Nvq livello 3: risolvi i problemi aziendali in ambito aziendale e amministrativo

Schema del processo di risoluzione dei problemi

Di Marcel Douwe Dekker (Opera propria), vi

Ogni azienda e azienda ha problemi. La differenza tra un'attività di successo e una fallita è il modo in cui reagiscono ai problemi e li affrontano in modo che non si ripetano. Si esaminerà la comprensione dei problemi aziendali e le loro cause, la comprensione delle tecniche per risolvere i problemi aziendali, la comprensione dei fattori che influenzano le soluzioni ai problemi aziendali e la comprensione di come valutare gli approcci alla risoluzione dei problemi aziendali.

Questo articolo è stato scritto per aiutare i candidati che stanno lavorando per il loro diploma NVQ di livello 2 o di livello 3 in economia e amministrazione. Questa è un'unità di livello 3 con un valore di credito di 4.

Ci sono sette risultati di apprendimento in questa unità.

1. Comprendere i problemi aziendali e le loro cause (da 1.1 a 1.3)

2. Comprendere le tecniche per risolvere i problemi aziendali (da 2.1 a 2.5)

3. Comprendere i fattori che influenzano le soluzioni ai problemi aziendali (3.1, 3.2)

4. Comprendere come valutare gli approcci per risolvere i problemi aziendali (4.1, 4.2)

5. Essere in grado di riconoscere e analizzare i problemi aziendali (da 5.1 a 5.5)

6. Essere in grado di pianificare e realizzare la propria soluzione al problema aziendale (da 6.1 a 6.9)

7. Essere in grado di valutare la propria soluzione al problema aziendale (da 7.1 a 7.3)

I risultati di apprendimento 1, 2, 3 e 4 saranno valutati in base alla conoscenza e alla comprensione; Ho scritto qui le informazioni basate sulla conoscenza solo per i primi 4 risultati di apprendimento. I risultati di apprendimento 5, 6 e 7 saranno valutati osservando la capacità del candidato di risolvere i problemi aziendali. Ciò può avvenire attraverso l'osservazione delle tue prestazioni sul posto di lavoro, prove dei problemi risolti, esame dei prodotti del lavoro, domande, discussioni professionali, testimonianze di colleghi o manager, dichiarazioni personali e altre prove.

Nota : su una nota gentile, scrivi i risultati basati sulla conoscenza che mettono in relazione i risultati con la tua area di lavoro citando esempi ed esperienze ovunque tu possa. Si prega di non ripresentare quanto pubblicato qui. Grazie. Ti auguro il meglio!

Comprendere i problemi aziendali e le loro cause

In questa sezione, esamineremo i modi per riconoscere i problemi aziendali quando esistono, i modi per identificare le cause di tali problemi aziendali e anche i modi per analizzare i problemi aziendali.

1.1 Descrivere i modi per riconoscere quando esiste un problema aziendale

I problemi nelle imprese esistono in tutte le piccole e grandi imprese / organizzazioni, ma non tutte le organizzazioni li riconoscono e li risolvono. La risoluzione dei problemi aziendali è una parte molto importante di un'azienda e svolge un ruolo molto importante affinché un'azienda abbia successo.

Risoluzione dei problemi

kent.ac.uk

I problemi possono iniziare a un livello di rischio inferiore, rimanere senza essere identificati per un po 'di tempo e diventare altamente rischiosi. I problemi possono sorgere all'improvviso senza alcun preavviso o possono svilupparsi lentamente per un periodo di giorni, settimane o mesi. A volte quello che pensiamo sia un problema potrebbe non esserlo affatto. Al fine di evitare tutte queste situazioni, ogni azienda o organizzazione dovrebbe disporre di metodi o modi in cui qualsiasi problema aziendale potrebbe essere riconosciuto o identificato.

