Pianificare e organizzare riunioni: diploma nvq livello 3 in economia e commercio

Rivedi gli aspetti importanti della pianificazione e dell'organizzazione delle riunioni in questa unità.

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Introduzione a questa unità

Questa unità è un'unità opzionale del gruppo B al livello 3 con un totale di 5 crediti. Questa unità aiuta un candidato a comprendere le modalità e le azioni necessarie per pianificare e organizzare riunioni, come prepararsi per una riunione, come supportare lo svolgimento di una riunione e come seguire una riunione.

Per questa unità è stato incluso anche un esempio di dichiarazione personale!

1.1 Spiegare il ruolo della persona che pianifica e organizza una riunione

Affinché una riunione funzioni in modo efficace, sono necessarie una buona pianificazione e preparazione. Questi due passaggi richiedono molto tempo.

Considera quanto segue quando pianifichi la riunione:

• Scopri i dettagli di base della riunione: il tipo di riunione, l'importo preventivato che può essere speso, il numero di partecipanti, la sede in cui si terrà e altri dettagli.
• Scopri lo scopo dell'incontro
• Scopri il ruolo di ogni persona che partecipa al team.
• Organizza un elenco di controllo e inserisci tutte le date sul calendario, per assicurarti che riunioni o eventi diversi non siano in conflitto tra loro.
• Se sarà necessario programmare periodicamente degli incontri per monitorare le azioni intraprese, è possibile inserire nel calendario elettronico un incontro che si ripete ogni mese o ogni quindici giorni

Considera quanto segue quando organizzi la riunione:

• Comprendere appieno lo scopo della riunione
• Scopri i vincoli di tempo delle persone che saranno coinvolte nella riunione, per determinare il momento migliore per tenere la riunione in modo che non sia in conflitto con altri appuntamenti.
• Scegli un luogo facilmente accessibile a tutti i partecipanti.
• Pianificare la durata della riunione, considerando i visitatori e il numero di questioni che devono essere discusse.
• Pianifica quali rinfreschi verranno forniti e chi sarà responsabile.
• Raccogli i punti dell'ordine del giorno e preparali nel formato e nell'ordine appropriati.
• Se le responsabilità devono essere distribuite tra persone diverse, fai un elenco di chi farà cosa!
• Assicurati che la persona che facilita la riunione sappia cosa è necessario ottenere durante la riunione e per quanto tempo dovrebbe durare la riunione.

1.2 Descrivere i diversi tipi di riunioni e le loro caratteristiche principali

Esistono vari tipi di riunioni. Le riunioni differiscono rispetto a:

• Il numero di persone che partecipano alla riunione
• Lo scopo dell'incontro
• La dimensione dell'organizzazione
• La persona che presiede la riunione
• La durata della riunione

I tipi base di riunioni sono i seguenti.

• Incontro permanente: si tratta di un incontro che si svolge su base regolare, settimanale o quindicinale, con il manager in merito a qualsiasi progetto in corso. Questi incontri durano fino al completamento del progetto e hanno un formato generale per agenda e verbali.
• Incontro tematico: un incontro organizzato per discutere un particolare argomento relativo al lavoro o a un progetto.
• Presentazione: una riunione tenuta generalmente per informare il team sui cambiamenti effettuati nei processi e nelle procedure. In questo incontro ci sono uno o due relatori e alla fine i partecipanti hanno l'opportunità di fare domande.
• Conferenza: una riunione organizzata con notevole pianificazione e struttura e moderata da un presidente. Il numero di partecipanti dipende dallo scopo della conferenza.
• Riunione di emergenza: una riunione tenutasi all'improvviso senza molto preavviso per affrontare qualsiasi crisi interna o esterna all'organizzazione. Tutti i membri del team sono tenuti a partecipare alla riunione.
• Seminario: una riunione si tiene principalmente per scopi educativi e guidata da esperti in un campo particolare.

1.3 Spiegare come pianificare riunioni che soddisfino scopi e obiettivi concordati

Le riunioni devono essere pianificate con grande attenzione e dettaglio, perché svolgono un ruolo molto importante nel raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione. Prima di tutto, prepara una lista di controllo per la riunione.

