Nvq livello 3: ordinazione di prodotti e servizi nel mondo degli affari e dell'amministrazione

Il conseguimento del diploma di livello 3 in economia e amministrazione richiede una conoscenza approfondita dell'ordinazione di prodotti e servizi.

Introduzione a questa unità

Questa unità è un'unità opzionale di livello 3 del gruppo B con 5 crediti, un'unità piuttosto lunga. Al termine di questa unità, il candidato sarà in grado di identificare e utilizzare diversi prodotti e servizi, scrivere specifiche per prodotti e servizi e assicurarsi che i prodotti e servizi siano conformi alle aspettative e agli standard dell'organizzazione o dell'azienda.

Il candidato dovrebbe essere in grado di spiegare il motivo per cui vengono scelti prodotti di buona qualità, ma con il miglior rapporto qualità-prezzo. Dovrebbero anche essere in grado di spiegare come negoziare il miglior rapporto qualità-prezzo. Il candidato dovrà sapere come e perché mantenere buoni rapporti con fornitori e fornitori di servizi e anche sapere e capire cos'è una catena di fornitura e come funziona.

Oltre a questo articolo, c'è una dichiarazione personale che copre la maggior parte dell'unità!

1.1 Identificare diverse fonti di informazioni su prodotti e servizi per un'organizzazione.

Le aziende cercano sempre informazioni per i prodotti che utilizzano in diverse fonti e fornitori, in modo che possano prendere una buona decisione riguardo a ciò di cui hanno bisogno per rendere efficace la loro attività. Esaminano i costi dei prodotti con società diverse; guardano al prezzo dei singoli servizi e trovano il miglior abbinamento, ovvero il prodotto che meglio si adatta alla loro organizzazione per costo e qualità. Le informazioni per questi possono essere raccolte attraverso cataloghi, siti web, giornali, volantini o telefonando e visitando le aziende.

1.2 Spiegare come utilizzare diverse fonti di informazione su prodotti e servizi.

Le informazioni su prodotti e servizi sono disponibili online o in opuscoli o possono essere ottenute direttamente dall'azienda. È necessario utilizzare queste informazioni per identificare il servizio o il prodotto che meglio si adatta alle esigenze dell'azienda e dei dipendenti. Fonti diverse aiutano anche a confrontare prodotti e servizi diversi per scegliere quello giusto. Possiamo richiedere loro di inviarci campioni e cataloghi per avere uno sguardo a costi e qualità. Anche per acquisti all'ingrosso possiamo richiedere preventivi e scegliere il migliore.

1.3 Descrivere come scrivere una specifica per un prodotto o servizio.

La specifica è una descrizione degli articoli che si desidera acquistare e di ciò che il fornitore deve citare e fornire.

Quando si scrive una specifica per un prodotto:

• Le linee guida devono essere chiare e brevi.
• Deve includere i costi, la quantità e specificare se si tratta di consegna o ritiro.
• Deve inoltre includere manuali o note sulla salute e la sicurezza.
• Assicurati di capire cosa è richiesto.
• Effettua ricerche approfondite sul mercato parlando con vari fornitori in merito a costi e tempi di consegna
• Identificare i possibili rischi associati all'approvvigionamento dei prodotti
• Avere una chiara comprensione dei prodotti e dei servizi di ciascun fornitore

1.4 Identificare le fonti di prodotti e servizi che soddisfano le aspettative di qualità di un'organizzazione.

Quando si selezionano prodotti e servizi per un'organizzazione, assicurarsi di ottenere preventivi da diversi fornitori di servizi e società, in modo da poter confrontare i diversi servizi e scegliere quello più conveniente. La seconda cosa da tenere a mente è la qualità. Confronta i diversi servizi e visita le aziende per vedere quali servizi forniscono e testimonia la qualità dei servizi prima di scegliere cosa acquistare. La qualità significa molto per un'organizzazione.

Una volta completato quanto sopra, confronta per scegliere il miglior servizio che sia sia conveniente che di buona qualità e acquistalo.

