Nvq livello 3: produrre documenti in un ambiente aziendale

Rivedere le politiche e le procedure relative alla creazione di documenti aziendali di alta qualità.

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Introduzione a questa unità

Questa è un'unità opzionale del gruppo B al livello 3 con 4 crediti. I candidati avranno una conoscenza approfondita e abilità pratiche relative allo scopo di produrre documenti di alta qualità. Avranno bisogno di sapere quali risorse sono disponibili nell'organizzazione / azienda e come utilizzarle, seguire tutte le politiche e le procedure per produrre documenti, utilizzare le risorse in modo efficace e rispettare le specifiche.

1.1 Fornire esempi di diversi tipi di documenti che possono essere prodotti per l'ambiente aziendale e spiegare diversi stili che possono essere utilizzati.

Esistono molti tipi diversi di documenti che possono essere prodotti in un ambiente aziendale. Questi includono: documenti fax, biglietti da visita, promemoria, ordini del giorno, minuti, fogli di calcolo, grafici di analisi, fogli di dati, lettere, presentazioni e molti altri. Hanno tutti scopi e usi diversi;

Biglietti da visita

Vengono utilizzati per fornire al cliente informazioni su come contattare l'azienda. Possono essere piccole carte.

Documento fax

Un altro tipo di documento utilizzato negli affari è un documento fax; Questi sono molto utili negli affari e sono i modi più veloci per trasmettere documenti. Questi sono in formato cartaceo, a colori o in bianco e nero.

Agenda

Gli ordini del giorno ti dicono cosa succederà. Aiutano le persone a organizzarsi in modo che sappiano esattamente cosa dovrebbero fare e cosa succederà. Questi sono in formato cartaceo quando vengono portati alle riunioni e possono essere distribuiti elettronicamente.

Memo

I promemoria vengono utilizzati per la comunicazione informale con un'organizzazione e possono essere in formato cartaceo o elettronico.

Minuti

Questi contengono dettagli su ciò che è avvenuto in una riunione. Questi possono essere stampati su carta per le riunioni e possono essere distribuiti elettronicamente.

Fogli di lavoro

Questi possono essere utilizzati per vari scopi, da quelli statistici a quelli analitici. Questi sono in formato elettronico, possono essere gestiti nello stesso libro o come fogli diversi a seconda delle esigenze.

Grafici di analisi

Questi possono essere grafici o diagrammi che aiutano a monitorare le statistiche sulle prestazioni. Anche questi sono in formato elettronico e possono essere stampati su carta quando richiesto.

Schede tecniche

Questi fogli possono essere in formato Word o Excel. Questi possono essere utilizzati per raccogliere dati particolari da comunicare all'interno o all'esterno delle organizzazioni, o anche per monitorare statistiche e prestazioni.

Lettere

Si tratta di documenti utilizzati per diversi tipi di comunicazioni in tutti i reparti per vari scopi. Esistono vari tipi di lettere, formali, informali, commerciali ecc.

Presentazioni

Si tratta di documenti PowerPoint e vengono utilizzati a scopo dimostrativo nelle riunioni. Questi sono in formato elettronico e possono essere stampati se necessario.

1.2 Fornire esempi e spiegare i diversi formati utilizzati per il testo.

Quando si salva un documento è possibile impostare il nome del file e la posizione in cui si desidera archiviare il file sul computer.

Puoi anche modificare il formato del file. Quando si cambia il formato, è il design, il layout o i caratteri che cambiano. È un formato completamente diverso mentre il contenuto rimane lo stesso.

Ogni word processor ha il proprio formato di archiviazione. Molti file di testo utilizzano testo normale (.txt), Rich Text Format (.rtf), Microsoft Word (.doc) e ora.docx. Ma ci sono possibilità di importare ed esportare in formato Word .

I file RTF possono essere letti da ogni pacchetto di elaborazione testi e la loro dimensione è inferiore.

Il PDF è un altro formato di file portatile che non è modificabile. Tuttavia, ce ne sono alcuni modificabili che consentono determinati campi con caselle di testo che consentono l'immissione di dati. I file PDF possono essere convertiti in Word e formattati e quindi riconvertiti in PDF se necessario. Ma i PDF vengono sempre utilizzati per documenti finiti che non richiedono ulteriori modifiche. Se invii documenti ad altri che non richiedono o non devono essere modificati, è meglio inviarli come PDF.