Lista di controllo della riunione:

• Verificare se sono stati definiti obiettivi concreti e realistici.
• Controlla se la sede della riunione è accessibile a tutti.
• Controlla se le date e gli orari sono convenienti per tutti i partecipanti.
• Verificare che il presidente sia a conoscenza dell'ordine del giorno.
• Prepara un'agenda che possa raggiungere tutti gli obiettivi.
• Controlla se l'agenda è stampata e pronta, le risorse sono pronte per la riunione e tutti gli inviti sono stati inviati.
• Controlla se il presidente, l'autore del verbale ei relatori sono pronti e che i rinfreschi siano tutti pronti.

Pianificazione: pianifica la riunione insieme al presidente e a tutti i partecipanti, incluso il tipo di riunione, il suo scopo, il budget disponibile, il numero di partecipanti, la sede e altri dettagli di base.

Requisiti della sede: quando si sceglie una sede per la riunione, esaminare lo scopo della riunione e il numero di partecipanti e se la sede è a portata di mano. Verificare con la sede per vedere se hanno tutte le strutture necessarie per la riunione. Informare anche il presidente e i partecipanti se necessario e ottenere idee, se necessario, sulle loro aspettative per la sede al fine di evitare problemi o fallimenti della riunione.

Target partecipanti e inviti: elenca chiaramente i partecipanti alla riunione e invia gli inviti alla riunione. Chiedete di cosa parleranno e di quanto tempo avranno bisogno. In questo modo puoi calcolare la durata della riunione.

1.4 Spiegare lo scopo di concordare un brief per la riunione

Una breve è una breve nota di cosa tratta la riunione: lo scopo, chi sarà presente e perché sarà presente.

Un brief ci consente di concentrarci sugli obiettivi della riunione e sui suoi risultati e questo aiuta a costruire un team efficace.

Un buon brief deve essere breve, chiaro e mirato, sommando tutti i pensieri che devono essere trasmessi. Questo darà una chiara comprensione di ciò che stai cercando di fare senza alcuna confusione.

Il brief deve essere molto chiaro sugli obiettivi della riunione relativi al business.

La dimensione della sede è una considerazione importante per una riunione.

1.5 Spiegare come identificare le sedi adatte per i diversi tipi di riunioni

Quando si sceglie un luogo per la riunione o la conferenza, ci sono alcune cose che devono essere tenute a mente.

• Idoneità : controlla se la sede è abbastanza grande da ospitare tutti i partecipanti alla riunione.
• Luogo : assicurati che la sede sia in una posizione accessibile a tutti i partecipanti alla riunione.
• Disponibilità : Controlla se il locale è libero nella data richiesta per evitare delusioni all'ultimo minuto. Può creare ulteriori problemi non sapere che la sede non è disponibile dopo che tutti gli accordi sono stati presi e tutti i partecipanti sono arrivati.
• Dimensioni : controlla se la sede può ospitare tutti i partecipanti e le risorse di cui avranno bisogno e se è disponibile aiuto per utilizzare le risorse necessarie.
• Servizi : Controlla la sede per vedere se puoi tenere la riunione lì senza problemi nell'utilizzo delle risorse.
• Costo : Controlla anche se la sede rientra nel budget e se è conveniente.

1.6 Descrivere i tipi di risorse necessarie per i diversi tipi di riunioni

Di seguito sono riportate alcune delle risorse di base necessarie per una riunione.

• Materiale di scrittura: per prendere appunti durante la riunione.
• Lavagna luminosa: per dimostrare o visualizzare documenti o diapositive.
• Lavagna asciutta: questo aiuta la persona che dimostra a scrivere cose o idee chiaramente per i partecipanti, in modo che non ci siano dubbi.
• PC / laptop: vengono utilizzati in combinazione con la lavagna luminosa per la visualizzazione di presentazioni o documenti.
• Stampa delle informazioni per gli altri partecipanti: questi includono ordini del giorno e altri documenti che i partecipanti potrebbero richiedere per seguire la riunione senza problemi.

1.7 Delineare i punti principali che dovrebbero essere trattati da un ordine del giorno e documenti di riunione

L'ordine del giorno viene preparato prima della riunione e viene inviato a tutti i partecipanti. È un elenco di argomenti che verranno proposti per la discussione.

Un'agenda deve includere:

• una breve descrizione degli obiettivi dell'incontro
• un elenco degli argomenti da trattare
• un elenco che indica chi affronterà ogni argomento e per quanto tempo.
• L'ora, la data e il luogo della riunione e tutte le informazioni di base che i partecipanti dovranno conoscere per tenere una discussione informata sull'argomento della riunione.