I rapporti di gestione e gli indicatori di prestazione sono dati importanti che aiutano a riconoscere i problemi aziendali. Gli indicatori di prestazione sono valutati rispetto a un valore atteso standard e prevedono una misura della qualità del servizio, dei costi, della velocità del servizio, della soddisfazione del cliente, della perdita e del profitto e molti altri fattori. La variazione di questi indicatori verso un lato negativo ti avviserà e ti aiuterà a riconoscere i problemi aziendali. Alcuni problemi potrebbero essere temporanei e potrebbero essere solo un problema occasionale, mentre altri problemi possono iniziare a un livello inferiore e diventare altamente rischiosi.

Talvolta i problemi aziendali possono essere osservati anche attraverso osservazioni ed esperienze personali. Il feedback dei clienti e dei dipendenti gioca un ruolo importante nell'identificazione o nel riconoscimento dei problemi aziendali.

Esistono diversi modi in cui i problemi aziendali possono essere riconosciuti e ogni azienda ha il proprio modo di riconoscere i problemi. Alcuni dei modi in cui i problemi aziendali possono essere riconosciuti sono:

• La prima e più importante questione da considerare sono gli obiettivi dell'organizzazione. Obiettivi non dovrebbero essere solo impostato alla cieca o semplicemente impostare, ma hanno bisogno di seguire la SMART (S pecifici M easurable Un ttainable R ealistic T imely) obiettivo. Devono essere specifici con una tempistica chiara, senza la quale tale obiettivo potrebbe non essere mai raggiunto. Ad esempio, l'aggiornamento di un software esistente. Questo non dovrebbe essere impostato proprio così, ma invece, dovrebbero essere impostate caratteristiche specifiche per l'aggiornamento, indagini su ciò che sarà necessario per raggiungere questo obiettivo, il limite di tempo entro il quale questo obiettivo dovrebbe essere raggiunto ei suoi risultati realistici sono certe cose da essere impostato per l'obiettivo.
• Feedback, sondaggi o questionari sono un modo per raccogliere statistiche sulle prestazioni e problemi aziendali dai dipendenti. Aiuterà anche a identificare i problemi nella gestione. Un punto importante da ricordare qui è che le prestazioni dei manager non si basano sul profitto che realizzano, ma dipende anche da come trattano i dipendenti e da quanto sono disponibili.

• Molti problemi aziendali possono essere risolti se i dipendenti sono apprezzati e seguiti bene apprezzando il loro lavoro, ricordando loro l'importanza e come le loro capacità aiutano, dando credito dove richiesto, incoraggiandoli e interagendo con loro.
• Le riunioni devono essere tenute frequentemente per analizzare e discutere le questioni affrontate all'interno dell'azienda e dei dipartimenti. Questo può essere usato come un'opportunità per discutere gli obiettivi, fissare obiettivi e tenere traccia dei progressi e per definire piani futuri.
• Cerca problemi nel flusso di cassa. Se il flusso di cassa non viene mantenuto, può bloccare lo sviluppo e il flusso normale dell'attività.
• Verificare la presenza di dati di stock. È bene controllare se ci sono scorte eccessive di scorte, controllare di avere il numero corretto di dipendenti, niente di più e niente di meno.

• Il passo successivo è controllare le finanze. Verificare che le dichiarazioni siano esatte e complete, in caso contrario possono essere pericolose per lo svolgimento dell'attività. Controlla le spese e identifica quelle necessarie e quelle non necessarie ( elimina quelle non necessarie ).
• Guarda il lato marketing dell'attività per vedere se questo viene fatto e fatto nel modo giusto. Confronta prodotti e servizi e i loro costi con organizzazioni o concorrenti vicini, non sacrificare la qualità.
• Verificare che i processi di reclutamento abbiano tutti i documenti formali e legali con linee guida e informazioni sulle politiche di assunzione, gli standard di lavoro, l'etica sul posto di lavoro, la disciplina, il libro paga e tutto ciò che è rilevante. Questo aiuterà l'azienda quando i dipendenti faranno causa all'azienda o al manager per qualsiasi problema.
• Verificare di disporre di tutte le tecnologie per svolgere al meglio le attività ed è sempre meglio stare al passo con le ultime tecnologie.