1.3 Qual è lo scopo e i vantaggi della produzione di documenti attraenti e di alta qualità?

I documenti che produci per la tua organizzazione sono un'immagine o una rappresentazione della tua organizzazione. Quindi crea automaticamente un'impressione sul lettore sugli standard dell'organizzazione e su come valuta i suoi clienti. Un documento di buona qualità sta bene anche agli occhi del lettore ed è facile da seguire e da leggere.

Documenti di buona qualità attirano clienti e fornitori, aumentando così il profitto per l'organizzazione. Aiuta con il miglioramento di vari campi e aumenta la creatività in ciò che fai, che a sua volta attirerà i clienti. Un documento prodotto in modo ordinato presenterà una spiegazione o un piano o statistiche passo passo di ciò che viene richiesto e aiuterà a identificare, gestire e monitorare i rischi. Ciò a sua volta aiuterà l'organizzazione a prendersi cura dei propri clienti e ad assumersi la responsabilità.

Inoltre, la qualità dei tuoi documenti è un riflesso di te.

2.1 Spiegare le diverse risorse necessarie per produrre documenti attraenti e di alta qualità.

Le risorse di cui potresti aver bisogno per produrre documenti attraenti e di alta qualità sono

Per la produzione

1. Un utente di fotocopiatrice e fotocopiatrice di alta qualità in modo da ottenere una stampa pulita e chiara

2. Una stampante di alta qualità per stampe di qualità

3. Scanner, in modo da poter scansionare i documenti nella loro forma originale.

4. Computer per elaborare e utilizzare tutte le macchine di cui sopra

5. Software di alta qualità, ad esempio Microsoft Word per l'elaborazione di testi

6. Un dattilografo capace o qualificato per produrre il documento in modo che il documento sia preparato nel formato e nel layout richiesti

7. Probabilmente una copertina o una rilegatura per quel look ordinato e rifinito

Per la qualità

1. Immagini per rendere i documenti attraenti e più amichevoli

2. Carattere leggibile per tutti da leggere senza alcuna difficoltà

3. Dimensione carattere decente in modo che sia leggibile da tutti

4. Layout semplice per un aspetto ordinato e gradevole.

2.2 In che modo puoi utilizzare risorse diverse per produrre documenti attraenti e di alta qualità?

Utilizzando carta di alta qualità, stampanti laser a getto di qualità e un buon software di editing, è possibile produrre un documento attraente e di alta qualità.

2.3 Descrivere i diversi tipi di tecnologia disponibili per l'immissione, la formattazione e la modifica del testo e le loro caratteristiche principali.

Le diverse tecnologie disponibili per l'immissione, la formattazione e la modifica del testo sono:

• Computer con monitor, tastiera e mouse o laptop
• Stampante, scanner
• Software di elaborazione testi

Un modo normale o standard per inserire il testo in un computer (o ai vecchi tempi era una macchina da scrivere) è tramite una tastiera. Può essere una tastiera wireless o cablata o un touch pad a seconda del dispositivo che stai utilizzando. In una tastiera, l'utente preme il tasto specifico per ogni carattere che necessita di input e questo viene trasferito al software di elaborazione testi disponibile, installato o in uso sul dispositivo. Di solito è l'applicazione Microsoft Word che viene normalmente utilizzata per l'elaborazione di testi nella maggior parte delle organizzazioni.

Un'altra forma di immissione del testo è tramite uno scanner. Lo scanner può eseguire la scansione come JPEG o PDF, a seconda delle esigenze. Inoltre, i documenti scansionati possono essere convertiti in parole e in alcuni casi possono essere apportate modifiche. È disponibile un software per ottenere questo risultato.

Tecnologia disponibile per l'immissione di testo

La tastiera (e il mouse) servono per l'inserimento manuale del testo. Può essere lento e / o soggetto a errori a seconda dell'abilità dell'operatore della tastiera. Questi sono universalmente disponibili e di solito vengono forniti con un PC.

I documenti vengono scansionati utilizzando uno scanner e quindi possono essere convertiti in testo utilizzando un software di riconoscimento ottico dei caratteri. La precisione della conversione dipende dalla qualità del sistema. Il documento originale deve essere molto chiaro e con un carattere adatto. Non tutti i sistemi possono far fronte alla grafica dell'originale.

