Elaborazione progressiva per il successo del progetto

Elaborazione progressiva - Costruisci il successo del progetto passo dopo passo

Molte persone temono di creare un buon piano di progetto - pensano che ci voglia troppo tempo. Il Project Management Institute (PMI) ha una soluzione chiamata Progressive Elaboration. È un termine di fantasia per definire un buon design passo dopo passo fino a ottenere ottimi risultati.

Elaborazione progressiva

Una lamentela che ricevo spesso dalle persone che formi nella gestione dei progetti è che deve impiegare troppo tempo per definire un progetto in modo sufficientemente preciso da prevenire il disastro del progetto. Temono che pianificheremo per sempre e non porteremo mai a termine alcun lavoro. Questa è una vera preoccupazione, e io la chiamo paralisi per analisi . Ma una pianificazione e un design eccellenti non devono portare alla paralisi mediante analisi.

Comprendere tre punti chiave sbloccherà l'idea - e il valore - del design di qualità attraverso un'elaborazione progressiva.

• La precisione non è la stessa cosa del dettaglio.
• Farlo bene la prima volta è più economico.
• Non dobbiamo progettare tutto in una volta, in anticipo.

Continuate a leggere per saperne di più.

La precisione non è la stessa cosa del dettaglio

La chiave per un'elaborazione progressiva è che possiamo partire da un livello molto alto, con un quadro generale di ciò che vogliamo. Quindi possiamo andare avanti con il progetto e spostarci verso i dettagli sempre più fini mentre procediamo. In questo modo, iniziamo a lavorare presto e continuiamo a lavorare mentre sviluppiamo il nostro design. Ciò impedisce la paralisi mediante analisi.

Per farlo bene, dobbiamo essere molto chiari: una dichiarazione o un progetto di ambito di alto livello potrebbe non essere dettagliato, ma deve comunque essere preciso. Può essere breve e semplice, ma deve essere privo di ogni vaghezza.

Un caso di studio: miglioramenti del sito web per aumentare il tasso di conversione

In questo caso, tipico del mio lavoro di consulenza, guardiamo a un'azienda che ha una buona campagna pubblicitaria e di marketing: molte persone stanno visitando i loro siti web. E le ricerche di mercato mostrano che le persone che stanno arrivando si trovano nel loro mercato di riferimento. Inoltre, hanno una linea di prodotti buona e stabile, non c'è bisogno di cambiare le cose lì. Ma, dopo che le persone vengono sul sito, molti non acquistano. Dobbiamo aumentare il tasso di conversione, chiamato anche tasso di chiusura. Cosa si può fare?

Elaboriamo progressivamente lo scopo di questo progetto:

• Dichiarazione dell'ambito a livello esecutivo: verranno apportate modifiche al sito Web per aumentare il tasso di conversione, ovvero la percentuale di persone che effettivamente acquistano qualcosa da coloro che arrivano sul sito. Una volta aumentato tale tasso, vogliamo mantenere il nuovo tasso. Esclusione dell'ambito: non verranno apportate modifiche al marketing o alla nostra linea di prodotti. Quelli controllano bene.
• Misurazione del livello esecutivo: ciò comporterebbe l'attuale tasso di conversione, studi sui tassi di conversione standard del settore, la definizione di obiettivi per un nuovo tasso di conversione entro una data specificata.
• Dichiarazione dell'ambito del livello di gestione: le modifiche al sito Web devono aumentare il tasso di conversione senza interferire con il tempo di attività, la produttività o il carrello degli acquisti e la gestione finanziaria. I cambiamenti e le loro conseguenze devono essere tracciabili, così impariamo cosa tenere, cosa buttare via e cosa continuare a migliorare.
• Approccio gestionale: la direzione seleziona determinati prodotti su cui sperimentare. Gli esperimenti riusciti verranno replicati su tutti i prodotti appropriati.
• Problemi tecnici: ricerchiamo i dettagli, elencati di seguito.
• Approccio tecnico: progettiamo esperimenti, testando diverse opzioni per confrontarli e vedere cosa funziona.

Questi sei passaggi elaborano progressivamente il disegno del progetto. Ogni livello di pensiero fornisce più dettagli - più elaborazione - mentre progrediamo nella progettazione e nell'implementazione di nuove pagine web.

Nota che ci sono almeno tre diversi team di persone, probabilmente quattro, se abbiamo sia esperti di marketing tecnico che programmatori tecnici. Ogni squadra entra in gioco quando necessario e aggiunge dettagli essenziali al successo.

Più elaborazione: Diving Into the Marketing Details

Ecco un elenco parziale di dettagli tecnici di marketing (non di web design) su cui il progetto lavorerà per aumentare il tasso di conversione.