Sebbene tutti questi siano modi per riconoscere i problemi in un'azienda, è possibile prevenirli affrontandoli quotidianamente, piuttosto che accumularli per affrontarli in seguito. Entra in ogni dettaglio, stabilisci le priorità e continua a lavorare verso l'obiettivo.

1.2 Spiegare come identificare le possibili cause dei problemi aziendali

Dopo aver riconosciuto i problemi aziendali, il passo successivo è identificare le cause di questi problemi. Solo allora saremo in grado di correggere o risolvere i problemi. Le cause dei problemi aziendali possono essere molte ragioni come mancanza di organizzazione, cattiva gestione, scarsa pianificazione, obiettivi non realistici, strategie deboli, insoddisfazione dei dipendenti, cattiva gestione finanziaria, mancato monitoraggio del flusso aziendale e così via.

Alcuni indicatori di esempio di un problema aziendale sono: calo dei profitti, clienti che lasciano, nessun nuovo cliente, nessun nuovo obiettivo, dipendenti che lasciano o sono insoddisfatti, mancanza di vendite ecc. Le possibili cause potrebbero essere politiche e procedure inadeguate, scarsa formazione, scarse ricompense, prodotti di scarsa qualità, prezzo troppo alto, mancanza di tecnologia, vecchi sistemi, scarsa manutenzione, ecc. In tutte queste situazioni, “perché” è la parola da ricercare. Devi scoprire perché si è verificato questo problema e questo ti aiuterà a identificare le cause dei problemi. Utilizzare diagrammi di flusso o istogrammi per annotare il processo per l'analisi.

Risoluzione dei problemi

teachengineering.org

Identificare i molti o alcuni problemi non può sempre essere un compito facile, poiché alcuni problemi potrebbero esistere da molto tempo, alcuni potrebbero essere nascosti e difficili da identificare, alcuni potrebbero essere dovuti a fattori esterni all'organizzazione e altri sarebbero stati problemi che esisteva dall'inizio e sarebbe sempre stato così, " Sempre un problema ".

Vediamo come identificare queste cause. Alcuni dei modi in cui è possibile identificare i problemi aziendali sono:

• Per prima cosa controlla la direzione e chi è coinvolto poiché una cattiva gestione può essere la causa principale di molti problemi aziendali. Raccogli tutti i rapporti di gestione che prevedono informazioni relative all'attività e alle sue finanze.

• Cerca tutte le strategie che sono state utilizzate per migliorare o addirittura gestire l'attività. Controlla per vedere se ci sono stati risultati positivi e in caso contrario, controlla per vedere cosa è stato fatto per correggerli.
• Guarda tutti i piani aziendali, come sono disposti e cosa viene fatto per implementare i piani. Controlla per vedere come funzionano i piani, chi è coinvolto e il loro contributo al business.
• Verificare le strategie di marketing, i metodi e i risultati ottenuti.
• Controlla i rendiconti finanziari, le spese, le entrate, i profitti e come l'azienda è migliorata o diminuita negli ultimi mesi o anni. Controlla per vedere i motivi di questa modifica.

• Verificare tutte le politiche, procedure e legislazioni rilevanti per l'azienda, i suoi dipendenti e i suoi clienti. Verifica se sono tutti aggiornati e se rispettano le leggi. Le politiche e i contratti devono essere presenti e tenuti aggiornati in ogni momento.
• Un altro fattore importante è considerare la gestione del personale, il comportamento del personale, come viene trattato, quanto è soddisfatto e il suo progresso nella carriera. Inoltre, mentre lavori per raggiungere gli obiettivi, controlla se i dipendenti sono ben formati e possiedono le conoscenze e le competenze necessarie per svolgere il lavoro, e così via.
• Ottieni opinioni e feedback dagli altri piuttosto che cercare le cause da solo. Tenere riunioni, consultazioni e discussioni e raccogliere idee e informazioni.
• Tieni d'occhio i concorrenti e sforzati sempre di essere il migliore.

