Gestione del progetto: pianificazione

Strumenti e tecniche di pianificazione

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La pianificazione è il metodo principale che possiamo utilizzare per controllare e regolare un progetto in esecuzione. L'esecuzione di un progetto significa mettere in atto un piano per fornire i risultati attesi.

Nella fase di pianificazione, un project manager pensa all'intero progetto, comunica e gestisce le persone che faranno il lavoro e trova la migliore disposizione in cui il lavoro deve essere svolto o eseguito.

I project manager devono pianificare per trovare la migliore linea d'azione, per chiarire nelle loro menti cosa deve essere fatto, per controllare cosa è al di fuori delle loro aree di competenza e per sapere come delegare e impostare lavori per gli altri.

Ecco alcuni strumenti di pianificazione che possiamo utilizzare per pianificare un progetto.

Diagramma di Gantt

Immagine di OpenClipart-Vectors da Pixabay

Un diagramma di Gantt è una rappresentazione grafica del piano per il progetto. Mostra le attività, la loro durata, le loro sequenze (o posizioni nel tempo) e la durata complessiva del progetto. Presenta tutte queste informazioni in una forma correlata ed è un modo semplice per comunicare il piano del progetto.

Prepariamo un diagramma di Gantt per combinare le informazioni sulle attività e la durata del nostro progetto. Un tale grafico ci aiuta a comprendere il processo necessario per completare il progetto. Ci aiuta anche a comprendere con precisione l'intera durata del progetto, a comunicare informazioni su di esso ea fornire uno standard per la valutazione e la stima se dobbiamo prendere ulteriori decisioni.

Un diagramma di Gantt è del tutto affidabile? Non proprio. Non possiamo fare affidamento su un diagramma di Gantt per fornire dettagli sul motivo per cui le attività vengono inserite nell'ordine in cui vengono visualizzate. Inoltre, non possiamo fare affidamento su un diagramma di Gantt per mostrare quali attività sono fondamentali per un completamento tempestivo del progetto o per mostrare l'impatto delle modifiche sulle dipendenze o sulle sequenze di attività. Una dipendenza delle attività è una relazione logica tra attività o pietre miliari. In una dipendenza da attività, un'attività o una pietra miliare si basa su altre attività da eseguire, interamente o parzialmente, prima di poter essere eseguite.

Analisi del percorso critico

Immagine di Nuggetkiwi, Wikimedia Commons

Un percorso critico è l'ordine delle attività di un progetto che valuta la durata totale più lunga per determinare il tempo più breve possibile per completare il progetto.

Un diagramma o una rete del percorso critico mostra quali attività sono critiche o essenziali per il completamento tempestivo del progetto.

Un software per percorsi critici calcola automaticamente gli effetti delle modifiche in relazione alle dipendenze tra le attività. A causa della sua velocità operativa, il software aggiorna rapidamente qualsiasi modifica ai dati dell'attività e alle sue risorse.

I programmi software vengono utilizzati per aiutare nella pianificazione di un progetto e nell'allocazione delle risorse alle attività, al livellamento delle risorse, alla determinazione dei costi o alla stima dei costi, alla struttura di scomposizione del lavoro e alla struttura di scomposizione dell'organizzazione.

Ecco alcuni software di gestione dei progetti presentati in ordine alfabetico: Accelo , Asana, Backlog, Easy Projects , inMotion , monday .com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront e Wrike . Se vuoi saperne di più su questi software, puoi visitare il sito web di GetApp®, che pubblica recensioni generate dagli utenti ed editoriali di software e app per aziende.

Scenari what-if

Costi e tempi devono essere verificati rispetto agli obiettivi durante la fase di pianificazione.

Quando i dati cambiano, vengono utilizzati scenari what-if. Il software per computer ricalcola quindi la nuova durata, l'allocazione delle risorse e il costo per offrire le possibili opzioni.

Se il software di pianificazione mostra che la data di completamento richiesta va oltre il tempo o il costo consentito, il project manager deve quindi considerare tre opzioni:

• Trova quali attività possono essere eseguite in parallelo o possono essere parzialmente coperte, quindi collega nuovamente queste attività in rete in parallelo. Il computer stimerà quindi una durata del progetto più breve.
• Immettere la nuova data di completamento obbligatoria e il computer elaborerà una nuova data di inizio.
• Scopri se la durata delle attività critiche può essere ridotta. Questo può essere fatto inserendo più risorse, lavorando più ore, abbassando la qualità che ridurrà la quantità di lavoro o utilizzando la prefabbricazione.

Se il software di pianificazione mostra che il costo sarà maggiore del budget assegnato, il project manager può ridurre il numero di risorse, abbreviare la pianificazione o abbassare la qualità del deliverable.

Spiegazione di termini ed espressioni

Ecco una spiegazione di alcune delle parole o delle espressioni usate sopra:

• L'allocazione delle risorse assegna risorse come tempo, persone e strumenti a una serie di attività per rispettare una scadenza.
• Il livellamento delle risorse è una tecnica che regola le date di inizio e fine in linea con la limitazione delle risorse per bilanciare la domanda di risorse con l'offerta disponibile.
• Una struttura di suddivisione del lavoro suddivide un progetto in componenti più piccoli in cui ciascuno si concentra su un risultato finale.
• La struttura organizzativa è un modello che descrive in dettaglio la struttura organizzativa per la pianificazione del progetto, la gestione delle risorse, il monitoraggio dei tempi e delle spese, l'allocazione dei costi, la rendicontazione dei ricavi e dei profitti e la gestione del lavoro.
• Il monitoraggio del tempo tiene traccia delle ore lavorate.
• Il monitoraggio delle spese tiene traccia di quanto è stato speso.

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