• Meno clic per chiudere. Gli studi dimostrano che più clic tra l'arrivo su una pagina e la chiusura dell'affare, più persone abbandonano il sito. Quindi le pagine possono essere semplificate per aumentare il tasso di conversione.
• Creare un senso di urgenza. Se un prodotto sembra che sarà disponibile in un secondo momento, le persone spesso ritardano un acquisto e poi non tornano mai più. Il team di marketing tecnico potrebbe dover tornare dai dirigenti per chiedere se le vendite scontate a breve termine sono un modo accettabile per aumentare il tasso di chiusura.
• Elimina la confusione. Istruzioni dettagliate e molto linguaggio legale ridurranno il tasso di chiusura.
• Pagine di destinazione dirette. Gli annunci dovrebbero andare direttamente alle pagine di destinazione che sono pagine di vendita per l'articolo pubblicizzato.
• Bentornati ai clienti. Utilizzando i cookie, l'accesso del cliente o entrambi, possiamo indirizzare i clienti di ritorno verso dove desiderano andare. Possiamo anche verificare con il dirigente la possibilità di conservare le carte di credito in archivio per semplificare gli acquisti futuri.

Come puoi vedere, nessuna di queste idee deve essere pensata all'inizio. Il livello esecutivo stabilisce l'obiettivo, la direzione guida la direzione e quindi i team tecnici elaborano progressivamente come i cambiamenti raggiungeranno l'obiettivo.

Gli artisti hanno sempre utilizzato l'elaborazione progressiva

Questo è un primo schizzo, in cui l'artista, oltre a rendere una figura intera, aggiunge due teste alternate e un cappello a cilindro. In "Ritratto di Edouard Manet seduto su una sedia" Degas elabora le sue idee senza preoccuparsi di creare un pezzo finale.

Edgar Degas, Museo del Louvre, Parigi (dominio pubblico) tramite Wikimedia Commons

Qui, in questo schizzo a gesso nero, il concetto è elaborato in modo più completo come "Studio per un ritratto di Edouard Manet". L'elaborazione procede.

Edgard Degas, Metropolitan Museum of New York (Public Domain) tramite Wikimedia Commons

Questa "Incisione completa del Ritratto di Edouard Manet, Studio" seduto, rivolto a sinistra, è il risultato ricco e forte della progressiva elaborazione del soggetto di Degas.

Edgar Degas, Biblioteca pubblica di Boston (dominio pubblico), tramite Wikimedia Commons

Farlo bene la prima volta è più economico

Su qualsiasi progetto ci sono solo tre scelte in termini di qualità e risultati:

• La scelta meno costosa è definire bene le cose la prima volta.
• La seconda opzione è sbagliare, quindi risolverlo durante il progetto.
• La terza opzione è sbagliare e fornire risultati negativi.

Quindi, tutto sommato, è meglio essere chiari e precisi all'inizio. Quanto meglio? Numerosi studi negli ultimi 40 anni hanno dimostrato che esiste un rapporto tra i costi per prevenire un errore; il costo per correggere un errore durante il progetto; e il costo per ripulire il casino dopo il progetto. E il rapporto minimo è 1: 10: 100. Quindi un errore che può essere evitato in un'ora in più di pianificazione a $ 100 / ora richiederà dieci ore di tempo del progetto e $ 1.000 per essere risolto durante il progetto e richiederà 100 ore e $ 10.000 se dobbiamo fare un richiamo dopo che il progetto è finito. E sono stati trovati rapporti molto più alti di 1: 10: 100 se utilizziamo le migliori pratiche nella gestione della qualità per realizzare un design senza difetti sin dall'inizio.

La lezione: l' elaborazione progressiva - sviluppare più dettagli man mano che andiamo avanti - ha sempre senso. Il lavoro sciatto non ha mai senso.

Non dobbiamo farlo tutto in una volta

Facciamo un lavoro buono e chiaro in ogni fase del processo. Allo stesso tempo, non dobbiamo avere l'intero progetto definito tutto in una volta, o definire tutti i dettagli all'inizio. Invece, possiamo lavorare per fasi. Siamo chiari e precisi in ogni fase, ma diventiamo più dettagliati man mano che procediamo. Questa si chiama Elaborazione Progressiva. Farlo bene include:

• Partendo dal quadro generale e procedendo fino ai dettagli.
• Essere chiari in ogni riunione, scrivere i risultati e farli confermare.
• Tenere traccia di quanto abbiamo definito e quanto non è ancora definito.
• Portare le persone giuste a ogni riunione. È più probabile che i primi incontri siano con dirigenti e manager di livello superiore. E probabilmente noi project manager saremo presenti a tutte le riunioni. Mentre cerchiamo di scoprire i dettagli del processo, del flusso di lavoro e dell'interfaccia, lavoriamo di più con i lavoratori. E, man mano che le riunioni diventano più tecniche, abbiamo bisogno di più tecnici (come programmatori e ingegneri) coinvolti dal lato del progetto.
• Andiamo avanti fino a quando non viene definito ogni dettaglio di ogni caratteristica del prodotto o servizio che stiamo creando o migliorando. Tuttavia, potremmo aver scritto molto del programma o sviluppato il prodotto mentre continuiamo a dettagliare altre parti.