I documenti della riunione sono un record di

• quelli presenti
• l'ora di inizio e di fine della riunione
• tutti gli argomenti discussi; niente dovrebbe essere lasciato fuori.

1.8 Spiegare lo scopo di soddisfare le esigenze e i requisiti speciali dei partecipanti e fornire loro le informazioni richieste per la riunione

Un organizzatore della riunione dovrà assicurarsi che le esigenze di tutti i partecipanti siano soddisfatte. Vieni sempre preparato, se ti è stato assegnato qualcosa di specifico. Se stai pianificando una chiamata in conferenza, assicurati di farlo in anticipo. Potrebbe esserti chiesto di portare cibo o bevande.

• Se stai solo partecipando alla riunione, dovresti portare almeno due penne e carta a sufficienza per prendere appunti.
• Se sei responsabile dell'organizzazione di cibo e bevande per i partecipanti, controlla se qualcuno dei partecipanti ha esigenze dietetiche particolari.
• Se la sedia o l'altoparlante devono utilizzare un laptop e un proiettore, assicurarsi che siano configurati e pronti.
• Se un partecipante è fisicamente disabile e necessita di speciali accordi di accesso, assicurati che ci siano strutture per quella persona nella sede.
• Verificare con la sede la data e l'ora della riunione e se la sede sarà disponibile per tutto il tempo.
• Se i partecipanti hanno bisogno dell'indirizzo e delle indicazioni stradali, assicurati che ricevano i dettagli via email con largo anticipo.

Tenere informati i partecipanti esterni sullo scopo della riunione e sui compiti individuali.

1.9 Descrivere i requisiti di salute, sicurezza e protezione da tenere in considerazione durante l'organizzazione delle riunioni

Salute, sicurezza e protezione sono i fattori più importanti da considerare durante lo svolgimento di una riunione.

• Controlla se la sede è una struttura sicura per il tipo di riunione che si svolge.
• Verificare che i cavi elettrici siano fissati correttamente e non cadano sul pavimento.
• Assicurarsi che l'attrezzatura da utilizzare, come laptop e OHP, sia in buone condizioni e abbia superato i test ICT per evitare problemi di sicurezza.
• Assicurati che i documenti riservati portati alla riunione non vengano lasciati indietro e vengano riportati in modo sicuro. Inoltre, assicurati che solo le persone autorizzate possano accedere a tali documenti.

1.10 Spiegare lo scopo e i vantaggi del briefing al presidente prima di una riunione

Il presidente della riunione dovrebbe essere informato sulla riunione in modo che sappia cosa aspettarsi durante la riunione. Alcuni presidenti hanno molto lavoro nel loro programma e quindi non possono dedicare tutta la loro attenzione a un progetto o area. La persona responsabile del briefing del presidente è la persona responsabile del regolare svolgimento della riunione.

1.11 Spiegare lo scopo di accogliere e fornire adeguati rinfreschi ai partecipanti

Lo scopo di accogliere e fornire un rinfresco adeguato ai partecipanti è di farli sentire i benvenuti e rilassati e di metterli di buon umore per essere attenti e partecipare. Rinfreschi adeguati impediscono inoltre alle persone di sentirsi stanche.

1.12 Descrivere i tipi di informazioni, consigli e supporto che potrebbero essere necessari durante una riunione

Il tipo più ovvio di supporto che ti potrebbe essere chiesto di fornire richiede pochi minuti. È possibile che ti venga chiesto di fornire un ordine del giorno e altri documenti di supporto. Altri tipi di informazioni e supporto potrebbero includere risorse IT come un proiettore, laptop o persino cibo e bevande.

1.13 Descrivi i tipi di problemi che possono verificarsi durante una riunione e come risolverli

Ci sono vari problemi che possono sorgere durante una riunione, che possono derivare dalle persone che partecipano alla riunione o dalle risorse utilizzate nella riunione.

Problemi nell'ICT

Un laptop o un proiettore utilizzato per la riunione potrebbe non funzionare correttamente a causa di un conflitto con il software. La maggior parte delle volte, il problema non è la connessione alla intranet. Tali problemi possono essere risolti solo se si dispone dei diritti amministrativi per apportare modifiche al sistema. In caso contrario, è necessario chiedere consiglio a un tecnico IT.

