.000 extra di fondi di emergenza per completare il progetto in tempo".

Monitoraggio del lavoro di progetto e regolazione della stima

Quando il piano di progetto, la pianificazione e la stima dei costi vengono accettati, il lavoro di pianificazione del progetto è completo e puoi iniziare a svolgere il lavoro. Formalmente, questo si chiama esecuzione e controllo del progetto. L'esecuzione significa fare il lavoro. Controllo significa tenere traccia del lavoro e assicurarsi che sia puntuale e rispettoso del budget. Il processo di monitoraggio del lavoro completato (scope deliverable) rispetto a tempi e costi è chiamato Earned Value Analysis (EVA). Mentre facciamo EVA, lavoriamo per assicurarci di rispettare il budget. Impariamo anche se abbiamo fatto un buon lavoro facendo la nostra stima in primo luogo.

Tenere traccia dei tempi e dei costi effettivi mentre lavoriamo è molto importante per due motivi. Prima di tutto, quei dati sono utili input per stime future. In secondo luogo, alla fine del progetto, confrontiamo i nostri costi stimati con il costo effettivo, riga per riga, e la nostra pianificazione pianificata con la nostra pianificazione effettiva, giorno per giorno; e creare un documento sulle lezioni apprese. Le lezioni apprese includono metodi migliori di stima dei costi per il nostro prossimo progetto.

Tecniche di stima