1.5 Spiegare lo scopo della selezione di prodotti e servizi che soddisfano le aspettative di qualità di un'organizzazione.

Ogni organizzazione pensa bene prima di acquistare qualsiasi prodotto. Comprano solo le cose che sono necessarie. Per avere successo nella loro attività devono acquistare prodotti o servizi con una chiara comprensione di quali sono le esigenze dei loro clienti. Solo se l'organizzazione seleziona prodotti e servizi che soddisfano le aspettative di qualità, sarà in grado di fornire il miglior servizio ai propri clienti.

È anche essenziale per i benefici dei dipendenti che lavorano per l'organizzazione. Affinché un'organizzazione abbia successo ed efficacia, la qualità deve estendersi a tutte le persone, dipartimenti, attività e funzioni.

1.6 Descrivi come negoziare il miglior rapporto qualità-prezzo.

Negoziare il miglior rapporto qualità-prezzo è importante in modo da rimanere in cima al budget e risparmiare anche sulla spesa. Prima di negoziare, raccogli quante più informazioni sui prodotti o servizi che desideri acquistare e successivamente assicurati che il servizio o il prodotto sia qualitativo e utile per l'organizzazione. Verificare lo stesso prodotto con aziende diverse; puoi farlo effettuando ricerche online, controllando opuscoli, telefonando ad aziende o visitandole personalmente.

Una volta deciso, scegli un prezzo richiesto e rimani fermo. Dovresti essere pronto ad andartene se il fornitore non è d'accordo. Potrebbero tornare da te per la negoziazione o un'altra società può fornirti tariffe competitive.

1.7 Spiegare lo scopo di sviluppare e mantenere buoni rapporti con i fornitori e le modalità per farlo.

Mantenere buoni rapporti con i fornitori è una buona pratica commerciale. È vantaggioso sia per l'organizzazione che siete voi che per il fornitore. I fornitori possono fornirti offerte ed essere flessibili nel fare affari se il tuo rapporto con loro è buono. Assicurati sempre di saldare tutti i conti in tempo, di essere rispettoso nei confronti dei rappresentanti di vendita, di effettuare ordini con largo anticipo, dando al fornitore il tempo sufficiente per consegnartelo in tempo, piuttosto che farlo all'ultimo minuto e infine essere molto cauto su merci danneggiate o mancanti. Deve essere trattato con cura.

1.8 Descrivere una catena di approvvigionamento e come funziona.

Secondo Wikipedia e altre definizioni in rete,

In una catena di fornitura si svolgono varie attività, come la trasformazione di un prodotto da una risorsa naturale o materie prime in un prodotto finale o finito che sarà consegnato al cliente o cliente. La catena di fornitura è composta da tutte le parti coinvolte come il team di produzione, l'azienda, il fornitore, l'organizzazione a cui viene consegnato e i clienti che lo acquistano. Fondamentalmente sono i produttori, i fornitori o i grossisti, i dettaglianti ei consumatori.

In breve, una catena di approvvigionamento fa passare un prodotto da un fornitore a un consumatore e ogni individuo coinvolto nella catena contribuisce alla catena di approvvigionamento.

2.1 Descrivere le procedure per l'ordinazione e la fornitura di prodotti e servizi per un'organizzazione.

Ordinare e fornire prodotti e servizi per un'organizzazione è un compito molto importante, poiché implica la cura dei clienti. I prodotti potrebbero includere cose di base come forniture per ufficio come materiale di stampa, cancelleria, attrezzature IT ecc., Che possono costare un sacco di soldi. I servizi potrebbero includere qualsiasi servizio preso da un'organizzazione o un fornitore diverso. Ad esempio, la nostra organizzazione riceve servizi dal NHS e dalle case di cura.

Quando ordina servizi e prodotti, la persona responsabile deve ordinare una quantità sufficiente, in modo che non finiscano le scorte e influenzino il funzionamento dell'organizzazione. Ad esempio, se esauriamo le buste, il materiale per la stampa, ecc., Può influire sull'organizzazione in vari modi.

