"Ordinazione di prodotti e servizi": una dichiarazione personale (per l'esame nvq aziendale e amministrativo)

Per gestire efficacemente le aziende e l'organizzazione, tutti i prodotti e servizi devono essere disponibili al momento giusto. Ogni azienda ha il proprio fornitore. Raccolgono informazioni su fornitori e prodotti attraverso varie fonti. La nostra organizzazione utilizzava __________ (rimosso per motivi di riservatezza) per ordinare articoli di cancelleria in passato e si è recentemente trasferita a _______________ (rimosso per motivi di riservatezza) , perché lo ha trovato più conveniente. I costi dei prodotti vengono confrontati e viene ottenuto un preventivo complessivo dai fornitori. Per i servizi viene scelta l'azienda che offre il miglior affare insieme alla qualità.

Chiamiamo i fornitori e, ove possibile, organizziamo una visita al fornitore per verificare la qualità del servizio che forniscono. La nostra azienda riceve servizi da _____________ (rimossi per motivi di riservatezza) . Quindi in genere viene organizzata una visita per verificare se sono conformi a tutte le politiche e procedure, e anche se sarà un posto migliore e più sicuro per il cliente. Controlliamo anche per vedere le citazioni per trovare la migliore qualità e servizio.

Come richiediamo prodotti e servizi

Dopo aver scelto il fornitore, continuiamo a ricevere servizi da loro. Ogni mese gli ordini vengono effettuati secondo i requisiti per la cancelleria e tutti i giorni per gli altri servizi. Quando si richiede un servizio o un prodotto, ci assicuriamo di specificare molto chiaramente le esigenze e le specifiche. Scriviamo il nome del prodotto, un codice se disponibile, la quantità e i costi. Questo è possibile solo se sono a conoscenza dei prodotti e dei servizi.

Quando si selezionano prodotti e servizi, il mio responsabile dell'ufficio mantiene i contatti con i fornitori e riceve preventivi da vari fornitori. I fornitori forniscono anche prodotti di esempio per consentirci di verificare la qualità. Dopo aver esaminato a fondo i costi e la qualità, il mio responsabile dell'ufficio decide con quale azienda rivolgersi e riceve i servizi da loro.

La qualità è molto importante nella scelta di servizi e prodotti. Deve soddisfare le aspettative dei clienti. Altrettanto importante è il modo in cui questi servizi andranno a vantaggio dei dipendenti.

Un'altra cosa importante da tenere a mente è acquistare solo i prodotti di cui abbiamo bisogno, tenendo conto delle esigenze di clienti e dipendenti. In caso contrario, i soldi spesi per articoli indesiderati diventeranno uno spreco. Una pianificazione chiara aiuta a risparmiare il budget.

Quando si trovano fornitori e prodotti, il responsabile aziendale collabora con i diversi fornitori per ottenere il miglior preventivo. Questo aiuta l'organizzazione a risparmiare denaro e rimanere in cima al budget.

Quando collaborano con i fornitori, tutti si assicurano di mantenere la professionalità, di effettuare i pagamenti in tempo e di seguire gli ordini e le consegne. Ci assicuriamo di effettuare l'ordine con largo anticipo e di dare al fornitore tempo sufficiente per consegnare i prodotti oi servizi in tempo.

Ordinare, ricevere e tutto ciò che riguarda la fornitura e la ricezione di beni e servizi appartiene a quella che viene chiamata catena di approvvigionamento. La catena di approvvigionamento inizia dalle materie prime utilizzate per fabbricare il prodotto, fino al prodotto consegnato per il consumatore, inclusi tutti, come il grossista, il rivenditore, ecc. In mezzo. Quindi tutti quelli inclusi in questa catena sono responsabili delle prestazioni e della qualità.

