Project management: monitoraggio e gestione delle persone

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Tracciamento e controllo

Lo scopo di implementare o eseguire un piano di progetto è fornire i risultati attesi.

In qualità di project manager, devi affrontare qualsiasi problema nella fase di implementazione nel momento in cui ne sei a conoscenza. Il modo migliore per affrontare la risoluzione dei problemi è guardare avanti a ciò che può essere fatto, non col senno di poi a ciò che avrebbe potuto essere fatto per contrastarlo. Devi identificare e capire il problema se vuoi trovare la soluzione migliore.

La gestione e il controllo delle persone sono le due parti critiche nella gestione di un progetto in fase di implementazione. Sono interconnessi; un problema in uno di essi può creare o portare a un problema nell'altro.

Gestisci il modo in cui un progetto viene eseguito monitorando, riesaminando e ripianificando. Devi anche gestire persone e procedure.

Monitoraggio

Monitorare significa sorvegliare le attività in corso per garantire che siano in rotta e nei tempi previsti per raggiungere l'obiettivo di prestazione generale. Gli obiettivi definiscono cosa deve essere raggiunto e quando e come sarà fatto.

Monitorare l'attuazione del piano di progetto utilizzando strumenti per raccogliere informazioni sullo stato di avanzamento su base regolare.

Stabilisci metodi per gestire le variabili in modo desiderabile. Questi metodi sono chiamati meccanismi di monitoraggio. Affinché ciò avvenga, devi descrivere:

• Il tipo di informazioni richieste.
• La quantità e il dettaglio delle informazioni richieste.
• Il metodo formale e informale per ottenere informazioni come l'osservazione, parlare con esperti in materia, riunioni e rapporti.
• La consegna delle informazioni, sia verbale che scritta, faccia a faccia, per telefono, posta, e-mail o in una riunione virtuale.

Revisione

Misuri i progressi confrontando le informazioni sui progressi con il piano per quanto riguarda i tre limiti di qualità, pianificazione e costo:

• La qualità del lavoro svolto.
• La data di completamento.
• Il costo del lavoro.

Una volta che disponi di buoni sistemi di monitoraggio e ricevi informazioni regolari, puoi misurare lo stato di avanzamento del progetto rispetto a tempi, costi e qualità del lavoro da svolgere.

La maggior parte dei pacchetti software consente di misurare i progressi ricordando le informazioni "di base", ovvero le informazioni al punto di partenza. Una volta inseriti i nuovi dati, il computer li visualizzerà rispetto al piano di riferimento in modo da poter confrontare e analizzare i progressi.

Ripianificazione - Pianifica di nuovo o in un modo diverso

È necessario ripianificare quando il processo di revisione mostra un'incongruenza tra il completamento pianificato e quello effettivo in qualsiasi momento o quando gli obiettivi del progetto cambiano.

Esamini qualsiasi problema nella fase di esecuzione dal lato umano e tecnico mentre si influenzano a vicenda. È utile risolvere un problema in modo rapido perché anche un semplice problema può peggiorare e compromettere il buon esito dell'intero progetto.

Si desidera evitare di adottare una soluzione ad alto rischio per un problema se manca un backup nel caso in cui qualcosa vada storto in quanto ciò comprometterà l'esecuzione del progetto.

Durante la ripianificazione, modifichi l'obiettivo principale del progetto solo come ultima opzione. Quando cambiamo l'obiettivo principale, potremmo essere portati a qualcosa chiamato "scope creep", che è considerato dannoso.

L'ambito di un progetto è la comprensione condivisa tra le parti interessate su ciò che entra in un progetto e ciò che definisce il suo successo. L'ambito è le caratteristiche e le funzioni ben definite di un prodotto o il lavoro richiesto per completare un progetto.

Uno scope creep implica cambiamenti costanti o frenetici dell'obiettivo principale in qualsiasi momento dopo l'inizio del progetto. Ciò può accadere quando l'ambito non è definito, documentato o controllato in modo appropriato.

È necessario riferire qualsiasi modifica all'ambito allo sponsor del progetto che deve prima approvarla.

Il processo di monitoraggio, revisione e ripianificazione deve durare per la durata del progetto.

La ripianificazione è necessaria quando il progetto chiaramente non sta raggiungendo i suoi obiettivi o se gli obiettivi sono cambiati. Questa è la situazione in cui è necessario utilizzare scenari what-if (vedere il mio articolo 2 di 3 sui principi di gestione del progetto) sulle attività e le attività che devono ancora essere svolte.

Gestione delle persone

Tu, come project manager, sei responsabile del progetto. Accetti la responsabilità della gestione quotidiana del progetto, oltre a gestire il tuo team e affrontare i disaccordi.

Se sorge un problema, evita la tentazione di cercare un capro espiatorio in quanto potrebbe ritardare la ricerca di una soluzione. Come regola generale, è meglio negoziare che confrontarsi quando si affronta un problema.

Dirigi il team in modo efficace quando chiarisci il ruolo e le responsabilità di ciascun membro del team, chiarisci i livelli di autorità e responsabilità, stabilisci aspettative realistiche, fornisci supporto ai membri del team e prendi decisioni realistiche.

Motivi i membri del tuo team in modo efficace quando li coinvolgi nel processo decisionale, deleghi senza micro-gestione, stabilisci obiettivi personali realistici per il team e per ogni membro del team e premi i contributi.

Negoziate indagando per trovare la natura delle richieste concorrenti, sapendo che queste richieste sono valide, discutendo soluzioni con il team, presentando i vantaggi e le debolezze di soluzioni alternative, spiegando perché e come è stata adottata una procedura per affrontare una situazione e comprensione inconfondibilmente l'obiettivo globale del progetto.

Ti connetti creando sistemi di comunicazione e monitoraggio, gestendo il flusso di informazioni all'interno del team, condividendo informazioni con il team, lo sponsor del progetto e tutti gli stakeholder, chiedendo feedback su tutte le comunicazioni e coinvolgendo il team nel prendere decisioni per aumentare la loro motivazione a possedere il proprio lavoro.

Piano d'azione personale

La gestione del progetto non deve essere su larga scala. Non si limita a grandi progetti come la costruzione di una nuova stazione ferroviaria o il miglioramento di una esistente.

È possibile utilizzare alcune delle informazioni presentate nei miei tre articoli sui principi di gestione del progetto per sviluppare un piano d'azione personale. Ad esempio, potresti decidere tre aree della tua vita che ritieni trarrebbero beneficio da un miglioramento.

Annota i tuoi obiettivi in ​​modo chiaro, stabilisci calendari realistici e procedure semplici ma efficaci per monitorare e rivedere i tuoi progressi.

Mi piacerebbe avere tue notizie su un progetto personale che intendi intraprendere, e al quale potresti applicare alcune delle informazioni fornite nei miei tre articoli.

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