Elaborazione progressiva per progetti che risolvono problemi

I progetti che risolvono problemi sono un caso speciale in cui l'elaborazione progressiva è particolarmente utile.

Un problema è qualcosa che è emerso che impedisce all'azienda o a una linea di produzione di funzionare come una volta. Quindi l'obiettivo è già chiaro: far funzionare questa dannata cosa! Il coinvolgimento dei dirigenti è minimo e i manager hanno poco da fare se non fornire supporto. In effetti, poiché i manager sanno già cos'è la "cosa" e come dovrebbe funzionare, "Fai funzionare questa dannata cosa!" è una dichiarazione completa e precisa di portata esecutiva di alto livello.

Case Study: 2006 Ritardo del lancio dello Space Shuttle Atlantis

Un buon esempio di questo tipo di progetto si è verificato nel 2006, quando i problemi in un indicatore del carburante di 10 anni che misurava la quantità di idrogeno nei serbatoi di carburante dello Space Shuttle Atlantis sono andati in fumo. L'indicatore è diventato inaffidabile, a volte mostrava che il serbatoio era vuoto quando era pieno e il problema era intermittente.

La dichiarazione dell'ambito a livello esecutivo sarebbe chiara: aggiusta l'indicatore del carburante in modo che possiamo far volare lo shuttle!

Tuttavia, analizzando il problema livello per livello, utilizzando un'elaborazione progressiva, troviamo quattro problemi tecnici che rendono sempre più difficile la risoluzione del problema:

• Decisione della direzione: se sappiamo che l'indicatore è difettoso, possiamo semplicemente spegnerlo, fare affidamento su altri indicatori e volare comunque. Ci sono state molte discussioni su questo. Ma alla fine è stato deciso che una caratteristica di sicurezza essenziale, Main Engine Cut Off (MECO) non sarebbe stata affidabile senza questo indicatore. Quindi la decisione della direzione era che l'indicatore doveva essere riparato.
• Problema tecnico: il problema era intermittente. Pertanto, qualsiasi test superato non era la prova che l'indicatore funzionasse e che lo shuttle potesse volare in sicurezza. Il problema specifico doveva essere trovato per essere sicuri che fosse risolto.
• Problema tecnico dettagliato: il misuratore non era un semplice dispositivo. Ha coinvolto molti componenti diversi e i connettori elettrici tra di loro. Alcuni di questi erano sepolti in profondità nel cablaggio della navetta. Individuare tutti i componenti e pulire i connettori è stato un lavoro impegnativo. Più di una volta, gli ingegneri hanno pensato di aver risolto il problema, ma l'indicatore non è risultato pulito.
• Problema tecnico molto dettagliato: i piani di progettazione dello Space Shuttle potrebbero non corrispondere esattamente a quelli dell'Atlantis al momento della sua costruzione. Le parti erano state aggiornate e sostituite. Un ingegnere ha riferito che trovare tutte le parti dell'indicatore era una missione esplorativa, che stavano ancora scoprendo come funzionava lo Space Shuttle!

Ciò illustra come una direttiva esecutiva molto semplice debba essere elaborata progressivamente a livelli di dettaglio sempre più precisi per garantire il successo. Tuttavia, questa elaborazione non deve avvenire come parte della pianificazione. Una volta raggiunto ogni componente dell'indicatore del livello del carburante, è stato possibile pulirlo, testarlo e documentarlo. Questo è ciò che si intende per elaborazione progressiva di un progetto che risolve un problema.

L'elaborazione progressiva non è solo per l'ambito

Sebbene questo articolo si concentri sull'elaborazione progressiva nello sviluppo della definizione dell'ambito e della struttura di scomposizione del lavoro (WBS), il concetto di elaborazione progressiva è più ampio di quello. In effetti, può essere applicato a tutte e nove le aree di gestione di un progetto. Ecco alcuni esempi:

Elaborazione progressiva del piano di comunicazione del progetto

La prima versione del piano di comunicazione del progetto potrebbe essere solo un elenco di contatti dei membri del team e dei clienti del progetto. Elaboriamo questo:

• Identificare tutti gli stakeholder del progetto e aggiungerli all'elenco
• Decidere come comunicare con ogni stakeholder
• Decidere come includere la voce del cliente nel progetto