Quando ordino i prodotti, prendo la massima cura per assicurarmi di fornire dettagli chiari dei prodotti che richiedo che includono, codice, dimensione, colore e altri dettagli richiesti. Controllo che tutti gli articoli in ordine siano necessari e chi ne ha bisogno. Do la priorità all'ordine in base alle esigenze e ordino solo quelle essenziali. Poi li ottengo autorizzati dal mio manager. Inserisco ordini utilizzando un sistema chiamato ____________ (rimosso per motivi di riservatezza) . Gli ordini vengono effettuati tramite il catalogo del fornitore già disponibile nel sistema. Una volta ricevuti gli ordini, vengono accuratamente controllati rispetto alla fattura per vedere che abbiamo ricevuto tutti gli articoli come da fattura, quindi la ricevuta viene firmata. Inoltre ho ricevuto l'ordine in data ____________ (rimosso per motivi di riservatezza) in modo da avvisare il team di pagamenti che abbiamo ricevuto l'ordine. Il sistema genera un numero di ordine di acquisto. Quindi annoto il numero dell'ordine di acquisto sulla fattura e lo invio al team dei pagamenti, che rilascia i pagamenti al fornitore.

Monitoraggio e valutazione degli ordini

Gli ordini effettuati vengono monitorati in modo da tenere traccia di ciò che sta accadendo. Gli ordini vengono monitorati per la pronta consegna e la qualità per evitare che si verifichino problemi. Gli ordini per le apparecchiature ICT vengono effettuati tramite il nostro service desk ICT e ogni prodotto, dall'ordine alla consegna, viene tracciato.

Ogni mese vengono valutati anche ordini e servizi per verificare se sono conformi alla qualità e alle prestazioni richieste. Ciò contribuirà anche a migliorare le prestazioni e trovare modi per migliorare le prestazioni, perché non interesserà un individuo, ma la squadra e l'organizzazione.

Una volta completati il ​​monitoraggio e la valutazione, può essere utilizzato per migliorare l'efficienza delle procedure coinvolte. Può essere migliorato scegliendo l'azienda giusta e utilizzando il giusto sistema di ordinazione. Ho sempre un elenco di articoli che devo ordinare. Mando anche un'email al team chiedendo le loro esigenze, quindi le raccolgo e le inserisco nell'ordine. Se non ricevo l'ordine in tempo, mi metto in contatto con il mio responsabile dell'ufficio che a sua volta lo insegue con il fornitore. Quando viene ricevuto l'ordine, lo ricevo sul sistema, in modo che il fornitore venga pagato in tempo.

Come ci assicuriamo di ottenere il miglior valore in servizi e prodotti

Lavoriamo insieme come una squadra per ottenere un miglior rapporto qualità-prezzo per i servizi che forniamo e riceviamo. Un miglior rapporto qualità-prezzo significa avere il giusto prodotto qualitativo a un prezzo più conveniente. Per raggiungere questo obiettivo, dovremo negoziare con fornitori o fornitori di servizi, evitiamo acquisti non necessari. Effettuiamo ordini all'ingrosso dove necessario in quanto consente di risparmiare tempo e denaro. Per mantenere tutto questo, manteniamo un buon rapporto con il fornitore.

Ricordo di aver collaborato con un ____________ (rimosso per motivi di riservatezza) 3 settimane prima quando cercavo di ______________ (rimosso per motivi di riservatezza) per un cliente. Il _______________ (rimosso per motivi di riservatezza) mi ha informato che non sarà in grado di fornire il servizio poiché non era sicuro che qualcuno stesse richiedendo quel servizio. Li ho informati immediatamente della perdita per la nostra organizzazione, se quel cliente non ___________ (rimosso per motivi di riservatezza) . La nostra organizzazione pagherà in denaro per il servizio, senza che nessuno lo abbia avuto, in quanto sono __________ (rimossi per motivi di riservatezza) . La signora al telefono ha avuto una parola con il suo manager e poi ha accettato di seguire quello che chiedevo. Questo è un modo in cui è stato risparmiato denaro per l'organizzazione.