Le seguenti procedure devono essere seguite durante l'ordinazione dei prodotti:

• Quando si ordinano forniture per ufficio, indicare i dettagli chiari ed esatti dei prodotti, incluso il codice prodotto, ove possibile.
• Le dimensioni, il colore e qualsiasi altro dettaglio devono essere specificati
• Assicurati di ottenere il modulo d'ordine autorizzato dal responsabile dell'ufficio
• L'ordinazione può essere effettuata tramite un modulo d'ordine o tramite cataloghi sul sistema, e nella nostra sede si fa su SRM.
• Quando l'ordine di forniture fisse viene consegnato, deve essere controllato accuratamente articolo per articolo per garantire che tutte le forniture richieste nell'ordine di richiesta siano state consegnate correttamente e nella corretta quantità ordinata.
• L'ordine di richiesta è firmato dalla persona che controlla le forniture per dimostrare che l'ordine consegnato è concordato.
• Qualsiasi articolo trovato non corretto o comunque danneggiato deve essere restituito il prima possibile e sostituito dal fornitore per evitare inutili ritardi.

2.2 Descrivere le esigenze e le priorità per l'ordinazione e la fornitura di prodotti e servizi per un'organizzazione.

Quando si ordinano prodotti e servizi per un'organizzazione, controllare per vedere se sono davvero essenziali per l'organizzazione e come aiuterà il buon funzionamento dell'organizzazione, quali sono i pro e i contro, chi ne ha bisogno e cosa sarà gli altri vantaggi dell'utilizzo di tali prodotti e servizi. Inoltre, dai la priorità ai prodotti in base alle loro esigenze e ordina solo quelli più essenziali, poiché ordinare tutto ciò che viene richiesto può causare un problema nel bilancio successivo nell'esercizio.

2.3 Spiegare lo scopo di avere politiche organizzative per l'accettazione di doni e ospitalità.

È importante per un'organizzazione disporre di una politica scritta che regoli il rapporto tra la Società, il suo personale e l'ambiente esterno. Ogni organizzazione ha una politica per quanto riguarda l'accettazione dei regali. Nella nostra azienda, accettare regali o ospitalità senza autorizzazione o divulgazione non è accettabile . Questo chiarisce gli standard per l'organizzazione e dice ai dipendenti cosa ci si aspetta da loro e salvaguarda l'azienda o l'organizzazione. L'accettazione di regali può far sorgere il sospetto di condotta impropria.

Secondo la Politica sui doni e l'ospitalità,

3.1 Spiegare lo scopo del monitoraggio e della valutazione delle procedure per l'ordinazione e la fornitura di prodotti e servizi e le modalità per farlo.

Il monitoraggio e la valutazione delle procedure di appalto è parte integrante della gestione di un'organizzazione. Durante il processo di approvvigionamento è richiesto un alto livello di attenzione e concentrazione. Qualsiasi ordine deve essere monitorato e valutato per evitare perdite per l'organizzazione.

Monitoraggio: in questo processo i prodotti vengono rivisti su base continua. Gli ordini vengono monitorati per vedere se vengono completati entro il tempo richiesto e se l'obiettivo viene raggiunto, che include budget e altre esigenze. Monitorando, si possono intraprendere le azioni necessarie in caso di problemi e prevenire eventuali cattive pratiche.

Valutazione: questoviene fatto per analizzare i progressi verso obiettivi e traguardi che sono già stati stabiliti. In tutte le organizzazioni, prodotti e servizi dovrebbero essere valutati su base mensile, trimestrale o annuale a seconda della loro capacità o capacità. Aiuta a tenere traccia del raggiungimento degli obiettivi e dei piani, aprendo così la strada ai piani futuri.