1.3 Descrivere i modi per analizzare i problemi aziendali

Ora che i problemi sono stati riconosciuti e le cause dei problemi sono state identificate, è necessario analizzare i problemi per trovare la soluzione migliore. I punti importanti da considerare sono:

• Analizza e scopri cosa è successo, definisci il problema
• Il problema esiste davvero?
• Analizza il motivo per cui è successo
• Da quanto tempo questo problema persiste?
• La serie di cause che hanno portato a questo problema, i soldi e le risorse che è costato
• Altri problemi minori che hanno portato a questo grave problema
• Effetto o impatto di questo problema sul business
• Elaborare possibili soluzioni e metodi per ridurlo e impedire che ciò accada in futuro e come verranno implementati
• Ci sono rischi coinvolti?

Esistono vari modi in cui è possibile analizzare i problemi aziendali. Alcuni di loro sono discussi qui.

• Il primo passo sarebbe definire i problemi. Hai bisogno di informazioni chiare sui problemi che hai identificato, compresi i motivi per cui si sono verificati e cosa si sarebbe potuto fare meglio per evitarli. Dovresti quindi essere in grado di elaborare soluzioni a questo problema e ideare metodi o procedure per evitare che ciò accada in futuro.
• È necessario identificare cosa c'è di sbagliato nelle operazioni del business e come questo sta influenzando il business. Tieni traccia degli intervalli o del tempo tra le ricorrenze dei problemi. Cerca gli effetti che questo problema ha sull'azienda e sui dipendenti. Verifica se questo problema crea altri problemi in diversi aspetti o in diverse parti dell'attività. Analizza le attività che dipendono dall'obiettivo problematico. Raccogliere informazioni su chi è coinvolto, cosa è coinvolto, quale parte dell'attività è interessata e il tempo è stato in corso, quanto è costato all'attività e anche se questo è stato intenzionale.

• Durante questo periodo, continua a monitorare le prestazioni dell'azienda e di tutte le persone coinvolte, inclusi dipendenti, clienti e fornitori. Questo ti aiuterà ad analizzare i problemi, i loro effetti collaterali e trarre conclusioni su determinati fatti e cifre.
• Osserva il personale e il loro comportamento poiché questo è molto importante nella gestione di un'azienda. Parla con loro e individua le loro preoccupazioni. Prendi provvedimenti per aiutarli.
• Durante il processo di analisi, è necessario continuare a rivedere costantemente i dati e confrontarli con le statistiche passate per vedere come stanno cambiando le prestazioni. Cerca di ridurre problemi enormi e complessi dividendoli in una serie di piccoli problemi. Questo aiuterà a ordinarli più facilmente. È necessario valutare gli effetti che i problemi hanno sul business e fornire risorse soddisfacenti. Cerca indizi su come potrebbe essersi verificato questo problema. Cerca quali ulteriori informazioni, risorse e altre cose avrebbero impedito il verificarsi di questo problema.

2. Comprendere le tecniche per risolvere i problemi aziendali

In questa sezione esamineremo diversi modi per risolvere un problema aziendale, l'importanza del supporto e del feedback degli altri durante la risoluzione dei problemi aziendali, l'importanza e lo scopo di rivedere i progressi, i piani e le modalità per scoprire se il problema è effettivamente risolto.

2.1 Descrivere diversi modi di pianificazione per risolvere un problema aziendale

Quando hai intenzione di risolvere un problema aziendale, raduna le persone rilevanti per una discussione o per un incontro e fai un brainstorming sulle azioni o soluzioni da adottare per risolvere il problema. Non decidere da solo. Forma gruppi con persone di diversi dipartimenti e livelli di esperienza e raccogli le loro opinioni e idee. Scegli azioni o soluzioni appropriate tra le molte idee raccolte. Conduci più riunioni per affinare il problema e la soluzione fino ad arrivare alla migliore soluzione possibile.