I dipendenti che lavorano per la nostra organizzazione non sono autorizzati ad accettare doni o ospitalità senza autorizzazione o divulgazione. La politica afferma che " ___________________ (rimosso per motivi di riservatezza) ". Se un dipendente non segue le politiche e le procedure dell'organizzazione, verrà intrapreso azioni formali e potrebbe persino portare al licenziamento, perché sarà una condotta gravemente scorretta.

Riceviamo sempre comunicazioni dai fornitori di servizi in merito ai nuovi servizi forniti. Ci inviano volantini aggiornati che diamo ai clienti che ne hanno bisogno. Qualsiasi comunicazione che ricevo è collegata a cascata con il team e con qualsiasi altro dipartimento che ritengo richiederà.

Quando effettuo gli ordini, ho ______________ (rimosso per motivi di riservatezza) limite per l'autorizzazione. Anche quando arriva una fattura per un importo maggiore o un servizio, o quando deve essere effettuato un ordine per un importo maggiore, lo guardo e controllo per vedere se è qualcosa di cui abbiamo veramente bisogno e solo dopo procedo con l'ordine.

Quando ordino i prodotti, controllo per assicurarmi che otteniamo ciò che vogliamo. Ad esempio, quando ordinavo un fax, ho negoziato con il mio manager e il team ICT per una macchina costosa, perché una macchina più economica consumava troppo inchiostro o nastri, costando di più, mentre una macchina costosa consumava meno inchiostro. Ho avanzato l'argomento di spendere una volta e poi di risparmiare denaro, piuttosto che acquistare una macchina economica su cui dovremo spendere soldi ogni volta.

Quando ordino prodotti e servizi, mi assicuro di seguire e rispettare le politiche e le procedure dell'organizzazione. Mi assicuro che le fatture che ricevo siano autentiche e originali e non copie di fatture. Ordino i prodotti solo con le aziende con le quali siamo in contratto e autorizzate a ordinare.

Quando sono in contatto con ____________ (rimosso per motivi di riservatezza) per fornire il servizio ai clienti, quando non sono disponibili ___________ (rimosso per motivi di riservatezza) , consiglio al team di richiedere ___________ (rimosso per motivi di riservatezza) . In questo modo usiamo il denaro che abbiamo pagato, senza lasciare i nostri servizi inutilizzati, senza sprecare o perdere denaro.

Revisione e collegamento con fornitori e fornitori di servizi

Quando si scelgono i fornitori di cancellerie o servizi di assistenza, i dirigenti e gli anziani si incontrano e, se necessario, organizzano visite ai fornitori di servizi per vedere se sono abbastanza buoni per i clienti, quindi concordano un contratto per i servizi. Quando effettuo un ordine per articoli di cancelleria, accetto i prodotti che rientrano nel mio limite di autorizzazione e mi assicuro sempre di ordinare i prodotti richiesti e non quelli indesiderati. Quando supera il mio limite, prendo consiglio dal mio manager e le spiego perché è importante prima di procedere con l'ordine.

Quando sono in contatto con i fornitori di servizi, mantengo la professionalità. Negozia i servizi di cui abbiamo bisogno in modo da poter fare il meglio per i nostri clienti. Come spiegato sopra, ho parlato con le case per evitare perdite di denaro per la nostra organizzazione, che rientra nella mia autorità.

Quando vengono forniti servizi per i clienti, invio contratti che sono un contratto tra il fornitore di servizi, il cliente e la nostra organizzazione. Come organizzazione ci assicuriamo che tutti rispettiamo ciò che è firmato nel contratto. I servizi forniti sono sempre monitorati e le revisioni condotte per assicurarsi che rispettino i contratti e le leggi delle organizzazioni. Eventuali problemi che si verificano vengono portati alla dirigenza superiore e vengono prese le discussioni e le decisioni prese con riunioni urgenti.

Le revisioni vengono condotte periodicamente per discutere dei fornitori di servizi. Eventuali problemi che si verificano vengono presi sul serio e i servizi ricevuti vengono temporaneamente o permanentemente sospesi tenendo conto del benessere dei clienti.