Elaborazione della gestione del rischio in un progetto

Le fasi formali del Project Risk Management elaborano progressivamente la nostra definizione di rischio di progetto - cosa potrebbe andare storto - e la nostra risposta attraverso:

• Identificazione del rischio, dove facciamo il nostro elenco iniziale di rischi.
• Analisi dei rischi, dove valutiamo e diamo priorità ai rischi
• Pianificazione della risposta al rischio, dove decidiamo cosa fare per prevenire eventi di rischio e cosa fare se si verificano
• Monitoraggio e controllo dei rischi, in cui osserviamo i rischi, cerchiamo nuovi rischi e li gestiamo man mano che si verificano.

Da questi esempi, puoi vedere che l'elaborazione progressiva è una pratica standard per tutte le nove aree della gestione del progetto.

Elaborazione progressiva e cicli di vita del progetto

L'elaborazione progressiva può essere applicata in modo diverso a diversi progetti. Nella scelta di come eseguire l'elaborazione progressiva, la chiave è collegare l'elaborazione dei dettagli al ciclo di vita del progetto che stai utilizzando.

Elaborazione progressiva nella cascata classica

Nella classica cascata, o ciclo di vita dello sviluppo del sistema (SDLC), tutta la pianificazione precede l'esecuzione. Pertanto, la progressiva elaborazione dello scopo avviene tutta nelle fasi di pianificazione.

Elaborazione progressiva con Fast Tracking

Se la classica cascata viene modificata per consentire il tracciamento rapido, l'intero prodotto viene suddiviso in moduli. Quando la pianificazione è completata per ogni modulo, lo sviluppo può andare avanti per quel modulo, mentre altri sono ancora in fase di pianificazione. In questo ciclo di vita, alcuni moduli vengono elaborati più velocemente di altri.

Gestione dei progetti simultanei

La gestione dei progetti simultanei è stata sviluppata da Hewlett-Packard ed è ora ampiamente utilizzata nell'industria automobilistica. Riunendo tutti i diversi specialisti all'inizio, il ciclo di vita di un progetto (ad esempio, per portare una nuova concept car sul mercato) può essere ridotto da cinque anni a 18 mesi! Nella gestione simultanea del progetto, l'elaborazione progressiva viene eseguita precocemente e rapidamente da team interfunzionali.

Sviluppo software zero difetti

Il metodo zero difetti di sviluppo software si concentra sulla precisione per evitare che gli errori entrino nel codice. L'elaborazione precoce del design, seguita dall'elaborazione iniziale del codice stesso, con più revisioni, pone più occhi sul problema, creando software della massima qualità al minor costo. Impegnando l'80% dello sforzo in una buona progettazione, i test e il debug, che sono costosi, vengono drasticamente ridotti.

Il modello a spirale

Il modello a spirale è stato un precursore dello sviluppo agile. Inserisce le funzionalità in una pianificazione e, se una funzionalità è in ritardo, viene rilasciata in un ciclo successivo nella spirale. ogni caratteristica viene elaborata man mano che si presenta per la progettazione e poi di nuovo, nel ciclo successivo, quando si presenta per lo sviluppo.

JAD e RAD

JAD, sviluppo congiunto di applicazioni e RAD, sviluppo rapido di applicazioni, non sono alternative effettive del ciclo di vita. Piuttosto, sono tecniche di elicitazione dei requisiti che influenzano il ciclo di vita. Mettere designer e programmatori in stretta vicinanza ai loro clienti, gli utenti dell'applicazione, accelera lo sviluppo. Le riunioni frequenti consentono una elaborazione rapida e progressiva. E questo approccio è una componente chiave dello sviluppo agile.

Elaborazione progressiva nello sviluppo agile

Lo sviluppo agile, chiamato anche programmazione agile, è l'ultimo approccio al ciclo di vita del progetto e funziona particolarmente bene con il codice orientato agli oggetti e le piattaforme di sviluppo web odierne. I programmatori lavorano a stretto contatto con il cliente, spesso risiedendo stabilmente in ogni reparto cliente. Utilizzando la prototipazione e la modifica rapida delle applicazioni, il design si fonde con lo sviluppo. L'elaborazione progressiva è un processo costante durante tutto il progetto.

Cosa ne pensate dell'elaborazione progressiva?

L'elaborazione progressiva mantiene il progetto in movimento

Quindi, la lezione finale è questa: qualunque sia il tipo di progetto su cui stiamo lavorando, qualunque sia il ciclo di vita e le altre metodologie che scegliamo, non pianifichiamo e poi andiamo. Con un'elaborazione progressiva, pianifichiamo e andiamo, e continuiamo a pianificare mentre procediamo.