Una volta raggiunta la soluzione più appropriata, annotare le azioni necessarie per risolvere il problema. Controlla che tutti siano d'accordo. Verificare gli impatti che questa soluzione potrebbe avere sul business. Elaborare piani per rimuovere le cause del problema. Verificare i costi per l'implementazione delle soluzioni. Tutti questi devono essere registrati e analizzati.

Risoluzione dei problemi in 7 fasi

In breve,

• Identifica il problema
• Scopri la causa del problema
• Analizza il problema
• Prendi idee dalle persone per trovare una soluzione
• Arrivare alle migliori soluzioni possibili
• Seleziona quelli che desideri implementare
• Implementa la soluzione
• Monitorare e valutare

Quando tutte le azioni di cui sopra sono state completate, sarà necessario implementare le azioni o le soluzioni. Continua a monitorare l'impatto che ciò ha sul problema e sul business. Devi essere paziente e aspettare per vedere il cambiamento. Se il problema persiste, dovrai organizzare discussioni di gruppo e sessioni di brainstorming e continuare a farlo finché il problema non sarà risolto.

Dopo aver risolto il problema, è necessario sviluppare procedure dalla lezione appresa e metterle in pratica, al fine di evitare che ciò accada in futuro.

2.2 Descrivere i diversi modi di risolvere i problemi aziendali

Ci sono tanti modi in cui un problema può essere risolto. Ogni problema è diverso e la risoluzione dei problemi dipende dalla propria esperienza, dall'approccio al problema, dalla conoscenza del business e dalla ricerca della migliore soluzione.

È necessario utilizzare il metodo divide et impera per risolvere problemi complessi. I problemi complessi possono avere tanti altri problemi minori che si raggruppano per formare il problema complesso. Quindi, come abbiamo discusso prima, dobbiamo suddividere il problema in parti minori ( dividere ) e prima risolvere i problemi minori, finché non rimane solo il problema principale. Sarà quindi più facile concentrarsi su questo problema e risolverlo ( superarlo ). I passaggi principali coinvolti in questa logica di cui sopra sono:

• Trovare il problema esatto
• Individua le cause del problema
• Analizzando il problema
• Sviluppare piani per risolvere i problemi
• Attuazione dei piani
• Monitorare il problema e valutare i risultati

Quindi, per eseguire il processo di risoluzione di un problema sopra descritto, è necessario prendere in considerazione diversi fattori e considerare i diversi modi che sono rilevanti per risolvere quel particolare problema.

Raccogli tutte le informazioni sul problema, le soluzioni e strutturale. Ad esempio, sviluppare una mappa concettuale ( rappresentazione visiva dei fatti e delle ipotesi e delle relazioni tra loro, questi sono disegnati o scritti in scatole ).

Come puoi utilizzare le mappe mentali per risolvere i problemi?

Gli altri modi per risolvere i problemi sono:

• Presentazione di nuove tecnologie e nuovi prodotti
• Assunzione di dipendenti qualificati
• Buone procedure e politiche organizzative
• Supporto dei dipendenti, buona formazione
• Tenere traccia dei progressi
• Gestire finanze e denaro
• Ristrutturazione personale e reparto
• Riduzione degli inventari indesiderati
• Condurre riunioni frequenti
• Soddisfazione e feedback dei clienti
• Rispondere al feedback
• Gestione delle scorte
• Negoziazione con i fornitori
• Invio puntuale delle fatture e pagamento puntuale delle fatture ricevute

Tutto quanto sopra o alcuni di essi sono modi per risolvere i problemi a seconda di ogni problema.

2.3 Fornire motivi per avere supporto e feedback da altri durante la risoluzione dei problemi

Quando si tratta di organizzazioni e aziende e di qualsiasi problema relativo al business, è sempre meglio lavorare insieme come una squadra o un gruppo dall'inizio alla fine. Ci sono vari motivi per avere il supporto e il feedback di altri durante la risoluzione dei problemi. Sono:

• Non ti senti sopraffatto e sai che ci sono persone con te ogni volta che hai bisogno di aiuto.
• Quando risolvi i problemi, potresti essere stressato o sentirti ansioso e potresti prendere decisioni sbagliate. Potresti non trovare la soluzione giusta. Potresti non aver indagato o analizzato correttamente il problema. Potresti non capire alcuni fattori. Quindi avere supporto e feedback ti aiuta a superare tutti questi problemi.
• Tutte le parti e i passaggi del processo sono condivisi. Quindi, che sia successo o fallimento, è condiviso.
• Non diventi l'unico responsabile per qualsiasi cosa relativa a questa attività.
• Il feedback ti aiuta a correggere errori ed errori e ti aiuta a imparare e migliorare.
• Il feedback aiuta anche a migliorare le prestazioni e migliorare le modalità di esecuzione delle attività.
• Feedback e supporto ti aiutano a identificare il giusto e lo sbagliato.

2.4 Spiegare lo scopo della revisione regolare dei progressi e dell'adeguamento dei piani durante la risoluzione dei problemi

Una volta che una soluzione è stata implementata, non puoi lasciarla così. È necessario un monitoraggio e una revisione costanti. Se le soluzioni precedenti non funzionavano, durante il processo di risoluzione dei problemi potrebbe essere necessario definire / aggiustare diversi piani e trovare soluzioni. Questo aiuta anche con il successo a lungo termine del business. Lo scopo di fare questo sono:

• Impari e impari molto sul processo di risoluzione dei problemi, sei motivato e trovi modi innovativi per affrontare i problemi e gestire l'attività con successo.
• Sai come dare la priorità e cosa dare la priorità in un'azienda.
• La revisione ti aiuta a identificare eventuali vantaggi e svantaggi del problema.
• Ti aiuta a tenere traccia dell'attività e dei problemi su base frequente.
• Ti aiuta a evitare ulteriori problemi in futuro.
• Aiuta a identificare in dettaglio la vera causa principale del problema.
• Ti impegni e rimani motivato.
• È necessario modificare i piani per ottenere le migliori soluzioni. Se un piano non funziona, potrebbe essere necessario apportare modifiche al piano già esistente o creare un piano completamente diverso.
• Questo ti manterrà in pista e ti aiuterà a identificare le migliori soluzioni per problemi particolari in futuro.
• Questo processo ti aiuterà a identificare le lacune e gli errori nella struttura aziendale e nelle sue politiche e procedure.
• Si lavora insieme e questo rafforza il rapporto datore di lavoro-dipendente e il rapporto tra azienda e cliente, aiutando così l'azienda a crescere.
• Questo aiuta a risparmiare tempo, denaro e risorse.

2.5 Descrivere i modi per riconoscere quando un problema è stato risolto

Dopo aver implementato la soluzione e determinato che il problema è stato risolto, è necessario assicurarsi che il problema sia completamente risolto. Esistono molti modi per riconoscere se un problema è stato risolto. Alcuni dei diversi modi sono:

• Stabilire obiettivi e attributi per il problema, continuare a monitorarli e verificare se vengono raggiunti.
• Puoi condurre vari test e sondaggi per verificare se il problema è stato risolto.
• Il feedback dei dipendenti in caso di problema interno e il feedback di dipendenti e clienti se si tratta di un problema esterno sono modi per verificare se il problema è stato risolto.
• Controlla se ci sono possibilità di recidiva.
• Puoi controllare manualmente il processo nell'azienda per eventuali problemi.
• La raccolta dei dati storici, il confronto dei dati recenti con quelli vecchi sono altri modi per controllare e questo ti aiuta a vedere come la performance aziendale variava per un lungo periodo di tempo quando non aveva problemi e quando aveva problemi.
• Dopo che le prestazioni tornano alla normalità, il processo di monitoraggio deve continuare per un po 'di tempo per garantire che il problema non si ripresenti.

Per favore dai un riscontro!

Spero che abbiate trovato utili le informazioni e la guida qui. La parte successiva di questa sezione che copre i risultati di apprendimento 3 e 4 si trova sul collegamento sottostante.

Risolvi problemi aziendali - Diploma di livello 3 NVQ in Economia e amministrazione - 2

Livingsta