Problemi con i partecipanti

Oltre a questo, possono esserci conflitti derivanti dalle riunioni. I tipi di conflitto nelle riunioni di lavoro possono includere:

• Differenze professionali: sorgono a causa di differenze di opinioni. Quando queste differenze rimangono irrisolte, possono rovinare i rapporti di lavoro.
• Lotte di potere e problemi di personalità: sorgono quando individui o gruppi non si amano l'un l'altro. Derivano dalla personalità delle persone piuttosto che dai conflitti di lavoro.

Risoluzione dei conflitti

Questi sono alcuni approcci e tecniche che puoi utilizzare per risolvere i conflitti.

I conflitti possono riguardare:

• Disaccordi sui carichi di lavoro
• Divergenze di opinione
• Disaccordi su pause pranzo, ferie annuali, ferie, ecc.
• Differenze riguardo ai diversi modi di lavorare.

I conflitti possono essere risolti nei seguenti modi:

• Devono essere condotte discussioni faccia a faccia in cui le persone ascoltino chiaramente. Questi sono necessari per comprendere il problema in dettaglio e anche per conoscere la gravità del problema
• I Rotas possono essere modificati o modificati per soddisfare le esigenze e per risolvere eventuali conflitti
• Quando le semplici discussioni faccia a faccia non risolvono i conflitti, la direzione deve essere coinvolta.
• Le procedure di reclamo devono essere eseguite se il problema è grave e la persona interessata desidera eseguire una procedura di reclamo in relazione al conflitto.

1.14 Spiegare cosa dovrebbe essere incluso in una registrazione di una riunione e lo scopo di garantire che la registrazione sia accurata e approvata

I verbali dovrebbero includere tutte le informazioni riguardanti le decisioni prese in una riunione e le azioni che devono essere prese entro un certo periodo di tempo. Quando le decisioni vengono registrate, ciò consente a tutte le persone coinvolte di mantenere le cose in carreggiata e ricorda loro cosa devono fare. Eventuali dubbi o confusioni che dovessero insorgere dopo l'assemblea potranno essere chiariti rinviando e esaminando il verbale.

I verbali devono essere chiari e concisi. Il verbale deve essere preparato prima della riunione, essere attento e vigile durante la riunione e scrivere il verbale dopo la riunione.

Prima dell'incontro

Colui che prende il verbale non dovrebbe essere un partecipante attivo alla riunione poiché può essere difficile gestire entrambe le attività. Crea un modello per registrare i verbali della riunione e assicurati di lasciare uno spazio vuoto per registrare le tue note. Includere le seguenti informazioni:

• Data e ora della riunione
• Lo scopo dell'incontro
• Il nome del leader della riunione o del presidente
• Voci di azione assegnate
• Decisioni prese
• Azioni da intraprendere
• Eventuali altri problemi
• Data per il prossimo incontro

Prima della riunione, raccogli quante più informazioni possibili dall'organizzatore. Chiedere un elenco dei partecipanti e alcune informazioni sullo scopo della riunione.

Decidi come vuoi registrare le tue note. Se non ti senti a tuo agio a fare affidamento sulla penna e sul blocco note, prova a utilizzare un registratore.

Durante la riunione

Quando le persone entrano nella stanza, spunta i loro nomi nell'elenco dei partecipanti o annota i nomi quando le persone entrano nella stanza riunioni. Se ci sono nuove persone di cui non sei a conoscenza, chiedi al presidente o alla persona stessa di presentarle al team. È anche utile presentare tutti i presenti, perché i visitatori o alcuni partecipanti potrebbero non sapere chi è presente all'incontro. Le presentazioni ti aiutano anche ad annotare nei verbali chi è stato assegnato a fare cosa.

Colui che prende il minuto deve essere un ascoltatore molto attento, non deviare la mente in nient'altro, in modo da scrivere accuratamente le note. Se non capisci esattamente quale decisione è stata presa o quale azione è stata assegnata, chiedi al responsabile della riunione di chiarire.

Dopo l'incontro

Dopo l'incontro, guarda le note e aggiungi eventuali punti aggiuntivi che sono stati tralasciati, chiarendo ogni dubbio in quel momento in modo da non perdere traccia di ciò che è stato discusso nella riunione. Digita le tue note nel modello che hai creato prima della riunione, questo renderà le note più facili da leggere e utilizzare per tutti.

