Sommario:
Le riunioni si svolgono spesso in ogni organizzazione e svolgono un ruolo molto importante nel decidere per prestazioni migliori. Sono consapevole che affinché una riunione proceda e si svolga con successo, sono necessarie una pianificazione e un'organizzazione adeguate. Quando pianifico la riunione, prendo in considerazione lo scopo della riunione, il tipo di riunione, il numero di partecipanti, la sede, ecc. Controllo per vedere se ci sono visitatori che hanno richiesto di entrare per la riunione. Se sì, sono in contatto anche con loro per vedere se le date sono convenienti.
Dopo la pianificazione, organizzo l'incontro. Mi assicuro che l'orario dell'incontro non sia in conflitto con altri appuntamenti delle persone coinvolte. Scelgo un luogo che possa accogliere i partecipanti alla riunione. Fornisco ai partecipanti l'orario della riunione e la durata approssimativa della riunione. Mi assicuro che anche i rinfreschi siano organizzati. Quando organizzo un rinfresco, esamino le esigenze dietetiche dei partecipanti se qualcuno ne ha. È importante fornire un rinfresco, poiché fa sentire i partecipanti i benvenuti e impedisce loro di essere stanchi, soprattutto se per alcuni è stata una giornata faticosa.
Tipi di riunioni
Nella nostra organizzazione abbiamo diversi tipi di riunioni, a seconda delle necessità e del numero di partecipanti. Abbiamo riunioni di gruppo che avvengono una volta ogni quindici giorni o una volta al mese a seconda delle esigenze. I partecipanti sono generalmente i membri del mio team e tutti i visitatori se lo avessero richiesto. Abbiamo riunioni di team congiunte, che è una riunione combinata per il team di ____________________________ (rimosso per motivi di riservatezza) che partecipa insieme a eventuali visitatori. A volte chiediamo riunioni di emergenza quando ci sono questioni urgenti da discutere. C'è anche un incontro individuale quando si discutono questioni riservate e anche sulle prestazioni dei singoli. Le presentazioni si tengono quando vengono apportate modifiche ai sistemi o introdotte nuove politiche e procedure che devono essere comunicate al dipartimento.
Quando pianifico le riunioni, mi assicuro che ci sia una solida ragione per la riunione e che la sede sia facilmente accessibile da tutti i partecipanti. Preparo l'ordine del giorno e lo passo attraverso il presidente, per assicurarmi che sia a conoscenza degli argomenti che verranno discussi. Le informo di cosa sarà la riunione, chi sarà presente, chi non sarà presente, a cosa sarà presente l'ospite, dove si svolgerà la riunione e quanto tempo durerà, e ottenere il via libera. È importante informarla, in modo che sia pronta e sappia cosa preparare in anticipo. Invio una copia dell'agenda a tutti i partecipanti e anche gli inviti alle riunioni su Outlook. Li informo dell'indirizzo dove si terrà l'incontro. Se qualcuno rifiuta l'invito alla riunione, dovrà motivare il motivo e richiedere il consenso del responsabile e inviare le scuse per l'incontro.Inoltre mi assicuro di vedere se la riunione può andare avanti con le persone che non saranno presenti.
Prenotazione e installazione
Quando prenoto luoghi o sale per riunioni, cerco luoghi o stanze che abbiano la capacità di contenere tutti i partecipanti e che la stanza o il luogo abbia tutti i servizi necessari per la riunione. Chiarisco con la sede, o controllo per vedere se la sede è sicura dal punto di vista della struttura, e tutti i cablaggi elettrici sono sigillati e che rispettano le procedure di salute e sicurezza. Se ci sono partecipanti con disabilità, mi assicuro che abbiano tutti i servizi di cui hanno bisogno nella sede della riunione. Mi assicuro inoltre che la sede sia facilmente accessibile e comoda per tutti i partecipanti. Se la sede è stata prenotata con largo anticipo, li chiamo per assicurarmi che la sala sia disponibile per l'incontro in modo da evitare delusioni all'ultimo minuto. Tutti i pagamenti che devono essere effettuati per la sede sono concordati dal responsabile del budget.Il budget per i rinfreschi è condiviso da tutto lo staff del team.
Prima della riunione ho tutte le risorse come taccuini, penne e apparecchiature come OHP, laptop, proiettori, cavi di prolunga e cavi Ethernet, ecc. Necessari per la riunione. Sedie e tavoli sono disposti secondo le esigenze di riunione. Stampa alcune copie degli ordini del giorno e anche dei verbali delle riunioni precedenti per verificare se tutte le azioni sono state completate. Se qualche volantino necessita di stampa e distribuzione, li ho già pronti per i partecipanti. Ho impostato laptop e proiettori se sono necessari per la riunione. Tutti i documenti riservati che vengono portati alla riunione, li tengo al sicuro in modo che non finiscano nelle mani sbagliate e che solo le persone autorizzate possano sfogliarli.