Tecnologia disponibile per la formattazione e la modifica del testo

L'editor di testo più semplice disponibile è il blocco note. Può essere utilizzato solo per l'editing di base. non puoi scegliere troppi font o formati alla moda o inserire caratteri. Questo è fondamentalmente utilizzato per l'editing e la correzione e non occupa troppo spazio in memoria poiché la sua dimensione è troppo piccola rispetto ad altri elaboratori di testi.

Quando hai bisogno di stili e layout alla moda, il miglior elaboratore di testi da utilizzare sarà Microsoft Word. Ha una varietà di funzionalità incorporate che consentono livelli più elevati di modifica, correzione e miglioramento del testo. Ha innumerevoli scelte di caratteri, layout, modelli, funzioni, colori, ecc. Disponibili. A causa di questi vantaggi, la dimensione del file è relativamente grande rispetto al blocco note o al word pad poiché tutti questi dettagli di formattazione vengono salvati insieme ai caratteri.

Altri software (fogli di calcolo, applicazioni di database) vengono utilizzati per l'ordinamento di testo e altri dati. Questi vengono utilizzati anche per scopi statistici e analitici.

3.1 Quali sono i vantaggi di concordare lo scopo, il contenuto, lo stile e le scadenze per la produzione dei documenti?

Tutti i documenti

• sono scritti per un pubblico specifico;
• avere un messaggio coerente
• dovrebbe contenere informazioni nel documento che siano di facile accesso, chiare, accurate e leggibili;
• Raggiungi effettivamente il pubblico previsto.
• Dovrebbe raggiungere il pubblico previsto in tempo

Quando scrivi o prepari documenti, deve sempre esserci uno scopo. Deve anche esserci un certo layout o stile per il documento a seconda dello scopo, ci saranno anche delle scadenze per il documento. Quindi tutti questi aspetti devono essere presi in considerazione e concordati con il tuo manager o l'organizzazione o il team, qualunque sia la politica e la procedura. Questo deciderà se il documento sarà una replica esatta di ciò che è richiesto per l'organizzazione e ti aiuterà a crearne uno senza errori e coerente con i requisiti del pubblico che raggiungi. Quindi, pianificando tutto questo con largo anticipo, finisci di preparare il documento in tempo con una minima perdita di tempo ed errori.

3.2 Descrivere i modi per organizzare il contenuto necessario per i documenti.

Prima di iniziare a lavorare su un documento è necessario scoprirlo

• Come deve essere presentato il documento
• Le informazioni che devono essere incluse.
• A chi è rivolto il documento
• Quanto può essere lungo il documento
• Scopo del documento
• Quali formati saranno necessari
• Elabora una bozza approssimativa
• Scegli la lingua corretta (formale / informale)

Tutte le informazioni necessarie per preparare il documento devono essere archiviate in modo sicuro con nomi di file chiari, un elenco o un database di risorse. Il modo in cui il documento finito viene presentato e organizzato dipenderà dallo scopo per cui il documento deve essere utilizzato, dal formato e dal contenuto. Quindi questo deve essere concordato con l'originatore e aggiornato regolarmente per assicurarsi che il prodotto finito sia adatto allo scopo. I sottotitoli sono utili in modo che un particolare punto di informazione sia facile da trovare.

3.3 Descrivere le modalità di integrazione e disposizione di testo e non testo.

Testo e non testo possono essere integrati facilmente con Microsoft Office Word. Microsoft Office Word ti consente di inserire immagini, grafici, clip art e avvolgere il testo e ti aiuta a lavorare con le sue diverse funzionalità per ottenere quel formato coerente. È possibile utilizzare anche una varietà di funzioni diverse. Inoltre, ci sono varie altre applicazioni per ufficio che aiutano con l'integrazione e la disposizione di testo e non testo, ad esempio Excel e PowerPoint, aiutano a integrare testo e non testo in fogli di calcolo e diapositive. Qualunque applicazione venga utilizzata, la formattazione e altri processi devono essere eseguiti, tenendo presente come deve apparire il documento di output.

3.4 Come verifichereste l'accuratezza dei documenti completati, come l'ortografia e la grammatica, la punteggiatura e la correttezza? Perché lo faresti?