Quando scrivi i tuoi appunti:

• Numera le pagine man mano che procedi in modo da non essere confuso in seguito.
• Concentrati sugli elementi di azione, non sulla discussione.
• Sii obiettivo.
• Se è necessario fare riferimento ad altri documenti, allegarli in un'appendice o indicare dove si possono trovare.
• Al termine della digitazione del verbale, chiedi al presidente della riunione di esaminare il documento per rilevare eventuali errori.

Un buon verbale garantisce che le decisioni e le azioni risultanti da una riunione non vengano perse o dimenticate. Servono anche come record per riferimenti futuri e quindi sono documenti importanti per il buon funzionamento dell'organizzazione.

1.15 Spiegare come registrare azioni e follow-up se necessario

Qualsiasi azione discussa in una riunione deve essere registrata in quel momento. Le azioni da seguire potrebbero coinvolgere un individuo o il team nel suo insieme. Quindi, prima della prossima riunione del team, se il follow-up ha qualcosa a che fare con te o il tuo team, assicurati che sia completo. Se è correlato a un team diverso oa una persona di un'organizzazione esterna, cercalo per telefono o e-mail per vedere se l'attività è stata seguita.

1.16 Spiegare lo scopo della raccolta e della valutazione del feedback dei partecipanti dalla riunione

Il feedback è un riflesso delle prestazioni delle persone nel team. Ogni persona in una squadra lavora in modo diverso. Dal nostro punto di vista, alcune situazioni potrebbero sembrare corrette, ma dobbiamo vedere le cose anche dal punto di vista dell'osservatore. Il feedback offre la possibilità di comprendere l'opinione di altre persone sul modo in cui lavoriamo.

Il feedback può essere positivo, negativo o neutro.

Il feedback può essere fornito in diversi modi ed è importante prestare attenzione a quanti più possibili. Il feedback trasmette il modo in cui le persone vedono il modo in cui lavoriamo e come può essere migliorato. Non tutti i feedback sono necessariamente accurati.

Lo scopo della raccolta e della valutazione del feedback da una riunione è:

1. Poiché un'organizzazione lavora per i propri clienti, il servizio clienti è molto importante per il buon funzionamento dell'organizzazione. Quindi dobbiamo ascoltare il feedback per migliorare il servizio clienti.

2. Ottenere feedback aiuta a distinguere tra ciò che è giusto e ciò che è sbagliato. Imparerai anche cosa è necessario o essenziale e cosa no, aiutandoti così a migliorare la tua efficienza.

3. Viviamo in una comunità che ha culture e credenze diverse. Quindi raccogliere feedback ti aiuta a migliorare il tuo lavoro con la variegata comunità.

4. Lavoriamo con persone che hanno personalità, relazioni e caratteri diversi nella comunità. Ricevere feedback ci aiuta a lavorare in modo efficiente in un modo che si adatta a ogni persona nella comunità.

5. Il feedback ti dice se il tuo modo di lavorare ha successo o meno. Ti aiuterà anche a considerare modi alternativi per migliorare le tue prestazioni.

6. Tramite il feedback veniamo a sapere se abbiamo ferito qualcuno, o fatto sentire qualcuno a disagio o se abbiamo mancato di rispetto a qualcuno. Potremmo farlo involontariamente, quindi il feedback ci aiuta a identificare quegli errori.

7. Il feedback ci aiuta a concentrarci su ciò che richiedono i partecipanti a una riunione piuttosto che su ciò che richiediamo.

Utilizzo del feedback dei partecipanti:

1. Possiamo utilizzare il feedback per comprendere meglio le esigenze della comunità.

2. Possiamo usarlo per comprendere i cambiamenti nella comunità.

3. Possiamo usarlo per migliorare il programma stesso.

4. Il feedback aiuta a sviluppare una cultura organizzativa che abbraccia e applica ciò che è stato ottenuto dagli altri.

1.17 Descrivere come concordare punti di apprendimento per migliorare l'organizzazione delle riunioni future

Annota i problemi che incontri durante le riunioni e discuti con i manager. In questo modo le persone possono decidere come affrontare tali problemi in futuro.

È necessario risolvere i problemi perché interessano tutti i partecipanti e i visitatori di una riunione. Se non viene intrapresa alcuna azione, i problemi irrisolti possono essere dannosi per il buon funzionamento dell'organizzazione.