L'agenda
L'ordine del giorno contiene la data, il titolo e il luogo, il nome della riunione, le scuse, i nomi dei visitatori e l'elenco degli argomenti che devono essere discussi. Se ci sono argomenti specifici che saranno discussi da una persona in particolare, anche questo viene menzionato all'ordine del giorno. Ordine del giorno e verbali sono chiamati documenti della riunione e contengono ogni singolo dettaglio di tutte le cose importanti discusse durante la riunione.
Durante la riunione
Tutti i partecipanti all'incontro vengono accolti e viene loro fornito un rinfresco. Distribuisco ordini del giorno e dispense che necessitano di distribuzione. Se qualcuno ha domande su qualsiasi cosa, fornisco loro informazioni chiare e, quando non ne sono a conoscenza, ricevo consigli e indicazioni dai miei colleghi o manager.
Durante le riunioni, mi viene chiesto di supportare la registrazione dei verbali e la configurazione delle apparecchiature IT. Prendo anche copie dell'ordine del giorno e dei verbali precedenti.
Sono consapevole che dovrò essere pronto ad affrontare eventuali problemi che potrebbero sorgere durante l'incontro. Se ci sono problemi con le apparecchiature IT, farò del mio meglio per risolvere i problemi nell'ambito dei miei diritti amministrativi. Ma se si tratta di qualcosa al di fuori di questo, mi metto in contatto con il service desk IT per chiedere aiuto. Potrebbero esserci problemi tra i partecipanti a causa di problemi professionali e di personalità. Questi vengono risolti affrontando discussioni faccia a faccia, cambiando i turni se necessario, eseguendo procedure di reclamo ecc.
Quando registro i verbali di una riunione, registro tutto ciò che è importante, perché serve come riferimento in futuro e aiuta lo sviluppo dell'organizzazione. Scrivo i minuti in modo chiaro e breve. Sono molto attento per non perdere nessuna informazione. Porto con me un modello con i dettagli di tutti gli argomenti che verranno discussi durante la riunione. Avrà la data, l'ora, il titolo dell'incontro. Contiene anche i dettagli di ciò che è stato discusso, le decisioni prese e le azioni che devono essere intraprese. Anche la data della prossima riunione, se decisa, sarà registrata. Quando inizia la riunione, se ci sono nuovi partecipanti e visitatori, ci presentiamo l'un l'altro. Rimango vigile quando scrivo minuti e numero le pagine mentre scrivo in modo da non confondermi in seguito.
Dopo l'incontro
Alla fine dell'incontro, raccolgo tutti i documenti che devono essere ritirati. Scollego e impacco tutte le apparecchiature IT utilizzate. Tutte le sedie e i tavoli che sono stati riorganizzati vengono riportati al loro posto originale per evitare intralci al prossimo incontro. Dopo l'incontro, guardo gli appunti, li elaboro e scrivo una bella copia prima di dimenticare quali erano le discussioni. Quindi invio il verbale finito al presidente tramite e-mail o una copia stampata e chiedo loro di esaminarlo prima che possa essere inviato ai partecipanti. Il presidente li esamina e apporta le modifiche necessarie. Li modifico e preparo una bella copia e li invio ai partecipanti.
Dopo la riunione, tengo traccia delle azioni che devono essere seguite. Chiamo o mando email alle persone per assicurarmi che le azioni siano state completate entro il tempo previsto.
Un'altra cosa importante è raccogliere feedback dai partecipanti. Mi aiuta ad ascoltare le opinioni delle persone e ad apportare i miglioramenti necessari. Ascolto i feedback con molta calma e ci rifletto. Può essere positivo, neutro o negativo. Non mi lascio influenzare da feedback negativi. Invece lo uso per migliorare le mie prestazioni e le prestazioni delle squadre. Quando si lavora in squadra, non è l'idea o il punto di vista dell'individuo che conta; è il punto di vista dell'intera squadra che conta. Qualsiasi feedback generale viene discusso e comunicato a tutto il team, in modo da migliorare le prestazioni del team.
Tutti i problemi nelle riunioni vengono annotati e discussi nelle riunioni dei dirigenti e decidono cosa si può fare per evitare tali situazioni in futuro.