Questi possono essere realizzati da

• Sviluppare una lista di controllo per vedere se vengono seguite le procedure di appalto. Prepara la lista di controllo con la discussione tra i membri del team e i membri dell'organizzazione, poiché riguarda tutti e non solo te
• Se ci sono dubbi, possono essere identificati seguendo un grafico o un grafico. È possibile identificare le aree di rischio e cercare soluzioni da parte di persone esperte.
• È necessario monitorare e rintracciare ogni appalto, attraverso l'intero processo di approvvigionamento.
• Inoltre, determinare sempre se il metodo di approvvigionamento utilizzato era appropriato per i beni o servizi acquisiti.
• Documenta tutti gli acquisti e le transazioni.

3.2 Descrivere le azioni che possono essere intraprese per migliorare l'efficienza nell'ordinazione e nella fornitura di prodotti e servizi.

L'efficienza nell'ordinazione e nella fornitura di prodotti e servizi può essere migliorata facendo quanto segue:

• Ordina tramite il sistema fornito dall'azienda per evitare problemi.
• Scegli l'azienda più conveniente e di qualità
• Conserva sempre un elenco di articoli da ordinare, se l'ordine viene effettuato periodicamente, ad esempio una volta al mese, in modo da non perdere alcun articolo.
• Se non ricevi un ordine in tempo, verifica con il fornitore per vedere qual è il motivo.
• Assicurati di scegliere gli articoli corretti con codici e quantità corretti e controlla sempre se gli ordini al di sopra di un limite di soglia sono stati approvati dal gestore.
• Una volta fornito l'ordine, controllare la fattura e l'entrata merci e inviarla al team centrale dei pagamenti, in modo che il fornitore venga pagato in tempo.

3.3 Descrivere i modi per ottenere un miglior rapporto qualità-prezzo per i prodotti e i servizi forniti.

Tutti gli appalti pubblici di beni e servizi devono essere basati sul rapporto qualità-prezzo. Il rapporto qualità-prezzo non riguarda il raggiungimento del prezzo iniziale più basso, ma la qualità e il costo per un servizio di qualità

È possibile ottenere un miglior rapporto qualità-prezzo dagli appalti in molti modi:

• Ottenere un maggiore livello o qualità del servizio allo stesso costo.
• Evitare acquisti non necessari, in quanto ciò spreca denaro.
• Garantire che le esigenze degli utenti siano soddisfatte qualitativamente.
• Puoi sempre collaborare con altri reparti ed effettuare ordini all'ingrosso, poiché possono esserci sconti migliori dall'acquisto all'ingrosso.
• Il rapporto tra te e il fornitore deve essere buono per avere un business conveniente.

Perché è importante selezionare prodotti e servizi che rappresentino il miglior rapporto qualità-prezzo?

Quando si scelgono prodotti e servizi, è importante scegliere in qualsiasi momento quelli che rappresentano il miglior rapporto qualità-prezzo. Questo è importante perché:

• Ha un giusto equilibrio tra costo e qualità e questi servizi sono i più affidabili.
• Il miglior rapporto qualità-prezzo rende felici sia il fornitore che il cliente poiché il saldo esclude disaccordi.
• Aiuta a costruire una relazione cliente-fornitore
• Questi prodotti durano più a lungo e risparmiano su tante altre piccole spese. Ad esempio, quando si guarda al costo di un prodotto costoso, sarà molto più economico rispetto al costo totale della vita di un prodotto acquistato inizialmente più economico e poi ha avuto altre piccole spese per tutta la sua vita.
• I tempi di consegna saranno più rapidi, risparmiando così perdite nell'azienda e nelle sue operazioni.
• I termini di pagamento saranno flessibili ei prezzi non variano spesso.
• In questo modo risparmi senza rinunciare alla qualità, ma il miglior rapporto qualità-prezzo non significa sempre risparmiare. Ad esempio, un fornitore che fornisce un servizio di qualità con risposte rapide a un prezzo più alto può comunque essere il miglior rapporto qualità-prezzo, poiché hai ricevuto servizi di qualità per i soldi che hai speso.