La preparazione come chiave del successo

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La preparazione può sembrare noiosa e richiede tempo quando tutto ciò che vuoi davvero fare è immergerti in un progetto e iniziare a sentirti come se avessi realizzato qualcosa. Soprattutto quando le scadenze sono strette. Ma un grammo di prevenzione può mitigare un chilo di intervento. Trascorrere un po 'di tempo all'inizio di un progetto per organizzarsi e mappare un piano può far risparmiare un sacco di tempo sprecato in seguito a rifare il lavoro o aiutanti che girano i pollici perché non sai quale lavoro dare loro dopo. Inoltre, dedicare del tempo a seguire le procedure corrette può impedire che in seguito emergano problemi che fanno perdere tempo, presentano l'azienda in modo scadente ai clienti e mettono stress e ansia inutili sui colleghi.

Fare il salto da lavoratore a manager

Man mano che avanziamo nella scala di responsabilità aziendale, potremmo trovarci a passare da un ruolo di ape operaia a uno di gestione, anche se il nostro titolo di lavoro non include la parola. Il compito di un'ape operaia è quello di seguire gli ordini e spuntare le cose dalla proverbiale lista delle "cose ​​da fare" il più velocemente ragionevolmente possibile. Ma quando passi a un ruolo manageriale, l'idea profondamente radicata di "devo farlo" potrebbe effettivamente ostacolare la tua capacità di gestire.

I manager devono fare un passo indietro dal caos e dalla frenesia e imparare a dedicare tempo alla preparazione, alla delega e alla comunicazione. Dalla mentalità dell'ape operaia, quelle cose sembrano molto intangibili e potrebbero farti sentire come se non avessi "fatto" nulla. Ma ignorare questi requisiti di ruolo può significare che coloro che gestisci in realtà non fanno nulla, perché non hai il tempo di dire loro cosa deve fare, o non hai avuto abbastanza tempo per assicurarti che capiscano cosa stai chiedendo per. È anche importante che i manager considerino le esigenze di ogni singolo lavoratore e adattino il proprio stile di comunicazione e istruzione alle esigenze di quel lavoratore per massimizzare il proprio potenziale.

Sapere è potere

Uno dei metodi migliori per prepararsi agli eventi futuri è documentare quelli attuali. Sapere è potere. Prendersi del tempo per documentare passo dopo passo ciò che hai appena fatto per risolvere un problema o configurare una funzione significa che la prossima volta che la stessa cosa deve essere fatta, puoi delegare quell'attività a qualcun altro, perché tutti voi quello che devono fare è indicarli all'articolo che spiega, passo dopo passo, cosa devono fare. Prendendo ora un'ora per documentare un processo che verrà ripetuto, ti fa risparmiare due ore in 3 mesi e di nuovo in 6 mesi e ancora e ancora e ancora, ogni volta che non hai bisogno di capire di nuovo il processo e poi fallo o insegnalo a qualcun altro. Non reinventare la ruota, documentare l'invenzione e poi lasciare che qualcun altro la faccia.

Pianificazione del progetto per restare concentrati

Guardare l'ambito di un intero progetto può essere scoraggiante, persino travolgente. Quando un progetto viene suddiviso in piccole parti e attività specifiche, diventa facile concentrarsi su ogni piccola attività e passare da una all'altra con efficienza. Pianificare un progetto e identificare attività e scadenze è un passaggio chiave per prepararsi al lavoro futuro. Questo processo può essere appreso. Puoi imparare come organizzare te stesso e il tuo lavoro e così facendo otterrai più lavoro in meno tempo con meno stress. Di fronte a un nuovo progetto, la prima cosa da identificare è la scadenza. Successivamente, suddividi il progetto in blocchi tematici chiave di lavoro. Queste saranno le tue pietre miliari. Stimare le scadenze per ogni pietra miliare in modo da rispettare la scadenza finale. Se utilizzi Planner, un organizzatore in stile Kanban,quelle pietre miliari diventeranno le tue colonne o segmenti. Quindi, prendi ogni pietra miliare e suddividila ulteriormente nelle attività necessarie per raggiungere quella pietra miliare. Organizza queste attività in sequenza e voilà, hai un piano di progetto per mantenerti sul punto.

Preparazione giornaliera e settimanale

Forse il tuo lavoro non è basato su progetti o si estende su più progetti. La preparazione quotidiana e settimanale diventa quindi la chiave per mantenere la concentrazione e raggiungere gli obiettivi. All'inizio di ogni giornata, non saltare semplicemente alla prima email che vedi e iniziare a rispondere. Inizia ogni giornata con la preparazione.

• Mantieni un elenco di attività, incluso un calendario
• Rivedi le attività esistenti
• Rivedi tutte le nuove comunicazioni e aggiungi elementi all'elenco delle attività. Se sono specifiche per una data, ad esempio una riunione, aggiungi un riferimento a tali attività al calendario.
• Dai la priorità all'elenco delle attività
• Utilizzando il calendario e l'elenco delle attività, identifica le attività che ti aspetti di completare entro la fine della giornata
• Adesso inizia a lavorare.

Ogni lunedì, rivedi l'elenco delle attività e il calendario per avere un'idea di come apparirà la tua settimana. Blocca qualsiasi tempo necessario per riunioni o grandi attività.

Punti chiave

• La preparazione è essenziale, non facoltativa
• Essere preparati aumenta l'efficienza, risparmiando tempo e denaro
• La mancata preparazione mette a rischio la soddisfazione del cliente
• La mancanza di preparazione aumenta lo stress dei dipendenti, l'ansia, l'assenteismo e il burn out.
• Prepararsi gestendo elenchi di attività e documentando i processi.