La maggior parte degli elaboratori di testi dispone di correttori ortografici. Quindi, mentre digiti qualcosa in un computer, verrà costantemente eseguito il controllo ortografico. I correttori ortografici non sono del tutto precisi e anche se si digita una parola diversa da quella richiesta, il controllo ortografico non la identificherà. Avrai bisogno di un dizionario. Il controllo ortografico non avrà tutte le parole, quindi dovrai sempre aggiungere nuove parole quando ne avrai bisogno nel dizionario. Anche parole e nomi che usi ripetutamente ma non nel dizionario possono essere aggiunti per evitare che vengano sempre controllati ortograficamente.

Dopo aver completato il controllo ortografico, è bene eseguire anche un controllo grammaticale sebbene i correttori grammaticali non siano così buoni e non individueranno tutti gli errori grammaticali. Quindi è meglio leggere il documento da soli una o due volte anche dopo che tutti questi controlli sono stati effettuati e se puoi, è bene farlo leggere da un'altra persona esperta, perché non vediamo sempre tutti gli errori nel nostro documento scritto.

L'accuratezza e la correttezza vengono verificate poiché i documenti sono un'immagine dell'organizzazione e devono essere di alto livello. Aiuta anche il lettore a capire facilmente cosa stai cercando di spiegare o presentare.

Esistono soluzioni di archiviazione sia digitali che fisiche per i documenti.

3.5 Spiegare perché archiviare i documenti in modo sicuro e protetto. Fornisci esempi di come lo faresti.

I documenti importanti, minori o maggiori, devono essere archiviati in modo sicuro e protetto seguendo le politiche e le procedure dell'organizzazione. Può essere archiviazione digitale o archiviazione fisica a seconda delle esigenze e tenendo conto della sua natura riservata. L'archiviazione digitale può essere il server, l'unità o le unità flash dell'organizzazione, tutte protette. L'archiviazione fisica può essere un archivio. In entrambi i casi vengono memorizzati per riferimenti futuri e quindi sono importanti. Bisogna anche attenersi alla legge sulla protezione dei dati.

I file e le registrazioni devono essere archiviati in conformità con le normative per garantire la sicurezza di tali documenti / dati ed è vitale per il buon funzionamento di un'azienda. Le informazioni devono essere conservate in modo sicuro in modo che non possano essere divulgate a terzi senza le relative autorizzazioni. È importante perché tutti i dati che non sono sicuri possono essere diffusi su Internet. Assicurati anche di salvare il tuo lavoro e di proteggerlo correttamente.

Inoltre dovresti sempre, salvare le modifiche al documento, disegno o foglio di calcolo su cui stai lavorando il più spesso possibile, in caso di interruzione di corrente o crash del computer.

Oggigiorno la maggior parte delle aziende fa affidamento sui dati elettronici e quindi è meglio disporre di una buona soluzione di backup. La nostra organizzazione esegue il backup dei dati ogni notte sul proprio server e possibilmente su supporti esterni laddove necessario per evitare la perdita di dati in caso di crash inevitabili.

3.6 Qual è lo scopo della riservatezza e della protezione dei dati nella preparazione dei documenti?

Il rilascio di informazioni personali può portare a gravi conseguenze. Probabilmente non c'è aspetto più importante di qualsiasi attività commerciale della protezione dei dati e della riservatezza. Aiuta a salvare l'azienda, i suoi valori e la fiducia dei clienti.

3.7 Qual è lo scopo e i vantaggi del rispetto delle scadenze?

È importante rispettare le scadenze perché consente di risparmiare tempo, denaro e risorse e vogliamo essere sempre un passo avanti rispetto ai nostri concorrenti.

Lo scopo ei vantaggi del rispetto delle scadenze sono risparmi su cose finanziarie come tagliare i costi e risparmiare tempo prezioso. Se le scadenze non vengono rispettate, spendi più soldi per il lavoro in attesa di completamento e influisce sul fatturato complessivo, incidendo quindi drasticamente sul tuo budget.

Il mancato rispetto della scadenza influisce indirettamente anche su vari altri dipartimenti correlati. Esempi possono essere il dipartimento delle finanze, il dipartimento del libro paga e il dipartimento dei conti e sicuramente tutti gli altri reparti che sono collegati. Quindi influisce sul reddito o profitto complessivo per l'organizzazione, che a sua volta avrà un effetto sugli stipendi dei dipendenti, sull'aumento di stipendio e sui bonus.